Transcription

• Speaker #0

  Bienvenue pour ce nouvel épisode de votre podcast DECLIC DATA. Le thème d'aujourd'hui c'est de la tour d'ivoire à l'atelier pourquoi votre BI ne sert à rien si elle reste au codire. J'ai une conviction c'est que la vraie évolution de la BI n'est pas dans les dashboards de comités de direction mais au quotidien sur le terrain où on embarque un maximum de personnes. Pour parler de ce sujet, j'ai un invité qui a une vaste expérience, qui est consultant indépendant à la BI. Je vais donner la parole à Michel pour te présenter et partager ton parcours.

• Speaker #1

  Bonjour Médéric, merci de m'avoir invité déjà pour commencer. Je m'appelle Michel Titianaclavé, je me suis lancé en indépendant fin 2019 en tant que consultant, business analyst à MOA. Et depuis quelques temps, je me suis quand même recentré sur la BI, et particulièrement autour de la solution MyReport. Donc, je développe des nouveaux projets BI, où je fais de la maintenance sur des projets existants et des évolutions. Et avant ça, j'ai travaillé pendant plus de 20 ans dans le textile, dans le commerce de détails, dans le négoce, à différents postes de gestion, Ausha, à la logistique, à l'IT. Et j'ai participé à pas mal de projets de RP et de mise en place de billets au lycée de l'entrepôt.

• Speaker #0

  On va dire que tu as remis ta bosse dans le monde de l'entreprise. C'est ça,

• Speaker #1

  oui.

• Speaker #0

  Alors, la première question par rapport au sujet qui nous unit aujourd'hui, c'est pourquoi la BI est souvent perçue comme quelque chose qui est réservé aux décideurs en entreprise ?

• Speaker #1

  Ce qui fait ça, à mon avis, c'est la nature même des projets BI qui, en général, sont initiés par la direction générale ou par une direction financière ou commerciale. Ça peut être aussi une DSI qui propose de mettre un outil BI en place. En général, si c'est la DSI, elle va aller voir le codire et la direction générale pour proposer ça. Parce que l'idée, bien sûr... c'est avant tout de piloter, de prendre des décisions par rapport aux données disponibles dans l'entreprise. Donc, a priori, ça ne concerne pas les opérationnels. Et donc, ce qui initie les projets BI dans les entreprises, quelles qu'elles soient, c'est le besoin de reporting de haut niveau.

• Speaker #0

  Effectivement, je pense qu'on a une des raisons qui expliquent ce paradoxe, c'est souvent les projets BI. représenter un certain investissement. C'est un peu comme acheter des fois une belle maison, mais dire il n'y a que deux personnes qui vont rentrer. Et du coup, pour que ça soit aussi rentable, cet investissement, il y a intérêt à faire profiter le maximum de gens dans l'entreprise. Du coup, traiter les problématiques terres. Et quelque part, Euh. Comment faire en sorte que le terrain, en tout cas que la BI, sorte aussi de son précaré traditionnel, de la direction des rapports financiers de l'entreprise, et traite des sujets opérationnels, concrets ? Comment toi tu arrives à accompagner tes clients pour traiter des problèmes à type terrain ? Comment tu t'y prends ?

• Speaker #1

  Il suffit de leur dire en fait, vous savez maintenant que les dashboards sont en place, maintenant que les diffusions quotidiennes hebdomadaires ou autres sont prêtes, que ça tourne. Une fois que le premier lot pour lequel on avait déployé le projet est en place, il n'est jamais trop tard pour dire, mais vous savez qu'on peut faire plein d'autres choses avec cet outil que vous avez maintenant à votre disposition. et on peut proposer de déployer sur les opérationnels. Donc on peut aller voir les utilisateurs, on peut aussi discuter avec les managers qui sont au courant des problèmes récurrents, des irritants, pour constituer du reporting de terrain. Et voilà, service après service, on déploie des... des nouveaux reporting qui sont vraiment faits pour les gens quotidiens et qui ont besoin d'accéder à la donnée. Et surtout, il faut expliquer aussi tout le potentiel de l'outil.

• Speaker #0

  En fait, en préparant ce podcast, je sais qu'on a discuté de deux cas très intéressants. Est-ce que tu as des exemples de ton expérience où l'outil a permis de résoudre un ou des irritants opérationnels de manière étonnante ou en tout cas efficace ?

• Speaker #1

  Alors, moi, je voudrais te raconter une expérience que j'ai vécue en entreprise, mais pas en tant que... qu'intervenant externe. J'étais dans l'entreprise en 1999. Je ne sais pas si tu étais né. Je travaillais dans une entreprise...

• Speaker #0

  Je n'étais encore pas en âge de faire de l'habillage, mais j'étais bien là.

• Speaker #1

  Alors, j'étais dans une entreprise, une PME textile, on va dire, qui faisait 50 millions d'euros. Et donc, on utilisait un ERP maison. Et donc, on avait assez peu de possibilités pour faire du reporting. On avait des stats toutes prêtes. qui sortait sur des beaux listings 80 colonnes, imprimantes matricielles, je ne sais pas si tu as connu ça, des petites bandes sur les côtés qu'il fallait déchirer pour se mettre au format A4. Donc on avait un directeur des opérations qui était aussi DSI, et comme on était coincé pour faire évoluer ce système, en tout cas c'était très compliqué d'avoir des nouveaux reports et surtout de faire des analyses macro. Cette personne avait proposé à la direction de s'équiper de Business Objects, qui était une solution assez récente et qui allait permettre de récupérer les données de cet outil et d'en faire un peu ce qu'on voulait. Donc ça a été acté, alors ça a coûté très cher, c'était vraiment, je pense que les entreprises de cette taille ne s'équipaient pas du tout à l'époque de cet outil qui était en plus assez récent. Mais par contre, ça a été la révolution dans l'entreprise. Parce que dès qu'on a eu notre entrepôt de données alimenté et qu'on a commencé à faire des rapports, on s'est rendu compte du potentiel de l'outil. Et c'était la libération. Parce qu'on n'avait plus besoin de demander à la DSI. Quand on voulait faire une nouvelle stat, on n'avait pas besoin de demander à la DSI, qui en général mettait des mois. Soit la demande n'était pas acceptée, soit c'était très long. Et le résultat n'était jamais bon du premier coup. Et puis voilà, on restait sur du listing 80 colonnes avec des ruptures et des sous-ruptures. On pouvait difficilement l'envoyer dans Excel, même avec un émulateur. Je voulais parler de ce cas-là parce qu'on a fait effectivement des dashboards pour le codir, mais en même temps, on a ouvert l'outil à tous les services et on a formé des key users dans tous les services qui accondaient à toutes les demandes des gens de la logistique, du commercial et qui construisaient les rapports. Il y avait une supervision quand même, parce qu'il ne fallait pas que ça donne des résultats aberrants. Donc on les testait, on les validait. Mais en tout cas, on avait des gens dans toutes les unités qui pouvaient faire de la requête ad hoc ou construire des tableaux de bord qui ensuite seraient diffusés périodiquement. Et c'était vraiment la révolution.

• Speaker #0

  C'est très intéressant de parler de ce cas, parce que justement, à l'époque, au début, On voit bien le côté un peu révolutionnaire de donner accès à l'utilisateur final à la donnée, d'embarquer les opérationnels et tous les profits de l'entreprise dans cette démarche d'accès aux données. Quand la BI a commencé à arriver dans les entreprises, dans ces grandes entreprises, ça a des coûts de plusieurs centaines de milliers d'euros. aujourd'hui avec tout ce qui existe sur le marché, quand on parle de MyReport ou d'autres solutions, le marché, en fait, on n'est plus dans ces considérations-là, ça s'est vachement démocratisé, donc c'est une raison de plus aussi de proposer ça à des profils qui sont divers et variés dans l'entreprise. Est-ce que Dans cette expérience, tu as identifié des patterns récurrents pour justement favoriser ces usages opérationnels. C'est-à-dire qu'il y a tellement de choses qui sont possibles qu'il faut bien commencer quelque part. Quels sont les patterns pour avancer concrètement ?

• Speaker #1

  Alors, ce que j'ai remarqué, c'est que... Si on va vers les utilisateurs en leur demandant simplement « Dites-moi quels sont vos pain points, quels sont vos besoins, ou en tout cas quels sont les usages que vous pratiquez pour traiter de la donnée ou récolter de la donnée, traiter de la donnée ? » de manière récurrente, que ce soit quotidienne, mensuelle, hebdomadaire, parce que souvent c'est ce type de besoin qu'on va essayer d'adresser. Si on leur demande de but en blanc, qu'est-ce que vous faites qui vous prend du temps et que vous voudriez réduire ce temps, et nous on a peut-être une solution à vous proposer, on obtient rarement des réponses immédiates. Il y a des gens qui jouent le jeu et qui reviennent avec des... des besoins clairs. Mais il y a quand même pas mal de gens qui ont l'impression peut-être qu'on va leur... Je ne sais pas s'ils ont l'impression qu'on va leur voler leur travail, je ne sais pas. Mais voilà, ce n'est pas toujours comme ça que ça fonctionne. En revanche, quand la demande vient du terrain, voilà, ça vient du terrain et ça remonte vers la DSI ou vers le data analyst. de l'entreprise, la personne qui est responsable de l'outil BI, là, ça va très vite parce que le terrain est demandeur.

• Speaker #0

  Quand on parle d'un irritant, peut-être effectivement.

• Speaker #1

  Ils ont des irritants, ils ne veulent plus passer deux heures à préparer leur reporting pour leur manager ou même traiter n'importe quel sujet.

• Speaker #0

  Ils veulent être aidés. C'est une histoire de pragmatisme aussi, c'est-à-dire qu'il y a un sujet, il y a un problème, une douleur, et là, on va répondre à la douleur à travers une solution qui, du coup, est évidente et donc forcément va être adoptée.

• Speaker #1

  Donc,

• Speaker #0

  venir avec cette approche un peu top-down, où quelque part, en termes d'impact, l'impact est... il est mesuré, en temps mesuré, en temps gagné, pardon, en irritant supprimé, mais pas en insight stratégique de « ah tiens, on a fait un projet, on a… » Pas du tout. « Qu'est-ce qu'on pourrait vous enlever ? » Et du coup, non, ça ne marche pas, quoi. Donc, ouais, ça vient vraiment du terrain.

• Speaker #1

  En général, on présente les choses, on dit « est-ce qu'il y a dans votre travail des moments à produire une donnée… » à mettre en forme une donnée, à consolider une donnée, et 20% à l'analyser ou à en tirer des conclusions, des réponses. Si ça existe dans votre travail au quotidien, s'il y a des moments comme ça, nous on est là pour vous aider à inverser la chose et avoir 20% pour produire de la donnée, simplement en actualisant un report sur un data warehouse. et ensuite, il vous aura 80% du temps pour analyser, pour prendre des décisions. Souvent, les pain points qu'on résout, c'est sur des extractions, des croisements de données, des listes de contrôle, des recherches d'anomalies ou d'optimisation, en tout genre. On est vraiment terrain, on n'est pas dans la prise de décision pour l'entreprise. On est sur la détection de la qualité, la détection d'anomalies, des choses comme ça. Donc voilà, on dit aux gens, aujourd'hui vous passez 80% du temps à bricoler dans Excel et après il vous reste un quart d'heure pour trouver la solution. Nous, on vous propose le contraire. Vous actualisez un report et il vous reste 80% du temps pour trouver la solution et prendre des décisions à votre niveau.

• Speaker #0

  C'est vrai que c'est plutôt sympa. Et concrètement, est-ce qu'il y a des profils métiers qui perçoivent, selon toi, plus immédiatement la valeur d'une BI orientée terrain ?

• Speaker #1

  Alors, d'après mon expérience, ça marche souvent très bien avec la logistique, parce que c'est des gens qui ont l'habitude de brasser, en quelque sorte, de la donnée. Mais déjà, ça dépend de l'activité de l'entreprise. Et ça dépend des outils dont ils disposent déjà, parce que s'ils ont un ERP ou un... un outil SaaS qui est bien conçu et pour lequel l'éditeur a pris soin de fournir des fonctionnalités analytiques avancées, ce qui est rarement le cas dans les outils SaaS, plus dans les ERP qui ont quand même une certaine ancienneté. Ça dépend de ce qu'il a à sa disposition, l'utilisateur, pour répondre à ces questions. Mais sinon... On va dire que le public, la cible, c'est tous les gens qui ont besoin de faire des extracts personnalisés, des filtres complexes. Parce que des fois, on peut extraire de la donnée, mais on ne peut pas faire des et, des ou et des conditions un petit peu sophistiquées. Ce qu'on peut bien évidemment faire dans un outil BI, mais pas forcément dans les outils de reporting propres, enfin qui sont inclus dans les outils, faire des calculs automatisés. Si on a besoin d'un indicateur ou d'un calcul, quel qu'il soit, qui est perso. personnalisé, on ne pourra pas forcément le faire dans l'outil, donc il faut sortir la donnée de l'outil pour pouvoir faire ce calcul. Et alors, bien sûr, ce qui me vient tout de suite à l'esprit, c'est croiser les données de plusieurs sources. Parce que voilà, quand on peut avoir le meilleur, la meilleure fonctionnalité analytique dans son outil, si on ne peut pas croiser les données avec l'outil d'à côté et que c'est un réel besoin, là, il n'y a que la BI ou Excel, toujours, qui va pouvoir répondre à... à ce besoin. Sauf que dans Excel, on reconstruit tout à chaque fois, alors qu'avec une BI qui interroge les deux sources et qui croise les données, c'est tout près tout le temps. C'est bien là qu'il y a le gain.

• Speaker #0

  J'aime beaucoup cette vision, c'est-à-dire que pour pouvoir bien naviguer sur un terrain inconnu, mieux avoir une vision globale, ça, ça se fait. Il y a le fait de donner, quand on a des données partielles. forcément, on a une vision partielle. C'est aussi ça, l'intérêt de donner accès au maximum de profils et à des données qui sont issues de domaines métiers qui sont forcément connexes, parce que dans une entreprise, les process, tout est lié, mais dont ils n'ont pas conscience parce que ce n'est pas l'outil. Ils n'ont pas accès à l'outil et ils n'ont pas accès à cet outil. Mais par contre, à travers la BI, en fait, consulter ces données, pouvoir les croiser avec leurs propres données, là où ils ont de la valeur, là, c'est un mérite plus.

• Speaker #1

  La BI, elle va briser les silos, en tout cas au niveau des données, peut-être pas au niveau des collaborateurs, mais effectivement, pouvoir croiser les données de la production avec les données de la logistique ou de la compta avec l'ERP, c'est la base.

• Speaker #0

  Aussi, ça me rappelle un... Un sujet qu'on a traité avec un podcast autour de la culture de la donnée. Effectivement, quelque part, le fait de briser les silos à travers la partie donnée, c'est aussi quelque chose qui va venir fluidifier les relations. Et peut-être même des fois détendre des tensions. Est-ce que tu as des... Je te vois sourire. Est-ce que tu as des... des expériences par rapport à ça, ou le fait de libérer des données.

• Speaker #1

  Mais je sais que c'est quelque chose qu'on voit régulièrement, parce que si on a absolument besoin des données du service voisin et qu'on n'y a pas accès, il faut les demander. Donc ça veut dire qu'il faut aller demander à quelqu'un, il faut que cette personne ait le temps de les extraire et de vous les fournir. Alors que si tout est centralisé dans un data warehouse, y compris des données de production avec une granularité fine, parce que là on n'est plus du tout sur le modèle BI, où on va agréger les données et définir la maille, la granularité la plus fine, mais dont on a besoin pour faire du décisionnel, qui n'est pas forcément la même que celle des opérationnels. En général, les opérationnels vont descendre à des niveaux beaucoup plus fins. Et on va devoir construire des datasets à part pour traiter leurs besoins. Parce que si on mélange tout et qu'on augmente la granularité de la BI décisionnelle, on peut avoir des soucis de performance. Donc, pas forcément, mais ça peut arriver. Je vais donner un exemple très simple. Dans le commerce de détail, on a besoin de savoir, je ne sais pas, par région, par magasin, par article. combien on a fait de ventes par jour. C'est un nombre de tickets, c'est un indicateur, mais on n'a pas besoin de connaître le numéro du ticket et de stocker tous les tickets de caisse dans la BI. En revanche, si on veut analyser plus finement, pour une raison X ou Y, que les tickets de caisse, il faut les stocker quelque part. Et là, on passe à une granularité. Au lieu d'avoir un agrégat de X tickets par jour, on a les tickets un par un. et des volumes beaucoup plus conséquents. Donc voilà, il faut faire attention à ça aussi. C'est pour ça que bien souvent, pour les besoins opérationnels, on va faire plutôt des data marts, c'est-à-dire des mini-entrepôts de données spécialisés. Et on pourra croiser... des données de plusieurs sources, mais surtout on aura le niveau de granularité dont on a besoin.

• Speaker #0

  Quelque part, tout ça est possible parce qu'on a aussi une vision claire, une maîtrise des domaines. Donc on n'arrive pas directement à démocratiser la BI si derrière, le système qu'on a construit n'est pas assez robuste pour être capable de répondre. aux enjeux opérationnels, terrain. Ça, effectivement, ce n'est pas non plus, ce n'est pas magique. Il ne suffit pas de dire c'est bon, il y a l'outil, il y a là. Donc, si je résume, on a dépendant de l'outil, répondre à des enjeux de direction, ça, c'est quand même la base. Bien quand même, c'est une première étape. Derrière, enrichir les données avec des niveaux de granularité qui sont pertinents. Et puis, aller voir les utilisateurs pour voir c'est quoi les frustrations. qu'ils ont à partir de ces frustrations, apporter des cas d'usages qui répondent à ces frustrations. Des exemples typiques, l'export manuel, l'Excel fait chaque semaine à transmettre à à tête direction métier et puis derrière, déclencher ce cycle un peu de co-construction avec les utilisateurs pour aller plus loin, une sorte de boucle vertueuse. On va avoir une adoption réelle de la BI par les utilisateurs du terrain et pour des usages quotidiens. Maintenant, est-ce que toi tu as des astuces pour parquer dans cette démarche ?

• Speaker #1

  Déjà au sein d'un même service, on a aidé, on a accompagné un utilisateur qui avait une problématique et qu'on lui a... donner une solution. Ces collègues sont témoins de la chose et ça peut leur donner des idées. Et voilà, ils peuvent devenir demandeurs aussi, eux, d'une solution. Évidemment, on peut aussi dire, vous voyez ce qu'on a fait pour cette personne qui avant passait deux heures à faire ça, maintenant ça dure dix minutes. Et effectivement, et là... Fort de cet exemple, leur demander s'il y a d'autres personnes qui auraient des cas similaires. Et ensuite, ça peut se répandre aussi d'un service à l'autre. Dans mon expérience, effectivement, moi, je n'ai pas vraiment eu beaucoup à prêcher la bonne parole. Souvent, ça se dissémine dans l'entreprise et ça devient culturel, en fait.

• Speaker #0

  Alors, je pense que tu n'as pas eu besoin de prêcher la bonne parole parce qu'il y a quelque chose que j'ai pu voir à travers ton approche, c'est que tu es présent et que c'est concret. Tu apportes, tu montres le cas d'usage, tu le démontres. Et du coup, forcément, on n'est pas là en train de, encore une fois... d'arriver avec des choses très haut niveau, des gens le voient et forcément ils disent « Ah bah oui, ça marche, ça m'aide » . Donc je pense que c'est quelque chose qui est très chouette, ce côté « la preuve par l'exemple » . Ce n'est pas le concept qui est très joli ou qui est intellectuellement intéressant, mais qui est montré, démontré.

• Speaker #1

  Moi j'ai le cas d'un client chez qui je travaille, pour lequel je travaille actuellement depuis plusieurs années. Alors là, on est dans des services financiers. On a commencé à mettre en place des reports pour préparer des écritures comptables. Et à un moment donné, j'ai dit, on est dans le cadre de MyReport. Et donc, MyReport qui permet de restituer des données dans Excel. Et donc, l'idée de départ, c'était de préparer des écritures comptables. Et j'ai dit, mais vous savez, maintenant qu'on les a préparées, on peut aussi... demander à l'outil de les préparer pour de bon au format d'un port. En l'occurrence, il s'agit de... Parce qu'au lieu d'avoir juste un tableau et ensuite devoir écrire dans la compta, saisir ces pièces, on peut demander, on peut formater la donnée sur laquelle on a travaillé au format d'un port de la solution comptable. Et dans ce cas-là, il reste... il n'y a plus qu'à enregistrer le fichier et l'importer dans Sage. Au début, c'était un travail de contrôle. Donc, on faisait des calculs par rapport à un outil de P2P, de procurement. On préparait des... des pièces à saisir, et moi j'ai dit allons plus loin. Et donc là c'était magique, parce que maintenant on actualise le report, on contrôle, on enregistre la deuxième feuille qui est un autre report au format d'import Sage, on dépose le fichier et ça importe tout seul dans Sage. Et donc j'ai fait ça avec les utilisateurs. Maintenant, c'est devenu une évidence qu'à chaque fois qu'il y a un besoin de ce type, le premier réflexe qu'on a, c'est qu'on va appeler Michel. Parce qu'il va nous trouver un truc dans l'aéroport. Dès qu'il y a un nouveau besoin de ce type, on pense à moi. Donc ça devient un réflexe.

• Speaker #0

  La preuve par l'exemple et par quelque chose de concret. On remercie beaucoup Michel pour ton témoignage et pour le partage de ton expérience. On pourrait discuter encore des heures. En tout cas, on aura l'occasion de l'aborder dans un autre contexte avec la communauté MyReport aussi, pour ceux qui la suivent sur d'autres plateformes, que ce soit sur LinkedIn ou le club utilisateur MyReport. dont tu seras l'invité prochainement. J'aime bien poser une question à mes invités. Est-ce qu'il y a une question que tu aurais appréciée que je te pose que je ne t'ai pas posée ?

• Speaker #1

  Alors, une fois encore, je vais répondre à côté. C'est ma spécialité. Je n'ai pas forcément de questions. Enfin, il y en a une. Non, je n'ai pas forcément de questions que j'aurais aimé que tu me poses, mais j'aurais aimé ajouter quelque chose par rapport à notre thème. c'est que là, on a parlé de BI opérationnel, ça a d'autres vertus que uniquement rendre service aux utilisateurs et soulager les pain points. Pour moi, il y a un aspect très important, très intéressant, c'est de lutter, entre guillemets, contre le shadow IT, c'est-à-dire tous ces excels disséminés dans l'entreprise, dans les services, dans des dossiers parfois personnels. et tous ces documents qu'une seule personne maîtrise et est capable de faire fonctionner. En fait, le fait de mettre tout ça dans la BI, non seulement ça permet des gains de temps, on l'a vu, des gains de fiabilité aussi, parce que dans Excel, on peut faire un mauvais copier-coller et avoir des formules qui donnent des résultats erronés sans qu'on s'en rende compte. Dans la BI, c'est toujours juste par rapport aux règles qu'on a définies. Et surtout, c'est centralisé et c'est gouverné. Et on peut le documenter. Centralisé, gouverné, documenté. C'est-à-dire que quand les gens quittent l'entreprise, le process, il est toujours là. Et des nouveaux arrivants peuvent se l'approprier parce qu'il est centralisé et documenté. Pour moi, je pense que c'est un atout très important de cette démarche.

• Speaker #0

  C'est un très beau mot pour la fin, effectivement. Aspect gouvernance et maîtrise de la donnée et aussi fiabilisation des process. Ça, c'est vraiment aussi le rôle ultime de la BI, puisque ça devient, quand la BI a été bien déployée dans une entreprise, ça devient un peu la colonne vertébrale de l'entreprise, qui fait que, effectivement, l'information circule de manière fiable. Merci beaucoup Michel, encore une fois, et à bientôt pour d'autres partages.

• Speaker #1

  Merci beaucoup Médéric.