Transcription

• Speaker #0

  Bonjour à tous et bienvenue dans Projetez-vous, votre rendez-vous hebdomadaire pour explorer l'univers passionnant de la gestion de projet. Je suis Myrveth Emtimet, j'ai plus de 10 ans d'expérience en tant que chef de projet et PMO, je suis certifiée Project Management Professionnel et je suis bénévole au Project Management Institute, référence mondiale en gestion de projet. Transmettre mes connaissances et vous accompagner dans la gestion de vos projets, qu'ils soient professionnels ou personnels, c'est mon défi. Car oui, bien maîtriser les rouages de la gestion de projet. projet c'est s'ouvrir les portes du succès dans tous les aspects de votre vie. Vous êtes curieux et avez envie d'en apprendre plus ? Vous souhaitez donner du peps à votre carrière ou transformer vos équipes et vos entreprises ? Je pense donc à vous apporter les bonnes connaissances à chaque épisode. Imaginez maîtriser l'art de transformer une simple idée en un projet réussi, de naviguer avec aisance entre les défis de coordination de budget et de délais. C'est ce monde que je vous propose de découvrir à travers Projetez-vous. Et parce que le monde évolue constamment, j'aborderai les tendances et les actions. Qu'il s'agisse de nouvelles technologies, nouvelles méthodologies, d'outils innovants ou de changements dans les normes et pratiques du secteur, Projetez-vous sera votre source d'information. Et ce n'est pas que j'invite des professionnels aguerris qui partageront avec nous leurs expériences et leurs méthodes sur des thèmes variés et captivants. Alors, prêts à transformer vos projets en réussites éclatantes, rejoignez-moi dans cette aventure. Ensemble, faisons de la gestion de projet votre atout pour l'excellence.

• Speaker #1

  Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans Projetez-vous, le podcast dédié à la gestion de projets. Je suis Mervet Imptimet, votre hôte, et je suis ravie de vous retrouver pour un nouvel épisode. Nous allons explorer aujourd'hui les défis et les solutions autour de la gestion des réunions dans le cadre de nos projets. Aujourd'hui, nous abordons un sujet qui touche chacun d'entre nous, la fréquence des réunions. Que vous soyez un chef de projet aguerri, un PMO, un membre de l'équipe de projet, un salarié tout court, vous avez probablement déjà ressenti le poids des réunions fréquentes. parfois excessives qui semblent occuper une grande partie de votre emploi du temps. Entre la planification, les suivis, les mises à jour et les brainstorming, nos journées peuvent vite se transformer en un enchaînement de réunions sans fin. J'appelle cela la réunionnite aiguë. C'est une maladie pour moi et ce qui fait que nous n'avons pas le temps de travailler pendant la journée. Nous nous occupons à être présents pendant les réunions et nous sommes obligés, par exemple, de prendre sur du temps personnel pour pouvoir faire avancer les sujets. Mais pourquoi avons-nous tant de réunions ? Est-ce vraiment nécessaire ? Quels sont les véritables bénéfices de ces réunions fréquentes ? Et surtout, quels en sont les inconvénients ? Je vous parlerai d'abord des aspects positifs des réunions fréquentes, comment elles peuvent favoriser la communication, l'alignement des objectifs et la détection rapide des problèmes. Il y aura bien sûr ces aspects positifs comme la charge mentale, la surcharge d'informations et ensuite des solutions concrètes pour optimiser notre gestion de ces réunions. Si vous êtes comme moi, vous cherchez constamment des moyens d'améliorer votre efficacité et celle de vos équipes, vous vous demandez peut-être comment réduire le temps passé en réunion, sans sacrifier la qualité de la communication et de la collaboration. En effet, ces réunions peuvent aussi assurer la cohésion d'équipe. C'est vraiment des aspects qui sont très importants et je ne conseille pas du tout l'absence de réunion. Quand on parle d'aspects positifs des réunions fréquentes, malgré les critiques souvent adressées à ces dernières, il est indéniable qu'elles offrent plusieurs avantages. En effet, on ne peut pas passer uniquement par la communication écrite. On a besoin de ces réunions pour faciliter une communication fluide et constante, pour informer les bonnes personnes au bon moment et faire avancer les discussions. Les réunions régulières permettent de partager des mises à jour. crucial. Moi je préconise par semaine une réunion d'équipe régulière et puis une réunion de projet. Je pense qu'il y a aussi des réunions de département, donc éviter de passer plus de la moitié de l'emploi du temps en réunion serait vraiment agréable, mais je sais que dans certains cas c'est 80% du temps qui est en réunion. Les risques qu'il y ait plus de malentendus, moins de coordination sont là lorsqu'il Lorsque nous décidons de ne pas faire de réunion, par exemple pendant les temps de COVID, les équipes qui ont le plus fonctionné sont celles qui ont maintenu des réunions régulières, des réunions même quotidiennes. En effet, ces réunions permettent de clarifier les attentes, de partager des informations importantes en temps réel et de maintenir un alignement stratégique. Cela est particulièrement crucial pour les projets complexes qui impliquent de nombreuses parties prenantes. Un autre avantage de ces réunions est la capacité à identifier et résoudre les problèmes rapidement. Je pense vous avoir déjà parlé du développement collectif, c'est-à-dire que quand plusieurs personnes se retrouvent dans une réunion, elles ont chacune, de par leur métier, de par leur expérience, une vision du problème et peuvent plus facilement discuter des obstacles rencontrés et trouver des solutions. On appelle cela l'intelligence collective. Et justement, enlever ces réunions ne nous permettrait pas d'avoir cette intelligence collective, cette résolution de problèmes et cette possibilité d'innovation. Moi, je voudrais aussi ajouter un autre aspect, peut-être rajouter des réunions un peu plus informelles comme les cafés, les cafés virtuels, des journées par trimestre où l'équipe se retrouve ensemble et où elle peut, par exemple, assister à des conférences, des ateliers sur des sujets qui sont importants. par exemple la gestion de projet, le leadership ou encore des innovations technologiques dans le secteur de l'entreprise, ça apporte aussi la cohésion, ça apporte aussi cette envie de mener l'équipe, de mener les projets à bout avec des personnes qui sont différentes, qu'on ne pourrait pas connaître dans un autre contexte. Donc apporter aussi ce contexte convivial donc par trimestre, par semestre, une demi-journée, une journée de d'ateliers, conférences ou bien de jeux, d'ailleurs on en parle la semaine prochaine avec notre invité Marjorie Dana, est aussi important. Donc je parle aussi de ces types de réunions qui sont aussi à caser dans les emplois du temps, qui prennent un peu plus de temps. Souvent ça peut être dans une salle de conférence du bureau, mais ça peut aussi être dans un endroit extérieur au bureau pour pouvoir voir vos coéquipiers dans une autre configuration. J'aime aussi beaucoup tout ce qui est Escape Game. Ça permet justement, on a parlé des réunions, sortir de crise, l'intelligence collective et faire ce genre d'exercice dans un contexte hors du contexte professionnel peut aussi apporter une nouvelle vision de l'équipe, des qualités de chacun et des conclusions peuvent être amenées par rapport à la dynamique de l'équipe.

• Speaker #2

  La communauté des néo-leaders avec mon partenaire Faouzi Malhar de Starter Unit est lancée. Faouzi Malhar était mon invité dans Projetez-vous, c'était mon deuxième invité et ça a tout de suite cliqué entre nous. Nous avons abordé les sujets du leadership et de la gestion de projet et pour nous les deux vends de pair. C'est pour cela que nous avons créé la communauté des néo-leaders, c'est-à-dire les leaders d'aujourd'hui et demain. Nous souhaitons à travers cette communauté vous donner tous les outils pour être des leaders inspirants. motivant, exceptionnel pour aujourd'hui mais aussi pour demain avec tous les outils, l'intelligence artificielle qui arrive. Aujourd'hui nous vous proposons un e-book pour vous aider à naviguer et à devenir un leader performant. Nous vous y mettons toutes les habitudes qu'il faut implémenter dans votre leadership pour être performant et éviter le burn-out. Si vous souhaitez télécharger ce e-book, je vous le mets en lien de l'épisode. Vous répondez à un petit sondage et vous aurez automatiquement... L'e-book dans votre boîte aux lettres. Continuez à suivre nos aventures sur les réseaux sociaux et venez nous en parler en direct ou en MP.

• Speaker #1

  Malheureusement, la présence de ces réunions dont je vous l'ai indiqué offre tous ses avantages. Une communication plus vive, l'intelligence collective, la clarté, la mise en point. Mais par contre, il y a quelques inconvénients. L'un des inconvénients majeurs de ces réunions est qu'elles peuvent devenir chronophages. en piétant ainsi sur le temps disponible pour le travail effectif. Chaque minute passée en réunion est une minute de moins consacrée aux tâches concrètes de projet. Pour les membres de l'équipe, cela peut signifier moins de temps pour avancer sur leur mission, ce qui peut ralentir la progression globale du projet. Imaginez une journée typique avec trois ou quatre réunions d'une heure chacune. Si l'on ajoute à cela le temps nécessaire pour se préparer aux réunions et pour se réorienter après celles-ci, il ne reste plus beaucoup de temps pour le travail productif. Cette fragmentation du temps peut entraîner une baisse significative de l'efficacité et de la performance individuelle. Les réunions fréquentes, elles aussi augmentent la fatigue mentale. Participer à plusieurs réunions dans une même journée demande une concentration constante, ce qui peut épuiser rapidement les membres de l'équipe. N'avez-vous pas ressenti à la fin d'une journée de réunion un mal de tête parce que justement ce sont des temps qui sont très actifs où il y a beaucoup d'informations qui arrivent. Et ce qui m'amène à l'un des autres inconvénients, Et une surcharge d'informations. Chaque réunion apporte son nom, de nouvelles informations, de mises à jour et de décisions à prendre. Cela peut devenir difficile à gérer, surtout si ces réunions manquent de structure ou si les informations ne sont pas bien synthétisées. La surcharge d'informations est vraiment une tare, je pense, parce que que fait-on de ces informations ? Comment se traitent-on les actions qu'on a décidées en réunion ? Donc, pour cela, il faut aussi une bonne gestion de ces réunions. Dans beaucoup de réunions, l'agenda manque. On a un sujet global et puis lorsqu'on arrive en réunion, il n'y a pas d'agenda précis, de sujet. La réunion n'a pas été préparée. C'est qui ? ouvre la porte à beaucoup de discussions, ne permet pas justement un contrôle du temps, une gestion du temps et les comptes rendus deviennent aussi difficiles à à rédiger et le traitement à la suite de la réunion devient difficile. J'ai aussi vécu des réunions où il y a un agenda précis mais pour chaque sujet le temps allié déborde, c'est-à-dire qu'on a des coéquipiers, des collaborateurs qui sont très bavards et qui vont faire dépasser le temps de réunion. Nous arrivons à la conclusion, si les membres de l'équipe ont d'autres réunions après, on est obligé de reprogrammer une autre réunion pour traiter les sujets qui n'ont pas été traités, mais aussi on peut doubler le temps de réunion et doubler aussi les mots de tête comme je le disais juste avant. Donc vraiment l'art de gérer les réunions est souvent d'ailleurs préconisé et ce sont les chefs de projet PMO qui portent cette responsabilité de bien s'assurer que le... qu'on puisse aborder les sujets dans les temps impartis. Ce que je conseille à ce moment-là, c'est si le temps pour un sujet déborde, eh bien le PMO ou le chef de projet a le droit de dire nous pourrons échanger à ce sujet-là dans une autre réunion qui sera dédiée à ce point-ci de cette réunion parce que nous avons d'autres points à aborder dans la réunion présente. Donc voici un petit tip pour éviter justement des réunions qui débordent et des réunions où la moitié des sujets n'ont pas été abordés. Une autre problématique est un coût élevé. Aujourd'hui, nous sommes dans le temps de la mondialisation. Les équipes peuvent être distribuées internationalement. Et donc, ces réunions fréquentes peuvent entraîner des coûts élevés en termes de temps et de ressources. Les participants doivent parfois se connecter à des heures inconfortables en raison de différences de fuseaux horaires, ce qui peut affecter leur bien-être et leur productivité. Il faut bien réfléchir justement quand on a des réunions par exemple avec la zone APAC, donc l'Asie, ou bien la zone AMER. Par exemple en matinée il vaut mieux se connecter avec la zone APAC et en après-midi avec la zone AMER. Parce que APAC c'est pour l'Asie et AMER c'est pour l'Amérique. Parce que justement les décalages horaires font que par exemple l'après-midi c'est la nuit pour l'après-midi en France, en Europe c'est la nuit pour toute la partie Asie. Et inversement le matin... Pour la partie Amérique, c'est la nuit. Bien que les réunions fréquentes puissent offrir des avantages considérables en termes de communication et de résolution de problèmes, elles présentent donc ces inconvénients que je viens de vous citer.

• Speaker #0

  J'espère que vous trouvez l'épisode d'aujourd'hui aussi enrichissant et inspirant que je l'ai trouvé à préparer pour vous. Vous savez, chaque épisode est une aventure, un voyage dans les subtilités de la gestion de projet, et je suis tellement heureuse de partager cette aventure avec vous. Mais savez-vous qu'il sera bientôt possible de rester connecté et informé en dehors de ces épisodes ? Et pour cela, j'ai une nouvelle excitante à partager avec vous. Ma newsletter exclusive est sur le coin de Barlow. Oui, vous avez bien entendu, une newsletter dédiée à la gestion de projets pour pouvoir l'appliquer en entreprise. Pourquoi s'abonner à cette newsletter ? Eh bien, je pense que ce sera intéressant pour toute personne voulant développer et optimiser ses projets pour assurer une meilleure maîtrise du budget. et une meilleure satisfaction client. Dans cette newsletter, vous pourrez trouver des conseils pratiques, des astuces concrètes et des mises à jour sur les dernières tendances en gestion de projet. Ce sera un lieu où je partage mon expertise, mais aussi des ressources, des études de cas et des tips pour bien amorcer une bonne mise en place de méthodologie dans vos projets si vous êtes encore loin d'appliquer la gestion de projet dans votre projet. Je suis actuellement en train de travailler d'arrache-pied sur cette newsletter pour m'assurer qu'elle soit une source incontournable de renonciation et d'inspiration pour vous. Chaque édition sera soigneusement élaborée pour enrichir votre compréhension de la gestion de projet, mais aussi l'appliquer dans vos entreprises. Que vous soyez curieux pour la gestion de projet, un chef de projet ou manager, ou que vous soyez un directeur qui cherche une solution pour mieux gérer vos projets, je pense que cette newsletter vous formera les retours que vous cherchez. Mais ce n'est pas tout. En vous abonnant, vous aurez l'opportunité de faire partie d'une communauté partageant les mêmes idées. Vous aurez des news et des podcasts. petits bonus en exclusivité. C'est une chance de pouvoir échanger sur la gestion de projet. Si vous avez aimé cet épisode et que vous voulez aller plus loin dans la gestion de projet avec des exemples concrets et pratiques, je vous invite à vous abonner à la newsletter. Toutes les informations sont dans la description de cet épisode.

• Speaker #1

  Comment améliorer justement cette réunionite, comment dire, comment guérir de la réunionite qui dont je vous ai parlé. Donc en adoptant des pratiques et des outils judicieux. Planifiez de manière stratégique. Toutes les réunions ne sont pas nécessaires. Avant de planifier une réunion, posez-vous les questions suivantes. Quel est l'objectif de cette réunion ? Est-elle vraiment nécessaire ? Quels sont les résultats attendus ? Une question qui revient souvent quand on vous aide pour les réunions, c'est de dire, est-ce que cette réunion peut tenir dans un email ? A-t-on besoin de l'intelligence collective ? Une fois ces questions clarifiées, limitez les réunions au moment où elles apportent une réelle valeur ajoutée. Par exemple, au lieu de tenir une réunion hebdomadaire par... habitudes, envisager de les planifier uniquement lorsque des mises à jour importantes ou des décisions doivent être prises. Chaque réunion doit avoir un objectif clair et précis. Communiquer cet objectif à l'avance aux participants pour qu'ils sachent à quoi s'attendre et puissent préparer en conséquence. Un ordre de jour détaillé envoyé avant la réunion peut aider à structurer. Donc c'est ce dont je vous parlais. Un agenda bien clair et même désigner un timekeeper à chaque fois pour éviter de déborder pour pouvoir aborder tous les sujets. prévue dans l'ordre du jour est vraiment essentielle. Par exemple aussi, si l'objectif de la réunion est de décider les prochaines étapes d'un projet, il faut s'assurer que tous les participants ont les informations nécessaires pour prendre ces décisions. Donc, préparez en amont cette réunion pour que ce soit le plus rapide possible le jour de la réunion. Donc, il faut utiliser des techniques de gestion du temps, comme la méthode de Pomodoro, pour garder des réunions concises. Encouragez les participants à être succincts dans leur intervention et à aller droit au but. Souvent lorsqu'il y a un ordre du jour et qu'on dépasse sur un sujet, en fait cela veut dire que ce sujet peut être traité dans une autre réunion ou avec seulement une partie des participants et pas tous les participants. Donc des fois, déborder sur un sujet fait perdre du temps aux participants qui ne sont pas concernés. Il vaut mieux reprogrammer une autre réunion plus courte d'un quart d'heure de 20 minutes plutôt que d'aborder l'ensemble du sujet sur la réunion. et ainsi de dépasser le temps de réunion et de ne pas pouvoir par exemple traiter tous les sujets. C'est aussi une optimisation du temps de chaque personne présente en réunion. Profitez des outils de collaboration pour réduire la nécessité des réunions physiques. Comme je vous ai dit, les mails, mais aussi les plateformes comme Trello, Slack, Microsoft. Teams ou Asana permettent de partager des informations, de suivre l'avancement des tâches et de collaborer efficacement sans avoir besoin de se réunir constamment. Si chacun réussit à traiter les tâches de manière fluide en dehors de ses réunions, ces réunions peuvent servir uniquement pour prendre des décisions, pour l'intelligence collective, comme je vous l'avais dit, pour en cas de crise, résoudre des problèmes. Il y a besoin de ces réunions-là. Mais si les outils de la gestion de projet peuvent faciliter, eh bien... autant les utiliser. Les méthodologies agiles comme les stand-up quotidiens peuvent aussi aider à maintenir un suivi régulier tout en minimisant le temps passé en réunion. Ces réunions courtes souvent de 15 minutes, les daily stand-up se concentrent sur chaque membre de l'équipe et ce qu'il a fait, ce qu'il prévoit de faire et les obstacles qu'il rencontre. Donc je ne vous conseille pas d'adopter tous les rituels de la méthodologie agile mais le daily stand-up 15 minutes permet de faire un rapide tour de l'équipe. et d'identifier les problématiques et de savoir quelles sont les tâches qui sont en retard. Cela favorise également une communication transparente et un alignement constant au sein de l'équipe. Il est aussi crucial d'évaluer régulièrement l'efficacité de vos réunions, solliciter le retour de votre équipe et ajuster votre approche. En effet, si toutes les semaines on se réunit pendant une heure et que la moitié des membres de l'équipe pensent que c'est vraiment une perte de temps, revoir le format de l'équipe, leur... revoir le format de la réunion, les sujets qui y sont abordés et s'améliorer. Donc je vous ai donné ces stratégies, j'espère que vous pourrez les appliquer dès demain car en les appliquant, vous pouvez optimiser vos réunions pour qu'elles deviennent des outils efficaces au sein de vos projets et pas une charge en plus pour vous à gérer. La clé est de trouver le bon équilibre bien sûr entre la nécessité de communiquer et de collaborer et le besoin de maintenir une bonne productivité. Nous arrivons à la fin de cet épisode de Projetez-vous. Aujourd'hui, nous avons exploré un aspect fondamental des projets, la fréquence des réunions. Nous avons vu que bien que les réunions fréquentes puissent offrir des avantages significatifs en termes de communication et de résolution de problèmes et de cohésion d'équipe, Elles ont des inconvénients notables, comme la perte de productivité, la fatigue mentale ou la surcharge d'informations. Je vous rappelle les axes pour justement éviter ce syndrome que j'appelle la réunionite aiguë. Planifiez des réunions que lorsque cela est vraiment nécessaire et en fonction des besoins réels du projet. Assurez-vous que chaque réunion a un objectif et un ordre du jour. Fixez une durée maximale pour chaque réunion à ne pas dépasser. Utiliser des outils de collaboration de gestion de projet pour fluidifier la communication entre chaque réunion et n'aborder en réunion que les aspects qui ont besoin de l'intelligence collective. Adopter un rituel de la méthodologie agile comme les standards quotidiens et faire une évaluation continue de vos réunions pour en raccourcir certaines ou changer le format d'autres ou bien en éliminer d'autres. J'espère que ces conseils vous aideront à mieux gérer la fréquence de vos réunions. et à maximiser votre efficacité. Merci encore d'avoir écouté cet épisode. Je vous retrouve la semaine prochaine pour un épisode intéressant avec Marjorie Dana qui parle de bonheur au travail et d'augmentation de la productivité qui en découle. Je vous dis à la semaine prochaine. Restez à l'écoute. D'ici là, prenez soin de vous et continuez à projeter vos idées vers de nouveaux sommets.

• Speaker #0

  Et voilà, c'est la fin de cet épisode de Projetez-vous, abordant la gestion de projet sans complexe. La gestion de projet, c'est bien plus qu'une série de tâches et de délais. C'est un voyage passant envers la réalisation de vos idées les plus audacieuses. J'espère que ce podcast vous a offert des parles de sagesse, des conseils pratiques et cette petite étincelle d'inspiration. Un grand merci de m'avoir accompagnée aujourd'hui. Ensemble, nous faisons de la gestion de projet une aventure riche en apprentissage et en succès. Alors, si vous avez apprécié notre rendez-vous, n'hésitez pas à vous abonner, à laisser un commentaire ou à donner votre avis. Votre soutien, c'est comme un joli diagramme de bande. Ça aide à tout aligner parfaitement. Pour des échanges plus directs, retrouvez-moi sur Instagram. Je suis connue sous le nom mirvette__mgmt, mgmt comme management. Venez y partager vos anecdotes, vos questions ou même vos mêmes préférées sur la gestion de projet. Je vous donne rendez-vous dans le prochain épisode de Projetez-vous. D'ici là, gardez le cap sur votre projet et n'oubliez pas. pas. Un bon projet, c'est un projet partagé. A très bientôt !