Speaker #0Hello et bienvenue sur Facteur X, le podcast qui réveille vos soft skills. Je suis Anna Martino et je suis convaincue qu'on peut devenir de meilleurs managers, de meilleurs vendeurs, de meilleurs communicants ou encore mieux collaborer au sein d'une équipe si on décide d'investir dans notre savoir-être. J'ai donné vie à ces convictions en fondant My Learning Store, un organisme de formation spécialisé dans le développement des soft skills en entreprise. Ma vision, c'est d'inspirer un maximum de personnes à développer leurs soft skills parce que je sais que c'est la garantie de l'employabilité, du bien-être et de l'équilibre. Et c'est aussi pour ça que j'ai lancé Facteur X, le podcast qui va littéralement réveiller vos soft skills. Ici, je vous livre des pratiques qui marchent pour réveiller votre truc en plus, libérer votre potentiel et devenir une meilleure version de vous-même. Vous n'arrivez jamais à tout faire ? Bonne nouvelle, c'est pas forcément parce que vous êtes mal organisé. C'est peut-être tout simplement parce qu'il y aura toujours plus de choses possibles que de temps disponibles. Et c'est là qu'on se trompe souvent sur la gestion du temps. Parce qu'on passe notre temps à chercher la bonne méthode, le bon outil, le bon planning, comme si quelque part il existait une façon magique de faire tout rentrer. Sauf que non, le vrai sujet c'est pas de réussir à tout faire, mais c'est de choisir ce qui mérite vraiment. votre temps et surtout de réussir à accepter que certaines choses ne seront pas faites. Et j'ai envie de parler de ça aujourd'hui. Pourquoi tout ne peut pas être prioritaire ? Comment faire des arbitrages sans culpabiliser et comment construire un agenda qui va refléter vraiment vos priorités au lieu de simplement absorber toutes les demandes qui arrivent ? Alors je vais commencer par vous avouer quelque chose, moi non plus, je n'arrive jamais à tout faire. Et pourtant, je suis vraiment quelqu'un de très organisé. Mais justement, avec le temps, j'ai compris que le problème, ce n'était pas mon organisation. Le problème, c'est qu'il y aura toujours plus de choses à faire que de temps disponible pour le faire. Entre les clients, les projets, le podcast à enregistrer, mon nouveau projet qui arrive, je ne vous en dis pas plus, je ne sais pas si quand vous écouterez l'épisode, il sera encore sorti. Les idées qui arrivent en permanence. Si. mon objectif c'était de réussir à tout faire, eh bien je serais en retard toute ma vie. Donc j'ai dû apprendre quelque chose de beaucoup moins confortable, choisir. Choisir ce qui mérite mon temps aujourd'hui. Et surtout, accepter consciemment ce qui ne sera pas fait. Et probablement que pour moi, c'est là que la gestion du temps a vraiment changé. C'est le jour où j'ai arrêté de chercher comment tout faire rentrer dans mon agenda, et où j'ai tout simplement commencé à décider ce qui n'y rentrerait pas. Et on confond encore beaucoup ce qui est important de ce qui est urgent. Une demande peut être urgente pour quelqu'un d'autre, sans du tout être prioritaire pour vous. Un message peut arriver maintenant sur votre boîte mail, sans du tout exiger une réponse maintenant. Et un truc à faire, une tâche, peut être visible, bruyante, insistante, tout en étant beaucoup moins importante en réalité qu'un sujet de fond qui, lui, ne va pas faire de bruit. C'est exactement pour ça qu'on peut passer une journée entière à être hyper occupé, sans en réalité avancer sur ce qui compte vraiment. Je suis sûre que vous voyez de quoi je parle. Dans ces cas-là, le problème, ce n'est pas du tout qu'on n'a rien fait. Au contraire, on a fait plein de choses. On a répondu à des mails, on a répondu à des personnes, on a réglé des sujets, on a traité, on a enchaîné. Mais à la fin de la journée, le sujet important, il est toujours là. Donc, une question utile à se poser régulièrement, c'est justement, qu'est-ce qui est important ? même si personne ne me le réclame aujourd'hui. Parce qu'en fait, ce sont souvent ces sujets-là qui disparaissent en premier quand votre agenda se remplit. Et on croit aussi que dès qu'on ajoute quelque chose, cette chose-là va devenir prioritaire. En réalité, une priorité, c'est surtout quelque chose qui nous oblige à renoncer à autre chose. Dire « ce projet est prioritaire » n'a aucun sens si derrière ça, rien ne bouge dans votre agenda. Si vous ajoutez une nouvelle priorité sans retirer, décaler ou réduire autre chose, en réalité vous n'avez pas du tout créé une priorité, vous avez juste ajouté quelque chose, ajouté une nouvelle tâche. Et c'est souvent là que la surcharge commence. Quand on accepte un nouveau projet et puis un autre, et puis un autre encore, et on garde quand même tout ce qui était prévu avant. À un moment, le problème, c'est pas la gestion de votre temps. Le problème, c'est que vous ne savez pas arbitrer. Et ça, c'est une compétence à part entière. Personnellement, j'avoue, je protège énormément mon agenda. Et ça n'a rien à voir avec le fait que j'aime les plannings pour les plannings. Je protège mon agenda parce que sinon, les priorités des autres vont naturellement prendre toute la place. Et je vous assure, ça va très vite. Enfin, vous savez très bien de quoi je parle en fait. Un rendez-vous en plus, une demande urgente, un sujet qu'on va accepter juste cette fois parce qu'il faut faire plaisir, parce que c'est un client important. Et puis à la fin de la semaine, on se rend vite compte que tout le temps prévu pour avancer sur ses propres sujets a disparu. Donc j'ai appris à regarder mon agenda tout le temps, comme la traduction de mes choix. Mon agenda, ce n'est pas la liste de tout ce que je pourrais faire, c'est tout simplement la traduction de ce que j'ai décidé, moi, de prioriser. Et je trouve cette idée beaucoup plus utile et importante que le fait de rechercher en permanente de la productivité. Ça n'oblige à se demander non pas comment faire plus, mais qu'est-ce que je veux vraiment protéger dans mon agenda ? Et on s'imagine parfois qu'on peut passer d'un sujet à un autre sans aucune conséquence. Qu'on peut répondre à deux mails, revenir sur un dossier, prendre cet appel, et puis repartir sur une tâche de fond comme si de rien n'était. Sauf qu'à chaque fois, votre attention doit se réinitialiser. Et quand votre journée est découpée en dizaines de petits fragments, on peut vite finir par avoir travaillé toute la journée avec cette sensation de n'avoir avancé sur rien. C'est pour ça que c'est important d'après moi de regrouper ce qui peut l'être et de protéger certains moments pour des sujets qui demandent vraiment de la concentration. Vous n'avez pas besoin d'avoir pour ça une organisation militaire, mais juste d'éviter que chaque minute soit ouverte à n'importe quelle sollicitation. C'est la disponibilité permanente qui va souvent donner l'impression d'être réactif, alors qu'en réalité, elle va coûter très très cher en profondeur. Et ensuite, il y a aussi la question de l'énergie. Parce qu'on parle de gestion du temps, mais en réalité, on ne gère pas seulement du temps, on gère aussi nos ressources. Une heure n'a pas toujours la même valeur selon le moment de la journée, selon votre niveau de fatigue ou selon ce que la tâche vous demande. certaines tâches vont être beaucoup plus faciles à faire quand on est un peu fatigué, alors que d'autres vont vous demander de la concentration, de la créativité ou une vraie qualité de décision. Donc organiser son temps de travail uniquement en fonction des créneaux disponibles peut être assez trompeur en vrai. La meilleure question, ce n'est pas toujours qu'est-ce que je fais et à quelle heure, mais ce serait plutôt à quel moment est-ce que j'ai le plus d'énergie mentale pour bien faire ce sujet-là en particulier. Ça peut changer beaucoup de choses dans votre gestion du temps. J'en ai déjà souvent parlé ici, mais en ce qui me concerne, j'organise vraiment mon temps en fonction de mon niveau d'énergie par rapport au dossier que je dois traiter. Le matin est souvent destiné à du temps de concentration où je bosse sur des sujets de fond. J'ai au moins deux heures, voire trois, qui sont vraiment destinées aux sujets de fond et dans ces moments-là, je ne me laisse pas perturber par des mails, par le téléphone. aucune notification parce que je sais que je vais avancer beaucoup plus rapidement si je suis vraiment concentrée sur le sujet. Si je peux, les réunions, je les réserve plutôt à l'après-midi, à partir de 14h30 une fois que je peux faire autre chose et que mes sujets de fond sont traités. Et entre tout ça, il va y avoir le traitement des sujets un peu moins importants, les vérifications, évidemment la gestion des mails, que je traite 2, 3 ou 4. ou quatre fois par jour en fonction de la journée et de ce que j'ai à faire. Mais en tout cas, je ne passe pas ma journée sur la boîte mail parce que sinon, vous ne vous en sortez pas. Et vu qu'on est sur la gestion du temps, je vais vous dire le mot que j'aime particulièrement sur ce genre de sujet, c'est « renoncer » . Parce qu'on parle souvent de priorité, d'optimisation et d'organisation. Mais la vérité, c'est que gérer son temps, ça demande de renoncer. On va devoir renoncer à certaines priorités, à certaines idées. En tout cas pour l'instant. On va devoir renoncer parfois à répondre tout de suite. Alors c'est sûr, ce n'est pas agréable parce qu'on a toujours l'impression qu'on perd quelque chose. Mais chaque oui aujourd'hui va consommer du temps. Donc chaque fois que vous dites oui à quelque chose, vous dites forcément non à autre chose. Même si vous ne vous en rendez pas compte et que vous ne savez pas forcément encore quoi. C'est pour ça que je trouve vraiment important de rendre ce choix conscient. Qu'est-ce que ce oui va prendre comme place ? Qu'est-ce qu'il va déplacer ? Est-ce que ça vaut vraiment le coup aussi ? Vous poser cette question, ça va vous éviter énormément de surcharge invisible. Et puis aussi, il y a le phénomène très classique, le fait qu'on surestime souvent ce qu'on peut faire dans une journée. On va remplir notre agenda comme si rien n'allait déborder, comme si chaque réunion allait finir exactement à l'heure et commencer à l'heure aussi d'ailleurs. Comme s'il n'y avait aucune interruption, aucun imprévu, aucune fatigue pendant la journée. Et puis, la journée se passe et la réalité reprend le dessus. Et on se retrouve avec une journée qui était déjà pleine, avant même que le premier problème apparaisse. C'est pour ça que laisser de la marge de manœuvre, ce n'est pas du temps perdu. Je laisse toujours des plages vides dans mon agenda parce que je sais qu'il y aura une urgence, je sais qu'il y aura un truc qui n'était pas prévu. Cette marge, elle va vous servir à absorber la vraie vie. Et je dirais même qu'un agenda rempli à 100%, c'est souvent un agenda qui est déjà en retard. La moindre variation va le faire basculer. Alors, comment faire très concrètement en fait ? Vous allez partir d'une logique très très simple. Choisir, protéger, renoncer. Trois mots. Choisir d'abord ce qui compte vraiment pour vous cette semaine. Vous ne vous mettez pas 150 000 priorités. Vous vous mettez deux ou trois sujets importants qui, s'ils avancent, vont rendre votre semaine vraiment utile. Ensuite, vous allez apprendre à protéger votre temps pour ces sujets avant que tout le reste prenne de la place. Résonnez par bloc-temps. Et ensuite, vous allez renoncer consciemment à tout ce qui ne rentrera pas. C'est probablement la partie la plus difficile parce qu'on aime beaucoup garder toutes ces options ouvertes. Mais tant que tout reste possible, rien n'est réellement prioritaire. Vous l'aurez compris, mieux gérer votre temps, ça ne veut pas dire être capable d'en faire toujours plus. C'est juste devenir meilleur dans nos arbitrages. Parce que tout ne peut pas être important en même temps. Tout ne rentrera pas dans une semaine. Et votre agenda ne doit tout simplement pas devenir le réceptacle de toutes les demandes qui arrivent. Il doit juste refléter ce que vous avez décidé de protéger. Personnellement, c'est vraiment le changement qui m'a le plus aidé. Arrêtez de voir les tâches non pas comme un échec, mais les regardez parfois comme une conséquence normale d'un choix. Parce qu'une bonne gestion du temps, c'est pas finir une liste, c'est avoir avancé ce qui comptait vraiment pour vous aujourd'hui. Pour votre challenge de la semaine, je vous propose de prendre votre agenda ou votre liste de tâches et vous allez vous poser une question très simple. Si je pouvais ne garder que trois choses importantes cette semaine, ce serait quoi ? Et regardez votre agenda. Est-ce que ces trois sujets ont réellement de la place dans votre agenda ? Si la réponse est non, Ne cherchez pas immédiatement comment tout faire rentrer, vous allez plutôt choisir ce que vous allez enlever, décaler ou réduire. Le challenge, ce n'est donc pas d'ajouter une nouvelle méthode d'organisation, ça va être de faire un arbitrage. Et d'accepter que choisir une priorité, c'est aussi choisir ce qui va attendre. La semaine prochaine, on parlera de perfectionnisme au travail. Comment avancer sans attendre que tout soit parfait ? Et vous verrez que les deux sujets sont très liés, Et parce que... Une des raisons pour lesquelles on manque de temps, c'est parfois qu'on donne beaucoup trop de temps à des choses qui étaient déjà suffisamment bien. Et voilà, cet épisode est terminé. Merci de m'avoir suivi aujourd'hui. Si vous l'avez trouvé utile, bien sûr, partagez-le autour de vous. Et si vous avez envie de faire un petit geste sympa pour moi, allez sur votre plateforme d'écoute, laissez-moi un avis 5 étoiles et surtout, pour ceux qui m'écoutent sur Apple Podcast, un commentaire sympa, parce que c'est vraiment ça qui va m'aider à faire connaître Facteur X. Quant à moi, il ne me reste plus qu'à vous donner rendez-vous la semaine prochaine pour d'autres pratiques actionnables dans votre quotidien. Ciao, ciao !
