Description

L'entrepreneure débordée c'est une redondance ! Tous les jours, toute l'année, nous sommes débordées dans notre activité. Mais si vous souhaitez définir des solutions, il faut déjà s'attaquer à la cause. Dans cet épisode, je vous aide à analyser la source de votre problématique. 

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Transcription

• Speaker #0

  Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode de Carnet de vol. Aujourd'hui, nous allons parler du fait d'être débordée dans son business. J'ai beaucoup de clientes qui viennent me voir avec comme problématique initiale et principale le fait d'être débordée dans leur business. Alors elles sont débordées, stressées, dépassées, parfois un peu perdues, mais il y a vraiment cette... cette problématique du rapport au temps qui revient particulièrement et vraiment en tout premier. Donc aujourd'hui, je voulais faire un épisode sur « Vous êtes débordé ? Ok, mais pourquoi ? » et vraiment étudier les raisons de cet état. En précision, je voulais dire que ça va être un épisode sur lequel je vais parler principalement des personnes qui font de la prestation de service, faire un focus là-dessus. Donc si vous vendez uniquement des produits... vous n'allez pas forcément vous y retrouver parce qu'il y a beaucoup de raisons qui découlent du fait de faire de la prestation. Déjà, avant de démarrer, je voulais faire un petit rappel qui me semble important. C'est une des toutes premières choses que je dis à mes clientes quand on démarre un accompagnement justement sur cette problématique d'être débordée. C'est que pour moi, une entrepreneur sera toujours débordée. Donc, je n'ai pas de baguette magique et je ne vais pas d'un coup faire en sorte que... leur semaine fasse 15 heures, qu'elle n'ait plus rien dans leur tête, plus rien dans leur tout doux, et que ce soit vraiment à la cool, en mode « vamos a la playa » . Ça, c'est quelque chose que je ne peux pas faire, et en tout cas, ce n'est pas ma vision de l'entreprenariat. Donc, si vous suivez des coachs business, entrepreneuriat, etc., je vous laisse aller voir ce qu'eux ont à dire sur le sujet. Moi, personnellement, je pense qu'on peut apprendre à maîtriser son temps, on peut apprendre à assainir son rapport. au temps et qu'à la fin l'objectif c'est plutôt de se dire je suis entrepreneur, je suis très occupée j'ai toujours beaucoup de choses à faire, beaucoup de priorités à gérer, la structure de mon activité fait que j'ai toujours une nouvelle idée, un nouveau projet une nouvelle priorité mais je maîtrise mon temps, je sais où je vais et je sais comment j'y vais pour moi c'est ça le goal à atteindre c'était un rappel qui me paraissait important de faire dès le début pour qu'on ait la même définition ... de ce vers quoi on veut tendre. Pour cet épisode, j'ai déterminé 5 raisons pour lesquelles vous pouvez vous sentir débordé dans votre business de prestation de service. Évidemment, je pense qu'il y en a plein d'autres, mais j'ai essayé de trouver 5 raisons principales qui reviennent régulièrement, et on va les décortiquer ensemble. La première raison pour laquelle vous êtes débordé, c'est parce que vous avez pris trop de clients à la fois. Ça, c'est généralement ce qui se passe le plus. Vous avez trop de clients et après, il convient de savoir pourquoi. Vous avez trop de clients parce que vous vouliez atteindre des objectifs de chiffre d'affaires plus grands, par exemple. Et là, ça peut être justifié ou non. C'est-à-dire que vous pouvez avoir cette volonté de faire plus de chiffres et que ce soit compatible avec vos objectifs au global, personnel et professionnel, ou cette volonté de faire plus de chiffres, elle peut ne pas se justifier. Vous pouvez avoir pris trop de clients à la fois parce que vous avez peur de manquer de clients. par la suite. Et là, pareil, il convient de se demander pourquoi. Et comment est-ce qu'on peut anticiper ou lisser ses revenus sur l'année ? Donc là, on va parler de diversification de votre écosystème d'offres. On va s'interroger sur les choses que vous pouvez anticiper, sur les actions que vous pouvez mettre en place pour vraiment lisser votre flux de prospects, ou alors accepter que dans votre année, ce soit vraiment très disparate. Mais, en tout cas, la raison, c'est qu'on a peur d'un manque de prospects à un moment donné, d'un manque de clients, d'un manque de chiffre d'affaires. Et donc, on va prendre sur une période donnée beaucoup plus de gens que ce qu'on devrait finalement. Vous avez pris trop de clients à la fois parce que vous ne savez pas dire non. Ça, c'est la dernière raison que je me suis notée. Ça arrive quand même assez souvent, cette difficulté à dire non à l'opportunité qui se présente, au client qui vient taper à notre porte, à la personne qui nous a été envoyée, recommandée. Personnellement, ça m'arrive tout le temps. Voilà, de se dire « ah bah non, j'ai pas envie de passer à côté de cette personne, de ces problématiques que j'aime bien traiter, de cette chance de bosser avec un tel ou un tel » . Et donc on se retrouve à prendre finalement trop de clients à la fois. Ça c'était la raison numéro 1. Raison numéro 2, vos prestations ne s'en finissent jamais. Ça c'est quelque chose qui revient souvent dès qu'on commence un petit peu à creuser dans une problématique de manque de temps. On a ce truc de se dire, ben voilà, en fait, moi, je vends... je ne sais pas, des sites web ou des entités visuelles où je fais du copywriting, peu importe votre secteur d'activité. Et normalement, ma prestation est censée durer deux mois. Mais là, en fait, on est à la fin du quatrième mois. Ou alors, normalement, je devrais livrer en trois semaines. Et en fait, là, on est à la fin de ma sixième semaine. Et du coup, il faut toujours venir creuser pourquoi ces prestations, en fait, elles sont infinies et elles durent dans le temps. Donc là, il peut y avoir tout un tas de raisons, mais j'en ai sélectionné quelques-unes. La première, pour moi, c'est que les deadlines sont plus... pas claires. Pas claires pour vous, pas claires pour le client. À un moment donné, vous ne vous êtes pas dit, c'est sûr, la prestation elle démarre tant, elle finit tant, et il ne faut pas que ça dépasse. Ça, généralement, c'est lié, c'est parce qu'il y a un contrat ou un cadre de prestation, des CGV, peu importe, qui sont soit inexistants, soit qui ne sont pas bien cadrés. C'est-à-dire que dedans, il n'y a pas de pénalité dans un sens ou dans l'autre, en cas de retard. il n'y a pas vraiment de date de fin, de date début qui sont statués ou de délai. Je pense, si je vous donne un exemple concret, au site Internet, ce qui revient régulièrement, c'est que je design des sites, mais c'est le client qui fournit les textes, mais le client met deux mois à fournir ses textes, alors que la prestation devait durer un total de deux mois. Là, forcément, on va se prendre ces deux mois dans la vue. Donc, les prestations n'en finissent jamais, soit parce que les deadlines ne sont pas clairs, soit parce que les contrats ne sont pas suffisamment cadrés. soit parce que les clients ne sont pas suffisamment éduqués. Et là, ce n'est pas la faute du client, c'est votre faute à vous, dans le sens où ça veut dire qu'à l'onboarding, ou même en pré-contractualisation, les informations ne sont pas suffisamment claires pour lui. C'est-à-dire qu'on ne lui a pas suffisamment clairement donné le cadre en lui disant « voilà comment ça va se passer, voilà le timing, voilà la cadence de la prestation, et voilà l'amplitude que toi tu as dedans, que moi j'ai dedans » . Et voici ce qui se passe si l'un ou l'autre ne respecte pas ça. Et enfin, les prestations n'en finissent jamais parce que souvent, vous voulez en faire trop à l'intérieur d'une même prestation. C'est-à-dire que vos prestations ne sont pas suffisamment bien découpées, pas suffisamment bien ciblées. Et ça, moi, je l'ai vécu personnellement et ça m'a amenée à revoir aussi mes offres. En fait, on veut en faire trop, on veut trop offrir à ses clients. Et on se retrouve finalement avec des prestations qui ne sont pas bien calibrées, qui sont trop longues et parfois même trop lourdes. Et du coup, à la fin, on a un client qui se lasse. Et même nous, on finit par se lasser parce que le projet n'était pas bien cadencé. Troisième explication possible au fait d'être débordé, c'est de ne pas être suffisamment rentable. Donc là, ça peut être pour plusieurs raisons. Ça peut être parce que vous pratiquez des prix trop bas. Donc du coup, vous êtes obligé de faire... beaucoup plus de prestations de service sur une période donnée pour atteindre vos objectifs. Ça peut être parce que à l'intérieur d'une prestation donnée qui est au bon tarif, vous surdélivrez constamment, c'est-à-dire que vous avez vendu un accompagnement qui comporte ça, ça et ça et en fait, parce que vous voulez faire plaisir, parce que vous voulez aller plus loin, parce que vous voulez proposer plus ou tout simplement parce que vous n'avez pas forcément annoncé ou... chiffrer que vous allez faire ça et ça à la cliente, vous en faites constamment plus que ce que vous avez vendu. Et ça va avec un dernier point, mais qui n'est pas forcément toujours exactement la même chose, c'est que vous êtes trop perfectionniste. C'est-à-dire que dans le cas où vous surdélivrez, vous allez dire, je ne sais pas, le livrable de l'appréciation, ce sera ça. Et en fait, vous, dans votre tête, vous savez qu'il y aura aussi une vidéo, puis il y aura aussi un guide, etc. Mais vous ne l'avez pas forcément dit comme ça parce que vous voulez garder... l'option et le côté « waouh » de « regardez, je suis sur des livres » . Ça, c'est une chose. La deuxième chose, c'est de faire très exactement ce que vous avez vendu, mais par contre, d'être ultra perfectionniste et de vraiment passer trois fois plus de temps à faire une chose qui, normalement, ne vous prend pas autant de temps parce que vous voulez que ce soit parfait, vous l'allez dans le moindre détail. Et du coup, vous vous retrouvez à faire exploser le compteur d'heures. Quatrième explication possible au fait de se sentir débordé. c'est d'être désorganisé ou déstructuré. Là, il peut y avoir, pareil, plusieurs sous-raisons. La première, c'est d'avoir trop d'informations de partout. Ça, c'est quelque chose qui revient souvent chez mes clientes, c'est de dire « je ne m'y retrouve pas, j'ai des infos dans tous les sens, et du coup, c'est le bordel dans ma tête, c'est le bordel dans mon business, et finalement, au quotidien, je perds énormément de temps juste à m'y retrouver. » La deuxième sous-raison, c'est de dire « je n'ai pas de process » . j'ai pas d'outils. Alors c'est rigolo parce que c'est souvent la raison numéro une qui est mise en avant de dire je suis débordée parce que je suis pas organisée, parce que j'ai pas d'outils et moi vous voyez je la mets au fond d'une raison et au fond d'un tiroir, c'est à dire que oui c'est une possibilité mais souvent c'est pas forcément on va dire ce qui saute aux yeux en premier et il y a souvent plein de raisons sous-jacentes. Mais il n'empêche que ça demeure un facteur qui peut amener à une désorganisation et au fait de sentir débordée. On passe beaucoup de temps à faire, à refaire les mêmes tâches là où on aurait pu automatiser quelque chose ... Là, on aurait pu écrire un process et ça peut effectivement faire perdre du temps et faire se sentir débordé. Et enfin... À l'inverse, et ça j'aime bien souligner, on a une organisation que moi j'appelle cannibale. C'est-à-dire qu'en fait, on s'est construit un ocean ou autre usine à gaz, on a des process dans tous les sens, et là où quelqu'un qui ferait les choses un peu plus de manière simple, par exemple, je ne sais pas, pour produire quatre posts Instagram, quelqu'un qui a un process très simple, il mettrait une heure, il y a quelqu'un qui s'est construit une organisation cannibale avec des suivis, des... bases de données, des choses dans tous les sens, quelque chose de très militaire, va y passer au final beaucoup plus de temps parce qu'il y a l'effet vraiment usine à gaz où on a une organisation qui n'est pas au service de notre activité, mais l'inverse. Et enfin, la cinquième explication possible au fait de vous sentir débordé dans votre business, et c'est finalement, je pense, en tout cas, si ce n'est pas la plus importante, c'est une de celles par lesquelles j'aime bien démarrer parce que ça pose les bases, c'est le fait de ne pas maîtriser son temps, de ne pas avoir un rapport sain à son temps. Et ça, qu'est-ce que ça veut dire ? Ça veut dire que déjà, on ne s'est pas posé d'objectifs stratégiques. Donc là, je reviens toujours à la stratégie, mais c'est de se dire, on ne s'est pas demandé sur quoi je veux travailler, pourquoi je veux travailler là-dessus et comment je vais travailler là-dessus. Donc ça, c'est une première sous-raison. Une deuxième sous-raison de ne pas maîtriser son temps, c'est de ne pas avoir anticipé. Je prends l'exemple des vacances, qui est souvent assez récurrent chez les freelancers en prestations de services. Soit on n'a pas du tout prévu ces vacances et on les pose un peu au dernier moment, soit on les avait prévues, mais en fait, on sait qu'on part en vacances. On a prévu, par exemple, de mettre un message d'absence, de prévenir un peu, mais on n'a pas du tout anticipé les effets avant et après le départ en vacances et tout ce que ça va engendrer, tout ce que ça va décaler dans le planning. Et ça, ça peut être pour tout un tas de petites choses et pas juste des vacances, donc le manque d'anticipation. Et dans la maîtrise du temps, moi, je mets également le fait de ne pas savoir prioriser. de se retrouver à bosser sur quelque chose d'absolument pas prioritaire, soit en termes de projet, donc on va dire qu'on va passer du temps pendant plusieurs semaines à bosser sur quelque chose qui en fait n'est pas prioritaire, donc ça va nous faire nous sentir débordés, ou à l'inverse, enfin pas à l'inverse, mais sur une journée donnée, de se dire, je priorise de répondre à tel mail ou de faire telle tâche que tel client m'a demandé, alors que ce n'est pas ça qu'il faudrait faire. pour se sentir mieux, se sentir plus sereine et avoir sa charge mentale qui diminue. Alors voilà, j'ai fait du coup la liste des cinq explications possibles au fait de se sentir débordée dans son business de prestations de services. Et vous avez vu, pour chacune, j'ai été creuser, on va dire, les sous-raisons qu'il peut y avoir. Et à ce stade-là, j'ai envie de vous poser la question. Est-ce que vous vous êtes déjà sentie débordée dans votre business ? Et vous allez certainement me dire oui. Et là, vous allez me dire, t'es mignonne, mais tu ne nous as pas donné de solution. Eh bien, c'est fait exprès. C'est parce que quand je travaille avec mes clientes, la première question qu'on se pose, c'est pourquoi ? Pourquoi on se sent débordé ? Parce que la manière dont on va régler ce sentiment d'être débordé va se baser sur la raison. Et c'est pour ça qu'il est important d'identifier vraiment la cause racine de ce sentiment d'être débordé. Et les solutions, elles vont varier de la stratégie à la structure à plein d'autres choses en fonction vraiment de pourquoi vous vous sentez débordé. Ce n'est pas du tout la même chose de se sentir débordé parce qu'on ne sait pas dire non à ses clients, parce qu'on est perfectionniste, parce qu'on a mal calibré son offre, que parce qu'on perd trop de temps sur son orga ou parce qu'on n'a pas anticipé son planning ou parce qu'on ne sait pas remplir son planning de prestations. C'est vraiment des raisons très différentes et du coup, les solutions sont très différentes. Mais du coup, j'espère que dans cet épisode, vous allez avoir trouvé suffisamment de pistes à creuser pour pouvoir identifier pourquoi. Vous vous sentez débordé dans votre business et ça va vous donner, je pense, j'espère, un bon point de départ. Merci d'avoir écouté cet épisode de Carnet de vol. S'il vous a plu, n'hésitez pas à le noter 5 étoiles sur votre plateforme d'écoute. On se retrouve très prochainement pour un nouvel épisode et en attendant, retrouvez-moi sur mon site internet ou sur Instagram. Allez, bye !