Transcription

• Speaker #0

  Bienvenue sur Feedback, le podcast autour du management et du leadership. Je suis Élodie, manager depuis 14 ans, et ma mission, c'est d'aider les salariés et entrepreneurs à prendre confiance en elles pour manager sereinement leur équipe. Alors si toi aussi tu es convaincu qu'on peut avoir un management bienveillant et un leadership affirmé sans écraser les autres, abonne-toi ! Tu trouveras ici tous mes conseils et retours d'expérience pour t'aider à devenir une des leaders le demain. Je te souhaite une agréable écoute ! Hello, hello et bienvenue sur le podcast Feedback. On est en plein dans notre mini-série de l'été sur les lois de la productivité. On a eu un premier épisode, donc si tu ne l'as pas encore écouté, je t'invite à aller l'écouter maintenant avant d'écouter celui-ci. Il était sur la loi Dillich et on y voyait en fait le concept de pause dans la productivité. Et aujourd'hui, on va voir la loi de Carlson. En effet, pendant tout ce mois d'août, je vais te présenter des lois de productivité. C'est des lois qui ont été réfléchies. pensées par des grands scientifiques et qui en ont sorti des grands principes pour gagner en efficacité dans son quotidien. Donc, on va en étudier quatre pendant tout ce mois d'août. Tu vas voir, ça va te donner un angle un petit peu nouveau sur ton quotidien, ton organisation. Et surtout, si tu ne l'as pas encore fait, je t'invite à aller télécharger dans la description de cet épisode. Donc, si tu m'écoutes sur un podcast, tu peux aller voir directement dans la description de Spotify ou d'Apple Podcast. Tu vas avoir le lien directement où Si tu m'écoutes sur YouTube, dans la description de la vidéo, je te mets à disposition ma boîte à outils des managers où je te dévoile en fait les 7 applications que j'utilise au quotidien et qui me font gagner un temps fou dans mon organisation, dans ma productivité, dans mon efficacité. Vraiment, je crois que je ne pourrais plus me passer de ces logiciels-là. Et donc, j'ai vraiment à cœur de te les montrer, de te les dévoiler pour que toi aussi, tu puisses les utiliser. Donc, file vite ! les récupérer, récupérer cette boîte à outils directement dans la description de cet épisode, soit en podcast, soit en vidéo YouTube, tu as le lien directement. Et maintenant, on va se plonger dans la loi de Carlson. Alors, quel est le principe de cette loi de productivité ? Ouvrez les guillemets. Faire un travail sans interruption prend moins de temps et d'énergie que de le faire en plusieurs fois. J'ai l'habitude d'accompagner des managers. Je sais combien il y en a. parmi vous qui m'écoutez aujourd'hui qui font du multitâche et qui ont l'impression d'être méga efficaces en jonglant de tâche en tâche, de dossier en dossier. Il y en a beaucoup qui se gargarisent, on va dire, d'être multitâche, mais il y en a d'autres aussi qui savent très bien que se concentrer sur une seule tâche est plus efficace, mais qui n'y arrivent pas. En fait, on est souvent, constamment même, j'ai envie de dire, soumis à des interruptions dans notre travail. Que ça soit les notifications de notre téléphone, nos emails, les appels, les sms, les collègues qui rentrent dans notre bureau sans savoir s'ils nous dérangent ou pas. Et en fait, il est très difficile de rester focus et concentré de façon continue quand on est manager. Moi, ce qui a fait un déclic chez moi, c'est quand je suis tombée sur des études qui annonçaient qu'on mettait entre 3 à 25 minutes pour se reconcentrer sur la tâche qu'on était en train de faire avant l'interruption. C'est juste... énorme. Est-ce que tu te rends compte que t'es interrompu toutes les 2 ou 3 minutes et que tu vas mettre peut-être jusqu'à 20 minutes avant que ton cerveau se remette en mode focus, concentration extrême sur la tâche que t'étais en train de faire ? Vu le nombre de fois où on est sollicité et interrompu dans notre travail, tu te doutes bien que du coup, on n'est pas du tout concentré sur les tâches qu'on est en train de faire. Et ça représente une vraie perte de productivité dans une journée. Je ne vais pas m'amuser à combien de temps Ça représente comme perte de productivité, mais c'est énorme en tout cas. Donc cette loi de Carlson, ce qu'elle recommande, c'est de regrouper les tâches similaires pour gagner en efficacité. Alors, pour te faire mieux comprendre cette loi, je vais te proposer un petit exercice tout simple. C'est de te remettre dans une peau d'enfant et d'écrire, de colorier 25 cases de 5 couleurs différentes sur une feuille. Première solution, tu vas faire l'exercice. En changeant de crayon de couleur à chaque case que tu vas colorer. Et vas-y que celle-là, je la fais en bleu. Et vas-y que celle-là, je la fais en rouge. Et celle-là, en jaune, en vert, en orange. Et allez, je refais une rouge et je refais une verte. En fait, tu vas prendre ton crayon. Tu vas le décapuchonner, tu vas gribouiller, tu vas refermer le capuchon, tu vas le reposer sur la table, tu en reprends un autre, tu l'ouvres, tu gribouilles, tu refermes, tu reposes, etc. Et si tu refais ce même exercice, mais en coloriant d'abord toutes les cases rouges, puis toutes les bleues, puis toutes les oranges, tu vas te rendre compte que tu vas gagner énormément de temps. Parce que tu n'auras pas ce temps perdu à chaque changement de crayon. Et bien pour tes tâches quotidiennes, c'est exactement la même chose. Il vaut mieux... regrouper tes tâches. C'est ce qui s'appelle du batching. Ça existe en cuisine d'ailleurs. L'idée, c'est de gagner du temps le dimanche soir pour tes repas de la semaine en cuisinant et en découpant une quantité importante de légumes, de féculents, en cuisinant pendant deux heures pour tout faire d'un coup et pas faire ça tous les soirs au fil du temps. Parce qu'à ce moment-là, tu dois ressortir la casserole, ressortir la poêle, ressortir le couteau, etc. Là, tu fais tout d'un coup et effectivement, c'est un vrai gain de temps. Parce que tu regroupes toutes ta tâche, les mêmes, dans un même bloc de temps. Alors comment utiliser cette loi, à part dans la cuisine, le batch cooking et le dessin ? Parce que là, l'idée, c'est quand même de te donner des exemples concrets en tant que manager. Déjà, amuse-toi à noter dans une journée chaque interruption, que ça soit tes notifications, tes mails, les personnes qui rentrent dans ton bureau, etc. À chaque fois que tu es interrompu, tu te prends un post-it, là où tu te fais des cases. Tu sais, comme quand on compte les jours, tu fais des barres à chaque fois que tu es interrompu. Je pense que tu vas halluciner à la fin de la journée. Vraiment, c'est un exercice à faire. Alors là, c'est l'été, peut-être que tu vas être un peu moins interrompu que d'habitude, mais je pense que déjà, tu vas arriver à un nombre hallucinant. Une fois que tu as fait cette prise de conscience, on va dire, là, je t'invite à faire donc du batching, c'est-à-dire à regarder un petit peu les tâches et à les regrouper, celles qui se ressemblent, et à les traiter en blocs. Par exemple, moi, je sais que j'avais une tâche récurrente à faire. c'était de scanner des dossiers pour les ranger dans des drives, etc. Au lieu d'aller prendre un dossier, de le scanner, de revenir à mon bureau, de le mettre dans le dossier drive, puis de repartir scanner, etc. Mais en fait, tu scans tout d'un coup, tu reviens à ton bureau, et là, tu ranges tout d'un coup dans un drive. En fait, l'idée, c'est vraiment de ne pas découper dossier par dossier, tâche par tâche. C'est de regrouper ce que tu peux traiter en bloc pour gagner du temps. Autre élément que tu peux faire, et celui-là, je le conseille à... Toutes les personnes que j'accompagne, notamment dans Manager360, mais pas que vraiment à toutes les personnes avec qui je discute, c'est de traiter tes mails deux fois dans la journée maximum. Une fois, c'est encore mieux, mais je sais que c'est un petit peu plus compliqué. En fait, c'est de te caler un temps dans ta journée où tu vas traiter tes mails qu'à ce moment-là. Et surtout, d'enlever des notifications sur ton téléphone ou sur ton bureau à chaque mail qui arrive. Comme ça, tu te dédies un temps à 11h par exemple et en fin de journée pour traiter l'ensemble de tes mails. et tu les traites tous d'un coup et pas au fil de l'eau parce que là, ton esprit va partir sur une autre tâche et à traiter un dossier, à faire complètement autre chose que ce que tu avais prévu à la base. Autre conseil aussi que je peux te donner, puisque la loi de Carson dit bien qu'il ne faut pas être dérangé, il ne faut pas faire son travail avec des interruptions, c'est de couper tes notifications quand tu es en mode focus. Moi, par exemple, j'envite toutes les notifications sur mon téléphone. Et j'avais même enlevé mes notifications de mails pro sur mon téléphone pro à l'époque. Parce que voilà, j'avais décidé d'aller voir mes mails à des moments donnés dans la journée. C'était moi qui faisais la démarche d'aller les voir. Donc coupe tes notifications. Et si jamais tu ne peux pas le faire, que tu culpabilises ou que tu as peur que les gens ne comprendraient pas ta démarche, tu peux en tout cas mettre ton téléphone en silencieux ou en ne pas déranger pendant une heure ou deux heures dans ta journée. Et enfin, le dernier conseil que je pourrais te donner. pour ne pas être dérangé. Ce n'est pas de dire, maintenant, je ferme la porte de mon bureau et débrouillez-vous. Le but, ce n'est pas de faire ça. Mais au lieu que les gens viennent te voir au fil de l'eau, c'est de créer des moments de disponibilité pour les autres et d'arrêter de subir les interruptions par ton équipe. En fait, c'est ça le problème quand on est manager, c'est qu'on subit l'agenda des autres. Donc, tu peux dire que tu es dispo pour répondre à toutes les questions, laisser ton bureau ouvert. Ou dire que tu vas vérifier tes mails ou répondre à tous les messages de telle heure à telle heure, tous les jours. Ça sert à ça aussi, les entretiens one-to-one, tu sais combien j'en suis fan. C'est aussi des moments où vont être abordées certaines problématiques. En fait, tu te crées des moments de disponibilité pour les autres, pour te créer des moments et t'autoriser des moments où tu ne vas pas être disponible pour eux. C'est du coup le donnant-donnant. Ça va en fait... t'empêcher de culpabiliser, de te mettre dans une bulle et de ne plus être disponible pour ton équipe, de mettre en place des plages de disponibilité, ça va t'empêcher de culpabiliser par rapport à ça. Voilà pour la loi de Carlson. Comment est-ce que tu peux l'utiliser dans ton quotidien de manager ? J'espère en tout cas que ça t'aura éclairé. C'est vraiment une loi de productivité hyper, hyper importante à comprendre. Elle peut te faire gagner un temps fou, je te le promets. La semaine prochaine, on va voir une autre loi. qui va changer ton efficacité de manager. J'espère qu'elle va te plaire autant que celle-là. Et je te dis à la semaine prochaine. Je te remercie d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. Si tu l'as apprécié, je t'invite à t'abonner sur ta plateforme préférée et à me laisser un commentaire 5 étoiles. On se retrouve au prochain épisode pour parler management et leadership.