Transcription

• Speaker #0

  Bonjour et bienvenue dans Carnets de vol ! Aujourd'hui je vous retrouve pour répondre à l'une des questions qui m'a été posée dans le Smice Club. Le Smice Club, qu'est ce que c'est ? Il s'agit de ma newsletter mensuelle business, stratégie et organisation. Si vous n'y êtes pas abonné, je vous invite à aller faire un tour sur mon site internet ou sur mon Instagram, vous y trouverez toutes les informations nécessaires. Dans le Smize Club, il y a une section qui s'appelle le lounge, dans laquelle je propose à mes abonnés de me poser de manière tout à fait anonyme la question stratégie et structuration de leur choix. Je choisis par la suite plusieurs de ces questions pour y apporter une réponse développée et illustrée. La question du jour est la suivante. Quand je fais des choses, exemple quand je travaille sur mes systèmes d'organisation, ma roadmap, j'ai tendance, naturellement, à tout rendre beaucoup trop complexe et à me faire des nœuds au cerveau. Est-ce que tu as des conseils ? pour garder les choses le plus simple possible ? Alors, c'est une très bonne question que j'aime beaucoup, car le sujet de la simplicité en business, c'est une vraie passion pour moi. C'est vraiment une de mes philosophies les plus ancrées. Je suis intimement persuadée que toute l'organisation qu'on met en place dans un business doit être au service de notre activité, de ce qu'on fait. Et c'est vrai que quand on veut bien maîtriser... Ce qu'on fait au quotidien, quand on a beaucoup de choses à gérer, peut-être parfois quand on est un peu perfectionniste aussi, on a tendance à complexifier, surcomplexifier, comme dit la personne, se faire un peu des nœuds au cerveau, et au final accoucher d'organisations qui sont beaucoup trop complexes. On a des organisations qui sont problématiques parce que soit on passe plus de temps à mettre à jour l'outil qu'à réellement l'utiliser, soit parce qu'au final on a construit une usine à gaz et qu'au fil du temps on arrête de l'utiliser, ou alors, et c'est le pire je trouve, parce qu'on a finalement construit un système si compliqué qu'on en a perdu de vue son usage et son utilité première, et que finalement ça ne nous sert pas, ça ne nous est pas utile, et que ça ne répond pas à l'objectif qu'on était venu chercher quand on s'est mis à construire son organisation, ses outils, son système, etc. Je vais donc répondre à cette question en repartant un petit peu des bases et en vous donnant des conseils. Pour moi, la base de la base, c'est de partir de l'usage. Si vous voulez, je vais prendre un exemple concret. Si vous voulez construire un suivi client et un suivi plus spécifiquement des projets de vos clients, quel est l'usage de base ? Est-ce que vous voulez avoir une vue d'ensemble de vos clients pour pouvoir les prioriser plus facilement ? Vous voyez, la finalité, ce n'est pas d'avoir une vue d'ensemble. La finalité, c'est pour pouvoir prioriser entre mes clients. C'est-à-dire que le lundi matin, quand j'arrive et que j'allume mon PC et que je sais que là, je vais travailler pour mes clients, est-ce que je veux pouvoir prioriser entre Julie et Marion ? Est-ce que je veux savoir quelle est la tâche la plus chronophage que j'ai à faire sur ma semaine pour pouvoir commencer par ça parce que je suis reposée, fraie et dispo de mon week-end ? Est-ce que c'est parce que je veux savoir les choses que j'ai hors tard ? Est-ce que c'est parce que je veux savoir quel est le prochain rendez-vous client que j'ai et préparer ce rendez-vous en premier ? Est-ce que c'est parce que je suis en train, je ne sais pas, de faire les colis d'onboarding de mes clientes et je veux avoir accès à toutes leurs adresses au même endroit pour pouvoir batcher cela ? Vous voyez, la première question à se poser, c'est toujours l'usage. Et ça, c'est déclinable à l'infini sur tous les outils que vous allez pouvoir utiliser. Si vous faites un suivi financier, qu'est-ce que vous voulez voir dans ce suivi financier ? Qu'est-ce que ça va vous apporter ? Est-ce que vous voulez avoir accès rapidement à votre rentabilité ? Est-ce que vous voulez savoir, général, est-ce que vous voulez savoir quelle offre fonctionne le plus pour vous ? Combien vous en vendez le plus à travers toutes vos offres ? Est-ce que c'est plutôt l'offre A, l'offre B, l'offre C ? Vous pouvez avoir envie d'avoir une vision de votre trésorerie. Et de votre trésorerie à l'instant T ou de votre trésorerie dans six mois. Et évidemment, les usages se cumulent, c'est-à-dire qu'un outil, une organisation en place peut répondre à plusieurs usages. Mais la première, première, première chose à faire, c'est toujours partir de l'usage qu'on va en faire. On ne construit pas un suivi prospects et clients en mettant plein de jolis libellés pastels dans nos chaînes et des petits pictos pour chacun, et en rajoutant un système de filtre. Ça, c'est partir de la donnée. C'est partir de la donnée, c'est même pire. c'est partir de la fonctionnalité de l'outil en question. Là, je vous ai pris l'exemple de Notion, mais ça pourrait être ClickUp, ça pourrait être Asana, peu importe. Donc, vraiment toujours, je vous invite à partir de la base de la base. Je veux construire une roadmap, parce que c'est la question que la personne me posait. Voilà, je veux construire ma feuille de route. Pourquoi tu as besoin de cette feuille de route ? Est-ce que c'est parce que tu veux savoir quel client prendre et quand ? Est-ce que c'est parce que tu veux savoir si tu peux partir deux semaines en vacances en août ? Est-ce que c'est parce que tu veux avoir une vision d'ensemble de tes projets et te rendre compte si tu es en surcapacité, en sous-capacité de prestation ? Est-ce que c'est parce que tu veux savoir si tu peux lancer un nouveau projet de podcast alors que ton projet de newsletter est encore en cours ? Est-ce que les deux se chevauchent ? Est-ce que les deux se suivent ? etc. Et à partir de là, à partir du moment où tu auras déterminé ce que tu veux faire avec cette roadmap, déjà tu partiras dans la bonne direction. Le deuxième conseil que je vous donnerai pour rendre les choses le plus simple possible quand vous vous attaquez à votre organe, ce serait de toujours partir avec un papier et un crayon. Je sais que ça peut paraître très bête, mais croyez-moi vraiment sur parole, il y a une immense différence entre j'ouvre mon ordinateur, j'ouvre un outil. quel qu'il soit, et je commence à taper dedans, à avoir accès aux fonctionnalités, à faire la mise en page, etc., avec le papier et crayon. Pourquoi ? Parce que ce n'est pas juste parce que je fais partie du lobby du papier et crayon. C'est parce que le processus qui se passe dans votre tête n'est pas du tout le même. Quand vous avez un papier et un crayon, vous êtes vraiment dans la théorie, dans la conceptualisation. Tandis que quand vous avez un outil face à vous, à moins que ce soit vraiment un bloc-notes vide, vous êtes déjà dans la mise en forme, vous êtes déjà dans la fonctionnalité, vous êtes déjà dans le résultat, le rendu et comment vous allez vous en servir et l'interaction avec tout le reste de votre système. Quand vous êtes sur un papier et un crayon, il n'y a que l'idée qui compte, il n'y a que l'usage. Donc vraiment toujours partir de papier et crayon, c'est d'apposer l'objectif, les enjeux, les usages et ce qu'il y a de plus important. à faire à cet instant T, les choses sur lesquelles il faut se concentrer là tout de suite. Seulement après, vous passerez dans l'outil et dans le rendu, dans le résultat, avec toutes les fonctionnalités, la mise en forme, etc. Le conseil suivant, ce serait de pratiquer la synthèse, soit à quelqu'un d'autre, soit à l'oral. Pourquoi ? Eh bien, tout simplement parce que quand vous commencez à verbaliser des choses, Vous n'êtes plus seulement dans votre tête en train de faire, comme dirait la personne, des nœuds à votre cerveau, mais vous êtes en train d'ores et déjà de verbaliser votre idée. Et donc, on est habitué dans nos interactions avec les individus à devoir quand même faire des synthèses, à devoir quand même donner de la structure à nos idées. Et on n'est pas seulement dans notre esprit. Et ça déjà, ça va aider à commencer à simplifier l'idée, à la synthétiser et à la structurer. Si vous n'avez pas envie... de casser les pieds à quelqu'un dans votre entourage avec votre nouvelle roadmap Notion, ce que je comprends tout à fait, faites-vous tout simplement des vocaux. Enregistrez-vous, ou même sans même parler de vous enregistrer, même si ça aide de se réécouter pour savoir si ce qu'on a dit, c'était clair et cohérent, synthétique et structuré. Je vous invite à au moins parler à l'oral. Vous savez, les écrivains, souvent, ils utilisent ces techniques de relire leur texte à l'oral pour voir comment ça rend, etc. Là, dans l'idée, c'est un petit peu la même chose. L'idée, c'est quand vous allez parler, ça va prendre une forme et cette forme-là, vous allez pouvoir la juger parce que vous serez sorti de votre tête et vous commencerez à passer dans la réalisation. Donc, c'est une étape supplémentaire pour vérifier qu'on a gardé les choses le plus simple possible. Un autre conseil que je peux vous donner, c'est de vous mettre des limites. Comme à l'école, quand vous faisiez une dissertation, quand vous passiez un examen, vous aviez une heure de temps, deux heures de temps. Là, c'est exactement la même chose. En fait, si finalement vous ne vous donnez pas de limite de temps, vous pouvez y passer 6 heures sur votre roadmap. Et donc là, de fait, comme il n'y a pas de début, il n'y a pas de fin, vous allez avoir tout le loisir de construire la plus grosse usine à gaz que personne n'ait jamais vue. Et vous allez y revenir, et vous allez peaufiner, vous allez ajouter des choses, etc. Partez de l'usage, partez avec un papier et crayon, et ensuite lancez un chrono, dites-vous OK. Je sais à quoi va me servir mon suivi prospect client. Je sais quels sont les usages et les objectifs auxquels il va devoir répondre. Je me suis fait un plan structuré synthétique sur le papier. Ce plan, je l'ai prouvé à l'oral pour m'assurer qu'il était cohérent, pertinent et structuré. Et quand je l'ai dit, ça m'a semblé plutôt bien, plutôt synthétique. Il ne m'a pas fallu 25 minutes pour l'expliquer à quelqu'un. Et je passe à l'implémentation. Quand je passe à l'implémentation, je fais comme à l'école. Je me donne. une heure pour le faire, 30 minutes pour le faire. Quand vous étiez en cours et qu'on vous donnait un devoir, forcément, vous aviez ce truc de vous dire « il faut que je termine avant, mettons, 11h. Il faut que ce soit fini. » Donc, vous organisez votre travail pour qu'il y ait un début, un milieu, une fin. Et bien là, c'est exactement pareil. Et ça peut être une limite de temps, mais ça peut être également une limite de place. Si par exemple, je reprends l'exemple de Notion, vous travaillez dans Notion, dites-vous, je fais une seule base de données. Ma feuille de route, elle doit tenir sur une page et il y aura une base de données unique. Si je pars sur Google Sheets, il y aura un onglet. Et il doit y avoir des colonnes qui tiennent globalement sur tant de colonnes, tant de lignes. Voilà, mettez-vous des limites, mettez-vous un cadre. Et ça vous évite de laisser la porte grande ouverte à toutes vos envies qui peuvent effectivement partir trop loin et prendre trop de place. Et enfin, dernier conseil, mais si ce n'est le plus important, quand vous vous retrouvez à passer 4 heures sur l'implémentation d'une nouvelle feuille de route ou d'un nouveau suivi, ayez le réflexe organisationnel de vous être demandé avant dans votre journée, ce qui est le plus important dans mon business maintenant. Si vous devez répondre à quatre clients en attente, que vous devez être en train de compléter votre planning de prestations absolument pour septembre, parce que pour l'instant, il est vide, que vous êtes en retard sur votre création de contenu de deux semaines et que vous n'avez toujours pas attaqué ce projet dont la deadline était fixée dans trois jours, est-ce que réellement, passer quatre heures là maintenant tout de suite, sur le peaufinage des jolis labels ou des connexions et de l'automatisation entre X bases de données, X outils dans vos systèmes, est-ce que c'est vraiment la priorité ? Est-ce que c'est vraiment une bonne idée ? Et pour faire ça, c'est vraiment tout bête. Tous les matins, quand vous ouvrez votre feuille de route, alors si vous n'avez pas de feuille de route, c'est un autre sujet, mais en tout cas, quand vous vous attaquez à votre tout doux de la journée, posez-vous la question de, est-ce que ça, c'est vraiment prioritaire ? Est-ce que ça, je le fais parce que j'en ai besoin ? Est-ce que ça, je le fais parce que ça va m'apporter quelque chose ? Et quel objectif je dois être en train de poursuivre actuellement dans mon business ? Et ça, normalement, vous devez le savoir. Et si vous ne le savez pas, il faut le savoir. Parce que c'est vraiment très important d'être en train de se concentrer sur les bonnes choses au bon moment. Et enfin, je terminerai par dire qu'il n'y a absolument rien de mal à passer des heures carrées à faire des systèmes d'organisation qui nous plaisent, qui nous... qui sont visuellement attractives, qui nous donnent envie, qui sont sympathiques parce que quand on fait clic-clic là, ça fait bim-bam-boum de l'autre côté. Je ne suis pas du tout en train de dénigrer ça. Je suis la première à adorer tout ce genre de choses. Mais ça peut être des choses qu'on fait un peu pour se faire plaisir. Dans son temps, alors j'allais dire libre. Non, dans votre temps libre, il faut faire des choses pour votre perso. Mais on sait très bien quand on est entrepreneur que des fois, on adore se poser sur tel ou tel sujet parce que vraiment, ça nous fait kiffer. Donc, il faut se garder aussi ces petits plaisirs, ces petites envies. Mais ça doit rester de l'ordre du plaisir et ça doit rester de l'ordre de la petite cerise sur le gâteau. Ça ne doit pas venir au détriment de vos autres objectifs business. Quand vous êtes en train de construire quelque chose et que l'objectif premier, c'est qu'il soit utile et efficace et concret, eh bien là, il faut garder la chose la plus simple possible en vous reconcentrant sur vos priorités business. Et surtout, n'oubliez pas que tout ce que vous faites dans votre business est incrémental et itératif. Vous pouvez y revenir quand vous voulez. Vous pouvez commencer par quelque chose de très simple, puis itérer, revenir dessus. C'est ça que ça veut dire itérer, c'est revenir dessus par boucle. Et incrémenter, c'est-à-dire commencer par quelque chose de très simple, puis rajouter une donnée, rajouter une fonctionnalité, rajouter un filtre, un outil, etc. Voilà, j'espère que tous ces éléments vont vous aider à construire des systèmes d'organisation plus simples et à éviter cette tendance à vous faire... des nœuds de cerveau, à garder les choses les plus efficaces et minimalistes possibles. Merci d'avoir écouté cet épisode de Carnet de vol. S'il vous a plu, n'hésitez pas à le noter 5 étoiles sur votre plateforme d'écoute. On se retrouve très prochainement pour un nouvel épisode. Et en attendant, retrouvez-moi sur mon site internet ou sur Instagram. Allez, bye !