Transcription

• Ariane

  Bonjour et bienvenue dans Autopsie de projet, le podcast qui vous plonge au cœur d'affaires industrielles pour analyser les faits, décrypter les mécanismes cachés et en tirer les leçons. Je suis Ariane Faure de VIF Software et je vous propose d'ouvrir ensemble le dossier du prévisionniste. Autrefois déjà, on tentait de prévoir les récoltes. Cette pratique remontante à l'antiquité est à l'origine d'un métier que l'on connaît aujourd'hui sous le nom de prévisionniste. Ce rôle ? peut être répartie entre plusieurs membres d'une équipe ou confiée à une seule personne. Mais qui est ce prévisionniste ? Cet homme ou cette femme analyse les données de vente et de marché pour anticiper les besoins futurs de production. Sa mission est de garantir la fiabilité des prévisions. Cependant, il arrive que des erreurs d'anticipation ou de jugement lui soient attribuées. Mais de quoi le prévisionniste est-il réellement responsable ? Pour répondre à cette question, nous accueillons aujourd'hui Céline Briand, qui accompagne des industriels en supply chain avec 25 ans de savoir-faire à son actif.

• Céline

  Bonjour Ariane. Dans certaines entreprises, il y a peu ou pas de communication entre les services pour établir les prévisions. Résultat, le prévisionniste estime les volumes, intègre le peu d'informations marché dont il dispose et arbitre seul. Le prévisionniste souffre d'un sentiment de solitude, d'un manque de reconnaissance. et à une responsabilité bien trop lourde à porter pour lui seul. Une prévisionniste que j'accompagnais m'a dit « je suis seul au monde » . Quand on connaît le film avec Tom Hanks, je peux vous dire que ça fait peur.

• Ariane

  Donc résilience et ingéniosité sont nécessaires. Car sa responsabilité peut être engagée. Par exemple, s'il n'a pas anticipé qu'une promotion allait entraîner une augmentation de 50% du volume des ventes. ou qu'il a manqué un déréférencement dans une enseigne parce que l'information n'a pas été relayée. Pour celui dont l'objectif principal est de refléter la vraie demande client, l'affaire se corse.

• Céline

  Et c'est toute la complexité de son métier. Rester neutre, établir une prévision de la vraie demande client non contrainte.

• Ariane

  Un prévisionniste doit parfois défendre ses positions compte que coûte. As-tu déjà vécu cette situation ?

• Céline

  À titre d'exemple, j'ai été confrontée... À cette situation, la prévision pour un nouveau produit n'atteignait pas le batch mini pour la fabrication. Le responsable de production m'avait alors demandé d'augmenter les prévisions, ce à quoi j'avais répondu non. « It's not possible ? » « No,

• VIF Software

  it's not possible. »

• Céline

  Nous allions jeter des produits puisqu'il n'y avait pas assez de ventes pour les écouler.

• Ariane

  Et alors, qu'est-ce qui s'est passé après ?

• Céline

  Bien, on a échangé longuement et on est arrivé à un consensus. Il a accepté de diminuer temporairement la taille de batch, le temps du démarrage du produit, et finalement au bout de quelques semaines, les ventes étant au rendez-vous, on a pu remettre en place les batchs initialement prévus et servir le client sans jeter des produits. Il y a un autre cas aussi que je rencontre souvent, c'est qu'on impose aux prévisionnistes d'augmenter les prévisions d'un produit qui est soumis à des ruptures. Parallèlement, la planification, toujours dans l'objectif de ne pas avoir de rupture, augmente la couverture de stock. Double effet qui se coule, on s'éloigne de la vraie demande.

• Ariane

  Donc dans ce cas de figure, on s'éloigne de la vraie demande et on risque un effet inverse à la rupture, c'est-à-dire le surstop avec l'augmentation des coûts de stockage et le risque de dégagement.

• Céline

  Oui, c'est tout à fait ça. Le prévisionniste se trouve dans une situation où là encore il doit dire non et expliquer pourquoi.

• Ariane

  Donc il dit toujours non, le prévisionniste.

• Céline

  Alors désolé, mais je vais répondre encore non. Il faut bien avoir en tête que quand il dit non, ce n'est pas par plaisir ou en esprit de contradiction. C'est sa vision transverse qui l'amène à perdre les choix et à émettre des réserves.

• Ariane

  Est-ce qu'il est possible d'alléger le poids de sa culpabilité présumée ?

• Céline

  Il est capital en fait de prendre en compte les signaux, nouvelles tendances, changements du marché. Il faut également éviter de sur-réagir. Par exemple, remonter les prévisions de tout l'horizon parce qu'on a vendu 30% de plus la semaine précédente n'est pas forcément judicieux. Ce qui va être important, c'est d'abord de mener l'enquête. Pourquoi cette hausse soudaine ?

• Ariane

  Et de limiter ces biais aussi, peut-être ?

• Céline

  Tout à fait. Et pour limiter ces biais, on a plusieurs solutions. On peut utiliser des données actualisées et croisées entre plusieurs sources, mettre en place un consensus. On l'a déjà dit tout à l'heure, mais c'est quelque chose d'important. inter-service, vente, production, finance et autres, réajuster fréquemment les prévisions pour éviter l'ancrage à des données obsolètes et automatiser le calcul des prévisions avec des outils basés sur l'IA, analyse de données massives, modèle d'apprentissage automatique, détection de valeurs aberrantes et automatisation des tâches.

• Ariane

  Est-ce qu'utiliser un outil de prévision des ventes contribuerait par exemple à le disculper ?

• Céline

  Si cet outil est utilisé en parallèle du processus collaboratif, je dirais qu'il va fortement y contribuer. Pourquoi ? Parce qu'on parle de chiffres, de données factuelles, non discutables, et la représentation graphique des historiques et des prévisions apporte une vision qu'il est très difficile d'avoir dans des fichiers Excel. Et quelque chose de très important aussi, c'est qu'il va contribuer... à diminuer la charge mentale du prévisionniste.

• Ariane

  Très bien, alors l'outil vient en appui du processus, mais il ne remplace ni le prévisionniste, ni le processus lui-même. Finalement, Céline, c'est l'absence de processus collaboratif qui est le grand criminel dans ce dossier.

• Céline

  En fait, j'ai souvenir d'une mission qui a débuté avec un diagnostic du processus prévision des ventes. Le problème au démarrage semblait venir d'un manque d'expertise et d'utilisation de l'outil par le prévisionniste. Mais après avoir réalisé les entretiens avec le prévisionniste, le commerce, le marketing, les achats et la planification, il m'est apparu clairement que le coupable était le flux d'informations entre ces différents services. Nom partage, données différentes entre la police et les manifestants.

• Ariane

  Oui, chacun compte à sa manière et chacun semble un peu exagérer à sa façon.

• Céline

  C'est un vraisemblable écart de chiffre de manifestants qu'on s'est intéressé ce soir. Oui, c'est tout à fait ça. J'ai en effet constaté au cours de mon parcours qu'avec les mêmes données, les prévisions pouvaient être soit trop optimistes, soit trop pessimistes. Et c'est souvent lié aux personnes, c'est un biais individuel.

• Ariane

  Prouve-nous Céline qu'un processus collaboratif peut tout changer.

• Céline

  Oui, je dirais même que la collaboration permet de croiser les informations et d'utiliser l'expertise des différentes parties prenantes. En les impliquant, on renforce leur adhésion aux décisions prises et tous sont alignés sur un objectif. commun. Le prévisionniste doit souvent faire preuve de pédagogie pour expliquer ce qu'est réellement une prévision. C'est grâce à la communication et à la connaissance des contraintes des uns et des autres que des solutions vont pouvoir tout naturellement être trouvées.

• Ariane

  Tu m'as parlé de Vimavi aussi dans l'entreprise. Tu peux nous en dire un petit peu plus ?

• Céline

  Oui, alors là, il s'agit de mon expérience en tant que responsable prévision planification. J'avais mis en place des sessions de Vimavi. qui permettait d'échanger entre différents services et de vraiment passer la journée soit d'un planificateur dans la peau d'un responsable de production ou un responsable de production dans la peau d'un planificateur. Et ça permettait vraiment d'échanger sur les contraintes de chacun, de comprendre pourquoi telle et telle personne prenait telle décision. Et c'était hyper constructif parce que derrière, on sentait qu'il y avait une confiance qui était revenue, qui avait soit été perdue, soit n'avait jamais existé. Et c'était vraiment quelque chose qu'on faisait régulièrement et qui était apprécié des deux côtés. Bien sûr, chaque service a ses contraintes, mais ce qui importe, c'est le résultat global de l'entreprise.

• Ariane

  Le prévisionniste est innocent. L'affaire est presque classée. Presque, car parmi nos auditeurs, certains ont peut-être déjà vécu ou vivent actuellement ces situations et attendent sûrement avec impatience tes précieux conseils.

• Céline

  Je ne vais pas vous faire la liste de toutes les bonnes pratiques, mais j'en ai déjà six qui me semblent capitales. Il faut déjà rapprocher les prévisions de la réalité terrain, utiliser les outils comme une véritable aide à la décision, piloter à l'aide d'indicateurs de performance et partager ces indicateurs. On analyse, on communique et aussi sur les succès. L'idée, ce n'est pas de dire quand ça ne va pas, mais aussi quand ça va bien. C'est plutôt très stimulant pour les équipes. Mettre en place des objectifs communs pour éviter les intérêts qui divergent et analyser, qualifier les causes de mauvais taux de service ou de dégagement.

• Ariane

  Avant de se lancer dans la mise en place d'un logiciel de prévision, as-tu des recommandations à faire, par exemple en termes d'organisation ?

• Céline

  Oui, il faut se demander déjà si la fonction prévisionniste est existante dans l'entreprise ou s'il va falloir la mettre en place. Dans ce deuxième cas, est-ce qu'on recrute en interne ? ou en externe, à quel service on va rattacher cette fonction ?

• Ariane

  En termes de processus ?

• Céline

  Il va être important de déterminer, d'analyser et de définir quels sont les rôles et responsabilités de chacun. Est-ce que la collaboration est ancrée dans l'entreprise ou inexistante ? Et quels sont les rituels à mettre en place ?

• Ariane

  Et enfin, par exemple, les outils ?

• Céline

  Il va falloir dresser un état des lieux, des outils qui sont utilisés. Est-ce qu'ils sont indispensables ? Est-ce qu'ils permettent un niveau d'analyse et de détails suffisant ? Et quelle est la performance des prévisions ?

• Ariane

  Très bien. Et tu parlais aussi en début d'épisode de l'accompagnement que tu as proposé à une prévisionniste en difficulté. Est-ce qu'on peut dire qu'il y a une prise de conscience des entreprises de cette situation du prévisionniste ?

• Céline

  Oui, je pense que les choses changent. Sur les demandes, on a de plus en plus de besoin d'avoir des prévisionnistes dans les entreprises. Autant la fonction planificateur existe depuis des années. Les prévisionnistes, c'est encore des métiers qui ne sont pas présents partout.

• Ariane

  C'est très récent.

• Céline

  Complètement. C'est très récent et on peut avoir deux cas où il n'existe pas, où le besoin d'accompagnement aussi se fait sentir. Par exemple, le premier, ça va être la montée en compétence d'un prévisionniste qui n'a pas ou peu d'expérience dans le métier. Ça peut être notamment une évolution en interne, très souvent des personnes de l'ADV ou qui ont fait de l'assistanat commercial. qui deviennent prévisionnistes mais qui n'ont pas forcément les codes et les bonnes pratiques de ce métier. Et le deuxième cas, ça va être un turnover qui est de plus en plus fréquent dans les entreprises où l'ancien prévisionniste a quitté l'entreprise, il est parti avec son expertise, rien n'a été bien documenté, tout ce qui est mode opératoire, processus, et le temps de formation a été trop court. C'est dans ces cas-là que j'interviens pour guider ces personnes. pour reprendre l'expression d'un client, est un peu leur phare dans la nuit. Et pour leur apporter l'expertise, la confiance, tout en bienveillance, et bien ancrer leur place dans l'entreprise et dans l'organisation.

• Ariane

  Merci Céline. Retenons que s'il est souvent le bouc émissaire idéal, tout évolue avec un processus solide. Une fonction clairement établie, des rôles bien définis et répartis, des efforts. coordonnées vers un objectif commun et l'utilisation d'un outil adapté qui soutient et consolide le processus tout en facilitant le partage des indicateurs clés. Merci de nous avoir prêté une oreille attentive sur ce sujet. Vous pouvez nous laisser vos commentaires et partager ce podcast autour de vous. Merci à Olivier de la Joue Soulinière pour la réalisation et à bientôt pour un nouvel épisode palpitant de Autopsie de projet.

• VIF Software

  Ce podcast vous a été proposé par VIF Software, éditeur intégrateur de solutions logicielles ERP métiers, supply chain et gestion de production en temps réel infusé à l'IA. Plus d'informations sur nos solutions et notre accompagnement sur le site internet vif.fr.

• Ariane

  Céline, quel est ton roman policier préféré, voire celui qui t'a fait frissonner récemment ?

• Céline

  Il y en a plusieurs, mais celui que j'ai particulièrement aimé, c'est le purgatoire des innocents de Karine Gibell.

• Ariane

  Est-ce que tu peux nous parler du résumé ? Nous tenons envie de le lire.

• Céline

  Alors, c'est l'histoire de deux frères qui cambriolent une bijouterie à Paris. Le cambriolage tourne mal, causant des morts et une fuite précipitée. Ils partent en cavale et là se retrouvent dans une ferme isolée chez une vétérinaire. L'un des deux frères est gravement blessé et va être soigné par cette vétérinaire qui est propriétaire des lieux. et ils l'ont pris en otage. Alors que le temps passe et que le mari de la vétérinaire annonce son retour, une menace insoupçonnée plane sur les fugitifs. Leurs otages vont finalement devenir leurs bourreaux.

• Ariane

  Oui, on se retrouve un peu comme dans notre histoire de prévisionniste, avec des rôles qui s'inversent. Le coupable, finalement un coupable victime, se pose la question.