Tanguy El MouahidineFocus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Quand on réalise un planning, on évite de tenter d'optimiser celui-ci au maximum. On enchaîne les tâches aussi vite que possible. Considère que tout va pouvoir être fait immédiatement et que tous les prérequis sont disponibles. Au-delà du biais d'optimisme, une des raisons pour cela, c'est qu'on a peur d'afficher un planning avec des marges. Même si on aimerait tous que le projet soit la priorité de l'ensemble des parties prenantes, c'est rarement le cas. Il est donc nécessaire de prendre cela en compte dans son planning et d'avoir un peu de marge pour les différents délais que l'on va avoir et les risques du projet. Mais dans ce cas, comment faire accepter ce planning qui n'est pas totalement optimisé à ses commanditaires ? C'est ce que l'on voit ensemble aujourd'hui dans ce nouvel épisode de Focus Projet. On ne va pas se mentir, afficher sur son planing des marges ou prévoir des plages de réalisation plus importantes que les temps de réalisation prévus, ce n'est pas forcément bien vu. Et ça passe rarement bien quand on le présente à ses supérieurs. Ils peuvent vite avoir l'impression que vous cherchez à vous sécuriser et que vous prenez des marges qui ne sont pas nécessaires. De ce fait, ils vont vouloir les raboter, voire les supprimer totalement. Cependant, si vous voulez que votre planning soit viable et avoir une chance de le tenir, il est indispensable que celui-ci reflète la manière dont les choses vont se passer. Par exemple, si vous avez 6 ateliers d'une demi-journée à organiser avec des managers très occupés, sur le papier, il est possible de réaliser cela en 3 jours. Dans la pratique, il y a peu de chances que vous arriviez à avoir les personnes disponibles au moment où cela vous arrange pour enchaîner les ateliers. Il est probable qu'il faille répartir ces ateliers sur 2 semaines, voire 3, car vous devrez vous adapter aux disponibilités des différents managers. De même, si vous avez des travaux qui ne peuvent pas être faits sous la pluie, à réaliser en extérieur et que vous savez qu'au moment où ils sont prévus, il pleut en moyenne un jour sur trois, si vous prévoyez uniquement la durée des travaux sans marges pour ces intempéries, il y a de très fortes chances pour que cela ne suffise pas. D'une manière générale, il ne faut pas que pour tenir votre planning, il soit nécessaire d'avoir un alignement de planète. Il doit pouvoir être réalisé dans les conditions qui sont anticipées. Pour cela, il est indispensable de prendre des marges. Après, c'est à vous et à votre équipe d'évaluer les marges raisonnables pour rendre votre planning viable. Maintenant qu'on a vu que ces marges sont indispensables, comment faire pour les vendre à ses supérieurs et faire accepter ce planning viable ? Une option qui est pour moi plus un dernier recours, c'est de les planquer. Faire en sorte que ces marges soient totalement invisibles pour ne pas avoir à revenir dessus ni les justifier. Dans certains environnements, ça peut être nécessaire malheureusement. Par contre, je pense qu'il est préférable dans la plupart des cas de les afficher et de les justifier. Voyons ensemble comment et pourquoi. Comment présenter un planning qui n'est pas optimisé et sur lequel il va apparaître des marges assez supérieures ? Le premier élément, ça va être de pouvoir justifier le besoin de ce temps que l'on a indiqué dans ces marges et pour ces tâches qui sont rallongées. Si vous êtes capable de dire que vous avez rallongé d'un tiers la durée pour les travaux en extérieur parce qu'au moment où ceux-ci vont avoir lieu, il pleut en moyenne un jour sur trois. De suite, ce sera plus acceptable que si vous n'avez aucune justification. Vous pourrez après, éventuellement, négocier cette durée et cette marge en fonction de si vous désirez un planning avec un degré de confiance plus ou moins élevé. Mais cela montrera que vous avez bien pris en compte le risque d'intempéries dans votre planning. Pouvoir justifier clairement les différentes durées et les différentes marges permettra de les rendre beaucoup plus acceptables et montrera que vous avez anticipé les problèmes qui peuvent arriver. Un autre élément pour pouvoir justifier de marges de manière plus globale, c'est de pouvoir mettre en avant les différents risques qui pèsent sur les délais. Pour cela, il est préférable d'avoir réalisé une analyse de risque de manière à pouvoir lier les marges et les tampons que vous avez mis en place avec des actions ponctuelles ou plus globales pour mitiger les risques. Par exemple, si dans votre analyse de risque vous avez identifié plusieurs risques liés à des interfaces entre les services ou avec des fournisseurs impliquant des allers-retours, il est possible de mitiger ce risque de manière plus globale en prenant une marge sur cette phase du projet. Celle-ci permettra de compenser le fait qu'il puisse être nécessaire d'itérer certaines actions sans qu'on sache à l'avance combien et lesquelles, et sans prendre de marge sur chaque tâche, ce qui pourrait être excessif. En étant capable de relier vos différentes réserves à des risques ou une manière de s'organiser, celles-ci deviendront plus acceptables. Si vos marges ne conviennent pas à vos supérieurs, vous serez en mesure de proposer des options d'accélération en indiquant la manière dont cela est possible. Cela peut être un coût supérieur, plus d'investissement de la direction, une qualité dégradée, un niveau de risque accepté plus important, plein de choses différentes en fonction du projet et des cas. Par exemple, Pour les travaux à l'extérieur dont on a parlé, il peut être envisageable de mettre en place une protection pour être à l'abri. Cela va coûter plus cher, mais cela peut permettre de gagner du temps. De même, pour l'organisation des ateliers, il est possible d'accélérer cette tâche si la direction donne pour consigne aux managers de prioriser cet atelier par rapport à leurs autres activités. De cette manière, ce ne sera plus vous qui vous adapterez à leur planning, mais eux qui s'adapteront au vôtre. Vous pouvez de cette manière négocier des ressources, ou d'autres éléments qui vous sont utiles pour optimiser le planning si vos supérieurs le souhaitent. Une dernière chose pour faire accepter un planning viable, c'est de donner un indice de confiance à votre planning, ou éventuellement plusieurs plannings avec différents niveaux de confiance. Par exemple, vous pouvez proposer un planning très optimisé pour lequel vous avez un indice de confiance de 10%. Pour vous, il n'y a que 10% de chance d'arriver à tenir ce planning. Vous pouvez aussi proposer un planning qui vous semble plus raisonnable avec un indice de confiance de 70% par exemple. Dans l'état actuel des choses, vous estimez qu'il est possible de réaliser ce planning, mais il reste environ 30% de chance que ça prenne plus de temps. Une bonne pratique peut être de se mettre d'accord en amont avec ses supérieurs sur l'indice de confiance que l'on souhaite avoir pour les plannings, au sein de l'entreprise ou pour un projet en particulier. Cela vous permet de savoir à quel point les plannings doivent être optimisés et le niveau de marge qu'il faut prendre. Mais si l'indice de confiance est faible, cela doit être compensé par une acceptation des retards qui peuvent survenir. Récapitulons tout cela. Il est souvent difficile de présenter des plannings avec des marges qui vont rendre ceci viable. Elles sont par contre indispensables pour pouvoir prendre en compte les conditions réelles de réalisation et les risques du projet. Pour arriver à faire accepter ces marges, plusieurs pistes : Être en mesure de justifier les temps indiqués et les hypothèses du planning. Mettre en avant les risques qui pèsent sur les délais et les rattacher aux marges qui ont été prises. Proposer des options d'accélération en indiquant la manière dont cela est possible : un coût supérieur, une qualité différente, plus d'investissement de la direction par exemple. Donner un indice de confiance à son planning pour expliciter le risque de retard que l'on accepte de prendre. Enfin, dans des environnements compliqués, il est toujours possible de planquer ses marges, mais cette solution est de mon point de vue à éviter. Voilà, avec ces éléments, j'espère que vous aurez plus de facilité à faire apparaître des marges dans vos plannings et à les défendre. Vous avez d'autres suggestions pour arriver à cela ? Vous souhaitez des précisions ? On se retrouve sur LinkedIn pour en discuter. Cet épisode vous a aidé, faites-en cadeau à vos collègues et abonnez-vous à Focus Projet. Bonne semaine et à lundi prochain !
