Speaker #0Bonjour et bienvenue dans Projetez-vous, abordant la gestion de projet sans complexe, cette série de podcasts dédiée au management de projet. Je suis Mervet Intimette, j'ai plus de 10 ans d'expérience en tant que chef de projet et PMO. Par ailleurs, je suis certifiée pour le projet de management professionnel et je suis activement bénévole au sein du Project Management Institute France, l'organisme référence en matière de gestion de projet. Je viens de transmettre mes connaissances et vous accompagner dans la gestion de vos projets. C'est pour cela que je coache et forme à la gestion de projet et à ses métiers. Je suis persuadée que bien connaître les rouages de la gestion de projet permet de réussir tout ce que vous entreprenez, que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle. Une fois par semaine, nous aborderons ensemble dans ce podcast les différentes facettes et toutes les actualités du management. J'inviterai régulièrement des professionnels qui expliqueront leurs méthodes et leurs expériences sur les thèmes choisis. la gestion projet permet de structurer coordonner contrôler toutes les étapes de la conception à la livraison venez découvrir comment et repartez avec quelques astuces je vous invite à vous abonner et me suivre pour plus de contenu sur la gestion projet Bonjour à tous et bienvenue dans un nouvel épisode de Projetez-vous, le podcast dédié à l'univers de la gestion de projet. Je suis Mervet, Intimette, votre hôte, et aujourd'hui nous allons plonger dans un aspect crucial mais souvent sous-estimé de notre métier de chef de projet. La négociation, l'art de la négociation. Que vous soyez chef de projet, aguerri ou que vous fassiez vos premiers pas dans ce domaine, cet épisode est pour vous. Mais ce n'est pas uniquement lié au chef de projet. L'art de la négociation en général est une qualité qu'il faut connaître pour ceux qui gèrent des projets, des budgets, des ressources. C'est encore plus le cas. La négociation est une compétence fondamentale. Elle intervient à différents niveaux pour les projets et dans diverses situations, que ce soit pour aligner les attentes, résoudre les conflits ou encore assurer l'adhésion des parties prenantes à nos plans et nos visions. Aujourd'hui, nous allons explorer ensemble les différents types de négociations et comment ils s'intègrent dans la gestion efficace des parties prenantes. Tout d'abord, il est important de comprendre que la négociation dans la gestion de projet n'est pas seulement une question de compromis ou de confrontation. C'est un art subtil qui implique compréhension, diplomatie et parfois un peu de psychologie. On peut dire ceci de la négociation dans tous les domaines et aujourd'hui je vais le détailler pour le cas de la gestion de projet, mais ceci est applicable à tous les domaines et à tous les métiers. Commençons par la négociation collaborative. Ce type de négociation, souvent appelée gagnant-gagnant, vise à trouver des solutions qui bénéficient à toutes les parties. Dans le contexte de la gestion de projet, cela signifie travailler avec des parties prenantes pour comprendre leurs besoins et leurs objectifs, et trouver des moyens de les aligner avec les objectifs du projet. Moi, ce que je veux vous faire comprendre par ceci, c'est que lorsque l'on a des parties prenantes, chacune a une vision. du projet. Chacune a des attentes vis-à-vis d'un projet et le rôle du chef de projet c'est un peu de jongler entre toutes ces attentes avec bien sûr ces contrats de budget, de temps et de qualité et c'est comme cela qu'on peut proposer un projet qui sera avec le moins de freins de la part des parties prenantes parce qu'on ne peut pas contenter tout le monde mais grâce à la négociation on peut convaincre chacune des parties prenantes et avoir une relation beaucoup plus saine. est beaucoup moins négative. Nous savons très bien en gestion de projet, et peut-être que je l'évoquerai à un autre épisode, mais aujourd'hui j'ai voulu le voir sous l'aspect négociation, mais la gestion des parties prenantes est vraiment primordiale dans la gestion de projet. Et l'art de la négociation peut aider dans ce cas-ci. Ensuite, il y a d'autres types de négociations, par exemple la négociation compétitive. L'objectif est souvent de gagner la négociation, ce qui peut être nécessaire dans des situations comme les négociations de contrat ou de budget. Lorsqu'on gagne des gros appels d'offres, on peut faire appel à des sous-traitants et des partenaires, et il faut pour cela bien négocier les contrats et les budgets pour pouvoir avoir le plus de marge possible et pouvoir être le plus compétitif sur le marché. Cependant, Il est crucial de maintenir un équilibre pour ne pas compromettre les relations à long terme avec les parties prenantes. En effet, le but ici n'est pas de justement revoir tous les prix de notre partenaire ou sous-traitant à la baisse pour qu'ensuite... S'il ne veut plus refaire de contrat sur le long terme, c'est vraiment d'essayer d'être le plus optimisé dans le budget et ainsi pouvoir optimiser son budget et être plus compétitif sur le marché. Une autre approche de la négociation est basée sur les principes où l'accent est mis sur l'équité, le mérite et l'objectivité. Cela est particulièrement utile lorsque vous gérez les intérêts divergents ou concurrents. En tant que chef de projet, notre rôle ne se limite pas à gérer des tâches et des délais. Il s'agit aussi de naviguer dans le complexe réseau des relations humaines. Comprendre et maîtriser les différents types de négociations est essentiel pour assurer l'harmonie et l'efficacité dans nos projets. Nous avons donc parlé des différents types de négociations, mais maintenant nous pouvons explorer comment mettre en œuvre les stratégies dont nous avons parlé de manière efficace pour obtenir des meilleurs résultats possibles. La négociation, comme on l'a déjà expliqué, est très délicate, surtout dans le cadre complexe de projets. Des fois, il y a des projets de millions d'euros et lorsqu'il y a beaucoup de parties prenantes impliquées. Tout d'abord... Il faut commencer par la préparation. Avant d'entrer dans une arène, comme on dit, ou dans une négociation, il est essentiel de bien comprendre les besoins, les attentes et les limites de toutes les parties prenantes. Cela implique d'avoir fait des recherches en amont et de préparer les arguments et contre-arguments pour pouvoir être le plus pertinent sur les arguments et pouvoir bien défendre son projet. La négociation, comme vous l'avez compris, n'est pas seulement une question de chiffres et de faits, c'est aussi une question de relations humaines, de psychologie, d'art de convaincre. Une bonne relation avec les parties prenantes peut ouvrir à des négociations beaucoup plus fluides et plus fructueuses. L'écoute active et l'empathie sont vos meilleurs alliés. En montrant que vous comprenez les attentes des parties prenantes, vous respectez le point de vue de la partie prenante. Et ça, c'est une grande partie de la négociation. Donc, n'oubliez pas d'écouter et de savoir quels sont les besoins des parties avec lesquelles vous négociez. Vous créez alors un environnement propice à la recherche de solutions qui sont mutuellement bénéfiques. Soyez flexible et créatif. Parfois la meilleure solution n'est pas évidente et nécessite de sortir du métier battu. Comme disait une de mes coachs, ouvrez vos chakras. Peut-être que la solution ne se retrouve pas dans votre point de vue ou dans celui de la partie prenante, mais dans une autre solution qui peut être vraiment bénéfique à toutes les parties prenantes. Ce sont des solutions alternatives et qui peuvent être innovantes par la même occasion. La négociation peut parfois mener à des conflits. Savoir gérer de manière constructive est crucial. Ne perdez pas de vue l'objectif global du projet et cherchez les moyens de résoudre les désaccords sans compromettre les relations à long terme. En effet, il faut déjà prioriser entre est-ce qu'il est plus important de réaliser ce projet ou d'avoir une relation à long terme. Pour cela, il ne faut pas aller trop loin dans les conflits et il faut trouver de manière constructive de négocier. J'ai vu dans plusieurs entreprises où les négociations de contrat, malheureusement, prennent beaucoup de temps sur des petits alinéas parce que chacune des entreprises partenaires ou de sous-traitants à partenaires ou à... ou à Prime, et bien il y a deux ou trois lignes sur lesquelles aucune des deux parties ne veut bouger. Ce n'est pas constructif et cela peut faire perdre du temps dans des projets. L'écoute et l'empathie, ainsi que la flexibilité et la créativité sont vraiment nécessaires pour une gestion habile des conflits. En maîtrisant ces compétences, vous pouvez non seulement atteindre les objectifs de votre projet, mais aussi renforcer des relations avec toutes les parties prenantes. La relation avec les parties prenantes est vraiment dépendante avec l'art de la négociation maîtrisée par le chef de projet, directeur de projet ou directeur de programme. Je l'ai vu. Lorsqu'un directeur de programme fait en sorte de prendre en compte tous les avis et essaye d'obtenir les meilleures décisions par rapport à son projet, c'est là que toutes les relations sont toujours de confiance, les négociations restent positives et le projet peut avancer. Nous allons, après avoir vu les différents types de négociations et les stratégies, nous concentrer sur un aspect fondamental de toute négociation réussie. J'en ai parlé dans plusieurs épisodes, mais la communication est vraiment importante pour le chef de projet. Une communication efficace, c'est la première pierre angulaire de tout projet, mais encore plus de toute négociation réussie. Voici comment l'optimiser pour améliorer nos interactions avec les parties prenantes. Dans toute négociation, la clarté est essentielle. Exprimez vos idées de manière concise et précise. Évitez les malentendus en vous assurant que votre message est compris tel que vous l'avez intentionné. Donc nous avons déjà parlé de l'écoute active, mais répétez, reformulez pour être sûr que vous êtes sur la même longueur d'onde. Les conflits et les malentendus sont inévitables. L'important est de les gérer avec tact et diplomatie. Restez calme, utilisez un langage positif et cherchez bien sûr, comme je vous l'ai dit, des solutions alternatives. N'oubliez pas que chaque entreprise, chaque pays a son propre type d'interaction. En tant que chef de projet, développer des compétences en communication peut transformer vraiment les interactions avec les parties prenantes. Toujours respecter la culture de l'autre, que ce soit une partie prenante d'origine étrangère ou dont l'entreprise a des valeurs très très fortes. Pour être concret, il faut vraiment bien respecter toutes ces petites notions qui peuvent améliorer la communication. Je vais maintenant vous donner quelques exemples de négociations dans différents types de contextes pour un chef de projet. Par exemple, on va commencer par la négociation du budget. Un chef de projet doit souvent négocier avec la direction pour obtenir les fonds nécessaires. En effet, on a vendu le projet au client à un certain prix, mais la direction doit avancer les frais et doit avoir un budget associé au projet. Dans un cas, j'ai rencontré un chef de projet qui a utilisé une approche collaborative. Il a présenté l'investissement supplémentaire par rapport à ce que la direction proposait comme des bénéfices sur le long terme pour l'entreprise. Plutôt que de couper certains coûts, il a argumenté les dépenses supplémentaires en disant que c'était un investissement sur le long terme, que cela servirait à d'autres projets et que cela serait bénéfique pour l'entreprise avec un fort return on investment, ROI. Il y a aussi la gestion des délais avec les fournisseurs. En effet, bien sûr qu'il faut prendre en compte les délais avec les fournisseurs lorsqu'on fait son projet et on doit savoir quand est-ce qu'on doit passer commande, mais il se peut que dans certains cas, le fournisseur soit en retard. Un de mes collègues a dû faire face à des retards de livraison qui ont impacté le projet. Au lieu d'opter pour une approche conflictuelle, il a travaillé avec le fournisseur pour comprendre les causes des retards et a collaboré pour trouver des solutions qui bénéficiaient à toutes les parties. En effet, il n'a aucun impact sur le retard des livraisons, mais c'est le retard de son projet. Donc pour cela, il a œuvré avec le fournisseur qui était fautif pour trouver des solutions. Un autre cas où la négociation peut être utilisée, c'est les conflits au sein de l'équipe. En effet, comme on l'a dit, souvent les équipes ce sont des hommes. Aujourd'hui, ce ne sont pas encore des humanoïdes ou des robots. Donc il faut gérer les hommes en tant que personnes avec leurs émotions, leurs conflits, leurs points de vue, leurs valeurs. Donc, en utilisant des techniques de négociation basées sur l'écoute active, il a réussi à comprendre les points de vue de chacun et à trouver un terrain d'entente qui a permis de reprendre le travail de manière productive et de garder un environnement de travail surtout positif et une cohésion d'équipe. Un exemple fréquent pour un chef de projet, c'est la négociation de la portée du projet avec les clients. J'ai vu des chefs de projet réussir à gérer les attentes des clients en étant transparents sur les limitations et les risques, tout en proposant des alternatives créatives pour répondre à leurs besoins. J'ai souvent vu des chefs de projet ayant l'effet inverse, acceptant toutes les requêtes des clients et perdant de vue le projet. Ceci ne va pas satisfaire le client. Par contre, être transparent avec le client, dire ce qui est réalisable, ce qui est possible, s'il y a des retards, les expliquer pourquoi et montrer sa bonne volonté, est vraiment quelque chose qui va permettre de construire une bonne relation avec le client sur les projets. Et en plus, si on propose des alternatives, on montre notre expertise, quelles sont les solutions apportées à la problématique, le client... ne peut en être que content. Ces exemples montrent que la négociation est un aspect vital des projets. Elle nécessite de l'empathie, de la créativité et une compréhension profonde des autres et de leurs besoins. Je voulais, pour la dernière partie, aborder, comme je l'ai dit un peu plus haut, quelque chose de crucial pour les entreprises et qui impacte beaucoup la négociation, c'est la culture d'entreprise. La culture d'entreprise peut façonner de manière significative les approches de négociation. Donc, comprendre et s'adapter à cette culture est essentiel pour réussir. Voyons comment. Chaque entreprise a sa propre culture, ses valeurs, ses normes et ses attentes. En tant que chef de projet, il est important de comprendre ces éléments pour adapter votre style de négociation. Cela peut impliquer de s'aligner sur des valeurs telles que la collaboration, l'innovation ou la compétitivité. Je sais aussi que dans certains cas de contrat, il y a certaines entreprises qui ne peuvent pas bouger sur certaines lignes. Donc il faudrait voir comment accepter ces lignes de contrat mais en faire bouger d'autres par exemple. Dans un environnement de travail de plus en plus globalisé, La diversité culturelle aussi joue un rôle majeur. Être conscient des différences culturelles et de respecter peut aider à éviter les malentendus. Donc vous devez adapter votre style de négociation suivant le type d'entreprise, suivant leur enclin à s'adapter et décider ou non de partir sur un projet avec telle ou telle entreprise. Si vos valeurs ne sont pas complètement alignées avec celles de l'entreprise avec laquelle vous souhaitez travailler, il faut soit être plus adaptable sur les valeurs, soit décider de ne pas partir avec cette entreprise. Mais bien sûr, entre ces deux mondes, il y a tout un nuancier de gris qui permet d'être un peu plus malléable et de permettre à toutes les parties prenantes d'y trouver leur compte. Par exemple, certaines entreprises valorisent la directivité et la rapidité, alors que d'autres préfèrent une approche plus délibérée et consciencieuse. Prenons l'exemple d'une entreprise axée sur l'innovation. Une approche de négociation ouverte aux idées nouvelles et créatives sera probablement plus efficace. En revanche, dans une entreprise avec une hiérarchie stricte, une approche plus formelle et plus structurée pourrait être préférable. En résumé, la culture d'entreprise joue un rôle déterminant dans la façon dont nous négocions. En tant que chef de projet, notre capacité à comprendre et à nous adapter à cette culture est essentielle pour mener des négociations réussies. Je pense que c'est vraiment une des qualités inhérentes des power skills, des soft skills, des compétences humaines qu'un chef de projet doit avoir. Et cela se retrouve dans la négociation, mais cela peut se retrouver dans beaucoup d'autres aspects de la gestion de projet que nous avons pu aborder lors des épisodes de Projet TV. Pour moi, ce que je peux dire, c'est qu'il existe de nombreuses ressources pour améliorer et apprendre. à être un bon négociateur. Cela peut aller de livres et articles, des cours en ligne, des ateliers et des séminaires. Cherchez des formations spécifiques à la gestion de projets pour des conseils plus ciblés, mais en apprenant l'art de la négociation en général, en lisant par exemple l'art de la guerre de Sun Tzu, vous aurez quelques techniques pour pouvoir réussir vos négociations. Réussir, cela ne veut pas dire gagner les négociations, mais cela veut dire faire en sorte que toute partie prenante soit contente du résultat de la négociation. La pratique, bien sûr, au-delà des lectures et des formations, est essentielle. Essayez de simuler des scénarios de négociation avec des collègues ou même dans un cadre de formation. En effet, lors de mes différentes expériences, j'ai eu l'occasion, avant d'aller en réunion avec un client ou avec un partenaire, de faire un jeu de rôle où l'un de nous avait la place du partenaire et l'autre la place du chef de projet. et de voir quels étaient les arguments et contre-arguments que pouvait préparer le partenaire. Il est vrai que dans certains cas, nous étions assez proches du résultat, assez proches de la simulation, mais dans d'autres cas, nous étions vraiment à l'opposé. Mais l'important était de se préparer et d'apprendre à bien négocier. Et donc, quel que soit le résultat à la fin, une bonne pratique n'est jamais inutile. Après chaque négociation, prenez le temps de réfléchir à ce qui s'est passé. Voir ce qui s'est bien passé et ce qui aurait pu être amélioré. Demandez des retours à vos collègues ou à un moteur. L'auto-évaluation est un outil pour le développement personnel. Observez comment les autres négocient. Cela peut être lors de réunions ou même en regardant des films ou des séries. Analysez les techniques utilisées et réfléchissez à la manière dont vous pourrez les intégrer dans votre propre style. J'ai longtemps pensé que je n'étais pas une négociatrice, une vendeuse, mais je pense que chacun d'entre nous a des arguments et peut... faire entendre sa voix et mener à bien des négociations, quel que soit son caractère ou sa personnalité. Enfin, développer des compétences connexes telles que la communication, la résolution de conflits et la psychologie. Ces compétences complémentaires peuvent grandement améliorer votre efficacité en tant que négociateur. Voilà, nous sommes arrivés à la fin de notre épisode sur l'art de la négociation dans la gestion de projet. J'espère que ces conseils vous aideront à devenir des négociateurs plus efficaces et des chefs de projet encore plus compétents et plus accomplis. N'oubliez pas que la négociation... est une qualité que tout être humain doit avoir et donc elle est tout à fait pertinente dans le cadre de la gestion de projet. Continuez à apprendre, à pratiquer et à vous améliorer dans la négociation mais aussi dans tous les domaines que vous pensez être nécessaires pour vous. Je vous remercie de m'avoir écouté. Si vous avez apprécié cet épisode, n'hésitez pas à commenter, liker ou à vous abonner. En 2024, une newsletter apparaîtra où j'aborderai tous les domaines de la gestion de projet, toutes mes actualités. Donc n'hésitez pas à vous abonner en attendant l'arrivée de la newsletter. Merci beaucoup d'avoir écouté. Projetez-vous et à bientôt pour un nouvel épisode avec de plus en plus d'entretiens. Je vous ai préparé des surprises. Je pense que vous apprécierez les prochains épisodes en français ou en anglais. La gestion de projet est un domaine passionnant et stimulant. Et j'espère que le podcast Projetez-vous vous apportera des connaissances précieuses et des conseils pratiques pour améliorer vos compétences en gestion de projet. Que vous soyez un chef de projet expérimenté ou que vous débutiez dans ce domaine, vous trouverez ici des informations pertinentes et des exemples concrets pour vous guider avec le succès de vos projets. Je vous remercie de vous joindre à moi dans cette aventure passionnante et je vous donne rendez-vous dans le prochain épisode de Projetez-vous abordant la gestion de projet sans complexe. Vous trouverez dans les notes de cet épisode quelques liens intéressants, notamment si vous voulez aller plus loin. 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