Speaker #0Bonjour à toutes et à tous et bienvenue sur le podcast Projetez-vous. Voici une nouvelle saison qui commence. Elle sera audacieuse, comme je l'espère mon année 2026. En tout cas, si vous êtes manager, directeur, chef de projet, PMO, c'est l'endroit pour vous. Nous allons aborder des thématiques pratiques autour de la gestion de projet et du leadership dans cette nouvelle saison. de Projetez-vous. Il y aura, comme d'habitude, un nouvel épisode chaque lundi et des invités qui pourront venir de temps en temps. Je ne vous en dis pas plus. Asseyez-vous confortablement. Soyez prêts peut-être à prendre des notes, mais pour chaque épisode, il y a une fiche qui va être ajoutée et bonne écoute. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de Projetez-vous. Aujourd'hui, dans notre série audacieuse, je vais aborder un nouveau thème qui est l'onboarding. Comment bien faciliter l'onboarding d'un membre de l'équipe, d'un sponsor, d'un directeur, pour que votre projet, vos projets se passent au mieux et soient réussis. En effet, l'intégration d'une nouvelle personne fait partie d'une reconnaissance. importante du leadership que vous avez. Et donc, rater cet onboarding va montrer à quel point vous n'êtes pas compétent en tant que leader malheureusement. Donc, évitez cela, soyez audacieux et puis préparez beaucoup mieux vos onboardings. Intégrez vos recrues de manière stratégique, planifiée, surtout en cours de projet. Parce que mal intégrer, c'est souvent une source racine de tensions, des malentendus et des engagements non tenus. Si la personne n'a pas tous les tenants et aboutissants et ne sait pas exactement quel est son rôle, son poste, ses missions, eh bien, il va y avoir du flou qui va être ajouté, il va y avoir de la méconnaissance et cela peut vraiment être un risque énorme pour votre équipe, votre projet, votre entreprise. Dans cet épisode, on verra pourquoi tant d'onboarding sont incomplets, comment créer un vrai cadre d'intégration en trois étapes et des scripts de réunion et d'email à copier immédiatement que vous retrouvez dans la fiche qui va être en lien des descriptions de l'épisode. Donc les trois pièges de Lamborghini Ding Alain. Trop plein d'infos. Quelqu'un, dès le premier jour, ne peut pas retenir tous les processus et tout. Ce qu'il y a à savoir de l'entreprise dès le premier jour du dossier. Voilà. On ne lui donne pas juste le dossier, le TIMS où il y a tous les documents et on lui demande pendant une journée, deux journées, trois journées de lire tout ce qu'il a à sa disposition. Il va décrocher, ne pas comprendre et perdre du temps. A ensuite essayer de rattraper justement les trains qu'il a manqués. Ne pas... avoir d'échanges réels. Je l'ai vécu dans certaines de mes missions où le client me donne juste les documents et me dit, voilà, il va falloir travailler avec ça. Alors qu'en tant que PMO, chef de projet, sponsor, membre d'équipe, on a besoin d'avoir un échange réel pour savoir le pourquoi du comment, donner un sens aux documents qui existent et savoir déjà les prioriser. Il faut un moment où... poser des questions, exprimer ses contraintes, sa posture. Ce n'est pas un onboarding, c'est un monologue si on ne favorise pas justement l'échange et la possibilité de poser des questions lors de l'onboarding. Une autre erreur qui est faite, c'est l'absence de suivi. C'est-à-dire une fois qu'on a envoyé l'email avec toutes les ressources et les liens, plus aucun point dédié. Le nouveau... Et sans s'être tout comprendre, l'équipe se débrouille pour inclure le prestataire, le sponsor, le nouveau membre de l'équipe. Mais sans point de contact, chacun interprète à sa manière par rapport à son historique, par rapport à ses expériences passées. Donc voici la méthode d'onboarding que je préconise parce que là, je vous ai montré trois erreurs à ne pas faire justement. Donc, étude 1, prévoir un pack d'accueil utile. Pas plus d'une page. Avec les objectifs des projets de l'entreprise, du département en une seule phrase. Un avancement global. Un planning avec trois jalons clés. Les rôles de l'équipe. Les liens utiles. Des canaux de communication qui sont utilisés. Et où on trouve certaines notices pour mettre en place certains de nos outils ou paramétrés. Donc voilà, ensuite, une réunion d'alignement. Pas une réunion de plus, mais c'est plutôt un échange, clarification, une écoute mutuelle. Donc on va poser le contexte. Voici où nous en sommes, ce qui a été fait, ce qui reste. Voici ce que nous attendons de vous dans ce projet. Souhaitez-vous que l'on revienne sur un point, un document, une décision passée ? Y a-t-il des points de vigilance, des priorités à connaître ? Ce moment permet de verbaliser des attentes floues, d'identifier des blocages invisibles, de créer une vraie relation de travail, pas juste un statut de présence. L'alignement, ce n'est pas un tableau, c'est une conversation. Et donc là, il va falloir utiliser un outil, un trait de personnalité que je préconise, c'est l'écoute active. En effet, quand on est dans un monologue, quand on envoie un message, si on n'a pas le feedback, Si on ne s'assure pas que la personne en face a bien compris, c'est comme, on dit je crois, pisser dans un violon ou un truc comme ça. Donc ça ne sert à rien puisque la personne n'a pas justement assimilé ce que nous on avait à communiquer. Donc il faut aussi ressortir avec des techniques d'écoute active comme questionner. Qu'est-ce que tu as compris dans ce que je viens de te communiquer ? Est-ce que tu peux la reformuler pour s'assurer qu'en face, on a bien compris de quoi il s'agissait et qu'on a bien assimilé les points nécessaires, les réponses aux questions que je viens de vous dire. Ensuite, il faudrait un point de suivi dédié. Comment ça se passe pour vous à ce moment-là ? Qu'est-ce qui n'est pas encore clair ? De quoi avez-vous besoin ? Et comme ça, on peut à chaque fois réinsuffler des choses que la personne aurait mal compris ou n'aurait pas encore découvert sur le projet. Et ça, plutôt que, comme on dit, d'avoir 20 documents à lire en un ou deux jours, ces 20 documents qui sont importants, on peut les étaler sur la durée où on aura un document de tâche pendant deux ou trois semaines. jusqu'à atteindre les vingt documents au bout de quelques mois. Ce n'est pas un routing, c'est juste un cadre de soutien et de régulation. Voilà, donc ce qui est mis en place, par exemple dans l'onboarding par l'ERH, souvent c'est un slide de cadrage transmis en amont avec les objectifs, les jalons, les points de vigilance. Une réunion de 45 minutes doit ensuite suivre. avec l'écoute des attentes, la reformulation, les arbitrages rapides et finalement un email d'accueil type. Bienvenue dans le département XX. Bonjour Marc, voici les éléments essentiels pour vous intégrer facilement au projet. Les objectifs, le planning, les interlocuteurs, lien vers le dossier partagé. Nous vous proposons un échange de 30 minutes pour vous présenter les points essentiels. Ensuite, pour la réunion d'alignement, qu'attendez-vous de ce projet ? Y a-t-il des contraintes ou attentes que vous souhaitez poser dès maintenant ? Souhaitez-vous que l'on revienne sur des décisions passées ? Donc, pour vous, la prochaine fois que vous pensez à intégrer une nouvelle personne, pensez à un onboarding, une page visuelle claire, une réunion d'alignement et puis un point de suivi régulier pour s'assurer que l'onboarding se fait. et que la personne assimile correctement toutes les informations. Vous gagnerez des heures de correction, d'explication et d'attention inutiles. Un onboarding raté coûte plus cher qu'un recrutement raté, car on reste mal intégré. On ne comprend pas toutes nos missions ni le but du projet. Il va y avoir des malentendus et des pertes de temps. Et pourtant, avec une page, plus 30 minutes, plus 100 points de suivi réguliers, on peut faire toute la différence. Donc, mettez-le en place dans vos onboardings si ce n'est pas déjà fait. Merci pour votre écoute, pour ce nouvel épisode qui était un peu moins audacieux, mais en le cadrant bien, vous pourrez être audacieux sur beaucoup d'autres activités et actions du projet. N'hésitez pas à télécharger la fiche qui est en lien de l'épisode et... Je vous souhaite une bonne semaine et on se retrouve lundi prochain pour un nouvel épisode de Projetez-vous ! Merci d'avoir écouté cet épisode de Projetez-vous. Je suis sûre qu'il vous aura été utile. Je réfléchis à chacun de mes épisodes, à ce que cela peut vous apporter dans votre quotidien de chef de projet, PMO, directeur, manager. N'hésitez pas à partager les astuces, les plans d'action que vous avez en tête et bien sûr à commenter, partager. Vous pouvez, si vous voulez aller un peu plus loin, aussi réservé des créneaux. de 30 minutes pour un bon café visuel avec moi où on pourra parler, aller plus loin sur ce sujet. Je vous dis à la semaine prochaine et surtout projetez-vous avec ces conseils.
