Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de Shido Podcast. Je suis Raphaël et aujourd'hui, je vous propose un épisode un peu particulier parce que, eh bien, je participe au podcaston, ce marathon solidaire où des podcasteurs se mobilisent pour mettre en lumière des associations. Alors, j'ai déjà fait ce podcaston l'année dernière et cette année encore, je soutiens une cause qui me tient vraiment à cœur. Je soutiens l'association VML, Vaincre les maladies lysosomales. Cette association accompagne les familles touchées par des maladies rares et soutient la recherche. Si vous ne connaissez pas, je vous mets le lien en description et je vous en reparle à la fin. Alors vous le savez, les associations ont souvent peu de moyens mais un impact immense. Et pourtant, elles ont un ennemi commun, le chaos du quotidien. Pas le chaos méchant, le chaos gentil, celui qui vient de la bonne volonté. Parce que dans une asso, on a souvent des messages partout, des infos introuvables. des décisions floues et surtout les mêmes personnes qui portent tout jusqu'à l'épuisement. Et c'est ça mon sujet du jour. Comment récupérer du temps et éviter le chaos grâce à trois règles de gouvernance ultra simples et trois briques digitales, pas plus. Le but ? Respirer, avancer et arrêter de dépendre d'une ou deux personnes qui font tout. Alors, avant de vous donner la méthode, je vais vous faire un petit test. On va faire un petit diagnostic express. Si vous reconnaissez au moins deux symptômes, alors cet épisode est pour vous. Le symptôme numéro 1, c'est « on s'est dit ça sur WhatsApp, sauf que personne ne retrouve l'info et dans trois jours, on repose la question » . Le symptôme numéro 2, c'est « ah bon ? Je croyais que c'était toi qui gérais tout ça » . Donc personne ne gère, ou alors quelqu'un gère, mais seulement dans sa tête. Et le symptôme numéro 3, les réunions. Ah, les réunions, les réunions qui durent longtemps, longtemps, longtemps, mais où on en ressort sans décision, sans responsable, sans date. On a parlé, on s'est exprimé, mais on n'a pas avancé. Si vous avez hoché la tête, bienvenue, bienvenue dans cet épisode. Je vous rassure, ce n'est pas un problème d'intelligence ou de motivation, c'est juste une association sans règles claires, c'est comme un orchestre sans partition, tout le monde joue, mais ce n'est pas vraiment de la musique. Alors, on va parler méthode. Je vais vous donner trois règles de gouvernance qui sont très très simples. Et si vous les suivez vraiment à la lettre, vous allez voir que ça va changer complètement l'organisation de votre assaut. La règle numéro 1, c'est une décision doit avoir une adresse, sinon elle n'existe pas. Je m'explique. Une décision doit être écrite quelque part, toujours au même endroit. Sinon, ce n'est pas une décision, c'est une conversation que vous pouvez avoir. Je vous propose un truc très simple. Un document unique que vous appelez, par exemple, registre des décisions. Ça peut être un Google Doc, ça peut être un tableur, ça peut être Notion, peu importe, mais un seul endroit. Et dedans, vous mettez cinq lignes d'info, pas plus. La date du jour, ben oui, la date de quand vous avez discuté de telle ou telle information, de telle ou telle décision. La décision prise et actée, avec des mots simples. Le ou la responsable affecté à la décision. L'échéance prévue, si on a décidé qu'on allait faire telle ou telle chose dans tel temps, eh bien, on va mettre l'échéance de la décision. Et le statut, à faire, en cours ou terminé. Éventuellement, vous pouvez créer le statut en pause. Par exemple, dire « on fait une tombola » , c'est pas une décision, c'est une intention. Une décision, c'est « on fait une tombola » , le responsable, c'est Léa, l'échéance, c'est le 25 mars, et les prochaines étapes, c'est trouver Dilo. Et le statut, c'est en cours. Vous voyez la différence ? On passe de « on en a parlé » à « ça existe vraiment » . Et ça, ça vous fait gagner un temps fou, parce que vous supprimez le syndrome du « attends, c'était quoi déjà qu'on avait décidé ? » La règle numéro 2, c'est un pilote par sujet, sinon c'est à personne la décision, en fait elle appartient à tout le monde mais à personne, et donc personne ne la suit. Donc, un seul pilote, clairement nommé pour chaque action. Je ne dis pas « une personne fait tout » , je dis « une personne pilote » . Parce que quand c'est tout le monde, en réalité c'est souvent... personne. Et quand c'est personne, ça finit sur les épaules de la même personne, qui finit par craquer. Donc, un sujet égale un pilote. Et attention, pilote ne veut pas dire exécutant unique. Ça veut dire je sais où ça en est, je relance si besoin, je m'assure que ça avance. C'est comme un chantier, si tout le monde tient le marteau, mais que personne n'a le plan, vous pouvez construire une cabane ou plutôt une catastrophe. La règle numéro 3, une réunion doit produire 3 sorties. La réunion, ce n'est pas un endroit où on discute, c'est un endroit où on décide. Et une réunion doit donc produire 3 sorties à chaque fois. En 1, des décisions. En 2, des responsables. En 3, des dates. Je vous donne par exemple un format de réunion ultra simple, version 25 minutes. Même si vous faites 45 minutes, l'esprit est le même. Mais en 25 minutes, on peut faire 5 minutes où vous allez parler des blocages du moment, 15 minutes pour parler des décisions à prendre et 5 minutes pour parler des décisions à prendre. qui fait quoi, les échéances, et surtout la mise à jour du registre dont on a parlé juste avant. Et là, vous allez voir un truc magique. Les réunions deviennent plus courtes, parce que tout le monde sait pourquoi on est là. Et surtout, vous arrêtez la réunion Netflix. Pourquoi je l'appelle la réunion Netflix ? C'est celle où on ne reste pas jusqu'à la fin. Vous savez, vous commencez une série, et puis au bout de 3-4 épisodes, vous vous rendez compte que non, ce n'est pas le truc top, et donc vous n'allez pas à la fin. Donc l'idée est qu'on arrête les réunions Netflix, et on structure vraiment ces réunions. Bon, maintenant qu'on a ces trois règles, on va ajouter un peu de digital. Mais en version minimale, pas 15 applis, pas un outil pour chaque problème, non. Trois briques et c'est tout. La première brique digitale, c'est un canal officiel pour se parler sans se perdre. L'objectif, c'est d'avoir un seul endroit où l'info importante circule. Sinon, vous créez un millefeuille. WhatsApp, plus mail, plus messenger, plus SMS. Plus, je te l'ai dit à la réunion, tu ne te souviens pas ? Bon, bref, qu'est-ce qu'on a au final ? Une info qui a disparu. Donc la règle d'or, c'est un canal officiel égale un usage officiel, et vous l'annoncez comme une règle du jeu, pas comme une punition. Alors la mise en place, elle est très simple. Vous choisissez l'outil selon vos bénévoles. WhatsApp ou Signal, si déjà tout le monde est dessus, c'est parfait. WhatsApp, tout le monde connaît, Signal un petit peu moins. Signal est un petit peu plus sécurisé que WhatsApp. Ça peut être pas mal de l'utiliser. et puis au moins vous avez un outil spécifique. pour votre asso. Si tout le monde utilise WhatsApp dans le côté perso, ça peut être pas mal d'avoir Signal pour le côté association. Vous pouvez aussi utiliser Discord ou Slack. Là, si vous avez des commissions, des équipes projets, ça peut être pas mal, parce que c'est bien organisé comme ça. Ou bien encore Teams ou Google Chat, si l'association est déjà dans un environnement pro avec Microsoft ou avec Google. Et là, vous allez créer deux espaces maximum. Un espace annonce. Donc là, on ne fait que de l'info importante. descendante, on ne peut que lire, on ne peut pas interagir, ce qui permet de retrouver systématiquement, par exemple, les grandes décisions qui ont été prises, ou bien les informations importantes que tout le monde doit avoir. Et puis un deuxième espace où vous pouvez créer des échanges. Là, c'est de la discussion libre, on va discuter en asynchrone, c'est-à-dire pas en même temps, mais quand on est hors des réunions, on va pouvoir discuter de manière très libre et pouvoir échanger sur pas mal de sujets. Et mon astuce qui va vraiment changer tout, c'est que une information importante doit toujours avoir un lien. Par exemple, on ne dit pas réunion jeudi à 19h, mais on va plutôt mettre réunion jeudi 19h avec tel ordre du jour plus le lien du doc ici. Et là, pour le coup, tout le monde va se retrouver au même endroit. On va éviter les erreurs classiques du type multiplier les groupes. Un groupe bureau, un groupe bénévole, un groupe parent, un groupe événement, un groupe urgence, aïe aïe aïe aïe aïe. Et comment vous vous y retrouvez là-dedans ? C'est impossible de savoir quelles décisions ont été prises dans quels groupes. Enfin bref, c'est le bazar. Donc, on ne multiplie pas les groupes. Autre erreur aussi, c'est de mélanger les annonces plus les débats. Non, les annonces disparaissent dans le bruit et ça devient le gros bazar, on ne retrouve plus les décisions. C'est, comme je dis souvent, c'est le binz et on ne s'y retrouve pas. Et enfin, autre erreur classique, on utilise le chat comme un disque dur. Est-ce que quelqu'un a le RIB de machin ? Non, si les informations sont toutes au même endroit dans un drive partagé, elles sont là et on ne remet pas systématiquement les questions là-dedans parce qu'autrement... Dans le chat, on ne va plus s'y retrouver non plus. Le chat, c'est une conversation au café. Utile, mais ce n'est pas là qu'on range les dossiers. D'accord ? La deuxième brique digitale, c'est un espace document pour retrouver au lieu de redemander. On évite le grand classique. Quelqu'un a le dernier compte rendu. Et puis, 12 minutes plus tard, il y a 8 versions différentes qui sortent dans le césu. D'ailleurs, on ne sait plus quel est le bon compte rendu final. Donc, la règle d'or, c'est un seul endroit pour les fichiers. Sinon, vous allez fabriquer des doublons comme des lapins. Vous avez l'image ? Bon. Donc la mise en place, elle est simple. On prend un drive, une Dropbox, un OneDrive, ce que vous voulez, avec cinq dossiers maxi au début. Un dossier qui sera, alors que vous pouvez commencer, à nommer par 00, 01, 02, 03, etc. pour les retrouver plus facilement. Ça peut être le 00 Admin, où vous retrouvez les statuts, les assurances, les différentes conventions qui ont été signées, les récépissés, etc. Vous pouvez faire un 01 Finance. où vous retrouvez le RIB, le budget, les factures, les subventions, bref tout ce qui concerne la partie finances. Vous pouvez faire un 02 bénévole avec les listes des bénévoles, les différents rôles, l'onboarding, comment on va rentrer dans l'association, qu'est-ce qu'il faut savoir, qu'est-ce qui est important à comprendre, par exemple, toutes ces règles qu'on est en train de mettre en place ou en train de discuter. Le 03 projet événement, je l'aime bien celui-là parce qu'un sous-dossier par projet, donc vous faites un dossier projet événement et puis à l'intérieur, des sous-dossiers qui vont être 03A ou 031, etc. pour pouvoir les lister d'une manière très simple. est très facile à retrouver. Et enfin, un 04 communication avec les logos, les templates, les visuels, tout ce qui concerne la presse, etc. On va les retrouver à cet endroit-là. Et pour les documents, c'est pareil. On va se mettre d'accord sur une convention de nommage ultra simple, mais qui doit être imposée à tous. Par exemple, on peut commencer par l'année, ensuite le mois, ensuite le jour, le sujet, le type éventuellement, et puis s'il y a plusieurs versions, V1, V2, V3, V4. Ça donne quoi ? 2026-02-10, pour le 10 février 2026, CR Bureau, compte rendu bureau, Réunion, et puis V1 à la fin. Je vous en donne un autre, ça peut être 2026-01-20, dossier subvention, mairie, V1, etc. Et là, ça va être très clair, puisque vous aurez par date, à chaque fois, classé dans l'ordre chronologique. Et enfin, deux astuces qui font gagner du temps, vous pouvez créer un dossier à classer, oui, volontairement à classer. qu'on va vider une fois par mois, au lieu d'interdire et de culpabiliser et de se dire Non, vous avez ce dossier à classer, quand vous ne savez pas classer, vous mettez directement dedans, et puis pourquoi pas le faire en collectif, on se dit tiens, on se prend 5 minutes en fin de réunion, et on va classer tout ce qui était dans à classer, et ça va aller très vite. Vous pouvez aussi faire un doc lien utile, dans le dossier racine, où à l'intérieur de ce document là, vous avez le lien vers le drive, le lien vers le registre des décisions, le lien vers le tableau de suivi, le lien de calendrier commun, etc. Et au moins, tous les liens se retrouvent dans un seul document et pas éparpillés un petit peu partout. Pour prendre une métaphore qui va vous éclairer, sans rangement, votre drive devient un grenier. Et puis un grenier, personne n'y va. Sauf quand c'est la panique, il faut absolument aller rechercher quelque chose, sinon personne n'y met les pieds. Et enfin, je termine avec la brique digitale numéro 3, c'est un tableau de suivi, pour pouvoir avancer sans harceler. Quel est l'objectif de ce tableau de suivi ? C'est rendre le travail visible, réparti, et éviter ces petites réflexions du style « Alors, s'en est où ? » « Je ne sais plus. » « Attends, je regarde. » « On en reparle, on en reparle. » « Non, non, non, il faut arrêter un petit peu tout ça. » « Soyons un petit peu carrés. » Donc la règle d'or, si ce n'est pas dans le tableau, c'est que ça n'existe pas. Ça peut sembler dur, mais vous allez voir, c'est très libérateur comme décision. si ça n'est pas dans le tableau, c'est que ça n'existe pas Et la structure que vous pouvez prendre dans une application comme Trello, comme Notion ou comme Google Sheets, c'est trois colonnes seulement. Affaires, en cours, fait ou terminé, et éventuellement ce que je disais tout à l'heure, en pause, qui peut éventuellement. Mais les trois colonnes déjà, affaires, en cours et fait, vous allez voir, ça va déjà libérer sérieusement et classer sérieusement toutes les actions que vous avez à faire. Donc chaque carte ou chaque ligne doit contenir quatre choses. L'action, donc avec un verbe et un objet, par exemple, appeler la mairie. valider le traiteur, etc. Un pilote, une personne par deux, par trois, par quatre, une personne seulement. Une échéance, pareil, une date, pas au mois de juin ou au mois de septembre, non, non, le 15 juin ou le 16 septembre. Sinon, c'est le bazar. Et la quatrième chose, c'est la prochaine action, la prochaine étape, pas la finalité, juste la prochaine étape. Donc, si je devais vous donner un exemple concret d'une carte modèle, ce serait le titre, réserver la salle, le pilote, Robert, l'échéance, le 12 avril, La prochaine action, demander des devis plus des disponibilités de dates pour la salle. Et le lien dossier drive du projet. Comme ça, au moins, tout le monde s'y retrouve. Et c'est clair, net et précis. Et le petit bonus, c'est que vous pouvez faire une revue tableau en 10 minutes. C'est-à-dire que pareil, vous l'incluez dans vos réunions. Et chaque semaine ou toutes les deux semaines, comme vous voyez, vous faites une mini-revue. Qu'est-ce qui est bloqué ? Qu'est-ce qui doit passer en cours ? Qu'est-ce qu'on peut clôturer de façon à avoir une visibilité globale et pouvoir prendre les actions importantes à faire pour faire avancer le schmilblick, comme dirait un certain Pierre Dacq. Ça remplacera des dizaines de relances. J'en termine avec les erreurs classiques absolument à éviter. C'est de transformer le tableau en tout doux géant de 200 lignes, parce que là, on ne s'y retrouve pas. Ou bien encore mettre des tâches floues. Gérer la com, ça veut tout et rien dire. On va plutôt parler actions. publier le visuel X, etc. Et surtout, enfin, l'erreur classique aussi, ne pas mettre d'échéance, parce que là, tout devient un jour, on le fera un jour, et là, pour le coup, vous avancez jamais, jamais, jamais. En résumé... Dans le canal, on se parle. Dans le drive, on retrouve les choses. Dans le tableau, on avance. Et surtout, le chat ne stocke pas d'informations. Le drive ne pilote pas. Le tableau ne discute pas. Avec ça, vous avez toutes les règles. J'en termine avec un petit plan d'action de 7 jours pour respirer. Si vous voulez vraiment appliquer tout ça sans y passer 6 mois, voici un plan simple. Le jour 1, vous choisissez le canal officiel. Le jour 2, vous créez le drive et les 5 dossiers dont on a parlé tout à l'heure. Le jour 3, vous créez le registre des décisions. Le jour 4, vous créez le tableau de suivi. Le jour 5, la première réunion avec le format décision, responsable et date. Le jour 6, on prend une heure pour faire le ménage, on range, on supprime les doublons, etc. Et le jour 7, vous ajustez une règle, pas 12. Et si vous ne souhaitez faire qu'une seule chose, alors commencez par faire le registre des décisions. C'est vraiment le point de bascule essentiel. Pour résumer cet épisode, je dirais que le digital ne remplace pas l'organisation, il va l'amplifier. Donc si l'organisation est floue, le digital amplifie le flou, tout simplement. Mais si les règles sont simples, alors le digital devient un vrai levier. Moins de charge mentale, moins de perte d'infos, et surtout plus d'énergie pour l'impact. Avant de vous laisser, je reviens sur le podcaston. Si cet épisode vous a été utile, alors partagez-le à une association autour de vous. Ça peut littéralement leur faire gagner du temps, et surtout éviter l'épuisement. Et surtout, je vous invite à découvrir et soutenir VML, donc l'association que je soutiens, qui est Vaincre les maladies lysosomales. Leur travail auprès des familles et leur soutien à la recherche sont essentiels. Donc... n'hésitez pas à aller visiter leur site www.vml-asso.org Je vous remettrai le lien, bien sûr, dans la description. Et puis, soutenez-les, pas spécialement avec un don, avec un petit geste, un partage, une visite. Vraiment, vraiment, ça compte. Merci, un grand, grand merci pour eux. Et puis, surtout, merci de votre écoute. Prenez soin de vous et à très vite dans Chido Podcast. Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. À très vite !
