Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour et bienvenue dans ce tout nouvel épisode de Chilo Podcast. Je suis Raphaël et je suis très fier et très heureux de démarrer avec vous cette troisième saison. C'est grâce à vos écoutes et à votre soutien que je prends beaucoup de plaisir à préparer, à enregistrer... et à monter tous ces épisodes. C'est beaucoup de temps investi, mais je sais que vous êtes nombreux à gagner du temps ou à vous faciliter la vie avec mes astuces digitales. Donc, si vous voulez me soutenir, c'est simple. Mettez 5 étoiles sur votre plateforme préférée, comme Apple Podcasts, Spotify, Deezer, etc. Et puis surtout, n'oubliez pas de vous abonner. Cela donnera plus de visibilité à mon podcast. Alors aujourd'hui, on va s'attaquer à un sujet qui peut sembler banal, mais qui nous fait souvent perdre un temps fou, c'est la gestion de la paperasse. Vous savez, les factures, contrats, papiers d'assurance, bulletins de salaire, fiches de paye, documents d'identité, documents de santé ou documents d'état, bref, on est en France et on croule sous la paperasse. Mais il y a une bonne nouvelle, le digital est là pour nous simplifier la vie. Dans cet épisode, je vais vous partager de nombreux outils numériques pour tout numériser, pour tout organiser, ou pour retrouver facilement vos documents. Ensuite, on verra 10 bonnes pratiques pour bien gérer ses documents au quotidien, et on terminera par 10 astuces digitales pour aller encore plus loin. Allez, vous êtes prêts ? C'est parti ! Pour parler de ces outils digitaux, et pour que ce soit clair, je vous ai tout classé en 4 catégories. Vous allez voir, c'est simple, efficace et surtout libérateur. La première catégorie, c'est... La première étape, en fait, souvent, il faut pouvoir transformer vos documents papiers en fichiers numériques. On parle de papiers que vous avez reçus par la poste, par exemple, eh bien, il va falloir le numériser. Vous n'avez pas besoin spécialement d'un scanner de bureau, non, non, non, non. Aujourd'hui, un simple smartphone suffit. Il existe des applis super pratiques pour ça. La première que je vous propose, c'est Scanbot. Scanbot, ça s'écrit S-C-A-N-B-O-T. C'est une appli que j'adore, personnellement. Vous ouvrez, vous cadrez votre feuille et hop, ça scanne automatiquement. Elle reconnaît les contours, redresse l'image, ça c'est pas mal, et vous sort un beau PDF tout propre. En bonus, l'OCR, c'est-à-dire que le texte est reconnu automatiquement dans le document. Donc c'est idéal pour scanner vos factures, vos reçus, une ordonnance par exemple. Et puis, c'est rapide, super intuitif. Il y a un petit inconvénient, la version gratuite est un peu limitée je trouve. Alors je vais vous parler d'un deuxième du coup. Adobe Scan Adobe Scan, je pense que vous en avez déjà entendu parler, là pour le coup c'est du costaud, c'est très pro, et l'appli scanne proprement, elle détecte le texte, et si vous êtes déjà sur Adobe, et bien vous pourrez tout sauvegarder dans leur cloud. C'est idéal pour des documents plus officiels, comme un contrat signé ou un document administratif, parce que c'est un petit peu plus sérieux, et donc bien fait au niveau de la numérisation. L'avantage, très bonne qualité de scan, inconvénient, un peu trop complet je trouve, si vous voulez juste scanner un papier vite fait. Vous avez aussi, si vous êtes dans l'univers Microsoft, vous allez vraiment aimer Lens. Lens, ça s'écrit L-E-N-S. Il s'intègre de manière très très facile à OneDrive, à OneNote, à Word, et donc c'est très simple d'usage. Donc, c'est idéal pour scanner vos notes des réunions, quand vous écrivez comme ça vos notes sur un papier. Alors, j'ai fait aussi des émissions là-dessus, vous allez pouvoir aussi voir comment on peut gagner du temps quand on est en réunion, mais ce n'est pas le sujet d'aujourd'hui. Vous allez pouvoir scanner vos papiers administratifs, etc. Enfin, n'importe quel papier, toujours pareil. L'avantage, c'est ultra compatible avec Microsoft 365. L'inconvénient, je le trouve un peu basique en dehors de cet écosystème. Un autre outil qui n'est pas mal non plus, c'est CamScanner. Ça s'écrit C-A-M-S-C-A-N-N-E-R. C'est un vrai classique. Il est très populaire, il est très connu, très efficace. Ça va améliorer automatiquement le contraste, donc ça c'est pas mal. Ça permet d'ajouter des annotations et le rendu est pas mal. C'est toujours pareil, pour scanner des papiers en lot, si vous avez plusieurs papiers d'un coup, ça peut être pas mal. Vous allez pouvoir après l'envoyer par mail, par exemple. Et puis, l'avantage, la qualité visuelle est propre. L'inconvénient, je dirais, attention aux pubs. Si vous utilisez la version gratuite, je trouve que ça peut être un petit peu perturbant et pénible à force. et le dernier celui que j'adore que j'utilise tous les jours mais parce que je suis dans l'univers google si vous avez l'appli google drive sur android ou sur ios et bien vous avez un scanner dans votre poche c'est génial il suffit tout simplement de cliquer sur le petit plus de choisir scanner et vous allez pouvoir scanner directement le document donc il va reconnaître directement le document appareil il va le recentrer ça va très très vite et surtout ça va directement directement dans votre drive, c'est à dire que vous allez aller dans le dossier ou le sous-dossier, là où vous voulez mettre le document scanné, et au moment du scan, il va l'envoyer directement au bon endroit. Et là, vous n'avez pas une manipulation à faire en plus, comme vous l'avez sur les autres outils dont je viens de vous parler juste avant. Maintenant que vous avez scanné votre document, la grande question, c'est où est-ce que je les mets pour les retrouver facilement plus tard ? Et là, il y a plein de solutions de stockage cloud qui sont juste parfaites. La première, c'est la suite de ce que je viens de vous dire juste avant, Google Drive. C'est un grand classique, vous créez vos dossiers, vous glissez vos PDF, vos images, vos contrats, tout ce que vous voulez et le tour est joué. En plus, Google scanne même le contenu des PDF, donc vous pouvez retrouver un mot-clé dans un fichier, même si vous avez oublié son nom. Et ça va même plus loin, vous pouvez très bien, par exemple, lui taper dans la recherche « Tour Eiffel » et si vous avez, bien sûr dans les documents, le mot « Tour Eiffel » , ça va ressortir, mais si vous avez une photo avec la Tour Eiffel, il sera capable également de vous ressortir le bon document. Donc ça, c'est vraiment top ici. Le deuxième univers maintenant Microsoft, si vous travaillez par exemple sur PC, vous pouvez avoir OneDrive qui est directement intégré dans Windows. C'est hyper fluide, c'est pratique si vous bossez avec Word, Excel, etc. Donc là, encore une fois, on reste dans l'univers dans lequel on est le plus souvent. Moi, je suis sur Google, d'autres sont sur Microsoft. On essaie de choisir effectivement la solution qui est dans votre environnement. Le troisième outil, c'est Dropbox. Je pense que vous avez déjà entendu parler de cet outil-là. C'est un peu l'ancêtre du cloud, parce qu'effectivement on l'utilise quand même beaucoup moins que maintenant, mais il reste quand même super efficace. L'interface est simple, le partage de fichiers est hyper fluide. Voilà, c'est pratique pour des dossiers collaboratifs. Attention quand même, il y a un inconvénient, c'est que l'espace gratuit est un peu limité. Et enfin, j'en termine avec un dernier outil qui est le pCloud, tout attaché, pCloud. Alors lui, c'est le bon plan pour celles et ceux qui veulent plus de confidentialité. pCloud vous permet de stocker vos documents en Europe. Donc là, on est sûr de là où ils sont stockés. Et vous pouvez même les chiffrer avec vos propres mots de passe. Donc, c'est idéal pour des papiers sensibles, comme des pièces d'identité, des données bancaires ou des infos fiscales. Mais il a un petit inconvénient, comme il est moins connu, donc il y a moins d'intégration avec d'autres écosystèmes ou d'autres outils. La troisième catégorie, c'est les outils pour organiser et classer vos documents. Donc, vous avez scanné vos papiers, vous les avez stockés, mais si vous ne les organisez pas un minimum, vous allez vous retrouver avec un gros dossier foutoir. Et là, bon courage pour retrouver votre quittance de loyer de 2022. Alors, dans les outils que je vous propose, il y a Notion. Notion, j'en ai déjà parlé x fois, N-O-T-I-O-N. C'est un couteau suisse. Vous pouvez créer des bases de données, des tableaux, des pages de notes, et puis tout relier entre eux. Donc, vous pouvez par exemple faire une page administrative perso avec tous les liens vers vos documents triés par thème. C'est idéal pour centraliser vos démarches et vos documents dans un seul espace. C'est ultra personnalisable. Bon, l'inconvénient, vous le savez, j'en ai déjà parlé pour ceux qui me suivent. Il faut un petit temps quand même d'apprentissage pour maîtriser Notion. Ce n'est pas aussi facile que ça. Alors, je vous propose un autre outil du coup. Trello. Trello, T-R-E-L-L-O. C'est un outil très visuel. Vous avez des colonnes, des cartes. Vous déplacez le tout avec la souris. C'est vraiment très intuitif. Et ce n'est pas fait à la base pour gérer les documents, mais ça marche très bien pour s'organiser. Par exemple, si vous avez l'état de vos démarches, vous êtes en cours, vous avez des choses à payer par exemple, vous pouvez faire une colonne à payer. Et puis vous mettez une autre colonne, ça y est, réglé, etc. Vous allez pouvoir mettre des choses de façon à organiser et à suivre dans le temps. Il faut le combiner bien évidemment avec un stockage externe pour les fichiers qui sont un peu lourds et en même temps pour sécuriser aussi vos données. Donc si vous... Vous utilisez Trello avec par exemple Google Drive ou avec Microsoft 365, vous allez sécuriser vos données, elles seront sur vos drives qui sont cryptés, et puis Trello va vous servir surtout au suivi de votre paperasse. Evernote aussi est un classique. Evernote, ça s'écrit E-V-E-R-N-O-T-E. Vous prenez par exemple une note, vous y attachez un document, vous ajoutez des tags, et puis en plus c'est rangé, voilà. Evernote reconnaît le texte dans les images, donc c'est quand même plutôt pas mal. Moi je trouve vraiment cette application intéressante pour pouvoir noter une info et archiver un justificatif en même temps. C'est rapide, efficace. Encore une fois, c'est pas fait pour stocker. C'est pas un outil de stockage, mais c'est un outil un peu hybride qu'on peut utiliser un petit peu de cette manière-là. Il y en a un autre, qui est pas mal non plus, hybride aussi, qui est Obsidian. Obsidian, ça s'écrit O-B-S-I-D-I-A-N. Là on est sur un outil un peu plus geek, mais très très puissant. Obsidian vous permet de créer un système de notes liées entre elles. Un peu comme un cerveau numérique, et c'est parfait si vous avez beaucoup de contenu à croiser. Donc c'est plutôt pour les pros, pour les freelancers, pour des chercheurs qui veulent relier plusieurs documents entre eux. L'avantage, c'est une grande liberté d'organisation, vous faites vraiment ce que vous voulez. L'inconvénient, c'est pas vraiment adapté si vous avez juste à stocker votre taxe foncière, votre relevé d'imposition, et puis vos relevés de banque par exemple. Là, passez plutôt sur des choses basiques comme Google ou comme Microsoft. Et enfin, j'en arrive aux outils pour la sécurité et la gestion documentaire avancée. Donc, si vous voulez aller plus loin avec des documents à signer électroniquement par exemple, ou à archiver légalement, de façon légale, ou à protéger au maximum, voici quelques outils en bonus. Le premier, c'est DocuWare. DocuWare, D-O-C-U-W-A-R-E, c'est une vraie solution de classement, ce qu'on appelle la GED, gestion électronique de documents. C'est très pro, vous pouvez automatiser des classements, retrouver un document en deux secondes et même créer des flux de validation. Donc c'est plutôt bien fait pour les entreprises, petites entreprises bien sûr, mais cabinets ou indépendants avec beaucoup, beaucoup, beaucoup de documents. L'avantage, c'est un gain de temps énorme. L'inconvénient, ce n'est pas fait pour une utilisation perso, on est vraiment là sur du professionnel. Vous avez aussi d'autres outils de signature électronique comme DocuSign ou Usign. J'en ai déjà parlé dans un épisode précédent, vous pourrez aller l'écouter sur les signatures électroniques. Là, on est vraiment sur de la signature électronique. Vous envoyez un contrat, la personne le signe en ligne directement et le document est archivé avec une vraie valeur juridique. Donc là, le classement est fait directement suivant le dossier que vous avez créé. Donc c'est idéal pour signer des contrats, des devis sans les imprimer. C'est un vrai gain de temps et c'est une vraie sécurité parce que toute la signature électronique est sécurisée. L'inconvénient, c'est la version gratuite limitée, c'est-à-dire que vous pouvez faire quelques documents gratuitement et puis au-delà, il vous faudra prendre un abonnement. coûtent quand même un petit peu cher. Un autre outil qui est pas mal, je trouve que c'est un petit bijou, il s'appelle Cryptomator. Ça s'écrit C-R-Y-P-T-O-M-A-T-O-R. C'est un outil open source qui chiffre vos fichiers dans le cloud. Même Google ou Dropbox ne peuvent pas les lire. Donc, c'est idéal pour vos pièces d'identité, vos infos fiscales ou vos infos médicales. S'il y a une vraie, vraie confidentialité qui est maximale, l'inconvénient, c'est un petit peu plus technique à mettre en place que les autres outils dont je vous ai parlé. Et j'en termine avec le dernier qui s'appelle Philly. Alors Philly, il y a beaucoup de E. F-I-L-L-E-E-E. Il y a trois E derrière. Philly, c'est une application allemande très sympa. Elle vous aide à scanner, à classer automatiquement, à recevoir des rappels pour vos échéances. Ça, c'est pas mal. C'est vraiment un assistant administratif digital. C'est idéal pour les particuliers qui veulent tout gérer depuis une seule application. C'est simple. C'est en français, même si c'est une application allemande. C'est pensé pour tous. Petit inconvénient, il y a... pas d'intégration comme Google ou Microsoft, donc ça c'est un petit peu gênant si vous voulez, encore une fois, avoir qu'un seul univers ou pouvoir mixer les univers entre eux. Donc voilà, maintenant vous avez une boîte outils digitale pour pouvoir dompter votre paperasse, que ce soit dans ViteVie Pro ou Perso, mais maintenant on va regarder un petit peu quelles sont les bonnes pratiques pour gérer efficacement vos documents avec le digital. La première bonne pratique, c'est de nommer vos fichiers de manière claire et cohérente. C'est le premier réflexe à adopter. Ne gardez plus jamais un document appelé scan0045.pdf. Pourquoi ? Tout simplement parce que ça ne veut absolument rien dire. Alors, nommez toujours vos fichiers avec une logique simple. Soit vous commencez avec une date, si c'est une date qui est importante pour vous. À ce moment-là, vous allez noter, par exemple, l'année en premier, 2025, ensuite le mois, septembre, donc 09. Ensuite, la date exacte, le 5. Et puis après, vous mettez loyer septembre, par exemple, derrière. Ou alors, vous commencez tout simplement, toujours de la même manière, facture, le nom du prestataire ou le nom du produit que vous avez acheté, et éventuellement la date derrière. Gardez toujours la même optique, de façon à la même façon de voir les choses, et la même façon d'écrire et de nommer vos fichiers pour que ce soit beaucoup plus simple. La deuxième bonne pratique, c'est de structurer vos dossiers de manière logique. Vous pouvez créer une arborescence de dossiers clairs. Par exemple... Une première arborescence pro d'un côté, perso de l'autre. C'est quelque chose qu'on fait assez souvent parce que c'est beaucoup plus simple après. Dans le pro, vous allez mettre tous vos dossiers clients, tous vos dossiers de travail que vous avez. Et puis dans le perso, vous allez mettre un sous-dossier santé, un sous-dossier impôts, un sous-dossier que sais-je, vacances, projet de vie, bref ce que vous voulez. Et puis à l'intérieur, pareil, des sous-dossiers. Donc encore une fois, ça ne doit pas être compliqué, ça doit juste être cohérent avec votre façon de penser. Petite astuce, évitez les 50 dossiers vides. Parce que souvent, on retrouve, quand on regarde un petit peu les arborescences, des tonnes de dossiers et il n'y a rien dedans. Donc, ne faites pas un dossier pour un seul document. Faites un dossier d'hiver, par exemple, et vous le mettez dedans. Bloquez aussi un créneau régulier pour gérer vos documents. C'est un peu comme le ménage ou le sport, ça marche mieux si c'est planifié. Prenez 10 à 15 minutes chaque semaine, par exemple le vendredi matin, pour scanner vos documents, les renommer, les classer. Ce petit rituel évite de se retrouver noyé à la fin du mois. Vous pouvez aussi, quatrième bonne pratique, numériser vos papiers dès que vous les recevez. Ça, c'est une façon dont moi je fonctionne. Chacun fait comme il veut, mais moi je fonctionne comme ça. Je trouve que je m'enlève en fait tout de suite la tâche. Dès que je reçois un document important, je sors mon téléphone, je le scanne. Comme ça, c'est direct. Je le mets directement dans mon drive et je choisis à l'intérieur du bon dossier ou du bon sous-dossier. Et là, je ne retrouve pas des tonnes de papiers qui s'accumulent sur mon bureau ou sur ma table basse. La cinquième bonne pratique, c'est de sauvegarder... automatiquement vos documents. Ne vous reposez pas uniquement sur votre disque dur. Configurez vos outils comme Drive, OneDrive, Dropbox pour que tout soit synchronisé automatiquement dans le cloud. Comme ça, même si votre ordinateur tombe en panne, vous ne perdez rien. La sixième bonne pratique, c'est de sécuriser vos documents sensibles. On en a parlé un petit peu avec les outils, mais tout ce qui touche à votre identité, vos finances, vos dossiers médicaux, ça mérite vraiment une protection. Donc, utilisez un mot de passe ou chiffrez vos fichiers avec un outil comme Cryptomator. Et puis évitez de stocker vos scans de carte d'identité en clair dans Google Drive. Franchement, ça vous évitera quelques risques de vol de documents et donc d'usurpation d'identité. La septième bonne pratique, c'est d'archiver au lieu de supprimer. Même si un document ne vous sert plus tout de suite, ne le jetez pas. Alors bien sûr, faites quand même un tri, ne gardez pas une publicité, et la scannez pas pour la garder, on est d'accord. Mais créez un dossier archive, par exemple, ou ancien dans chaque catégorie, comme ça. Peut-être qu'une vieille facture ou un contrat signé, vous pourrez quand même le retrouver à un moment donné. Vous pouvez aussi utiliser des tags ou des mots-clés quand c'est possible. Si vous utilisez Notion, par exemple, ou Evernote, ou encore Philly, vous allez pouvoir ajouter des mots-clés à vos fichiers. Hashtag impôts, hashtag santé, hashtag prise de sang. Ça permet de retrouver vos documents, même si vous avez oublié ou vous les avez classés. Neuvième bonne pratique, faites un nettoyage régulier de vos documents. Prenez le temps, une fois par semestre ou une fois par an. Vous savez, l'hiver, quand il fait froid et qu'on ne sait pas trop quoi faire les dimanches, eh bien, faites un grand tri. Supprimez les doublons, renommez les fichiers mal classés, archivez les vœux de documents. Franchement, ça libère l'espace, ça libère l'esprit. Moi, je le fais au moins une fois par an, et je suis super content après parce que j'ai enfin des choses que je vois régulièrement. Quand je vais dans mon drive, par exemple, je vois toujours les mêmes documents qui ne sont pas classés au bon endroit, etc. Je n'ai jamais le temps. Eh bien, au moins une fois par an, je le fais. Et enfin, la dixième et dernière bonne pratique. Mettez tout le monde à la page. Que ce soit à la maison ou au bureau, la bonne gestion des documents, ça se fait à plusieurs. Expliquez à vos proches ou à vos collègues comment vous avez structuré les dossiers, ou rangé quoi, et surtout les bons réflexes à avoir. Donc si vous avez dans la famille un drive partagé pour les vacances, plutôt que ce soit le gros binz dans le drive, vous expliquez juste comment il est ordonné. Et à la limite, faites-le ensemble, créez vous-même, avec votre famille, l'arborescence de votre groupe. Bon, ça va pour les bonnes pratiques ? Allez, on passe à mes astuces digitales. Voici donc mes 10 astuces digitales qui vont vous simplifier la vie, parfois même de façon spectaculaire. Le genre d'astuce où vous vous dites « mais pourquoi je ne faisais pas ça avant ? » La première bonne astuce, c'est automatiser le tri avec des règles intelligentes. Si vous recevez souvent les mêmes types de documents, comme vos fiches de paye ou vos factures EDF par mail, vous pouvez automatiser leur classement. Par exemple, avec des outils comme Zapier ou IFTTT, vous pouvez dire, si je reçois un mail avec « facture » dans l'objet, alors tu l'enregistres automatiquement dans mon dossier Drive « facture 2025 » . Et hop, plus besoin de le faire à la main. Donc, c'est pratique pour automatiser l'enregistrement des factures d'abonnement, par exemple, ou bien pour classer automatiquement les bons de commande des clients. La deuxième astuce, c'est d'ajouter des descriptions à vos fichiers dans le cloud. Dans Google Drive, ou dans OneDrive, vous pouvez faire un clic droit sur un fichier et ajouter une description ou un commentaire. Alors ça paraît anodin, mais c'est hyper utile pour se rappeler pourquoi ce fichier est important. Ma troisième astuce, c'est de créer une boîte de réception numérique unique. Si vous avez des documents qui arrivent de partout, des courriers scannés, des pièces jointes par mail, des captures d'écran, bref, créez un dossier appelé Atrier ou Inbox, pour ceux qui sont anglophones, où tout arrive par défaut. Et une fois par semaine, vous triez tout ça. Vous savez, le vendredi matin, quand vous êtes en train de scanner, en même temps, vous allez aussi trier. Comment pouvez-vous trier votre boîte de réception en email ? C'est pareil, mais pour trier vos fichiers. Vous pouvez aussi programmer des rappels automatiques pour vos échéances. Vous attendez par exemple un document de votre banque où vous devez renvoyer un formulaire avant le 10 du mois, ajoutez un rappel dans Google Agenda ou même dans Notion ou Todoist, et vous recevrez une notification. Et comme ça, vous ne laisserez plus rien passer à la trappe. Ma cinquième astuce, scanner en lot avec reconnaissance de texte OCR. Si vous avez une pile de documents à numériser, utilisez un outil qui fait de la reconnaissance de texte automatiquement. On en a parlé tout à l'heure, il y a Adopscan qui le fait, on a Shidi ou même Microsoft Lens. Ça veut dire que dans quelques mois, vous pourrez taper un mot-clé comme EDF ou Assurance, et là, le logiciel retrouvera le bon PDF, même si vous avez oublié son nom, ou si vous avez scanné directement sans les renommer à chaque fois. Vous pouvez aussi utiliser les recherches dans vos PDF. Ça, c'est une petite astuce que peu de gens se connaissent. Google Drive et OneDrive vous permettent de rechercher un mot dans le contenu d'un PDF, même si vous n'avez pas mis ce mot dans le titre. Donc, vous pouvez taper « By 2023 » et Drive vous ressort le contrat de location, même si vous l'avez appelé scan32.pdf. C'est magique. Ma septième astuce, c'est de créer des modèles de nommage de fichiers. On a parlé de nommage, mais là, on va un petit peu plus loin, on va créer des modèles. Vous pourrez gagner du temps et garder une cohérence en vous créant une mini-checklist. Par exemple, année, mois, type de document, nom. Et là, vous allez juste avoir à copier-coller ce modèle à chaque nouveau fichier. Comme ça, vous savez que l'année, il faut le remplacer par l'année, le mois par le mois, le type de document par le type de document, et le nom du document par le nom du document. C'est... Parait simple, mais ça n'empêche que systématiquement, vous ne vous posez plus la question « Ah oui, comment il faut que je structure le truc ? » Ok, c'est hyper simple. Ma huitième astuce, c'est de partager vos dossiers en lecture seule. Quand vous devez envoyer un document à quelqu'un, créez un lien en lecture seule ou éventuellement avec commentaire. Comme ça, la personne peut consulter ou télécharger le fichier, elle peut mettre un commentaire si jamais il y a besoin, mais elle ne peut pas modifier ou supprimer quoi que ce soit. Donc ça, c'est pas mal en entreprise évidemment, mais aussi pour des documents partagés en famille. Ma neuvième astuce, c'est de suivre vos démarches en attente dans un tableau de bord. On oublie souvent ce qu'on a envoyé, ce qu'on attend ou ce qu'il reste à faire. Avec un outil comme Notion ou un outil comme Todoist pour la gestion des tâches, là pareil, je vous invite à aller écouter l'émission spéciale de gestion des tâches, vous allez pouvoir créer quatre colonnes à faire en attente, fait et archivé. Comme ça, à chaque fois que vous avez un papier à traiter, vous le déplacez directement d'un endroit à un autre. C'est très visuel et c'est très satisfaisant. Et enfin, ma dernière astuce du jour, c'est de créer un coffre-fort numérique pour vos données sensibles. Donc là, je vous conseille de mettre vos documents très sensibles dans un espace ultra sécurisé. On en a parlé tout à l'heure, il y a Cryptomator, il y a pCloud, il y a Crypto ou il y a NordLocker aussi qui existent. Ce sont des outils qui vont chiffrer vos fichiers. Vous seul avez la clé et même si quelqu'un accède à votre cloud, il ne pourra rien lire. Voilà, j'en ai fini avec mes astuces. Là, vous allez passer du stade... je galère avec mes papiers à je pilote tout ça comme un pro, j'espère, et le meilleur c'est que ce sont des petites choses à mettre en place une fois, mais qui vous font gagner un temps fou au quotidien. Bien, on arrive à la fin de cet épisode, et si je devais résumer tout ça en une phrase, ce serait « Le digital n'élimine pas la paperasse, mais il vous permet de la gérer sans qu'elle vous pourrisse la vie. » Oh là, sacré Maxime, je suis en forme ! Bon, aujourd'hui on a vu comment scanner facilement vos documents, ou les stocker de manière sécurisée, on a vu plein d'outils, on a vu comment organiser pour les retrouver en deux clics, et puis quelles astuces mettre en place pour ne plus jamais être pris au dépourvu. Maintenant, la balle est dans votre camp. Alors quelques actions concrètes pour en terminer, à faire dès maintenant. Choisissez un seul outil de scan. Même Google Drive suffit au début, franchement c'est top. Créez votre premier dossier de stockage cloud bien nommé. Définissez une routine hebdo de tri, 15 minutes par exemple par semaine, c'est tout ce qu'il faut. Et surtout, commencez par un premier petit pas. Un seul document bien scanné et bien rangé aujourd'hui, c'est déjà une petite victoire. Et pour aller plus loin, n'hésitez pas à vous abonner à mon podcast si ce n'est pas déjà fait. Comme ça, vous ne raterez plus aucun épisode. Et si cet épisode vous a aidé ou inspiré, partagez-le à une personne autour de vous, un collègue, un parent, un ami, ou un pote qui laisse toujours ses papiers traînés. Et que vous voyez et que vous dites, mais c'est pas possible, il y a des astuces, il faut que t'ailles écouter le podcast de Raphaël. Bon, allez, je vous laisse, je vous souhaite une très belle fin d'écoute, et j'espère vous retrouver très très vite pour un nouvel épisode.
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