Transcription

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  bienvenue dans signer et après le podcast des formalités postérieures Le podcast qui vous emmène là où les dossiers continuent de vivre bien longtemps après la signature. Je suis Elsa Trinques, journaliste, et je suis en compagnie de Sylvie, fondatrice de Formaliste de France. Et aujourd'hui, pour ce premier épisode, nous allons répondre à une question simple. Après la signature, qui pilote vraiment le dossier ? Sylvie ! Quand on achète un bien immobilier, quand on règle une succession ou quand on signe un acte important chez le notaire, on a souvent le sentiment que tout se joue au moment de la signature. En réalité, c'est la fin d'une étape et le début d'une autre. Est-ce que tu pourrais nous expliquer ce qui se passe après la signature ? Après la signature, le dossier n'est absolument pas terminé. Au contraire. importe. La nature de l'acte, qu'il s'agisse d'une vente, d'une succession ou d'un acte relevant du droit des affaires, il doit être présenté au service de la publicité foncière et c'est précisément à ce moment-là que nous intervenons chez F2F. Votre rôle en fait, c'est quoi ? Notre rôle ? C'est de vérifier l'acte, de préparer l'ensemble des formalités nécessaires à la publicité foncière et à la publication de l'acte, et de faire le nécessaire pour que cette publication se fasse dans les meilleures conditions possibles. Parce qu'un acte qui n'est pas publié reste un acte inachevé. Ce qui nous intéresse, nous, c'est la présence. d'un bien immobilier et la nécessité de procéder à la publication de cet acte au service de la publicité foncière. Mais ce qui est étonnant, c'est que cette étape reste totalement invisible pour le client. Le client lui va rencontrer le notaire, il va parfois rencontrer aussi le collaborateur qui peut rédiger l'acte, mais vous, il ne vous rencontre jamais, vous qui intervenez après. C'est vrai, le client ne rencontre jamais le service des formalités. Pour lui, le client, le dossier est terminé, il semble terminé, il est signé. Il repart de l'étude, il pense que le travail est terminé, mais le travail continue derrière. Pourtant, cette étape est essentielle, parce que l'acte... qui ne franchit pas correctement les portes de la publicité foncière ne sera jamais publié et le client ne sera jamais fiché au service de la publicité foncière. Mais alors c'est quoi la conséquence pour un client d'être propriétaire mais que son acte ne soit jamais publié ? Alors s'il n'est pas publié, il ne sera jamais... Fiché au fichier immobilier, il sera propriétaire par la signature de l'acte notarié. Autrement dit, la mutation ne sera pas officiellement opérée au service de la publicité foncière. Invisible ne veut pas dire secondaire. Dans cette étape, le moindre détail compte. Et parfois, une simple erreur peut venir tout bloquer. Sylvie, quand on parle de publicité foncière, on imagine souvent un traitement administratif relativement simple. Mais j'ai cru comprendre qu'en fait la réalité était beaucoup plus complexe. Effectivement Elsa, c'est un travail de fourmi. On vérifie, on contrôle, on rapproche les informations, parfois jusque dans le moindre détail. Le service de la publicité foncière applique des règles extrêmement strictes. On ne peut absolument pas déroger aux règles de la publicité foncière. Et deux sanctions peuvent intervenir. Lesquelles ? Le rejet ou le refus. Est-ce que tu pourrais nous expliquer la différence entre ces deux termes ? Oui. Le refus intervient lorsqu'il manque un élément indispensable dans l'acte. C'est-à-dire, dans le langage hypothécaire, c'est une omission. Entendu. Lorsqu'il y a un rejet, Il y a simplement une discordance entre les éléments fichés au service de la publicité foncière et l'acte qui est déposé. Donc, le rejet est une discordance, le refus est une omission. Est-ce que tu pourrais nous donner un exemple concret ? Oui, pour un refus par exemple, le notaire va déposer l'acte. Sans aucune provision. Comme chacun le sait, nous devons déposer au service de la publicité foncière les droits afférents à cet acte. Donc, le service de la publicité foncière partira du principe qu'il y a un manquement, une omission. L'acte sera refusé.

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  Ok.

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  On nous restituera l'intégralité des documents, y compris la provision. En ce qui concerne le rejet, il y aura une discordance. L'acte est fiché au service de la publicité foncière Dupont-Sylvie-Marie. Et là, à la revente de ce bien, le notaire présente un acte avec Dupont. Marie, Sylvie. Il y aura donc une discordance et le service de la publicité foncière partira du principe que c'est une personne différente. Il rejettera le dossier. Cette simple différence peut bloquer tant pour le rejet que le refus la publication. C'est pour ça que F2F, au niveau de sa vérification, doit faire une vérification minutieuse et comparer l'acte, les pièces d'état civil et le titre antérieur pour qu'il y ait une parfaite concordance lors du dépôt au service de la publicité foncière. Autrement dit, une partie du métier consiste à éviter des difficultés que personne ne verrait. Parce qu'en fait, il faudrait qu'elles soient résolues avant même d'apparaître. Oui. C'est exactement ça. Notre cœur de métier, en tant que formaliste, c'est de chasser l'anomalie. Mais Sylvie, j'ai une question un peu bête. Ces formalités, d'habitude, elles ne sont pas gérées dans les études notariales ? Comment ça se fait que... Toi, tu as décidé d'en faire une spécialité à part entière ? Pendant des années, Elsa, j'ai travaillé au sein d'études notariales. Et j'entendais très souvent la même chose. Les notaires n'en pouvaient plus parce qu'ils manquaient de temps. Dans une étude, il faut constituer les dossiers, rédiger les actes, recevoir les clients. Gérer la comptabilité et les formalités postérieures, comme son nom l'indique, passent après. J'ai pendant une dizaine d'années cumulé un emploi en études et au centre de formation des notaires. C'était le début de la loi Macron et j'ai rencontré beaucoup de jeunes créateurs qui venaient suivre mes cours. Et là ? J'ai commencé à y penser, à gamberger, on va dire. J'ai alors commencé à me demander si cette activité pouvait être externalisée. Pendant près de deux ans, j'ai mûri le projet. Je me suis aussi posé la question, est-ce qu'en externalisant, on pourrait toujours maintenir le même niveau d'exigence, la même rigueur ? Et puis un jour, je me suis lancée. Seule. J'étais convaincue qu'il y avait un véritable besoin. Et aujourd'hui, huit ans après, je ne regrette absolument pas cette décision. Formalise de France accompagne aujourd'hui une centaine d'études en France et outre-mer. L'entreprise s'est développée progressivement. Aujourd'hui, j'ai une vingtaine de personnes qui m'accompagnent. Je recrute. Très régulièrement. J'attends d'ailleurs prochainement, je l'espère, deux nouvelles collaboratrices. Une pour le siège en région parisienne, à Marine, et une autre sur mon annexe qui se situe en Normandie. Et tu as d'autres antennes en France ? Non, je n'ai pas d'autres antennes, mais j'ai cinq autres collaboratrices qui sont disposées, on va dire, un peu stratégiquement en France. notamment une dans la région Alsace-Moselle et qui peut gérer pour les études le livre foncier. C'est une autre méthode de publicité foncière. Et cette organisation nous permet d'accompagner les études partout en France. Finalement, ce développement confirme ce que j'avais ressenti au départ. Les notaires ont besoin... d'une véritable expertise dédiée aux formalités postérieures. Comment tu dirais que cette confiance, elle s'est construite au fil des années avec les études notariales ? Très tôt, après la création de Formalise de France, le Conseil supérieur du notariat a mis en place une charte destinée aux prestataires de services qui travaillent avec les études notariales. Pour obtenir cette reconnaissance et cette labellisation, plusieurs conditions devaient être réunies. Nos références, la qualité de notre organisation, mais également notre niveau de sécurité informatique. Car nous intervenons... Directement au sein des environnements de travail, des études. Cette reconnaissance a constitué un signal fort. Elle a rassuré les notaires. Elle a aussi confirmé que l'externalisation des formalités pouvait être réalisée dans un cadre strict et sécurisé. et respectueux des règles de la profession. Nous aurons d'ailleurs l'occasion d'y consacrer un épisode entier dans cette série. Oui, c'est très important parce que derrière ce travail invisible se cachent aujourd'hui des exigences très fortes en matière de sécurité, d'organisation, de confidentialité. Avant de conclure ce premier épisode, Sylvie, je voudrais te demander si tu as une actualité importante à communiquer à nos auditeurs-auditrices. Oui, j'ai une actualité très importante à communiquer, car F2F participe au 122e congrès des notaires du 30 septembre. au 2 octobre, trois jours, qui se déroulera à Lille. J'attends les nouveaux clients et hâte aussi de rencontrer mes clients actuels. C'est un rendez-vous incontournable pour les notaires, pour la profession et pour nous aussi. Pendant trois jours, nous allons pouvoir répondre concrètement aux besoins des notaires sur les formalités postérieures et sur la possibilité de l'externalisation. Et le thème de cette année porte sur quoi ? Le thème de cette année est consacré aux notaires et à l'impôt. Et forcément, dès qu'on parle fiscalité, droit, enregistrement, on touche directement au quotidien des formalistes. Donc, nous aurons beaucoup de choses à dire. Lorsqu'un notaire nous confie ses formalités, tout chez nous, formalistes, expertes en publicité foncière, c'est la sérénité de savoir que cette partie du dossier est suivie par des spécialistes, des expertes. Je peux dire expertes parce que nous ne sommes que des femmes chez F2F. La sérénité de pouvoir se concentrer sur son cœur de métier est importante pour le notaire et la sérénité de savoir que le dossier continue même lorsqu'il n'est plus sur son bureau. Si cet épisode devait laisser une seule idée, ce serait peut-être celle-ci. La signature, ça n'est pas la fin d'un dossier. C'est le début de la dernière ligne droite. Un dossier n'est jamais terminé. Il est terminé lorsqu'il est publié. Dans le prochain épisode, nous allons nous poser la question Pourquoi les formalités passent ? presque toujours après le reste ? Pourquoi cette pression est devenue aussi forte ? Pourquoi ce phénomène, aujourd'hui, est largement partagé dans la profession ? Si vous avez envie de découvrir la suite de cette série et les coulisses du travail des formalistes, je vous invite à vous abonner dès maintenant. Vous pouvez retrouver Signé et Après sur Youtube ainsi que sur les principales plateformes d'écoute. Si ce premier épisode vous a plu, n'hésitez pas à le partager autour de vous. A très bientôt dans Signes et Après. A très bientôt Elsa pour le second épisode !