Speaker #1Bonjour à tous et à toutes et bienvenue dans ce nouvel épisode de Projetez-vous, le podcast qui vous accompagne pour réussir dans la gestion de projet. Je suis Myrveth Intimette, votre hôte, et aujourd'hui, nous allons parler d'un sujet qui me touche énormément. et qui touche beaucoup de professionnels de la gestion de projet, des chefs de projet, des PMO. Comment embarquer vos équipes ou le management à adapter les bonnes pratiques ? Vous avez sûrement déjà ressenti cette frustration. Vous avez identifié quelques pratiques ou méthodologies qui peuvent améliorer la performance du ou des projets sur lesquels vous êtes. Vous avez l'impression de vous battre contre des moulins à vent pour convaincre vos équipes et votre management à les adopter. Aujourd'hui, je vais vous donner quelques clés pour... Embarquez vos équipes et votre management. En effet, je pense être passée par plusieurs phases durant ma carrière. Tout d'abord, en tant qu'experte technique et nouvellement, fraîchement, chef d'équipe et chef de projet, je ne comprenais pas pourquoi on me demandait de suivre des process, de remplir des plannings à trois ans, d'estimer la charge et le besoin en ressources pour l'année prochaine. Ensuite, quand on m'a donné les bons outils, quand on m'a formée à la gestion de projet, J'ai commencé à comprendre l'efficacité de ces méthodes et de ces process. Et grâce à cette rigueur, mon rôle de chef de projet s'est amélioré. Et c'est ce que je vais essayer de vous transmettre aujourd'hui. Et puis finalement, quand je suis devenue Project Management Officer, quand j'observais dans certaines équipes, dans certains projets, des pratiques qui manquaient, toutes simples comme un kick-off ou bien même un suivi du budget, Lorsque j'arrivais à essayer d'implémenter ces pratiques, il fallait beaucoup de sensibilisation, d'acculturation. Et puis même cela, j'avais en face de moi des personnes, quel que soit leur nombre d'années d'expérience, qui me disaient mais ça ne sert à rien, on perd du temps, pourquoi nous alourdir ces processus ? Donc dans cet épisode, nous allons explorer ensemble les raisons pour lesquelles il peut être difficile d'embarquer dans ces parties prenantes. des stratégies pour surmonter ces résistances, des techniques pour favoriser l'adoption de bonnes pratiques et puis quelques chiffres pour vous aider à argumenter. Si vous n'étiez pas convaincu jusque-là que mettre en place les bons outils vous permettrait de mieux réussir vos projets, de réduire vos délais et de réduire vos couches, je vous donnerai quelques chiffres. Alors c'est parti ! Avant de parler de solutions, il est essentiel de comprendre pourquoi il peut être si difficile d'embarquer les équipes et le management. Voici quelques raisons communes. Moi, pour ma part, ce que j'ai observé dans mon entourage, c'est que souvent, nous ne sommes pas formés à la gestion de projet très jeunes, c'est-à-dire dans nos cursus universitaires. Souvent, les personnes qui arrivent au poste de chef de projet, chef de département, ce sont des personnes qui sont très expérimentées techniquement, qui sont vraiment admirables, et qui pourtant ont ce blocage de gestion de projet. Ils ont été nommés à ces postes parce qu'ils avaient quelques soft skills qui sont demandés chez le chef de projet, comme le leadership, la communication, mais ne comprennent pas ou n'ont pas connaissance de toute l'étendue des pratiques à mettre en place pour la chefferie de projet. Et c'est ce manque de culture de gestion de projet, que ce soit au niveau des équipes, des responsables ou des chefs de projet, qui peut être difficile à appréhender. En effet, quand on est chef de projet, certifié par exemple ou bien formé, on peut tout de suite voir qu'il y a certaines optimisations qui peuvent être effectuées. Et là, on se prend la résistance puisqu'en face, Ne connaissant pas ces outils-là, il y a tout de suite de la résistance. En effet, c'est de la résistance au changement, sortir de sa zone de confort et un manque de recul. Les équipes ont parfois du mal à abandonner leurs vieilles habitudes. Il y a aussi un essai d'imposer, c'est-à-dire que moi, en tant que PMO, j'ai souvent été recrutée justement pour mettre en place ces pratiques. Mais j'ai été recrutée par une personne qui est soit dans le département, soit dans un... départements voisins qui voient bien le besoin en gestion de projet mais les équipes ne sont pas du tout informés ni renseignés. Ils ne comprennent pas les bénéfices à long terme de l'utilisation d'outils comme RACI, PLANNING ou bien encore un kick-off. Qui nous se demandent pourquoi mettre trop de réunions de projet ou parler avec le client. Il y a aussi un gros frein et moi dès j'ai besoin du soutien du management. En effet, je viens exposer au management, au client, quelles sont les pratiques qu'il faut mettre en place dans leurs équipes et j'ai besoin de cet aval du management pour pouvoir l'implémenter au niveau des équipes. Mais des fois, s'il n'en a pas, cet aval du management qui ne comprend pas, l'adoption par ces équipes sera encore plus difficile. Et puis finalement, les contraintes de temps et de ressources. Je vous ai parlé du manque de temps. temps. En effet, la gestion de projet peut être vue comme du waste, comme on dit en ligne, comme du gaspillage de temps. En effet, les équipes peuvent être tellement concentrées sur les tâches quotidiennes qu'elles n'ont pas le temps de remplir un suivi des tâches, de remplir un JIRA, de remplir un outil de gestion de projet. Maintenant que nous avons vu les différentes sources de frustration, de résistance, comment surmonter ces résistances ? Je vous ai indiqué dans un des épisodes du podcast l'accompagnement conduite du changement. Je vais vous mettre dans la description de cet épisode le lien pour l'épisode sur l'accompagnement de conduite du changement. Un des premiers principes du changement et de l'accompagnement à la conduite du changement est expliquer le pourquoi avec clarté. Il est crucial que vos équipes, le management, comprennent pourquoi des bonnes pratiques sont importantes. Reliez toujours la nouvelle pratique aux bénéfices concrets qu'elle a. apporte gain de temps, réduction des erreurs, meilleure collaboration. Par exemple, si vous implémentez un outil comme Jira, commencez par organiser une compréhension de l'outil et vraiment c'est un outil qui est facile à utiliser, user-friendly comme on dit, donc il ne sera pas difficile de les convaincre d'utiliser cet outil et de leur dire qu'on laisse tomber certaines autres pratiques qui pouvaient être frustrantes ou bien qui prenaient beaucoup trop de temps. Pour qu'une nouvelle pratique soit bien acceptée, il est essentiel d'impliquer les équipes et le management. Recueillez leur feedback, demandez leur avis et ajustez la mise en place en fonction de leur retour. Mettez en place aussi, petit à petit, n'imposez pas tout de suite toutes les techniques. Moi, quand j'arrive en tant que PMO sur une mission, je fais un état des lieux au début de la situation, du projet, du portefeuille, du programme. Et je ne veux pas dire ni au management ni aux équipes, t'es... la première réunion, voilà tout ce qu'on va faire. Je vais intégrer quelques éléments petit à petit, c'est ce que je vous conseille de faire et de suivre ensuite les bénéfices que chaque intégration va donner. Ça peut être un travail de six mois ou de un an, mais je vous en assure, le résultat sera là. Je vais vous parler ensuite de quelques arguments à la fin de cet épisode. Montrez des résultats concrets, donc c'est ce que je vous ai dit, les bénéfices peuvent être lointains, mais par exemple si vous utilisez Un tableau comme dans, montrer comment cela a permis à l'équipe d'améliorer la visibilité des tâches et de réduire les goulets d'entranglement en un mois seulement, par exemple. Il faut aussi former et accompagner. Pour moi, il est nécessaire que toute personne dans une entreprise qui fait des projets, qui fait de la production, d'avoir une culture de gestion de projet. Et chaque outil de la gestion de projet doit être un minima expliqué et compris par tous, quel que soit le contexte. l'équipe dans laquelle ils sont. Et puis finalement, je répète que le soutien du management est facteur clé de succès. Je pense en effet que les équipes, les chefs de projet peuvent tous être acculturés à la gestion de projet, mais si le management n'est pas acculturé, ça on le voit en France, et bien il va rester sur ses acquis et ça va être difficile d'implémenter, de faire payer des licences de produits si le management n'est pas acculturé. pas conquis. Je pense qu'en premier, il faut acculturer les managers et les directeurs à la gestion de projet, puis ensuite les équipes. Si vous voulez en savoir plus et puis argumenter pour votre directeur, je vous propose l'épisode que j'ai fait avec Bertrand Ruiz qui est le fondateur de Airsas. Je vous mets le lien de l'épisode. Je suis sûre qu'il aura des arguments pour vous convaincre d'adopter la gestion de projet. à tout niveau dans l'entreprise et surtout pour les directeurs. Je voudrais maintenant vous parler un petit peu de techniques pour favoriser l'adoption des bonnes pratiques. Comme pour toute conduite du changement ou bien pour tout leadership, il y a quelques techniques qui gardent ces bonnes pratiques durables. Tout d'abord, identifier les champions du changement. En effet, vous verrez qu'il y a certaines personnes qui sont appétantes pour la gestion de projet, parce qu'elles veulent faire décoller leur carrière ou bien elles sont très rigoureuses et elles ont besoin d'un cadre, eh bien, c'est ces personnes-là qui serviront de relais d'ambassadeur et de point de référence pour les autres. Une autre idée est mesurer et ajuster. En effet, comme je vous l'ai dit dès le début, intégrer tout un tas de processus d'un coup ne sera pas viable. Mais intégrer petit à petit... et ajuster au fil de l'eau, être flexible ou être agile, j'aime beaucoup ce mot, permet de rectifier et de permettre que tel ou tel outil utilisé, tel ou tel template utilisé sera mieux adopté s'il est adapté et s'il est régulièrement remis en cause, régulièrement ajusté. Finalement, je vais vous donner quelques chiffres. Alors voici quelques chiffres. Le temps de succès des projets selon le Pulse of the Profession 2021-2022. PMI, Project Management Institute, déclare que 71% des projets menés avec des pratiques de gestion de projet formelles réussissent contre seulement 50% pour ceux qui ne suivent pas cette méthodologie de gestion de projet. Un autre chiffre est que les organisations qui excellent en gestion de projet perdent 28 fois moins d'argent que celles qui ne mettent pas en place des pratiques de gestion rigoureuses. 70% des entreprises qui adoptent des méthodologies agiles constatent une augmentation de la production et de la productivité de leurs équipes. Et 60% observent une meilleure collaboration entre les équipes. C'est un rapport de KPMG. Si on veut parler maintenant du retour en investissement des PMO, ROI. Les organisations qui disposent d'un PMO, Project Management Office, voient 38% plus de projets. qui atteignent leurs objectifs par rapport à celles qui n'en ont pas. Le même rapport du PMI montre que 52% des projets livrés sans bonne pratique ou méthodologie éprouvée prennent du retard par rapport à 36% de projets gérés avec des outils comme la méthodologie Agile, Scrum ou Print2. Voici pas mal de statistiques qui... démontre clairement que l'adoption des bonnes pratiques en gestion de projet contribue non seulement à l'efficacité des projets. Si vous écoutez mon podcast régulièrement, vous savez que je suis une fervente défenseur de la bonne pratique de gestion de projet et c'est ce que j'essaie de vous transmettre via ce podcast. Embarquer vos équipes et le management, surtout dans les entreprises françaises, n'est pas un problème. pas une tâche facile, mais avec les bonnes stratégies, vous pouvez réussir à transformer cette résistance en adoption. Tout d'abord, il faut comprendre pourquoi il y a de la résistance. Expliquez ensuite quel est l'intérêt de mettre en place les bonnes pratiques de gestion de projet. Utilisez des champions du changement et des récompenses pour l'adoption. Montrez des résultats concrets rapidement et argumentez avec les chiffres des références dans la Gestion de projet. Je suis sûre que vous êtes autant convaincus que moi à l'issue de cet épisode et que vous pouvez mettre en place dans vos équipes les bonnes pratiques pour avoir de meilleurs résultats et aussi pour vous-même, pour réussir vos objectifs de l'année, pour aussi postuler à des postes de management ou de direction, avoir une augmentation ou une promotion. Si vous avez des questions ou des commentaires sur le sujet, n'hésitez pas à me contacter directement avec un rendez-vous via Calendly. Je vous mets le lien du Calendly dans l'épisode. Merci d'avoir écouté cet épisode et n'oubliez pas de vous abonner pour ne manquer aucun des prochains sujets. A très bientôt et comme toujours, on se retrouve.
