Transcription

• Speaker #0

  Bienvenue sur Feedback, le podcast autour du management et du leadership. Je suis Élodie, manager depuis 14 ans, et ma mission, c'est d'aider les salariés et entrepreneurs à prendre confiance en elles pour manager sereinement leur équipe. Alors si toi aussi tu es convaincu qu'on peut avoir un management bienveillant et un leadership affirmé sans écraser les autres, abonne-toi ! Tu trouveras ici tous mes conseils et retours d'expérience pour t'aider à devenir une des leaders le demain. Je te souhaite une agréable écoute ! Hello à toi et bienvenue dans cette série de l'été spéciale loi de productivité. Pendant quatre épisodes, je vais te détailler, t'expliquer des lois de productivité qui ont été, on va dire, conscientisées par des chercheurs et qui vont t'aider à gagner en efficacité dans ton quotidien de manager. Aujourd'hui, on est dans la loi numéro 3 et si tu n'as pas écouté encore les deux premiers épisodes, je t'invite à aller les écouter maintenant. Il n'y a pas d'ordre précis, bien évidemment, mais je t'invite. le faire. Avant de plonger dans la loi d'aujourd'hui, qui est la loi de Hofstadter, j'espère que je l'ai bien dit, je t'invite à aller découvrir, télécharger si ce n'est pas encore fait, la boîte à outils du manager. Cette application dont je te parle, que je te mets à disposition, qui sont des outils, des logiciels qui ont changé ma vie de manager et je pense que n'importe quel manager doit travailler avec. C'est vraiment des applications, des logiciels que tu peux mettre en place très facilement. dans ton organisation et qui vont te faire gagner un temps flou. Donc, je te mets le lien directement dans la description de cet épisode. C'est disponible dans la description, peu importe où tu m'écoutes, que ça soit Spotify, Apple Podcasts ou même YouTube. Va directement dans la description de cet épisode et tu trouveras le lien directement pour le télécharger. Donc, c'est quoi la loi de Hofstader ? Hofstader, je ne sais pas comment on dit, avec mon superbe accent. C'est quoi son principe ? C'est que les choses prennent plus de temps que prévu. Alors, celle-là, je pense qu'on l'a tous un petit peu conscientisé d'une façon ou d'une autre. Combien de fois on avait prévu que tel dossier mettrait 15 jours pour être fait, ou que si on se met à cette tâche maintenant, on va mettre une heure pour la faire, et qu'en fait, trois heures après, on est encore dessus. Il est quasiment impossible de prévoir combien de temps prendra une tâche. Et même en lui rajoutant du temps pour la réaliser, elle risque quand même d'être... sous-estimé. Ça, c'est ce que nous dit la loi de Hofstede. Bon, désolé, celui-là, cette loi, je vais avoir du mal à la prononcer correctement. Donc, comment appliquer la loi de Hofstede dans ton quotidien ? C'est très simple. Comme tu sais que tu vas sous-estimer tous les délais, les tâches à faire, eh bien, il faut que tu prévoies une marge de manœuvre dans ta planification. Je parle de ça parce qu'il y a un exercice dans Manager360, donc mon accompagnement, où j'accompagne pendant trois mois et demi, des managers à devenir beaucoup plus sereines dans leur quotidien, il y a un exercice où on prend les agendas de chacune et on va voir comment est-ce qu'on peut gagner du temps, quels sont les défauts dans l'agenda, comment est-ce qu'on peut libérer du temps pour travailler sur ces tâches stratégiques. Et souvent, j'ai des personnes qui arrivent en live et qui présentent des agendas en mode Tetris. Il n'y a aucun temps de pause, déjà. Ça, je le renvoie à une des lois qu'on a vues dans les précédents épisodes. Tout est imbriqué, il n'y a pas de marge de manœuvre en fait. Donc, tu as une réunion qui est calée de 14h à 15h, tu en as une autre de 15h à 16h, après tu as un rendez-vous avec quelqu'un, etc. Et en fait, quand tu fais ton agenda, tu le sais qu'il y a un truc qui va déborder. Mais tu te dis non, mais ça va passer. Ouais, mais ça ne passe pas. Et en fait, tu vas avoir une réunion, au lieu de durer de 14h à 15h, si ça se trouve, ça va faire 14h, 15h30. Tu vas devoir peut-être la quitter avant la fin pour faire ta réunion d'après ou t'excuser à la réunion suivante parce que tu arrives en retard. Et en fait, quand tu fais ta planification, la principale responsable, c'est toi. Parce qu'en fait, tu ne prévois pas de marge de manœuvre. Et c'est ça la loi de Hofstadter, c'est qu'il faut toujours prévoir une marge de manœuvre. Par exemple, quand je faisais mes entretiens one-to-one, je ne les enchaînais pas les uns après les autres dans mon agenda. Je laissais toujours 5 à 10 minutes, voire 15 minutes de délai entre les deux entretiens, au cas où il y a un petit débordement, ou même pour me vider un peu l'esprit, prendre mes notes, etc. Et en fait... oui, ça déborde toujours et en fait il ne faut pas le voir comme une mauvaise chose, c'est juste que ça a été mal planifié, mal prévu et tu peux rectifier le tir. Donc, quand des personnes viennent me voir et me disent oui mais j'ai mon agenda mais il ne représente pas vraiment l'emploi du temps parce qu'en fait je ne fais pas du tout ce qui est prévu ou en fait je ne mets pas de bloc de temps dans mon agenda parce que je sais que ça va toujours déborder sur la suite... Et du coup, ça ne sert à rien que je les mette puisque je suis incapable de les prévoir. Mais en fait, ça reste un exercice hyper important à faire. Il faut que tu arrives à estimer le temps de tes tâches, de tes blocs de temps, de tes réunions, de tes entretiens. Et le fait de leur prévoir un certain temps... de les planifier, ça va te faire gagner du temps. Parce que déjà de l'écrire et de te dire bon ben là, ça va durer de 14 à 15, je vais prévoir un petit débordement de 15 minutes déjà ton esprit va le mettre dans une case de temps qui va essayer de respecter. Et en plus, tu te laisses une marge de manœuvre. Donc tu vas avoir beaucoup moins cette sensation de courir de partout, d'être partout à la fois, mais nulle part en même temps. Et du coup, ça va t'éviter d'être déçu et de te laisser déborder. Donc moi, ce que j'ai envie de te conseiller, c'est de toujours prévoir au moins une marge de 20 à 30 dans ton estimation. C'est valable à la fois pour tes tâches et tes événements, mais aussi quand tu as par exemple des projets à lancer, des appels d'offres à répondre, tout ce qui va demander un peu de la coordination ou des projets long terme, de prévoir pareil une marge de 20 à 30 pour... anticiper n'importe quel imprévu qui peut y avoir. Donc vraiment, cette loi, elle est super importante. C'est que, ok, c'est parfois difficile d'estimer comme il faut, mais en tout cas, en estimant et en planifiant ton agenda ou tes projets, il faut que tu prévoies 20 à 30% de temps supplémentaire pour éviter justement d'être déçu et de te laisser déborder. Ça, c'était donc la loi de Hofstedeur. Et on va se retrouver la semaine prochaine pour la dernière loi qu'on va voir ensemble, la loi de productivité de... Parkinson, c'est l'une des plus importantes et c'est pour ça que je termine avec elle, pour pouvoir te donner des bonnes bases pour la rentrée. N'hésite pas à me dire si cet épisode t'a plu. Je suis disponible sur LinkedIn, en DM, sur Insta, etc. J'adore avoir vos retours sur le podcast, donc n'hésite pas à me faire un petit coucou, j'y répondrai avec plaisir. Et sur ce, on se retrouve la semaine prochaine. Je te remercie d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. Si tu l'as apprécié, je t'invite à t'abonner sur ta plateforme préférée. et à me laisser un commentaire 5 étoiles. On se retrouve au prochain épisode pour parler management et leadership.