Transcription

• Speaker #0

  Hello et bienvenue sur Factor X. Je suis Anna Martino et pendant ces fêtes de fin d'année, je vous propose de redécouvrir un de vos épisodes préférés du podcast qui booste vos soft skills. Pendant que je prends une pause bien méritée pour profiter de mes fêtes de fin d'année et pour me ressourcer, pour vous, c'est l'occasion parfaite pour vous poser, pour prendre un moment rien que pour vous et écouter cet épisode qui a marqué mes auditeurs cette saison. Installez-vous confortablement, passez en mode déconnexion et laissez-vous inspirer. Bonne écoute ! A 8h du matin, vous commencez votre journée avec une liste de tâches bien remplie, comme tous les jours. Et comme tous les jours, avant même que vous vous en rendiez compte, il est déjà midi et vous n'avez pas encore coché la moitié de votre liste. Ça vous rappelle quelque chose ? On vit dans un monde où tout va vite, trop vite, où les mails, les réunions, les appels s'enchaînent sans fin. Nos journées ne font que 24 heures, mais parfois on dirait qu'on essaye de caser 48 heures de travail à l'intérieur. Alors aujourd'hui, j'ai envie de vous parler de notre relation au temps. Parce que j'entends encore trop souvent les gens me dire qu'ils se sentent submergés par tout ce qu'on a à faire. Parce que peut-être vous aussi, vous avez l'impression que vos journées ne sont jamais assez longues. Alors si c'est le cas, je vous propose de découvrir 5 rituels pour une relation plus saine au temps. Préparez-vous à prendre des notes parce que ces conseils pourraient bien changer votre vie et transformer votre manière de travailler. Notre quotidien pro aujourd'hui, c'est des réunions interminables, souvent pas du tout efficaces, qui s'enchaînent les unes derrière les autres de temps pour le travail réel. Ou encore cette habitude de vérifier constamment les mails ou les messages, ce qui interrompt notre niveau de concentration et nous empêche d'avancer efficacement sur nos projets. Cette gestion fragmentée et complètement réactive de notre temps a des répercussions non seulement sur notre productivité et aussi sur notre bien-être. Le stress, la tension, le sentiment d'être constamment en retard deviennent parfois un quotidien. Alors évidemment, inutile de poser la question de pourquoi c'est important que vous ayez une relation plus saine avec le temps. La qualité de votre travail, l'équilibre entre vie pro et vie perso, et même vos relations avec les autres, que ce soit vos collègues, vos clients et votre famille évidemment, en dépendent complètement. Quand tout le monde est stressé et tendu, eh bien tout simplement on communique mal, il y a des malentendus entre nous, du stress, des tensions, et l'atmosphère devient négative. Il est donc grand temps de reprendre le contrôle, de transformer votre façon de travailler pour être plus serein, plus concentré et bien sûr plus efficace. Et c'est là que mes 5 rituels interviennent pour transformer radicalement votre journée de travail. Le premier rituel, c'est la planification matinée. Mon conseil, c'est de prendre un moment chaque matin pour réfléchir calmement à votre journée. Qu'est-ce que vous devez absolument faire aujourd'hui ? Est-ce que vous avez des rendez-vous ou des délais particuliers à respecter ? En planifiant votre journée, vous allez créer une feuille de route claire. Ça va réduire le niveau d'anxiété et ça va augmenter votre efficacité. Et pour que votre planification soit efficace, pensez à noter vos tâches par ordre de priorité. C'est un peu comme si vous étiez un chef d'orchestre. Avant de commencer, vous devez connaître la partition. Au boulot, c'est exactement la même chose. Chaque matin, Prenez 10 à 15 minutes pour planifier votre journée. Regardez votre agenda, identifiez les tâches prioritaires et les différentes échéances. Et par exemple, si vous avez un rapport à finir, prévoyez un bloc temps spécifique pour ça. En définissant clairement vos objectifs du jour, vous allez éviter de vous disperser et vous vous assurez de vous concentrer là où vos efforts vous comptaient le plus. Mon deuxième conseil, ça va être de vous débarrasser de la tâche la plus complexe ou la plus lourde en premier. Si vous avez le fameux Eat that frog de Brian Tracy, Avaler le crapaud En fait, quand il parle d'avaler le crapaud, ça veut dire d'identifier la tâche la plus difficile ou la plus importante de votre journée et de la réaliser avant toute autre activité. Vraiment, c'est le truc que vous devez faire en premier quand vous commencez à travailler. Et si vous avez deux crapauds à avaler sur votre journée, et bien, commencez par avaler d'abord le plus gros. En d'autres termes, identifiez la tâche la plus complexe et faites-le en premier. Parce que si vous passez votre journée à courir dans tous les sens pour cocher un maximum de cases de votre to-do list, et bien la journée peut facilement filer sans que vous ayez pris le temps de faire ce qui comptait vraiment le plus au bout du compte. Et si vous démarrez par la tâche la plus importante, vous allez vous assurer de prendre tous les jours le temps pour ce qui est essentiel, avant de toucher aux urgences et aux tâches moins importantes. Et c'est le meilleur moyen de bien prioriser les tâches à l'échelle d'une journée. Si c'est vraiment important, je le fais avant de faire ce qui l'est moins, ou ce qui ne l'est pas même, plutôt que de simplement avoir une tâche entourée et écrite en rouge, en gras et en stabilité, vous savez, tout en haut de ma tout doux. par laquelle je vais finalement jamais prendre le temps parce que je fais tout le reste, ce qui m'arrange. Donc, mangez votre grenouille en premier, ça vous évitera de procrastiner et vous allez aborder le reste de la journée beaucoup plus serein en sachant que le plus important aura été fait dès le matin. Passons à notre troisième rituel. C'est vraiment un truc qui marche vraiment bien, en tout cas sur moi, depuis que je le mets en place, depuis quelques années. C'est de prévoir vos activités en bloc temps. L'idée, c'est de dédier des plages horaires spécifiques à des tâches précises. Par exemple, bloquer deux heures le matin pour travailler sur un projet complexe, votre grenouille dont on vient de parler tout à l'heure, sans aucune interruption. Pendant que vous mangez votre grenouille, éteignez les notifications, fermez votre boîte mail et concentrez-vous uniquement sur ce que vous devez faire. Ça va vous permettre d'être beaucoup plus productif et de produire un travail de meilleure qualité. Je vous assure, depuis que je fais ça, je me rends compte qu'il n'y a aucun mail au final qui ne peut attendre deux ou trois heures avant de répondre. Il n'y a vraiment rien de mortellement urgent. Et vraiment, ça me permet de me concentrer. Donc, je vous conseille vraiment de prévoir ce rituel très vite dans votre façon de travailler. En fait, raisonner en bloc temps, c'est comme mettre votre téléphone en mode avion pendant un vol. Vous vous coupez des distractions pour vous concentrer vraiment sur un truc très spécifique. Vous allez choisir un moment de la journée où vous êtes le plus alerte et vous bloquez cette plage horaire pour travailler sur vos projets les plus importants et les plus exigeants. Par exemple, si vous êtes plus productif le matin, réservez deux heures pour avancer sur le projet important sans aucune interruption à ce moment-là. Ça va vous permettre d'accomplir les tâches complexes plus efficacement en réduisant le risque d'erreur dû à des distractions constantes. Si vous avez des appels à passer, pareil. bloquer le temps nécessaire à ces appels pour le faire l'un après l'autre. Prévoyez un bloc-temps pour consulter et traiter votre boîte mail. En partant du principe que vous l'avez éteinte, comme on vient d'en parler, pour mieux vous concentrer sur vos sujets de fond, prévoyez un temps, je ne sais pas moi, deux à trois fois par jour, moi c'est la moyenne que je me donne, pour consulter votre boîte mail et traiter ce qui est arrivé. Et je dis bien traiter, donc pas forcément répondre. Personnellement, j'applique une règle vraiment efficace, c'est que tout ce qui mérite une réponse et qui me prend moins de 5 minutes, je le fais tout de suite dans les moments que j'ai dédiés au traitement de ma boîte mail. Tout ce qui va mériter une réponse plus réfléchie, je la mets de côté pour y répondre avant la fin de journée. Et donc je prévois tous les jours un bloc temps spécifique pour ça avant de quitter le bureau. Et tout le reste, ce qui peut attendre, je le déplace dans un dossier que j'appelle divers chez moi. Vous pouvez l'appeler tout doux comme vous voulez. En tout cas, c'est un dossier que vous allez regarder quand vous pouvez parce que les choses ne sont pas urgentes. Ça peut être des fois juste de l'info et donc des mails à classer. Le quatrième rituel dont j'aimerais vous parler, ce sont les pauses. Si vous m'écoutez régulièrement ici, vous l'avez déjà compris évidemment. parce que j'en parle souvent, pour moi, faire des pauses, c'est essentiel pour non seulement notre bien-être, mais aussi notre efficacité et donc pour notre productivité. Parce que le fait de travailler sans pause, ça peut nous paraître productif comme ça, mais en réalité, ça épuise vos ressources mentales. Donc la règle, c'est que toutes les 90 minutes, plus ou moins, faites une pause de 5 à 10 minutes, mais une pause active, c'est-à-dire que vous allez vous lever. Vous allez faire peut-être quelques étirements si vous pouvez, si vous êtes à la maison, en télétravail, ou alors vous vous promenez. Par exemple, au lieu de vérifier vos mails ou de faire un tour sur les réseaux sociaux, c'est ce qu'on a tendance à faire, j'avoue, pendant les pauses, vous allez faire un tour dans le bureau ou alors vous allez pratiquer une petite séance de respiration consciente. Ça va aider à réinitialiser votre cerveau et de maintenir un bon niveau d'énergie. Si vous pouvez sortir, vraiment aller à l'extérieur. Sortez, même ne serait-ce que cinq minutes, prenez de l'air parce que ça va vraiment faire du bien pour réoxygéner votre cerveau. Le cinquième rituel concerne la fin de votre journée de travail. C'est la réflexion quotidienne de fin de journée. En fait, je vous invite à prendre 10 minutes tous les soirs avant de quitter le bureau pour réfléchir à ce que vous avez fait dans la journée. C'est un petit peu votre moment de décompression. Réfléchissez à quelles tâches vous avez terminées aujourd'hui, quels obstacles vous avez peut-être rencontrés et comment est-ce que vous les avez surmontés. Cette pratique va vous permettre de reconnaître vos succès, d'apprendre de vos difficultés et de surtout planifier le lendemain avec plus de clarté. C'est aussi le moment idéal pour préparer votre liste des tâches pour le jour suivant en vous basant sur ce qu'on a vu au sujet des autres rituels depuis tout à l'heure. On vient de voir les cinq rituels qui sont, à mon sens, importants pour optimiser votre journée de travail. La planification matinale, le fait de se débarrasser de la tâche la plus complexe en premier, le fait de travailler en bloc-temps, les pauses et la réflexion de fin de journée. Si vous prenez l'habitude d'adopter ces rituels, vous allez rapidement améliorer votre gestion du temps, votre efficacité, votre productivité et aussi baisser grandement votre niveau de stress. En tout cas, pour moi, depuis que je fais ça, ça a vraiment changé ma vie. Et on passe à mon challenge de la semaine. Si je me fie aux statistiques d'écoute du podcast, vous êtes probablement en train de m'écouter en allant travailler. Vous êtes peut-être encore dans votre voiture ou alors dans les transports. Donc, en arrivant au bureau tout à l'heure, prenez tout de suite 10 minutes pour planifier votre journée. Quelles sont les 3 ou 4 tâches vraiment essentielles que vous devez impérativement faire aujourd'hui ? Quelle est, parmi ces tâches, celle qui est vraiment la plus importante ou la plus complexe ? Dédiez un bloc temps pour cette activité en vous coupant de toute autre notification. Et planifiez le reste de votre journée en priorisant les tâches par ordre d'importance dans les blocs temps dédiés. Et ce soir, avant de rentrer, faites le point. Qu'est-ce qui s'est bien passé ? Qu'est-ce que vous n'avez peut-être pas réussi à faire ? Pourquoi ? Et commencez à réfléchir à votre tout doux de demain. Il est temps pour moi de vous donner rendez-vous la semaine prochaine pour d'autres pratiques actionnables dans votre quotidien. Ciao, ciao ! et pour moi, je vous assure, ça va faire toute la différence. Ces avis, c'est ce qui aide Factor X à être mieux référencé et à inspirer encore plus de monde. Alors, si vous avez juste deux petites minutes, merci d'avance pour ce geste qui me touche énormément. Et en attendant, je vous souhaite de bien profiter de cette période pour vous reposer et pour vous ressourcer. Passez de très belles fêtes et on se retrouve très vite pour de nouveaux épisodes. Ciao, ciao !