Speaker #0Bienvenue sur le podcast Focus Transition. Je suis Sarah, consultante, coach et formatrice, et je suis la créatrice de ce podcast qui sera dédié à la transition professionnelle. Alors que tu sois en plein retour au salariat après une période d'inactivité, en train de créer ton entreprise ou en pleine réflexion au sens que tu veux donner à ton avenir professionnel, cet espace est fait pour t'aider à cheminer, prendre les décisions qui soient les plus justes pour toi, et enfin te mettre en action et construire la vie professionnelle de tes rêves. Peu importe d'où tu viens, peu importe ton expérience, cette émission est pour toi. Alors installe-toi confortablement et c'est parti pour l'épisode du jour ! Hello et bienvenue dans ce nouvel épisode du podcast Focus Transition. Aujourd'hui, c'est un épisode assez spontané et je pense qu'il sera assez court puisque c'est un épisode qui va accompagner une newsletter qui partira demain, dans les prochaines heures. Et du coup, je me suis dit que ça pouvait être intéressant, en plus d'envoyer la newsletter, d'en faire une version audio. Je vais essayer d'en faire régulièrement parce que je sais qu'il y en a qui préfèrent écouter leur newsletter. Donc ça va être une audio-letter et une newsletter en même temps. En tout cas, si vous arrivez directement sur le podcast et que vous avez envie de vous inscrire à la newsletter pour ne rater aucun tips, pour vous aider à augmenter le volume dans votre vie professionnelle et personnelle, je vous mets le lien dans la description. Je sais que le contenu d'aujourd'hui va vous plaire, que vous soyez salarié ou entrepreneur. Déjà, il faut savoir qu'il y a une chose que j'ai apprise en presque 20 ans d'expérience professionnelle, c'est que la plupart des êtres humains finissent toujours par se protéger au boulot, quoi qu'il en coûte. Peu importe la nature des relations que vous avez avec les collègues, les clients, les clientes, les prestataires. Tant que les choses se passent bien, tout va bien, mais quand les choses se corsent, il vaut mieux être du bon côté. Et là, vous allez me dire, ok, mais c'est quoi être du bon côté ? Et c'est quoi le rapport avec le fait de faire des comptes rendus ? Parce qu'on va parler de comptes rendus, de réunions aujourd'hui. Alors déjà, laissez-moi vous raconter une histoire qui peut être intéressante et peut-être que, voilà, dans laquelle vous allez peut-être vous reconnaître. La première fois que je suis tombée de ma chaise dans le milieu pro, c'est il y a déjà plus de dix ans. Et plus même, c'est lorsque j'étais jeune consultante et que l'un de mes clients responsables dans un gros groupe d'assurance a littéralement menti en réunion pour se protéger en disant que le sujet que nous avons abordé lors de la réunion n'avait jamais été validé avec moi au préalable, alors qu'évidemment nous l'avions déjà validé. C'était une personne avec qui je m'entendais très bien, qui avait même prolongé mon contrat parce qu'en fait j'excellais dans la gestion de la conduite du changement du projet. Tout le monde m'adorait, je m'entendais bien avec tout le monde et ça se passait très bien. Mais que s'est-il passé ? En fait j'en ai parlé à ma manager de l'époque qui m'a demandé tout de suite si j'avais fait un compte rendu, si je faisais systématiquement des comptes rendus de réunion après chaque réunion. Et moi, j'étais là, un quoi ? Un CR quoi ? En fait, elle m'a expliqué, notamment dans l'importance, dans le conseil en management, de tracer les échanges lors de réunions importantes pour justement éviter ce genre de situation, mais pas que. Alors déjà, ça m'a aidée, parce que j'ai eu ce genre de cas plusieurs fois dans ma carrière depuis, notamment sur des gros projets, quand il y a des grosses échéances, quand c'est des projets à fort impact, quand il y a plusieurs interlocuteurs et interlocutrices. J'ai déjà eu des clients qui avaient complètement changé de comportement en ayant en fait tout ce qu'on avait pu se dire. Et heureusement que j'avais fait des comptes rendus de réunion parce que tout ça peut vraiment nous servir. Et d'ailleurs, parfois, les gens font un change de comportement ou nient un peu ce qui s'est passé. Pas parce qu'ils en ont envie, mais parfois, on a tendance à oublier tout ce qui s'est dit sur un projet. Mais du coup, c'est quoi un CR ? C'est quoi un compte rendu de réunion ou un CR pour les plus initiés ? En fait, c'est simplement un document. Alors moi, je dis document, mais ça peut aussi se faire dans le corps d'un mail. Ça peut complètement se faire dans un mail. Mais donc c'est un document ou un mail, donc un tableau, souvent sous forme de tableau, dans lequel on inscrit les participants ou les participantes à la réunion. Je sais qu'il y en a qui inscrivent parfois les personnes conviées qui ne sont pas là, qui étaient absentes lors de la réunion. quand on a besoin qu'elle valide un certain nombre de choses et que les choses n'ont pas pu avancer, surtout quand c'est important sur des gros projets. Donc, on inscrit les participants et participantes, toutes les actions et les informations qui ont été abordées durant la réunion, c'est-à-dire qu'il faut inscrire tout ce qui s'est dit d'important pendant la séance, et surtout, ce qui va être important, c'est de noter les responsables de chaque action. Parce que quand il y a plusieurs personnes sur un projet, qu'il y a plusieurs actions, qu'il y a plusieurs tâches et qu'il y a des échéances, c'est important de savoir qui va prendre le point. Qui va s'en charger ? Est-ce qu'il y a des choses qui changent, etc. ? Et ce qui va être important aussi, moi je le note systématiquement, c'est une colonne échéance, parce que s'il y a des livrables à rendre, s'il y a des choses à mettre en place, ça peut être hyper important pour l'équipe de savoir à quel moment les choses vont être vendues, à quel moment les choses vont être lancées, etc. Ou s'il y a des échéances qui changent aussi, parce que ça arrive très souvent sur des projets, l'idée c'est d'inscrire, je répète, les participants, participantes, parfois les personnes absentes quand c'est important, toutes les actions et les informations traitées pendant la réunion et les responsables pour chaque action. C'est important de noter les choses qui sont structurantes pour le projet et de ne pas tout noter, parce que si on se dit on va boire un café après la réunion ce n'est pas une action qu'il faut évidemment noter dans le compte-rendu de réunion parce qu'elle n'est pas structurante. Pour le projet, en revanche, et d'ailleurs c'est le cas en ce moment puisque j'enregistre le podcast au mois de juillet, il y a plein de personnes qui partent en vacances au mois de juillet, au mois d'août, des personnes qui prennent le relais, etc. Des choses qui vont peut-être fonctionner un petit peu au ralenti parce qu'il y a des congés et les vacances. Et donc parfois ça peut être important de noter les dates de congés des personnes qui ont des tâches. sur le projet pour savoir à quel moment elle revient, pour savoir qui prend le relais, etc. Notez tout ce qui est structurant et vous verrez que de toute façon, ça va se faire au fur et à mesure que vous allez prendre l'habitude de le faire. En fait, ça permet de savoir ce qui s'est fait pendant la réunion. Si vous êtes absente ou s'il y a des personnes qui sont absentes, ça va leur permettre en un... coup d'œil, de savoir ce qui s'est dit, ce qui a été décidé, de suivre les sujets, etc. Ça peut même être intéressant parfois d'envoyer le compte-rendu à des personnes qui n'étaient pas forcément conviées, mais qui ont besoin de savoir comment les choses avancent et comment le projet avance. Donc ça peut être aussi intéressant. Mais bon, clairement, c'est important de tracer tout ça parce qu'en fait, souvent, on a tendance à oublier ce qu'on s'est dit pendant les réunions, surtout si c'est plusieurs jours, voire plusieurs semaines plus tard. Et c'est important, en fait, de le faire. C'est chronophage, je l'admets, au début, mais je vous assure que c'est quelque chose qui est très important. chose qui peut vraiment vous sauver une relation professionnelle ou un projet surtout quand c'est des choses encore une fois quand il ya des choses tendues quand c'est conflictuel qu'on sait des projets à fort impact quand il ya des fortes deadline etc etc et d'ailleurs ce que vous pouvez faire une petite astuce et que vous pouvez commencer le cr pendant la réunion moi j'essaie quelque chose que j'ai appris à faire au fur et à mesure c'est que le rentrendu il est fini à la fin de la réunion j'ai pas forcément besoin de consacrer une heure supplémentaire ou une demi-heure supplémentaire pour le faire après, parce que je l'ai fait pendant qu'on se parle en fait, et plus vous allez vous habituer et plus vous allez prendre le pli. C'est pareil avec les clients ou prestataires, clientes-clients, prestataires, si vous êtes entrepreneur, les choses se passent bien tant qu'elles se passent bien. Mais il arrive qu'il y ait des conflits, des désaccords, des tensions, etc. Donc c'est hyper important, encore une fois, de tracer toutes les choses importantes dans des contrats, dans des conditions générales de vente, dans des conditions générales d'utilisation, faire des comptes rendus de réunion si vous jugez que c'est important. C'est aussi bien pour vous protéger que pour protéger vos clients et vos clientes. Si vous ne savez pas comment rédiger un compte rendu, je vais tenter, si la plateforme le permet, de vous glisser dans la description une trame, en fait un document exemple, un exemple d'une trame que j'utilise souvent, notamment sur des gros projets. Et enfin, si vous êtes un peu perdu dans votre organisation en ce moment, vous avez besoin d'être accompagné pour structurer votre activité, Prendre un poste important, un poste salarié important, optimiser vos processus. Sachez que c'est quelque chose sur lequel je peux vous accompagner. Et pour ça, il suffit de prendre rendez-vous pour que nous puissions discuter déjà de vive voix ensemble, comprendre un peu ce qui vous challenge en ce moment et voir dans quelle mesure je peux vous aider ou vous orienter vers quelqu'un d'autre. Je vous mets le lien pour prendre rendez-vous dans la description du podcast. Et je vais vous le laisser là-dessus. N'hésitez pas à commenter le podcast si la plateforme, le parenthèse... pour nous dire si vous faites des CR et si vous utilisez d'autres choses pour tracer vos échanges ou si vous avez d'autres tips à nous donner. N'hésitez pas aussi à le noter parce que ça permet à notre travail d'être de plus en plus visible. Moi je vous retrouve au prochain épisode et d'ici là n'oubliez pas votre transition professionnelle, votre réussite professionnelle mérite toute votre attention. A bientôt, ciao !
