Speaker #0Bonjour et bienvenue dans Projetez-vous, abordons la gestion de projet sans fonds plaques, cette série de podcasts dédiés au management de projet. Je suis Mervet Intimette, j'ai plus de 10 ans d'expérience en tant que chef de projet et PMO. Par ailleurs, je suis certifiée Project Management Professionnel et je suis activement bénévole au sein du Project Management Institute France, l'organisme référent en matière de gestion de projet. Je viens de transmettre mes connaissances et vous accompagner dans la gestion de vos projets. C'est pour cela que je coach et forme à la gestion de projet et à ses métiers. Je suis persuadée que bien connaître les rouages de la gestion de projet permet de réussir tout ce que vous entreprenez, que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle. Une fois par semaine, nous aborderons ensemble dans ce podcast les différentes facettes et toutes les actualités du management. J'inviterai régulièrement des professionnels qui expliqueront leurs méthodes et leurs expériences sur des thèmes choisis. La gestion de projet permet de structurer, coordonner et contrôler toutes les étapes de la conception à la livraison. Venez découvrir comment et repartez avec quelques astuces. Je vous invite à vous abonner et me suivre. pour plus de contenu sur la gestion de projet. Bonjour à tous et bienvenue dans un nouvel épisode de notre podcast Projetez-vous, abordant la gestion de projet sans complexe. Je suis Mervet Intimette et aujourd'hui nous allons plonger dans le vaste monde de l'équipe projet. Nous continuons notre série estivale sur les principes de base de la gestion de projet en attendant la rentrée avec un nouveau format et des invités. Que vous soyez un chef de projet chevronné ou que vous travaillez en équipe pour la première fois, Les stratégies d'optimisation de la collaboration sont essentielles pour atteindre vos objectifs. Rejoignez-moi pour découvrir des conseils pratiques et des idées novatrices pour favoriser une collaboration fluide et fructueuse. Tout d'abord, définissons ce qu'est une équipe projet et quelles en sont ses principales caractéristiques. Une équipe projet est un groupe de personnes réunies dans le but de collaborer et de travailler ensemble afin d'atteindre un objectif spécifique dans un laps de temps déterminé. Les membres de l'équipe apportent leurs compétences et leurs connaissances uniques pour résoudre les problèmes, réaliser des tâches complexes et générer des résultats tangibles. Les équipes projet peuvent prendre différentes formes en fonction de la taille, de la complexité du projet et des objectifs. Nous avons les équipes de projet fonctionnelles, composées de membres provenant des différentes fonctions au sein de l'organisation. Ces équipes sont généralement utilisées pour des projets de courte durée et axées sur des objectifs spécifiques. Ensuite, il y a les équipes de projet matricielles. Ces équipes combinent les membres de diverses fonctions avec des membres à plein temps dédiés au projet. Cette approche favorise la spécialisation tout en assurant une collaboration directe entre les membres de l'équipe et leurs fonctions respectives. Il peut y avoir dans ces deux types d'équipes-projets momentanément formés des conflits entre les intérêts du projet et ceux des fonctions au manager respectif de chacun. Souvent, le chef de projet n'est pas le manager direct de tous les membres de l'équipe. Il faut l'autorisation du responsable fonctionnel pour plusieurs aspects. Examinons un exemple concret pour illustrer comment les intérêts du projet peuvent entrer en conflit avec ceux d'un département fonctionnel lorsque l'équipe de projet n'est pas dédiée. Imaginons que nous ayons un projet visant à développer et à lancer un nouveau produit innovant dans une entreprise de technologie. L'équipe de projet fonctionnel est composée de membres des départements de la conception, du marketing, de la fabrication et de la finance. Chaque membre apporte ses compétences spécifiques pour assurer le succès du projet. Cependant, l'équipe de projet fonctionnel rencontre un défi majeur. La date de lancement du produit est très proche, mais le département de fabrication qui fait partie de l'équipe de projet éprouve des difficultés à respecter les délais de production. Le chef du département de fabrication est préoccupé par la qualité des produits et souhaite accorder plus de temps pour garantir que chaque produit soit impeccable. Ici, nous observons un conflit d'intérêt entre l'objectif du projet, qui est de lancer le produit à temps pour rester compétitif sur le marché, et les préoccupations du département de fabrication. qui privilégie la qualité sur la rapidité. Cette situation peut entraîner des tensions au sein de l'équipe projet, retarder le lancement du produit et compromettre la collaboration. Pour résoudre ce conflit, une communication ouverte et transparente est essentielle. Les membres de l'équipe doivent se réunir pour discuter des priorités, des contraintes et des implications de chaque option. Il peut être nécessaire de réévaluer les échéances, d'explorer des solutions de compromis ou d'apporter des ajustements au processus de fabrication pour répondre aux deux objectifs, qualité et délai. Ce scénario met en évidence l'importance de la collaboration et de la résolution des conflits au sein d'une équipe projet. Les membres doivent être prêts à travailler ensemble pour trouver des solutions qui répondent aux besoins du projet, tout en prenant en compte les préoccupations des départements fonctionnels. Un autre exemple que je rencontre souvent est l'allocation de ressources temporairement à l'équipe projet, alors que ces ressources ont encore la responsabilité de plusieurs autres activités ou projets, dans le département auquel elles sont rattachées. Il y a soit des lenteurs du projet, soit le département d'origine qui n'arrive pas à fonctionner comme habituellement. La communication est toujours la clé et ce qui est important c'est l'arbitrage qui va s'en suivre ainsi que la priorisation. Le projet est prioritaire ou est-ce les autres activités par ailleurs ? C'est un membre de la direction qui doit prendre la décision en ayant conscience de toutes les conséquences de la décision prise. Il faut donc retenir que la collaboration ne consiste pas seulement à travailler ensemble mais aussi à naviguer dans des situations complexes où les intérêts peuvent parfois diverger. En comprenant les défis potentiels et en adoptant des approches de résolution de conflits constructifs, les équipes de projet peuvent surmonter ces obstacles et atteindre leurs objectifs de manière harmonieuse. Les équipes de projet dédiées, quant à elles, sont constituées de membres qui se consacrent entièrement au projet. Cela peut être bénéfique pour le projet complexe nécessitant une attention continue et des ressources spécifiques. Il existe également des équipes de projet virtuelles où les membres travaillent ensemble à distance, souvent dans des fuseaux horaires différents. Les outils de communication numérique et les technologies de collaboration sont essentiels pour maintenir la cohésion et la productivité au sein de ces équipes dispersées. Quel que soit le format choisi, la clé du succès réside dans une collaboration efficace et une communication transparente. Chaque format d'équipe, de projet a ses avantages et ses défis. Il est important de sélectionner celui qui convient le mieux à votre projet et aux compétences de vos membres. Ces formats concernent tout projet et sont applicables quelle que soit la méthodologie. Je vous ai présenté les méthodologies à l'épisode 4 si vous voulez en savoir plus. Je peux vous présenter les caractéristiques d'une équipe agile et ses particularités. Les équipes agiles sont devenues de plus en plus populaires pour leur approche flexible et itérative de la gestion de projets. Dans un environnement agile, l'accent est mis sur la collaboration, l'adaptabilité et la livraison de valeurs continues. Voici quelques-unes des particularités clés d'une équipe agile. Les équipes agiles privilégient la collaboration constante entre les membres de l'équipe ainsi qu'avec les parties prenantes. Les réunions régulières comme les réunions de planification de sprint et les revues permettent de maintenir un flux de communication ouvert, de partager les progrès et d'obtenir des retours fréquents. Cette collaboration favorise l'alignement sur les objectifs du projet et la prise de décisions informées. Les équipes agiles sont conçues pour s'adapter rapidement aux changements. Les priorités peuvent évoluer, de nouvelles informations peuvent émerger et les équipes agiles sont prêtes à ajuster leurs plans en conséquence. Cette flexibilité permet de répondre aux défis en cours de route tout en conservant un cap clair avec les objectifs du projet. Plutôt que d'avoir des rôles strictement définis, les équipes... Equipe agile encourage souvent une approche de propriété collective. Cela signifie que chaque membre de l'équipe est responsable du succès global du projet. Plutôt que de se limiter à des tâches spécifiques, cela favorise un sentiment d'appartenance, une compréhension approfondie du projet et une volonté de collaborer. On se retrouve souvent pour récompenser des objectifs atteints ou des succès. L'une des valeurs fondamentales des équipes agiles est la recherche de retours d'informations continues. Cela peut prendre la forme de revues, de sprints, où les parties prenantes examinent les fonctionnalités livrées. ou de l'introspective où l'équipe évalue ses propres performances et identifie des moyens de s'améliorer. Ces retours aident à ajuster les futures itérations pour une amélioration constante. En somme, les équipes agiles se caractérisent par leur flexibilité, leur orientation vers les résultats et leur capacité à réagir rapidement aux changements. Chaque approche a ses avantages et ses défis, et il est essentiel de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins et à la nature de votre projet. Mais même si votre projet ne s'inscrit pas dans l'agilité, Quelques bons réflexes de l'agilité amélioreront la collaboration et la cohésion d'équipe. Rien n'empêche un chef de projet de prendre deux ou trois petites astuces de l'agilité pour renforcer la cohésion de son équipe. Maintenant que nous avons exploré les différentes formes d'équipes de projet, expliquons comment faire en sorte que la collaboration au sein de vos équipes de projet soit optimale. Comprenons mieux comment chaque format peut influencer la collaboration et comment les conseils que nous avons partagés peuvent être adaptés en conséquence. Avant de plonger dans le vif du sujet, parlons un peu de l'importance de la collaboration dans un projet. Une équipe qui collabore efficacement est comme un moteur bien huilé. Elle produit des résultats de qualité supérieure dans les délais impartis. La collaboration ne se limite pas seulement à partager des informations, mais englobe également la communication transparente, le partage des responsabilités et la valorisation des compétences individuelles. J'ai dans ma carrière participé à différents projets de tailles différentes et je peux vous assurer que la cohésion d'équipe est essentielle à la réussite du projet. Le moindre élément perturbateur peut vraiment faire... perdant du budget ou de la qualité sur le projet. La communication et le chef de projet sont responsables de cette cohésion d'équipe comme je vous en ai déjà parlé lors de l'épisode 2. Commençons par le premier point crucial, la communication. Une communication ouverte et régulière est la clé d'une collaboration réussie. Assurez-vous que les membres de votre équipe comprennent les objectifs du projet, les rôles de chacun et les attentes en matière de résultats. Utilisez des outils de communication adaptés tels que les plateformes de messagerie instantanée, et les réunions régulières pour maintenir tout le monde informé et impliqué. En parlant de réunions, elles sont un élément essentiel de la collaboration. Cependant, il est important de les structurer efficacement. Je peux vous dire que la réunion est aiguë et tu m'en as dit qu'on invente entre nous les gestionnaires de projet. Il s'agit de mettre énormément de réunions, ce qui empêche l'équipe projet de continuer son travail ou de pouvoir se concentrer sur les objectifs. Donc pour les réunions, il y a une démarche à suivre pour permettre qu'elles soient efficacement structurées. Fixer un ordre du jour clair, limiter la durée des réunions et veiller à ce que chacun ait l'opportunité de s'exprimer. Les réunions doivent... pas être perçues comme une perte de temps mais comme un moyen de rassembler les idées et de prendre les décisions éclairées. La répartition des responsabilités est également un aspect crucial de la collaboration. Chaque membre de l'équipe doit connaître son rôle et sa contribution au projet. Une manière efficace de le faire est d'utiliser la méthodologie RACI qui attribue les rôles de responsable, approbateur, consulté et informé à chaque tâche. Cela évite les confusions et garantit que tout le monde sait qui est responsable de quoi. En effet, en début de projet, Il est important de déterminer les rôles de chacun, leurs responsabilités, mais aussi entre le client, entre la direction, entre tel département, qui est responsable de quel parti, qui va être l'approbateur, celui qui va valider les décisions, qui a besoin d'être consulté, dont on a besoin de prendre les conseils et finalement, qui a besoin d'être informé pour éviter que les parties prenantes ne soient lésées. Et c'est cette matrice racine dont je pourrais vous parler dans un autre de mes épisodes, qui est vraiment déterminante en début de projet. Cette racine est bien sûr évolutive et adaptable. Il ne faut pas rester figé dans le temps, et si l'on voit que le projet ne fonctionne pas, on peut à tout moment remettre en cause cette racine. Parlons maintenant des défis courants de la collaboration au sein d'une équipe de projet. Les différences de personnalité, les divergences d'opinion et les conflits peuvent parfois entraver le processus de travail. Ce que j'ai vu, c'est que chaque rôle a sa propre... perception et son avis. Et il se peut que le rôle de l'un entre en conflit avec les objectifs de rôle des autres. Finalement, explorons quelques méthodes pour encourager l'innovation au sein d'une équipe de projet. Encourager les membres de l'équipe à penser en dehors de sentiers et bateaux, à partager des idées nouvelles et à remettre en question des normes établies. Les sessions de brainstorming, les espaces de travail virtuels où les projets pilotes peuvent stimuler la créativité et conduire à des solutions innovantes. Je vois aussi beaucoup Pour les cohésions d'équipe, des activités séminaires, des jeux, essayez un petit peu de challenger leur cohésion d'équipe. Voilà, chers auditeurs, nous arrivons à la fin de cet épisode consacré à l'optimisation de la collaboration au sein d'une équipe projet. Nous espérons que vous avez trouvé des conseils pour renforcer la collaboration au sein de vos équipes. N'oubliez pas que la collaboration est un voyage continu et en investissant du temps et de l'effort, vous pouvez créer des projets exceptionnels et des expériences enrichissantes pour tous les membres de votre équipe. C'est tout pour aujourd'hui. Merci de nous avoir rejoints. Si vous avez des questions, des commentaires ou des sujets que vous aimeriez voir abordés dans des futurs épisodes, n'hésitez pas à me contacter. Restez à l'écoute pour plus de conseils passionnants sur la gestion de projet. À la prochaine ! La gestion de projet est un domaine passionnant et stimulant et j'espère que le podcast Projetez-vous vous apportera des connaissances précieuses et des conseils pratiques pour améliorer vos compétences en gestion de projet. Que vous soyez un chef de projet expérimenté ou que vous débutiez dans ce domaine, vous trouverez ici des informations pertinentes et des exemples concrets pour vous guider avec le succès de vos projets. Je vous remercie de vous joindre à moi dans cette aventure passionnante et je vous donne rendez-vous dans le prochain épisode de « Projetez-vous, abordant la gestion de projets sans complexe » . Vous trouverez dans les notes de cet épisode quelques liens intéressants, notamment si vous voulez aller plus loin. N'hésitez pas à me contacter, vous trouverez toutes mes informations sur ce podcast ou sur mon site internet mirvette-timette.com. Je suis également présente sur les réseaux sociaux et j'aime bien échanger sur les sujets liés à la gestion de projets.
