Speaker #0Bonjour et bienvenue dans Projetez-vous, abordant la gestion de projet sans complexe, cette série de podcasts dédiée au management de projet. Je suis Mervet Imtimette, j'ai plus de 10 ans d'expérience en tant que chef de projet et PMO. Par ailleurs, je suis certifiée pour le project management professionnel et je suis activement bénévole au sein du Project Management Institute France, l'organisme référence en matière de gestion de projet. Je viens de transmettre mes connaissances et vous accompagner dans la gestion de vos projets. C'est pour cela que je coache et forme à la gestion de projet et à ses métiers. Je suis persuadée que bien connaître les rouages de la gestion de projet permet de réussir tout ce que vous entreprenez, que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle. Une fois par semaine, nous aborderons ensemble dans ce podcast les différentes facettes et toutes les actualités du management. J'inviterai régulièrement des professionnels qui expliqueront leurs méthodes et leurs expériences sur des thèmes choisis. La gestion projet permet de structurer et coordonner et contrôler toutes les étapes de la conception à la livraison. Venez découvrir comment et repartez avec quelques astuces. Je vous invite à vous abonner et me suivre pour plus de contenu sur la gestion projet. Bonjour à tous et à toutes et bienvenue dans un nouvel épisode de Projetez-vous, je suis Myrveth et aujourd'hui nous allons préparer le terrain pour notre prochaine interview avec un invité expert des sujets, PMO, Accompagnement conduite du changement et transformation organisationnelle. Nous avons déjà abordé dans plusieurs épisodes le PMO, alors découvrons aujourd'hui ensemble l'accompagnement de la conduite du changement et la transformation organisationnelle en rapport avec la gestion de projet. Vous êtes prêts ? Allons-y ! Avant de plonger dans le vif du sujet, il est essentiel de comprendre ce que signifient ces termes. En deux mots, la conduite du changement, c'est l'art de préparer, soutenir et aider les individus, les équipes et les organisations à apporter des changements efficaces. Et la transformation organisationnelle, c'est un peu la version grand écran de ça. Pensez à des changements à grande échelle qui touchent toute l'organisation. Voilà pour les définitions. Donc on voit en fait que l'accompagnement conduite du changement peut se faire à… à l'échelle d'un projet, alors que quand c'est scalable à l'échelle de toute l'entreprise, ça s'appelle une transformation organisationnelle. Quelques exemples, c'est par exemple l'adoption d'un nouvel outil, ou bien tout simplement la mise en place dans toute l'organisation de nouvelles méthodologies, comme l'agilité à l'échelle, SAFE par exemple. Et donc pour toutes ces nouveautés, il faut absolument accompagner le changement, c'est-à-dire accompagner les individus, les équipes et les organisations. On sait très bien que changement... signifie résistance au changement aussi. Donc il faut vraiment ne pas se leurrer et dire Bon, on va changer le logiciel, on migre tout et puis on laisse les équipes se débrouiller. Non, non. Il y aura de la résistance, il y aura des épreuves de deuil, vous savez comme il y a le déni, le choc, l'acceptation, la résilience. Il y a toutes ces étapes qui passent quand on fait le deuil d'un ancien état pour accepter le nouvel état. Donc ce serait vraiment une bêtise pour les directions. de décider de changer un logiciel, de décider de changer une organisation, sans mettre en place tous les outils qui sont nécessaires pour accompagner le changement. Pourquoi devrions-nous, en tant que gestionnaire de projet, nous préoccuper de ces concepts ? Tout simplement parce qu'un projet réussi ne se limite pas à respecter des délais ou à rester dans le budget. Il s'agit aussi d'obtenir l'adhésion des parties prenantes et de veiller à ce que les changements soient durables et efficaces. C'est pour cela que la gestion de projet et conduite du changement sont très liés et nous le verrons à la fin de cet épisode comment ils sont liés. Quand nous parlons d'accompagnement du changement et de transformation organisationnelle, il ne s'agit pas simplement de bouleverser les choses pour le plaisir. Il y a des objectifs concrets derrière ces démarches qui sont cruciaux pour toute organisation souhaitant évoluer de manière constructive. Penchons-nous sur quelques-uns de ces objectifs. L'un des premiers objectifs est de réduire la résistance du changement. Les êtres humains sont naturellement résistants au changement, car cela les sort de leur zone de confort. Cette résistance peut entraîner des retards, des coûts supplémentaires ou même l'échec d'un projet. Comment le faire ? Par la communication, la formation et en impliquant des employés dès les premières étapes du processus de changement. L'un des objectifs aussi est d'augmenter l'engagement des équipes. Des équipes engagées sont plus productives. créative et plus incline à soutenir les objectifs de l'organisation. Une manière de le faire est de créer un sentiment d'appartenance en valorisant les contributions individuelles et en fournissant une vision claire du futur souhaité. C'est aussi le moment où on met des ambassadeurs du changement, c'est-à-dire, dans les équipes, trouver un ambassadeur qui pourra marketer au sein de l'équipe à propos du changement et cela permettra à cet ambassadeur d'avoir des responsabilités et d'être motivé, mais aussi de convaincre ses collègues. Un autre objectif est d'améliorer la performance globale de l'organisation. La finalité de tout changement est d'améliorer une situation existante, que ce soit en termes d'efficacité, de rentabilité ou de satisfaction client. Pour que ce soit A atteint, il faut définir clairement les indicateurs de performance clés, les KPI, avant le début du projet et mesurer régulièrement les progrès réalisés. Un autre des objectifs, c'est de favoriser une culture d'adaptabilité. Dans le monde des affaires actuelles, en constante évolution, les organisations qui peuvent s'adapter rapidement aux changements ont un avantage concurrentiel. En encourageant la formation continue, en récompensant l'innovation et en promouvant une mentalité de croissance au sein de l'équipe, ce sont Tout autant d'axes qui permettent de favoriser cette culture d'adaptabilité. L'un des derniers objectifs, c'est d'assurer la durabilité du changement. Un changement qui n'est pas durable est voué à l'échec. L'objectif est de s'assurer que les nouvelles méthodes et processus sont intégrés et maintenus à long terme. On peut renforcer le changement par des formations régulières, des rappels, ou intégrer le changement dans la culture de l'entreprise. Voici autant de pistes pour pouvoir assurer la durabilité du changement. Je vais vous raconter un exemple personnel qui m'est arrivé. Je venais de recevoir le feu vert pour mettre en œuvre un tout nouveau système logistique. L'idée était d'améliorer l'efficacité, réduire les coûts et augmenter la satisfaction des clients grâce à des livraisons plus rapides. Au début, l'équipe était réticente. Pourquoi changer un système qui fonctionne ? disaient certains. J'ai alors décidé d'organiser des sessions d'information montrant à l'équipe comment ce nouveau système pourrait faciliter le travail quotidien et répondre aux attentes croissantes des clients. Il m'a fallu plusieurs sessions avant d'embarquer 80% de l'équipe. J'ai aussi organisé une formation spécialisée à certains membres de l'équipe. On les appelait les champions du changement. Ils sont devenus les ambassadeurs et partageaient leurs connaissances avec enthousiasme à tout le reste de l'équipe. Trois mois après l'implémentation, j'ai constaté une augmentation de 20% de l'efficacité de la logistique et une réduction des coûts de 15%. Les retours clients étaient plus positifs que jamais. Mais grâce à cette transformation réussie, j'ai pu... Mettre en place un onboarding pour toute nouvelle personne qui est arrivée et mettre en avant les ambassadeurs et les autres membres de l'équipe qui avaient réussi ce changement pour qu'ils puissent monter en compétence et en responsabilité. J'ai ensuite suivi le changement avec un comité de suivi pour surveiller le nouveau système, identifier les domaines d'amélioration et assurer une adaptation continue aux besoins changeants de l'entreprise. Cela montre qu'avec une vision claire, une communication ouverte et une planification soignée, les défis de la conduite du changement peuvent non seulement être surmontés, mais aussi se transformer en opportunités. Mais nous ne sommes pas seuls face à l'accompagnement conduit du changement. Beaucoup de personnes ont pensé à comment bien accompagner le changement au sein des entreprises, et plusieurs méthodologies ont été créées. Nous allons maintenant les parcourir. Je vais vous parler de quelques-unes des plus reconnues et comment elles peuvent être appliquées dans le contexte de la gestion de projet. La plus connue est la méthode ADKAR. C'est un acronyme qui représente les 5 résultats ou objectifs que les individus doivent atteindre pour le changement réussi. Comme je vous disais, ça ressemble beaucoup aux 5 étapes du deuil. Donc A pour Awareness, Conscience du besoin de changement. D comme Desire, Désir de partager et soutenir le changement. K comme Knowledge. Connaissance de la manière de changer a comme ability, capacity à mettre en œuvre les compétences et comportements nécessaires, et la dernière lettre, le R, reinforcement, renforcer pour maintenir le changement. Lors de la mise en œuvre d'un nouveau système par exemple, un gestionnaire de projet pourrait utiliser ADKAR pour s'assurer que chaque membre de l'équipe est bien conscient de pourquoi du changement. Elle permettrait de s'assurer que chaque membre est motivé pour l'adopter, possède les connaissances et compétences nécessaires pour le faire. et finalement que le changement est renforcé par des feedbacks et des récompenses. Une autre méthode est la Third Step Process Ce processus développé par John Cotter en huit étapes commence par établir un sentiment d'urgence et se termine par l'ancrage de nouveaux comportements dans la culture d'entreprise. Supposons que vous ayez un projet de refonte d'un site web. Les étapes pourraient inclure la sensibilisation de l'équipe à l'urgence de rester compétitive sur le marché, la création d'une vision claire du site final, la communication fréquente des avantages du nouveau design et finalement l'ancrage de ce nouveau site dans la manière dont l'entreprise opère au quotidien. Une autre et dernière méthodologie que je vais vous présenter, c'est Lee Wins Change Management Model. Ce modèle développé par Kurt Lee Wins est basé sur trois étapes. Unfreeze, déstabiliser la situation actuelle. Change, effectuer le changement souhaité et Refreeze, stabiliser le nouveau changement pour qu'il devienne la norme. Imaginons un projet de déménagement d'un bureau. L'étape Unfreeze pourrait consister à montrer à l'équipe pourquoi le bureau actuel ne répond plus aux besoins. L'étape Change serait le déménagement effectif et l'installation dans le nouveau bureau. Refreeze consisterait à normaliser les nouveaux processus et routines dans ce nouvel espace. Chaque méthode a ses avantages et est mieux adaptée à certaines situations que d'autres. Mais quel que soit l'outil ou la méthodologie que vous choisissez, l'important est d'avoir une approche structurée et réfléchie à la conduite du changement. À première vue, la gestion de projet et la conduite du changement peuvent sembler deux disciplines distinctes. L'une se concentre sur la planification, la coordination et la réalisation de projets, tandis que l'autre vise à faciliter et à soutenir le changement au sein d'une organisation. Cependant, en y regardant de plus près, on réalise qu'elles sont intrinsèquement liées. Je m'explique. Un projet réussi nécessite souvent des changements dans la façon dont les individus ou les équipes travaillent. De même, la mise en œuvre réussie d'un changement nécessite une gestion de projet efficace. Bien que chaque discipline ait ses propres méthodologies, beaucoup d'outils et de techniques sont partagés, comme la communication, la formation et l'engagement des parties prenantes. Que ce soit à travers la réalisation d'un projet ou la facilitation d'un changement, l'objectif est toujours de créer de la valeur pour l'organisation. que ce soit en termes de profit, d'efficacité ou de satisfaction des produits prenants. En fin de compte, que vous soyez un gestionnaire de projet ou un professionnel de la conduite du changement, nous travaillons tous avec un objectif commun, aider nos organisations à évoluer, à s'adapter et à prospérer dans un environnement en constante évolution. Laissez-moi vous raconter une expérience personnelle qui illustre parfaitement la symbiose entre la gestion de projet et la conduite du changement. Il y a quelques années, j'ai été chargée de superviser le déploiement d'une nouvelle plateforme, d'une nouvelle plateforme collaborative pour l'ensemble d'une organisation. L'objectif était clair, améliorer la communication interne et la collaboration entre les équipes dispersées. Dès le départ, j'étais convaincue que ce n'était plus juste un problème technologique, c'était une opportunité pour transformer notre manière de travailler, de collaborer et d'innover. Lors des premières présentations, j'ai été confrontée à une forte résistance. Beaucoup se demandaient pourquoi nous avions besoin d'un nouvel outil alors que les e-mails fonctionnent très bien. C'est là que la conduite du changement entrait en jeu. J'ai organisé alors des ateliers et des sessions de formation, non seulement pour comment utiliser la plateforme, mais surtout sur pourquoi elle était cruciale pour notre avenir. J'ai partagé des exemples concrets de la façon dont cette plateforme pourrait résoudre des problèmes quotidiens, faciliter la collaboration et libérer la créativité. Avec le temps, quelque chose d'incroyable s'est produit. Les équipes ont commencé à voir cette plateforme non pas comme une contrainte, mais comme une opportunité. Aujourd'hui, cette plateforme est au cœur de notre manière de travailler, ce qui avait commencé comme un simple projet et est devenu un catalyseur de changements culturels au sein de l'organisation. Vous avez l'impression que cette histoire, vous la connaissez. En effet, pendant le Covid, c'était ce qui s'était produit. C'est-à-dire que toutes les entreprises ont cherché à mettre en place le télétravail de manière assez rapide et d'avoir les outils. rapidement. C'est pour ça qu'il y a eu une explosion par exemple de Microsoft Teams, c'est la suite au 365, mais pas que, il y a bien sûr Skype qui était compétitif, ou d'autres outils qui ont émergé depuis, comme Slack ou Discord. Alors que nous approchons de la fin de cet épisode, je souhaite souligner quelques points essentiels que nous avons abordés et leur importance pour chacun d'entre nous, que nous soyons gestionnaires de projet, leaders d'équipe ou simples acteurs du changement dans notre organisation. Premièrement, la conduite du changement n'est pas simplement une série d'actions à cocher sur une liste. C'est une transformation profonde, une invitation à voir au-delà des processus et des outils pour comprendre le cœur et l'âme d'une organisation. Ensuite, la gestion de projet et la conduite du changement sont inexplicablement liées. L'une offre la structure, l'autre offre le sens. L'une fournit le plan, l'autre garantit l'adhésion. Dans mon parcours professionnel, j'ai souvent constaté que les projets les plus réussis étaient ceux où les disciplines étaient harmonieusement intégrées. Il serait une erreur fatale, comme je vous le disais au début, de penser qu'un changement sans accompagnement est un projet qui serait réussi. C'est N'oublions jamais que le changement est une constante dans notre monde moderne. Les technologies avancent, les attentes des clients aussi. Si nous voulons non seulement survivre, mais aussi rester compétitifs, nous devons embrasser le changement. C'est pour cela que toutes ces méthodes existent. Il faut absolument les appliquer. Il y a beaucoup maintenant d'organismes certifiés, de certifications et d'équipes qui font... Cela très très bien. Alors si vous avez un gros changement dans votre entreprise, soit vous vous certifiez et vous appliquez la méthodologie, soit vous embauchez un prestataire qui va vous accompagner tout au long de ce changement. Donc avant de vous laisser, je vous invite à réfléchir à votre propre expérience avec le changement. Comment pouvez-vous devenir un champion du changement dans votre propre domaine ? Comment pouvez-vous aider votre organisation à naviguer avec succès dans des eaux parfois tumultueuses ? Merci de nous avoir rejoints d'aujourd'hui sur Projetez-vous. Restez à l'écoute pour notre prochain épisode où nous aurons une conversation passionnante sur ces sujets avec notre invité. D'ici là, prenez soin de vous et continuez à projeter vos rêves dans la réalité. La gestion de projet est un domaine passionnant et stimulant et j'espère que le podcast Projetez-vous vous apportera des connaissances précieuses et des conseils pratiques pour améliorer vos compétences en gestion de projet. Que vous soyez un chef de projet expérimenté ou que vous débutiez dans ce domaine, vous trouverez ici des informations pertinentes et des exemples concrets pour vous guider avec le succès de vos projets. Je vous remercie de vous joindre à moi dans cette aventure passionnante et je vous donne rendez-vous dans le prochain épisode de Projetez-vous abordant la gestion de projet sans complexe. Vous trouverez dans les notes de cet épisode quelques liens intéressants, notamment si vous voulez aller plus loin. N'hésitez pas à me contacter, vous trouverez toutes mes informations sur ce podcast ou sur mon site internet mirvette-timet. Je suis également présente sur les réseaux sociaux et j'aime bien échanger sur les sujets liés à la gestion de projets.
