Transcription

• Speaker #0

  Hello et bienvenue sur Facteur X, le podcast qui réveille vos soft skills. Je suis Anna Martino et je suis convaincue qu'on peut devenir de meilleurs managers, de meilleurs vendeurs, de meilleurs communicants ou encore mieux collaborer au sein d'une équipe si on décide d'investir dans notre savoir-être. J'ai donné vie à ces convictions en fondant My Learning Store, un organisme de formation spécialisé dans le développement des soft skills en entreprise. Ma vision, c'est d'inspirer un maximum de personnes à développer leurs soft skills parce que je sais que c'est la garantie de l'employabilité, du bien-être et de l'équilibre. Et c'est aussi pour ça que j'ai lancé Facteur X, le podcast qui va littéralement réveiller vos soft skills. Ici, je vous livre des pratiques qui marchent pour réveiller votre truc en plus, libérer votre potentiel et devenir une meilleure version de vous-même. Cet été, Facteur X s'accorde une pause bien méritée et j'espère que vous aussi. Alors que vous soyez installés sur un transat, en vadrouille ou tout simplement vous êtes passés peut-être en mode un peu plus slow au bureau, je vous propose de redécouvrir les épisodes que vous avez le plus écoutés cette saison. Des épisodes à rattraper si vous les avez manqués ou aussi à réécouter parce que c'est vrai que parfois certaines idées. Avant de découvrir l'épisode du jour, j'ai envie de prendre une minute pour vous parler d'une nouveauté très importante dans mon écosystème. Vous connaissez bien sûr FactorX et si vous m'écoutez depuis un moment, vous savez aussi que mon vrai job dans la vie, c'est My Learning Store, un organisme de formation spécialisé dans les soft skills en entreprise. Et aujourd'hui, je suis vraiment ravie de vous présenter la suite logique de tout ce que j'ai construit depuis des années. My Online Training, c'est la plateforme de formation en ligne dédiée aux soft skills du monde du travail. Pas de blabla, pas de théorie hors sol, mais juste des modules courts, concrets, actionnables surtout, pour mieux communiquer, mieux manager, mieux s'organiser et surtout mieux travailler sans vous épuiser. C'est une plateforme pensée pour celles et ceux qui veulent progresser à leur rythme. avec des outils qu'on peut appliquer tout de suite, dès le lendemain, que vous soyez salarié, manager ou entrepreneur. Et parce que vous êtes mes fidèles auditeurs et auditrices de FactorX, j'ai envie de vous faire un cadeau un peu spécial. J'ai décidé de faciliter exceptionnellement jusqu'au 28 février votre accès à la plateforme. Avec le code promo WELCOME50, vous bénéficiez de 50% de remise sur l'accès à My Online Training. Attention, on prolonge cet accès Welcome 50 uniquement jusqu'au 28 février. Toutes les infos sont dans la description de l'épisode. Et maintenant, place à l'épisode du jour. Si le mois de janvier est le mois des intentions, le mois de février c'est souvent le mois des abandons. Et le lien entre les deux est très simple. Sans organisation, tout objectif finit par s'effriter naturellement. Dans cet épisode... J'ai envie de vous parler de ce que j'appelle l'organisation humaine, une manière de structurer votre temps, vos priorités et votre attention qui respecte réellement la manière dont votre cerveau fonctionne. Donc on ne va pas parler d'organisation parfaite ou d'organisation Instagram compatible, mais de quelque chose de vivable, de réaliste et d'intelligent. Une organisation qui va vous aider à avancer au lieu de vous épuiser. Alors, si comme beaucoup Vous vous sentez parfois dispersé, surchargé ou débordé, ou tout simplement même fatigué de courir après le temps ? Cet épisode est pour vous. Début janvier, on reprend le travail tranquillement et assez vite, les urgences commencent à s'accumuler déjà. Les petites choses rapides s'entassent. Et vous vous retrouvez très vite à vous dire « j'ai encore l'impression d'avoir rien fait. J'aurais dû avancer, mais j'ai pas réussi. Je suis occupée toute la journée. et j'ai l'impression de ne pas avancer sur les choses importantes. Ce phénomène porte un nom, c'est ce qu'on appelle l'éparpillement cognitif. Et il repose sur quatre mécanismes très simples. Le premier, c'est que votre cerveau préfère le court terme au long terme. En gros, il aime les petites tâches rapides comme répondre à un mail, traiter une demande rapide. Parce que ces petites tâches, elles vont lui procurer une récompense immédiate. Le deuxième mécanisme, c'est... que le manque de clarté crée de la dispersion. En fait, quand vous ne savez pas précisément ce que vous devez faire, eh bien, votre cerveau choisit, et en général, il va choisir ce qui lui tombe sous la main, les trucs les plus simples. L'absence de système aussi fait tout reposer sur votre mémoire. Et ce qu'il faut comprendre, c'est que votre mémoire, elle n'est tout simplement pas conçue pour gérer 200 tâches à la fois. Et enfin, il y a un autre mécanisme qui est que le flot. constant d'interruption fragmentent votre attention. Vous savez, toutes ces notifications, les Teams, les WhatsApp, les mails, les Slack, vous passez en général votre journée en micro-couplure. Et en fait, c'est pas vous qui avez un problème de concentration, c'est votre système qui n'a pas été construit pour vous aider. Et c'est justement ce que je vous propose de voir ensemble. Si vous êtes du genre à vous laisser déborder facilement, vous savez qu'il existe des milliers de méthodes d'organisation. Vous en avez déjà essayé plein. Mais la plupart du temps, elles échouent pour une raison très simple. C'est parce qu'elles sont trop complexes. En réalité, les recherches montrent aujourd'hui que les systèmes d'organisation qui tiennent vraiment dans le temps ont quatre caractéristiques communes. Elles sont simples, elles prennent moins de 15 minutes par jour, elle décharge le cerveau et elles permettent de savoir à tout moment quelle est la prochaine action importante. C'est ce que j'appelle l'organisation humaine, c'est-à-dire un système qui va travailler avec votre cerveau et pas contre lui. Et ce système, il repose sur trois piliers qu'on va explorer ensemble. Le premier pilier, c'est l'espace unique pour tout noter. Le deuxième pilier, ça va être un rituel pour organiser votre semaine. Et le troisième, Ce sera une règle pour protéger votre attention. Un des plus grands problèmes d'organisation, c'est la fragmentation des supports. Vous avez un post-it par ici, un post-it par là, des notes aussi sur votre téléphone, des tâches notées dans votre agenda, des idées dans un cahier, des mails aussi non lus, comme une tout doux. Et résultat, c'est qu'avec tout ça, vous avez du mal à retrouver l'info, vous avez du mal à prioriser, du mal à décider. Alors que... votre cerveau adore les choses simples. Il adore savoir où aller chercher l'info. Et pour ça, vous avez besoin d'une chose toute bête, un espace unique. Cet espace, ça peut être un cahier, si vous avez envie, un espace Notion, un Google Doc, un bullet journal, une to-do, peu importe. Ce qui compte en fait, c'est pas du tout l'outil en soi. Ce qui compte, c'est que tout soit au même endroit. Moi j'ai pris l'habitude depuis 4-5 ans maintenant de tout noter dans mon appli OneNote. J'ai l'appli sur mon ordi et sur mon téléphone. Dès que quelque chose me passe par la tête, je la note là-dessus. La règle d'or ici, c'est que si ce n'est pas écrit dans votre espace unique, il faut comprendre que pour votre cerveau, ça n'existe pas. Et la magie de cette règle, c'est qu'elle va littéralement libérer de manière instantanée votre charge mentale. Votre cerveau arrête de tout retenir parce qu'il sait que c'est écrit quelque part. Le deuxième pilier pour une bonne organisation, c'est le rituel hebdomadaire. Vous allez voir, c'est 15 minutes qui peuvent tout changer dans votre semaine. Parce que la plupart des personnes, elles s'organisent en réaction. Elles répondent aux urgences, aux demandes des autres, aux sollicitations diverses. En fait, elles passent leur temps à éteindre des incendies. Et pour sortir de cette dynamique, Vous avez en fait besoin d'un rituel proactif. Un moment qui va vous permettre de prendre le contrôle sur votre semaine. Alors je vais vous proposer un rituel très simple mais efficace. En fait c'est celui que j'utilise moi et c'est aussi celui que je conseille à tous mes clients. Il tient en quatre étapes très simples et je vous assure, durée totale 15 minutes. La première étape, ça va être la revue rapide de ce que vous devez faire. Vous allez relire tout simplement les notes de la semaine passée, les idées que vous avez laissées de côté peut-être, et les tâches en suspens. Le but, c'est tout simplement de vous reconnecter à tout ce que vous avez déjà capturé dans votre espace unique, parce qu'évidemment, vous l'avez mis en place, votre espace unique. Ensuite, étape 2, vous allez faire le tri. Vous allez classer vos tâches en trois catégories. Catégorie A, ce qui doit vraiment être fait cette semaine. Catégorie B, ce qui peut attendre, ce serait bien que ce soit fait, mais si vous ne le faites pas cette semaine, ce n'est pas très grave. Catégorie C, ce qui finalement n'a plus vraiment d'importance. La majorité des tâches C sont en fait des tâches que vous pensiez importantes peut-être. avant, mais qui en fait ne le sont plus vraiment. Il y en a plein, je vous assure. Classez vos tâches dans ces trois catégories, vous allez voir, ça fait déjà un bien fou. La troisième étape, c'est la sélection. Vous allez tout simplement choisir trois priorités pour votre semaine. Pas dix, pas si j'ai le temps je le ferai. Juste trois priorités. Pourquoi trois ? Vous allez me demander. Et bien tout simplement, Parce que votre cerveau ne fonctionne bien que quand il sait ce qui est vraiment essentiel. Vous pouvez faire des dizaines de choses dans la semaine, c'est sûr, mais vos trois priorités sont les seules choses que vous vous engagez à faire coûte que coûte. Et enfin, en quatrième et dernière étape, vous allez faire le plan de votre semaine. Vous allez placer vos trois priorités dans votre agenda. Parce que si ce n'est pas écrit, dans votre agenda, je vous le rappelle, ça n'existe pas pour votre cerveau. Votre cerveau va considérer alors que ce n'est pas si important que ça. Donc notez-les bien dans votre agenda. Le simple fait de réserver des plages de 30 à 60 minutes ou plus dans votre agenda pour régler ce que vous avez à faire, ça va multiplier, je vous assure, par deux ou par trois parfois, vos chances de les réaliser. Donc voilà votre rituel hebdomadaire, simple, humain et réaliste. Je vous rappelle, la première étape, c'est la revue rapide de ce qu'il faut faire. La deuxième étape, le tri. La troisième étape, sélectionner trois priorités de la semaine. Et enfin, quatrième étape, faire le plan et placer vos priorités et votre to-do dans votre agenda. Le troisième pilier pour une bonne organisation, ça va être de protéger votre attention. Parce que vous pouvez avoir le meilleur système du monde. Si votre attention est constamment coupée, ça ne marchera pas. Votre attention, c'est votre ressource la plus précieuse. Et la réalité, c'est que notre époque la fragmente constamment, avec les notifications, les interruptions permanentes, les diverses sollicitations, les micro-demandes rapides, le multitâche, les multi-écrans. Alors pour protéger votre attention, moi je vous propose une règle très simple que moi aussi j'ai mis en place évidemment, c'est ce que j'appelle Merci. La règle des 50-10. 50 minutes de travail focus et 10 minutes de micro-pause ou de tâche rapide. 50 minutes, c'est le temps idéal pour rester pleinement concentré. Et 10 minutes, c'est le temps idéal pour relâcher un petit peu la pression sans vraiment se disperser. Pendant ces 50 minutes, vous n'allez pas du tout traiter ni les mails, ni regarder votre téléphone. Vous n'allez pas regarder vos notifications parce que vous allez même supprimer les notifications. Et donc, évidemment, vous ne faites pas de multitâche. Alors que pendant les 10 minutes de micro-pause, vous pouvez répondre à un message, regarder peut-être un mail qui est urgent, vous hydrater, vous étirer, marcher, respirer, boire un café. C'est ce que j'appelle le rythme de l'attention protégée. Si vous ne retenez qu'une chose de cet épisode, c'est de protéger vos 50 minutes de travail focus. je vous assure, elles valent de l'or. Quand je discute avec des personnes qui se sentent débordées, en réalité je remarque qu'elles s'épuisent sans même s'en rendre compte. Et tout ça parce qu'elles font toutes les mêmes erreurs. La première erreur, c'est de vouloir tout faire chaque jour. Impossible, c'est vraiment impossible, il faut arrêter de vouloir ça. La deuxième erreur, c'est de commencer sa journée par les mails. Là aussi, ça ne marche pas parce que vous allez être... happé par l'agenda des autres. Vous devez commencer par vos priorités. La troisième erreur, c'est d'avoir un système trop compliqué. Alors qu'un bon système, vous venez de le voir, c'est un système simple que vous allez pouvoir utiliser facilement. La quatrième erreur, c'est qu'elle n'écrive pas. Elle garde les choses dans la tête. Souvenez-vous, ce qui n'est pas écrit ne sera pas fait, tout simplement parce que le cerveau ne l'enregistre pas. La cinquième erreur, c'est de se fixer des journées irréalistes. Vous n'êtes pas un robot. Laissez-vous de la marge. Et enfin, la dernière erreur que les gens font souvent, c'est de confondre activité et progression. Alors qu'être occupé, ça ne veut pas dire avancer. Mon challenge pour vous cette semaine, évidemment, ça va être de mettre en place le système des 15 minutes. En un quart d'heure, vous allez 1. créer votre espace unique, donc décider si ce sera, comme moi, l'appli OneNote ou alors un Notion, un document autre ou un carnet, peu importe. Deuxième étape, vous allez faire votre première revue hebdomadaire. Troisième étape, vous définissez vos trois priorités de la semaine. Et 4. Vous placez tout ça dans votre agenda. C'est tout. Et vous allez voir, votre charge mentale va brutalement chuter, votre sentiment d'efficacité va augmenter au fur et à mesure, vous allez enfin reprendre le contrôle de votre semaine. Ce challenge, c'est la base pour une bonne organisation en 2026. Merci d'avoir écouté cet épisode Best-of de FactorX. Et puisque de mon côté, je prépare... déjà la suite. Si vous avez envie que je traite à la rentrée un sujet qui vous tient à cœur, venez m'en parler sur les réseaux sociaux. Ça peut être une compétence que vous avez envie de développer, une difficulté professionnelle que vous rencontrez peut-être en ce moment, ou aussi une question qui vous travaille. Tous les liens pour me contacter sont dans les notes de l'épisode. Alors d'ici là, profitez pleinement de l'été, ralentissez un petit peu si vous le pouvez, et surtout, prenez soin de vous. A très vite ! Ciao ciao !