Transcription

• Speaker #0

  Bienvenue dans Focus Sportpreneur, je suis Vanina, passionnée de basket et experte en gestion et événementiel. Ici, on parle d'entrepreneuriat avec l'énergie du sport, mais pas seulement. Résilience, discipline, leadership, autant de valeurs qui forgent les entrepreneurs d'aujourd'hui. Ensemble, on explore des parcours inspirants et on décrypte les stratégies pour structurer et développer son activité avec méthode et ambition. Prête, prêt à entrer dans le game ? C'est parti ! Bienvenue sur Focus Sportpreneur, là où l'énergie du sport rencontre l'entrepreneuriat. Ce n'est pas le sujet dont je parle le plus souvent dans Focus Sportpreneur, mais dans mon quotidien d'entrepreneur, l'organisation est une vraie base. Pas pour être parfaite, mais pour rester lucide, alignée et éviter le chaos. Je partage simplement comment moi je m'organise, pas une méthode universelle. Et si ça aide quelqu'un à se structurer... Tant mieux. Je n'ai aucune peur des outils Excel, Power BI, Power Query, des outils no-code, d'automatisation. De par mon métier, déjà, j'utilise beaucoup Excel et j'optimise en tout cas mon temps et mes clics avec Power Query, si vous ne connaissez pas. Allez regarder ce que c'est. Et je cherche toujours à simplifier, à éviter l'usine à gaz, à adapter à mon activité. Ce rapport à l'outil, c'est du pragmatisme. Ce n'est pas du perfectionnisme. Après, j'ai aussi ce côté un peu passionné, ce côté geek, pour toujours regarder la nouveauté, mais sans trop m'éparpiller. Mais la nouveauté pour être efficace et efficiente. Donc, toujours pour optimiser. Pour vous parler de mon organisation et pourquoi je vous en parle, c'est que je pense qu'à un moment donné, on a besoin de rester concentré sur les actions qui répondent en fait à une vision long terme, à une vision long terme, à des objectifs long terme. Et parmi mes outils, mon système d'organisation, j'ai notamment l'outil Notion. L'outil Notion, c'est considéré comme un second cerveau pour moi, alors pas celui qui est parfait, mais en tout cas un espace pour capter l'essentiel. Dès que je trouve en fait un outil, un livre, un concept, ça peut être n'importe quoi, et qui passe par une page web, je prends le lien et je l'envoie à Notion, l'outil Notion. Pour ceux qui ne connaissent pas l'outil Notion, on peut faire plein de choses. Moi j'ai créé une base de données qui s'appelle ressources avec un S et cette base de données elle est déjà paramétrée. Je l'envoie le lien et il me génère le titre, le résumé et le catégorise. Donc tout va dedans. Donc que ce soit à partir de mon téléphone, à partir de mon PC, le PC c'est via WebClipper en fait où Notion est déjà connecté à mon Chrome, je l'envoie, il est rattaché déjà à ressources, il va dans ma base de données et le reste c'est l'IA qui gère. Ça me permet après, par la suite, de revenir dessus. Si je veux faire des recherches, par exemple, sur un outil d'email, de gestionnaire d'email, si j'en ai vu passer qui me semblait intéressant, mais je n'ai pas eu le temps de creuser à ce moment-là, et je veux le garder en mémoire pour au cas où je dois faire une recherche d'outil, du coup, je tape mes mots-clés, email, comme il y a déjà le résumé qui me permet justement… de savoir ce que c'est, et il y a des mots-clés dans le résumé qui me permettent de faire des recherches par la suite. Donc là, j'ai utilisé Notion et l'IA, qui me permettent de créer ce second cerveau et de me faire gagner du temps. C'est mon espace de ressources. Là, j'ai parlé d'outils, mais ça peut être des concepts, des idées, des business. Donc, ça permet de créer d'autres... façon de penser, de voir les choses et de créer sa propre... En fait, ça permet de créer sa créativité et d'avoir aussi... De faire de la veille si on veut, effectivement, faire de la veille sur un sujet bien précis. En tout cas, Notion est l'un de mes premiers outils. En complément, je ne sais pas pour vous, mais moi, j'ai Gmail. Déjà, j'ai Gmail et l'un des sujets que j'ai et l'un des problèmes que j'ai avec Gmail, c'est la pollution visuelle de mes mails. Peut-être que je n'ai pas paramétré Gmail comme il faut, mais en tout cas, j'ai toujours le bandeau sur mon adresse mail perso que j'ai depuis là les années, qui me dit « attention, vous allez saturer la mémoire, si vous ne voulez pas perdre vos informations, ne plus pouvoir utiliser Gmail, il faut payer pour avoir plus d'espace » . Bon, rien que de voir ce bandeau, le fait d'arriver et d'avoir 15 000 mails, c'est juste une surcharge visuelle, une pollution visuelle pour moi. J'ai eu beau effacer des choses, j'ai eu beau supprimer des documents, supprimer beaucoup d'emails, j'ai toujours ce message qui revient sans cesse. Donc, je n'ai pas envie de perdre du temps sur ça, je n'ai pas envie de me polluer, de me rajouter de la charge mentale, et j'utilise l'outil Superhuman. Superhuman, c'est mon gestionnaire d'email sans surcharge mentale. Il me prétrit automatiquement. Gmail le fait déjà. Mais moi, je trouve que Superhuman est plus évolué à ce niveau-là, plus poussé à ce moment-là. Il faut savoir que la première fois que je l'ai utilisé, d'abord, il me propose l'Inbox Zero. L'Inbox Zero, pour ceux qui ne connaissent pas, en gros, c'est... comme c'est indiqué, avoir une boîte de réception mail à zéro, c'est-à-dire avec zéro mail. Et donc, il fait déjà un premier travail d'archivage, de tri, etc. En disant qu'est-ce que je garde, qu'est-ce que je ne garde pas. Il travaille tout ça pour n'afficher que ce que je veux garder déjà et ce que je veux afficher. Et donc, une fois que j'ai fait ce premier ménage, j'avais à traiter seulement ceux que j'ai gardés. J'en ai franchement pas gardé beaucoup. Et il m'a affiché les nouveaux emails. Donc après, moi pour le traitement des emails, je me donne un moment dans la journée, je choisis ce moment, je ne le subis pas par des notifications, parce que par ailleurs, j'ai coupé mes notifications email, pour éviter d'être polluée aussi pour ça. Et du coup, ça me permet de me concentrer dessus uniquement au moment où je l'ai souhaité, et pas subir en fait tout ça. Et donc, quand il y a un email qui arrive, quand je suis en fait dans mon moment de traitement des emails, je regarde les emails soit j'archive et c'est très simple déjà avec la version application parce que c'est aussi sur l'application et sur le PC, j'ai juste à basculer je crois que c'est à droite il archive ou sinon je lui demande de reporter son envoi à plus tard, dans deux heures, dans deux jours, dans une semaine à telle date et donc Ça me permet d'avoir, finalement, une fois que j'ai fait ce traitement-là, d'avoir une boîte à zéro. Et les mails pour lesquels j'ai des actions à faire, je me l'ajoute dans ma to-do, tout simplement. Je me bloque du temps sur la gestion, si ça concerne un projet ou un nouveau projet. Donc, l'objectif, c'est vraiment d'avoir une boîte mail qui ne m'absorbe pas mon énergie, encore une fois. Là, tout le système dont je vous parle, tout le système d'organisation, c'est vraiment pour m'alléger ma charge mentale et vraiment garder l'énergie pour des choses pertinentes et qui répondent toujours à mes objectifs. Je reviendrai dessus par la suite. Un autre outil qui m'aide à gérer ma to-do liste. Tout le monde a une to-do liste. En fait, il y en a beaucoup. En tout cas, la majorité a une to-do liste. Maintenant, chacun sa façon de faire, en fait, sa to-do list. Avant, je suis passée, j'étais en fait sur des cahiers, à l'écrit. Il fallait que je note de toute façon, faire le point sur ce que je dois faire, et puis après, c'est moi qui vois à quel moment je le fais. Et je suis passée d'une to-do list à un carnet, j'ai utilisé des applications, et là, j'utilise Asana. C'est un peu mon outil de pilotage. J'ai eu l'occasion aussi d'utiliser Trello, Trello et... Très simplifié et pas mal du tout, sauf que pour moi, il n'était pas assez poussé avec l'utilisation que j'en avais. En tout cas, à l'époque, quand je l'utilisais, il n'y avait pas la notion de multiprojet. Pour un projet, j'avais un tableau très long, un autre, c'était ça. Mais en fait, je n'avais pas une liste de tâches multiprojet d'un coup. Asana permet de faire ça. Et dans une tâche... Je peux mettre des sous-tâches. Et dans ma sous-tâche, je peux mettre des sous-tâches. Et encore des sous-sous-sous-tâches. Et dans chaque tâche, je peux mettre un titre, évidemment. Si on travaille en collaboration à plusieurs, je peux attribuer la tâche à quelqu'un. Je peux mettre une date, évidemment. Je peux mettre des fichiers, je peux mettre des liens, je peux mettre des photos. Je peux... comment dire... mettre du gras sur mon texte, du souligné, du supprimé, et commenter avec la personne avec qui je travaille cette tâche-là, sans polluer en fait le reste. Et moi, je trouve ça plus pertinent. Et je vois clairement toutes mes tout doux, toute ma tout doux pour n'importe quel projet. Et j'en ai plusieurs. Donc, de par mes multi-casquettes, à un moment, je peux tout mélanger. Ça me permet d'avoir une vision claire, hiérarchisée, et ça m'évite de me disperser dans tous les sens. En tout cas, j'y gère mes projets, mes priorités, et ce qui doit sortir de ma tête. Asana, qui est mon outil de pilotage, j'utilise aussi bien pour le pro que le perso. Dans les autres outils, et là c'est outils physiques, ce n'est pas un. une application ou un outil web, j'ai remarqué Bull. Il faut savoir que, fut un temps, j'écrivais beaucoup sur des carnets. J'avais un carnet. À une époque, j'avais un carnet par projet. Bon, heureusement que je n'avais pas beaucoup de projets, mais j'avais des projets. Et en fonction des cas, je devais me balader avec un ou plusieurs carnets. Bon. Après, il y a le côté un peu girly, où les carnets étaient de telle couleur, avec tel design. Donc, c'était cool. Mais c'était lourd. C'était lourd. On était chargés physiquement. Et j'ai découvert Remarkable, qui est une fablette, et pas une tablette, qui permet justement de prendre des notes. Donc, avec un stylet et une... une gomme en fait aussi pour effacer, je peux prendre des notes dans cette fablette. J'ai aussi bien des projets, que je peux appeler aussi carnets, et dans les carnets, je peux avoir plusieurs notes. En plus, ils proposent différents templates, listes de to-do, listes de brainstorming. Et ce qui est cool, moi je trouve, c'est que c'est synchronisé entre mon téléphone et mon PC, et une page web en fait si besoin. synchronisé aussi avec mon cloud. Et en complément, ce qu'on peut faire aussi, c'est qu'on peut s'envoyer ou importer des PDF justement dans la tablette, la phablette, dans le Remarkable. On peut annoter, on peut surligner. Je ne suis pas payée pour faire de la pub pour Remarkable, mais honnêtement, on a même la recherche sur de l'écriture manuscrite de mots. Donc ça, moi, je trouve ça top. Et on peut aussi convertir en texte ce qu'on a écrit de façon manuscrite et se l'envoyer par mail, en PDF ou en photo, ou l'envoyer à quelqu'un d'autre. Donc partager tout ça. Donc moi, ça me permet, en tout cas, de ces notes, me permettre de réfléchir, de poser mes idées, de tracer un schéma, de décharger le mental, notamment pendant les réunions. Pendant les réunions, des fois, je note. Ce n'est pas forcément pour faire un compte-rendu, c'est noter des mots, des idées qui me sont venues pendant la réunion. Je le note par écrit, mais c'est une note mentale, plus qu'autre chose. Et au besoin, s'il y a des tout doux, comme je n'ai pas forcément mon asana à côté, je le note sur mon Remarkable. Et dès la fin de la réunion, je remets tout dans mon asana pour le programmer. Le fait que ce soit synchronisé, tout est récupérable. Si j'ai un problème, si je le perds. S'il y a deux Remarkables, parce que pour info, là j'ai l'avant-dernière, il y a la dernière qui est sortie, qui est en version poche, c'est synchronisé aussi entre elles. Donc ça, c'est top. Donc voilà, c'est mon espace de clarté. Quand je suis posée devant un chat élaté, j'ai ma Remarkable et ça me permet de poser mes idées, faire le plan pour la suite et d'avancer. Donc c'est un outil complémentaire qui complète en fait les autres, selon moi, et qui permet en complément de décharger mentalement les idées, d'avoir une vision claire. Des fois, pour moi, j'ai besoin d'écrire. pour clarifier en fait, sans faire de longues phrases en plus, c'est juste écrire des mots, ok je fais ça, même pour des calculs alors que je peux utiliser Excel, pas faire ma comptabilité, mais faire le point en fait financier, vers quoi je veux aller. Dans ce système et dans cette organisation, toujours pour objectif de clarifier mes actions en vue d'un projet, d'un objectif long terme sur trois, quatre... voire cinq années. J'ai surtout la pièce maîtresse, entre guillemets, c'est ma vision long terme. Avant même de faire des bilans annuels ou trimestriels, voire mensuels, je pose par écrit ma vision sur trois, quatre années. Ce n'est pas un plan rigide, c'est une direction. Ça me permet de filtrer mes projets, d'éviter de dire oui à tout, de savoir où je vais et ce que je dois construire. Sans vision, personnellement, c'est là que je me perds, où je perds mon énergie aussi. Donc une fois que j'ai cette vision long terme, je sais en fait ce que je dois faire sur l'année, ou je dois faire ce que je dois faire sur... En tout cas, j'ai l'idée de ce que je dois faire dans les 3-4 ans, mais sur l'année déjà. Et je fais aussi des bilans annuels où j'ai en tête la vision que j'ai dans les 3-4 années. Et je me pose et je me dis « qu'est-ce que j'ai accompli dans l'année ? Qu'est-ce qui m'a challengée ? Qu'est-ce que je garde ? Qu'est-ce que j'arrête ? Qu'est-ce que j'améliore ? Et quels sont mes objectifs réalistes pour l'année suivante ? » Mais toujours en cohérence avec cette vision sur les 3-4 années. Et ça, je fais la même chose, je fais cette même démarche. trimestriellement, voire mensuellement. Parce que l'idée, c'est de savoir est-ce que je m'éparpille ? Si je ne m'éparpille pas, est-ce que je suis bien focalisée ? Est-ce que j'ai bien rempli les objectifs que je me suis donnés sur le mois précédent ? Pourquoi, en fait, quelles ont été mes difficultés ? Et voir et éliminer peut-être des choses que je faisais mal, et garder, en fait, et peut-être pousser ce que je faisais bien. Donc, l'idée, ce n'est pas de me... culpabiliser. L'idée en fait c'est de faire le point, un état des lieux sincère entre moi et moi pour savoir est-ce que je suis dans la bonne direction ? Est-ce que j'ai mis trop de choses ? Est-ce que je dois m'ajuster ? Déjà trimestriellement, permet de resituer par rapport à l'année entière et mensuellement permet de se resituer par rapport déjà trimestriellement. Et rattraper rapidement, rééquilibrer tout ça. Donc, quand je le fais en dehors des bilans mensuels, quand je sens que je sens de la confusion, que je perds le fil, ou que je suis en surcharge, je fais le point. Je fais le point, je fais mon bilan mensuel. Ok, ça on enlève, ça on enlève. Est-ce que ça, je veux vraiment enlever ? Trouver mon équilibre perso-pro. c'est se poser les bonnes questions, avancer dans le bon sens, et pour ne pas se perdre. J'avais un moment, ça fait 3-4 années en fait, que je fais cet exercice-là, et que j'ai ce système-là, et je trouve que ça marche bien pour moi. Moi, si vous avez d'autres propositions, d'autres suggestions, je suis toute ouverte. n'hésitez pas à me partager vos façons, vos méthodes. Je suis toujours en amélioration continue pour trouver les meilleures méthodes, en tout cas celles qui me valent le mieux, celles-ci, en tout cas toutes celles. Tout ce que je vous ai présenté entre les outils et les bilans, moi ça me va aujourd'hui et je vois qu'effectivement j'avance. J'avance plus vite en fait qu'avant. Mais c'est parce qu'à un moment donné, je partais trop dans tous les sens. Je veux faire plein de choses, je peux faire plein de choses, mais on n'a que 24 heures dans une journée, donc on ne peut pas tout faire, donc on est obligé de choisir. Choisir pour avancer, pour être la personne qu'on veut être plus tard. En tout cas, c'est plus d'énergie pour la stratégie, plus de clarté dans mes choix, moins de charge mentale, plus de stabilité aussi dans mes décisions. Et si je veux faire le lien avec le sport notamment... Mon organisation, mon système, c'est un peu comme un entraînement. C'est comme au basket, quand je joue et quand je jouais, j'essaye de me mettre des routines avant de commencer l'entraînement, des routines de shoot aussi. Ça me permet de progresser, d'améliorer mon shoot au fur et à mesure, de réajuster au fur et à mesure en complément des exercices, des entraînements. Et le fait de le faire en plus à chaque entraînement, au fur et à mesure, Moi, je me challenge en fait pour être encore plus performante au fur et à mesure. Et si je redis, mais si je ne m'organise pas, c'est comme si je m'entraînais sans plan. J'avance au hasard. Alors que l'organisation, pour moi, c'est ma manière de rester dans ma trajectoire. Donc, je suis curieuse de savoir quelle est votre manière, votre méthode, votre organisation, votre système. qui vous permet de rester aligné. Et je précise que s'organiser, ce n'est pas être rigidifié. C'est créer l'espace mental dont j'ai besoin pour avancer, poser des décisions et construire à long terme. J'espère que cette thématique vous parle. Je pense qu'il était intéressant de le partager avec vous, parce que des fois, on a besoin de prendre du temps pour en gagner. et même pour soi. Et je vous dis à bientôt sur Focus Parpreneur.