Speaker #0 Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans ce tout premier épisode de la saison qui va être liée à l'audace. Être audacieux dans votre gestion de projet en tant que chef de projet PMO. leader, manager. Dans cet épisode, on va parler pour pouvoir justement prendre toute l'ampleur de l'audace de simplification d'abord. On a tendance à compliquer trop les choses, à rendre des projets super complexes et à se perdre dans des outils, des process, des documents de par leur complexité. Pourtant, il faut à un moment s'arrêter et simplifier. Simplifier pour être plus clair, transparent. Moi, je veux encore... beaucoup trop de chefs de projet, de techniciens qui vont parler un quart d'heure au lieu d'aller droit au but et qui ne vont pas avoir tendance à simplifier. Simplifier, c'est vraiment le cœur aussi du métier de chef de projet PMO parce qu'en face de nous, on n'a pas des métiers qui sont unis. On a des métiers divers, des métiers transverses, différents secteurs. Et donc, simplifier, c'est vraiment aussi s'assurer que tout le monde va avoir une compréhension du projet, de ses objectifs. des capillailles et cela ne pourra qu'être indispensable, je pense, à la réussite du projet. En effet, on pense que simplifier, c'est enlever, faire moins bien, perdre en crédibilité. On a envie d'avoir cette posture d'expert qui va ajouter son jargon, qui va complexifier certaines tâches, qui va complexifier certaines explications pour justement avoir cette posture d'expert, de sachant. finalement, il va perdre la moitié de son audience. Certains vont même lui faire peut-être une confiance aveugle, sachant que des fois, justement, tout ce blabla, tout ce chichi, eh bien, en fait, c'est une espèce de culture du vide, puisque derrière, il n'y a rien. C'est un faux semblant, c'est qu'on se cache derrière justement cette complexité et on ne voit pas ce qui est vraiment évident, c'est que c'est creux, c'est vide, derrière, il n'y a rien du tout. Il vaut mieux être efficace. directe, simplifier, s'assurer que tout le monde a bien compris les enjeux, les tenants, les aboutissants, le projet, pour que cela soit réussi, limpide, clair et que tout le monde puisse participer à ce succès, toutes les parties prenantes. Moi, quand je vois ça, j'ai en tête, souvent, si vous avez des présentations à faire, des gros rendez-vous, des grosses conférences, sachant qu'en tant que chef de projet, gestionnaire de projet, on se trouve à des... Face à des publics variés, on vous demande de faire l'exercice, et ça je pense que certains l'ont déjà eu, de faire la présentation devant un gamin de 8 ans. Quelqu'un de 8 ans, est-ce qu'il comprendrait ce que vous avez à lui rapporter ? Et ça, c'est vraiment très intéressant comme exercice pour pouvoir justement s'assurer que tout a été bien simplifié, vulgarisé et que le message est bien compris. Je vous raconte ça alors que moi-même, dans plusieurs des épisodes, j'ai tendance aussi à aller dans un jargon très poussé en gestion de projet et de parler de processus, méthode, de fait par aussi le fait que j'enseigne la gestion de projet, que je prépare et aide à préparer les futurs certifiés PMP à passer cette certification PMP, donc Project Management Professionnel, mais des fois... Il vaut mieux, justement, essayer de simplifier, vulgariser. Bien sûr, la simplification, ce n'est pas uniquement une simplification de langage, de vulgarisation. Ce n'est pas, effectivement, faire des conférences alors qu'on pourrait y arriver en deux, trois phrases. C'est aussi tout un tas d'autres éléments de simplification que nous allons aborder dans cet épisode de podcast et qui va vous permettre aussi d'être plus direct, de mieux apporter la cohésion de l'équipe et de montrer vos vrais résultats plutôt que d'avoir des faux résultats, des faux semblants pour meubler en attendant d'avoir des vrais résultats. Donc, quand le projet devient une usine à gaz, c'est la première chose que l'on va aborder dans cet épisode. En effet, Un projet, quand il paraît complexe, il peut paraître de loin un projet qui est challengeant, un projet qui est innovant, mais des fois il est complexe juste parce qu'il n'a pas bien été construit, pas bien été réfléchi. Et pour cela, je vous propose de vous poser quelques petites questions, comme est-ce que votre reporting de projet fait plus de trois pages ? Est-ce que lorsque vous faites un reporting mensuel, soit à votre client, soit à votre direction, à votre manager, est-ce que vous faites plus de trois pages de reporting ? Si oui, c'est que vous n'avez pas assez simplifié, c'est que vous avez envie de tout mettre, tout et n'importe quoi. Et sachez que ce qu'on dit, un reporting devrait ne faire qu'une seule page. Pourquoi il ne devrait faire qu'une seule page ? parce que la personne en face ne va pas avoir le temps de lire trois pages. Elle voudrait avoir tout sur une seule page avec les informations les plus importantes, les plus claires, mises en lumière, soulignées, pour rapidement pouvoir prendre des décisions, vérifier si le projet est réussi ou il va peut-être dériver. Voilà. Donc, en tant que chef de projet, en tant que PMO, En tant que manager, nous avons la responsabilité, si on veut reporter à nos clients, à nos sponsors, à notre direction, à notre management, de rendre ce reporting le plus synthétique possible avec les bonnes informations mises en valeur. Donc voilà pour cette première question. Une autre question, ce serait, est-ce que... tu fais des réunions pour préparer les réunions. Alors, quand on a une nouvelle réunion, une réunion avec un client, avec des parties prenantes, c'est vrai qu'on peut avoir tendance à préparer cette réunion en faisant plus de réunions parce qu'on ne veut pas paraître le plus professionnel aujourd'hui. On ne veut pas être décrédibilisé. On veut que ce soit parfait. Donc, En amont, on va organiser des réunions. Et vous connaissez cette maladie, d'ailleurs j'en parle dans un des épisodes de Projetez-vous que je vous mettrai dans la description. Et bien c'est la réunionite aiguë. Il ne faut absolument pas tomber dans ce vice de faire des réunions pour faire des réunions. Quand on prépare une réunion, on ne va pas faire d'autres réunions pour la préparer. C'est un peu compliqué, je sais que c'est une tendance. Oui, on a besoin de l'avis de tout le monde, mais ça fait perdre du temps à tout le monde et ça fait apporter... des complexités supplémentaires qui vraiment auraient pu être utilisées à d'autres fins. Je comprends qu'on veuille être le plus crédible, avoir tous les éléments, mais cela devrait être au quotidien et un chef de projet, un PMO, se doit de suivre le projet au quotidien, sinon hebdomadaire, et de pouvoir mettre à jour régulièrement ses documents. Il ne devrait pas avoir besoin de préparer, par exemple, un comité de pilotage en faisant plusieurs réunions en amont pour s'assurer qu'il a bien tous les éléments de comité de pilotage. Donc voilà, ça c'est une autre question à se poser. Une autre question qu'on pourrait se poser c'est, est-ce que tu utilises plus de trois outils pour piloter une seule tâche ? En effet, il se peut dans certains projets qu'on puisse être entre plusieurs départements ou bien qu'on soit à l'interface de plusieurs entreprises et on se prendrait même à à utiliser plusieurs outils pour suivre les tâches, suivant que cet outil vienne de la direction des ressources humaines, de notre client ou même en interne, parce qu'on n'a pas réussi à bien se coordonner, donc on rajoute ceci. Donc voici une autre des questions à se poser. Est-ce que pour un même livrable, tu dois faire deux formats différents parce que la direction préfère le PowerPoint et que les équipes préfèrent un Excel ? Cela devrait être simplifié pour que j'ai à chaque comité, à chaque réunion, juste à prendre dans le même document les informations qui vont me servir pour justement apporter le bon niveau de formation, quelle que soit mon audience en face. Ne pas multiplier les slide decks, par exemple, un pour la direction, un pour le client, un pour mes équipes, mais plutôt faire un slide deck commun et où on va pouvoir masquer certaines slides et on va en mettre d'autres pour la réunion. Donc pour moi, vraiment, ça, c'est aussi une question à se poser. Si vous avez répondu oui à au moins deux de ces questions, c'est que... Il y a vraiment besoin dans votre projet de simplification. Car, en effet, il ne faut absolument pas rester à ce niveau-là de complexe. Ça embrouille tout le monde, ça fait rajouter des processus, des temps de réunion interminables. Et à la fin, tout le monde est perdu suivant à quel niveau du processus nous en sommes et quelles informations nous devons... communiquer à qui. Donc, vous allez devoir faire dans votre projet, dans vos équipes, un audit rapide de complexité. Listez tout ce qui est fait chaque semaine dans le projet. Combien d'étapes, combien d'outils, combien de doublons. Puis posez-vous une seule question simple. Qu'est-ce qui apporte de la valeur ? Un projet, s'il n'apporte pas valeur, n'a pas lieu d'être un projet. Et bien pareil, les actions qui font partie de ce projet doivent-elles aussi apporter de la valeur. Bien sûr, on ne peut pas se débarrasser de tout ce qui est waste ou inutile, mais on peut écrémé pour que ce soit le plus lisible, le plus simple possible et le plus efficace. Bien sûr, tout ça, c'est à des fins d'efficacité, de moins de perte de temps et d'efficience. On rend les projets compliqués, comme je le dis, parce qu'on a peur, par habitude, parce qu'on a envie de prouver qu'on maîtrise. On pense que ça apporte Une crédibilité. Et on peut, par exemple, rajouter un template en plus, un suivi des actions en plus, une réunion hebdomadaire au cas où, ou un livrable qui ne sera lu par personne. Mais, comme je vous disais, cela ralentit sa fatigue et ça dilue l'impact. La simplicité et la sophistication suprêmes. Un grand inventeur, Léonard de Vinci, aurait dit cela. quelque part. Donc, je ne pense pas que la réponse à votre crédibilité, à votre professionnalisme serait d'augmenter la complexité. C'est à l'inverse, quand on a des projets très complexes avec beaucoup de parties prenantes, essayez de le rendre le plus simple possible, de faire que ce soit le plus fluide possible, qu'il y ait le moins de doublons possible, parce que plus vous aurez fait un effort sur ceci, plus vous aurez la capacité de bien... mener votre projet, de le gérer de bout en bout et vraiment d'en voir tous les tenants et aboutissants. Une autre part de l'audit, c'est aussi de remettre en cause tout ce qui existe. En effet, on challenge le statu quo. On ne reste pas sur ses acquis. Il y a toujours des nouvelles technologies, des nouveaux outils. Et on va se dire, est-ce que ça aide à décider ? Est-ce que ça aide l'équipe à avancer ? Est-ce que quelqu'un utilise vraiment cette info ? Si on répond, bien sûr, non, on doit simplifier. Moi, ce que je pense, en tant que chef de projet, par exemple, nous avons énormément de processus et on peut avoir besoin de plusieurs documents liés à ces processus. Si vraiment... Je voulais utiliser tous les processus du project management professionnel. Je pourrais dans chaque projet utiliser une centaine de documents, qu'ils soient les plans de projet, la matrice des parties prenantes, la matrice des risques, le planning, le suivi des actions, le suivi des problèmes, la matrice d'influence. Mais en fait, ce que je dis souvent à ceux que je forme et que j'entraîne, à la certification PMP, c'est que là, vous avez à votre disposition une espèce de bible, de dictionnaire qui vous donne tout ce qui existe pour gérer les projets. Donc à chaque problématique de gestion de projet, il existe une solution, un document, un template qui peut gérer cela. Mais si vous rendez trop lourd le projet en utilisant tout, les documents à votre disposition et en faisant attention à bien sûr les mettre à jour à chaque fois quotidiennement, cela va vous faire perdre énormément de temps. N'hésitez pas à utiliser de manière intelligente, à adapter à votre projet ce qui vraiment vous aide à avancer, répandre à des problématiques que vous avez et qui vous permettent de mener à bien votre projet. Réfléchissez bien dans comment vous allez utiliser tel outil. tel document de projet pour que votre projet arrive au succès. Quand on simplifie en gagnant fluidité, on gagne en compréhension universelle du projet. Comme je vous ai dit, en tant que chef de projet, on est face à plusieurs métiers, plusieurs secteurs même des fois, et donc on ne parle pas tous le même langage. Et quand on simplifie, on essaie de simplifier aussi le langage, de le vulgariser, et cela permet une... cohésion, un engagement de l'équipe, les gens vont se démener pour mener le projet au succès puisqu'ils vont comprendre de quoi il s'agit et en simplifiant, ils ne vont pas se dire « Ah, c'est trop compliqué, j'ai besoin de réfléchir, si je fais ça, ça va aussi me rajouter beaucoup de charges de travail. » J'avais accompagné il y a quelques années un PMO qui avaient trois outils différents pour piloter les équipes. Chaque semaine, il passait quatre heures à les consolider. On est passé à un tableau unique sur un de mes templates. Il était visible de tous. Résultat, quatre heures gagnées et il n'avait plus besoin que d'une demi-heure pour le mettre à jour. Et il avait réussi justement à en exporter les informations importantes pour chaque cible, chaque partie prenante. à chaque niveau différent. Faire un ménage de printemps, ça c'est bien, là on arrive bientôt au printemps, j'ai hâte. Donc supprimer les doublons, regrouper les infos clés sur une page max, privilégier le visuel au verbiage. En fait, on ne perdra pas en rigueur, on ne perd pas en crédibilité, en professionnalisme. On va gagner en lisibilité. Et moi je comprends bien, certains n'ont pas... pas envie justement de gagner en lisibilité. J'ai vu certains qui pour justement justifier leur haut salaire, leur haut poste, ils avaient tendance justement à augmenter en technicité dans leur vocabulaire, à expliquer des choses de manière très compliquée et à perdre leur audience. Cela leur permettait justement pour eux, dans leurs esprits, d'être plus intelligents, d'être plus crédibles. plus professionnelle. Donc, si on résume un petit peu ce qu'on a vu là, les parties qu'il faudrait simplifier, d'une part, ce seraient les réunions. En effet, il faudrait fusionner certaines réunions, éviter d'en faire pour préparer d'autres réunions et oser annuler celles qui n'ont plus lieu d'être. Être beaucoup plus clair aussi, j'ai un épisode qui vous... parle de réunion, faire un agenda en début de réunion, se tenir à cet agenda-là et puis dire aux personnes qui souhaiteraient dériver sur d'autres sujets de faire des réunions à part impliquant les bonnes parties prenantes. Une autre piste pour simplifier, ce serait par exemple de simplifier les livrables, d'avoir moins de livrables. plus claires mais qui peuvent se recouper et d'avoir des résumés qui soient visuels où l'information saute au premier coup d'œil. Aussi, diminuer le nombre d'outils. On n'a pas besoin de quatre outils pour suivre l'avancement pour quatre départements différents, par exemple. Voilà un petit peu ce qu'on peut dire. par rapport à cette simplification qui va apporter de la clarté. D'ailleurs, l'agilité, la méthodologie Scrum en particulier, a bien compris cela. Et dès le début, on va être le plus clair possible, le plus simple possible. Ça va aller, par exemple, de la rédaction des user stories où on va tourner cela en expérience client-utilisateur et où on a la phrase typique des user stories en tant que, par exemple, utilisateur. Je souhaite que le produit fasse et on donne la propriété du produit afin de. C'est la manière la plus simple d'écrire une fonction, d'écrire une demande, un besoin. Et aussi, à ce moment-là, on pourrait se dire, oui, mais en agile, ils peuvent mettre tout et n'importe quoi, toutes les fonctionnalités. Comment on fait pour trier ? Je vous propose un petit outil facile que j'utilise dans mes projets et particulièrement dans mes projets agiles, la méthode Moscou. C'est-à-dire, on va organiser toutes les actions en must have, should have, could have ou won't have. Et ça va nous permettre de faire le tri, de voir ce qui est en priorité et de pouvoir bien simplifier. Par exemple, les could have et les should have, il va falloir arbitrer. Could have, c'est vraiment une priorité basse. Kuldhav, ça veut dire ce qu'on peut... pourrait avoir, ce qu'on pourrait faire. Should have, c'est ce qu'on devrait faire, devrait avoir. Must have, c'est ce qu'on doit faire et avoir. Et donc le dernier de Moscou, c'est wouldn't have, c'est ce qu'on ne devrait pas faire, ne devrait pas avoir. Et donc ça, ça nous permet d'avoir une vision très claire au niveau de nos réunions, au niveau de nos outils, au niveau des livrables, de ce qu'on devrait garder, ce qu'on devrait peut-être les C comme les should have et ceux dont on ne devrait pas consacrer de temps parce que ça nous fait perdre plus de temps que ça nous apporte de valeur. Une autre méthode aussi qui nous vient de l'agilité, qui nous vient de la rétrospective, le stop, start, continue, do less, do more. En effet, dans les rétrospectives, on va se poser des questions à chaque fin de sprint. Donc les sprints, c'est les cours durés pendant lesquels... L'équipe projet va essayer de développer une version de produit qui soit à minima démontrable, affigeable. Et donc, à la fin de chacune de ces durées, qui peuvent aller de une semaine à cinq semaines, elles vont faire une rétrospective où on va se dire qu'est-ce qu'on devrait arrêter de faire, qu'est-ce qu'on devrait continuer à faire, qu'est-ce qu'on devrait commencer à faire, qu'est-ce qu'on devrait faire moins, qu'est-ce qu'on devrait faire plus. Et ça, je pense que ça nous permet justement de garder que le nécessaire et de simplifier. C'est vraiment important parce qu'on se retrouve en tant que chef de projet à avoir 80% du temps alloué à faire les réunions, les processus, envoyer les e-mails. Et des fois, puisqu'on n'a plus que 20% de notre temps pour vraiment faire en sorte que le projet avance, Eh bien... On les prend par exemple en dehors des heures de travail, le soir, les week-ends, alors qu'il suffirait de mieux organiser son temps, de simplifier, de clarifier pour rendre moins complexe et aller droit au but. C'est vraiment ce que je veux vous transmettre à travers cet épisode. Et puis, à côté de cet épisode, dans les liens, il va y avoir une fiche outil que vous pourrez utiliser pour justement vous assurer que votre projet... n'est pas trop complexe et que vous pouvez un petit peu écrimer certains outils, certaines réunions. Et vous me direz en commentaire, par exemple, ou bien dans un des épisodes, quelles sont les actions que vous avez menées et qui vous ont permis vraiment de changer un petit peu le quotidien de vos projets et d'être plus rapide, plus efficace et de réussir mieux vos projets. En effet, je pense que... sur l'année 2026. Si on a décidé, comme je vous l'ai dit, d'être audacieux, la première étape, c'est de revoir tout l'ensemble des processus, des outils, des livrables, de comment on gère le projet pour simplifier et laisser place à l'audace. Donc, c'est vraiment ce que je vous conseille de faire. Et donc, c'est ce premier épisode de l'année qui va être consacré à la simplification. J'espère que l'épisode vous a plu, que vous avez pris quelques actions ou à minima quelques questions à vous poser par rapport à ce que vous faites au quotidien et que cela vous apportera une grande différence, j'en suis sûre, dans vos projets. N'hésitez pas à télécharger en... En lien de l'épisode, l'affiche et je vous retrouve la semaine prochaine pour un nouvel épisode de cette saison audacieuse de Projetez-vous. Merci d'avoir écouté cet épisode de Projetez-vous. Je suis sûre qu'il vous aura été utile. Je réfléchis à chacun de mes épisodes, à ce que cela peut vous apporter dans votre quotidien de chef de projet, PMO, directeur, manager. N'hésitez pas à partager les astuces, les plans d'action que vous avez en tête. tête et bien sûr à commenter, partager. Vous pouvez, si vous voulez aller un peu plus loin, aussi réserver des créneaux de 30 minutes pour un bon café visuel avec moi où on pourra parler, aller plus loin sur ce sujet. Je vous dis à la semaine prochaine et surtout, projetez-vous avec ces conseils.
