Tanguy El MouahidineFocus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ăa va ĂȘtre les diffĂ©rentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener Ă bien nos projets. Planning, coĂ»t, risque, gestion d'Ă©quipe, changement, communication, dĂ©finition du besoin. Au fil des Ă©pisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves Ă t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la rĂ©ussite de tes projets. Dans le vocabulaire associĂ© au management de projet, un terme qui revient souvent et qui est parfois mal compris est celui de sponsor. Bien entendu, il n'est pas question ici d'un Ă©change de visibilitĂ© en contrepartie d'un financement, comme cela peut se faire dans le sport. Alors, qu'est-ce que le sponsor ? Quel est son rĂŽle ? Pourquoi c'est un Ă©lĂ©ment clĂ© de la rĂ©ussite des projets ? C'est ce que l'on voit ensemble dans cet Ă©pisode de Focus Projet. Tout d'abord, qu'est-ce qu'un sponsor ? Ou plutĂŽt, qui est-ce ? Pour commencer dĂ©jĂ , le sponsor est une personne. Comme je viens de le dire, il n'est pas ici question d'un Ă©change de visibilitĂ©. Par contre, on va retrouver l'aspect de parrainage que l'on peut avoir dans le sponsoring sportif. D'une certaine maniĂšre, le sponsor c'est un peu le parrain du projet au niveau de la direction. Le sponsor est gĂ©nĂ©ralement un cadre de l'entreprise ou un membre de la direction qui va ĂȘtre chargĂ© de suivre le projet, son dĂ©roulement et s'assurer que tout se passe bien. Il va d'une certaine maniĂšre ĂȘtre le lien entre la direction de l'entreprise et l'Ă©quipe projet. Une des responsabilitĂ©s du sponsor est de s'assurer que le projet reste alignĂ© avec les objectifs de l'entreprise, Ă sa stratĂ©gie globale. Il doit aussi s'assurer qu'au cours de sa rĂ©alisation, le projet ne dĂ©vie pas de ses objectifs. Le sponsor est gĂ©nĂ©ralement la personne qui est garante que le projet va respecter le business case, c'est-Ă -dire que la valeur que l'on va retirer du projet soit supĂ©rieure au moyen que l'on va mettre en Ćuvre pour le rĂ©aliser. LĂ oĂč le chef de projet n'a gĂ©nĂ©ralement pas un rĂŽle hiĂ©rarchique, le sponsor est lui trĂšs souvent Ă un niveau hiĂ©rarchique oĂč il est le responsable, de maniĂšre directe ou indirecte d'ailleurs, de la majoritĂ© des parties prenantes internes Ă l'entreprise. Il a donc des moyens d'action beaucoup plus importants. Maintenant que vous avez une meilleure idĂ©e de qui il est, quel va ĂȘtre son rĂŽle dans la pratique ? Comme je l'ai Ă©voquĂ©, le sponsor est la personne en charge de s'assurer que le business case du projet va ĂȘtre respectĂ©. De ce fait, c'est Ă lui que vont revenir les dĂ©cisions sur les arbitrages clĂ©s Dans un projet, tout le monde a des intĂ©rĂȘts qui ont tendance Ă diverger. Le chef de projet veut que les choses changent le moins possible pour voir avancer vite, prendre des dĂ©cisions efficaces pour prĂ©server son planning, son budget et son organisation. Les utilisateurs vont vouloir qu'il y ait toujours plus de fonctionnalitĂ©s et que les choses soient toujours mieux. Les diverses autres parties prenantes vont militer pour leurs intĂ©rĂȘts qui ne sont pas forcĂ©ment celles du projet ou de l'entreprise dans son ensemble. Dans tout cela, il est donc nĂ©cessaire de faire le tri pour s'assurer que le projet respecte les objectifs qui lui sont fixĂ©s. MĂȘme si le chef de projet peut rĂ©aliser une partie de ce travail, c'est au sponsor qu'il va incomber de valider les arbitrages proposĂ©s par le chef de projet ou dans certains cas de rĂ©aliser lui-mĂȘme ses arbitrages. Le sponsor a donc ces deux rĂŽles importants. Garantir l'alignement du projet avec les objectifs de l'entreprise. et rĂ©aliser les arbitrages nĂ©cessaires au sein du projet pour cela. Au-delĂ de cette fonction, le sponsor reprĂ©sente la direction. Il a donc aussi un rĂŽle d'appui et de soutien quand cela est nĂ©cessaire auprĂšs du chef de projet. Cela peut ĂȘtre pour mobiliser des ressources supplĂ©mentaires, pour demander Ă certaines parties prenantes de s'impliquer dans le projet, etc. Le chef de projet, n'ayant pas de responsabilitĂ© hiĂ©rarchique, peut faire appel au sponsor pour l'aider dans certaines situations. ou un appui de la direction peut ĂȘtre bĂ©nĂ©fique au projet. Pourquoi le rĂŽle du sponsor est clĂ© dans la rĂ©ussite d'un projet ? Le fait qu'un sponsor soit impliquĂ© dans le projet va faciliter grandement sa rĂ©ussite. Tout d'abord, son implication va montrer l'importance du projet aux yeux de la direction. Le fait qu'il soit prĂ©sent, qu'il appuie le chef de projet lorsque c'est nĂ©cessaire, va permettre Ă celui-ci d'ĂȘtre plus efficace et de mobiliser les diffĂ©rentes personnes de son organisation plus facilement. Ensuite, le fait qu'il soit disponible et au courant du projet va permettre de prendre des dĂ©cisions de maniĂšre fluide et efficace. RĂ©aliser les arbitrages de maniĂšre rĂ©guliĂšre sans avoir Ă attendre un mois ou plus parfois pour obtenir le retour du sponsor va forcĂ©ment faciliter la vie du chef de projet. De ce fait, ça va simplifier la rĂ©ussite du projet. En plus de cela, le fait que le sponsor suive de maniĂšre rĂ©guliĂšre le projet va lui permettre de s'assurer que celui-ci se dĂ©roule correctement et il va ĂȘtre au courant des Ă©ventuels problĂšmes lorsqu'ils apparaissent. Il pourra agir rapidement en accord avec le chef de projet pour les rĂ©soudre de maniĂšre efficace et coordonnĂ©e. Que se passe-t-il si le sponsor n'est pas prĂ©sent ? Lorsque le sponsor est peu impliquĂ©, il va ĂȘtre plus difficile d'obtenir des dĂ©cisions de maniĂšre rapide et efficace qui soient en accord avec les besoins de l'ensemble des parties prenantes et du projet. Cela peut entraĂźner des retards dus Ă une prise de dĂ©cision compliquĂ©e et amener de l'inertie qui va compliquer la rĂ©alisation du projet et la tĂąche du chef de projet. Pour le chef de projet, il va ĂȘtre plus difficile de mobiliser son Ă©quipe et les diffĂ©rentes parties prenantes de l'entreprise si le sponsor est en retrait ou quasiment inexistant. Il va ĂȘtre beaucoup plus dur pour lui de montrer l'intĂ©rĂȘt du projet et son importance pour l'entreprise. Ce manque d'implication peut se ressentir dans les rĂ©sultats. Il va ĂȘtre compliquĂ© pour le chef de projet de faire avancer les choses. si ces interlocuteurs ne sont pas impliquĂ©s, en partie Ă cause du manque d'implication du sponsor et par ce biais de la direction. Avant de conclure, quelques conseils pour les sponsors qui pourraient nous Ă©couter. Tout d'abord, il est important de soutenir le chef de projet et d'ĂȘtre dans une posture constructive. L'idĂ©e, c'est d'ĂȘtre une ressource pour le chef de projet, notamment pour agir sur les points de blocage internes qui ne peuvent pas ĂȘtre directement rĂ©solus par le chef de projet. Votre but doit ĂȘtre d'arriver Ă dĂ©celer les problĂšmes au plus tĂŽt et de s'assurer qu'ils sont bien pris en charge par l'Ă©quipe projet. Faire en sorte qu'on ne cache pas la poussiĂšre sous le tapis. Pour cela, faites le point rĂ©guliĂšrement avec le chef de projet. N'hĂ©sitez pas Ă poser des questions et montrer votre support et votre comprĂ©hension. Il est nĂ©cessaire d'avoir la confiance de l'Ă©quipe projet pour qu'elle soit ouverte Ă partager les points bloquants avec vous. Votre rĂŽle n'est pas forcĂ©ment de les rĂ©soudre, mais de vous assurer que les choses sont gĂ©rĂ©es et qu'elles ne vont pas dĂ©gĂ©nĂ©rer. Cette confiance et transparence vous permettra d'avoir une bonne vision de l'Ă©tat du projet et de ne pas dĂ©couvrir les problĂšmes une fois qu'il est trop tard. Un autre point important qui est liĂ© au premier, c'est faire attention Ă ce qu'on appelle en anglais les watermelon projects les projets pastĂšques en français, c'est-Ă -dire vert Ă l'extĂ©rieur et rouge Ă l'intĂ©rieur. Donc, quand un chef de projet vous dit que tout va bien, N'hĂ©sitez pas Ă creuser un peu. Assurez-vous que les choses vont rĂ©ellement bien. Et le meilleur moyen pour Ă©viter cela, ça reste d'ĂȘtre dans une relation de confiance avec le chef de projet et d'ĂȘtre vu comme un soutien plus que comme quelqu'un qui va seulement sanctionner. LĂ aussi, le but est de ne pas se retrouver avec des projets qu'il est trĂšs compliquĂ© Ă remettre dans le droit chemin car les difficultĂ©s font surface trop tard. Un point important, ĂȘtre le sponsor d'un projet, ça prend du temps. Dans les postes qui sont occupĂ©s par les sponsors en entreprise, cette surcharge est rarement prise en compte. Les sponsors ont gĂ©nĂ©ralement Ă©normĂ©ment d'autres choses Ă faire, mais il est quand mĂȘme nĂ©cessaire d'arriver Ă consacrer un peu de temps pour faire le point sur le projet. Mon conseil, c'est de bloquer des crĂ©neaux courts de maniĂšre rĂ©guliĂšre. Il est plus simple d'avoir un crĂ©neau et finalement le supprimer s'il n'est pas nĂ©cessaire, que de chercher Ă en rajouter un en urgence. De plus, c'est souvent plus judicieux de faire des points court trĂšs rĂ©guliĂšrement, plutĂŽt que de prendre une demi-journĂ©e tous les mois pour le projet par exemple. Et puis, derniĂšre chose, n'hĂ©sitez pas Ă vous former pour ce rĂŽle qui n'est pas Ă©vident et qui nĂ©cessite quelques compĂ©tences spĂ©cifiques. Pour conclure, rĂ©capitulons tout ça. Le sponsor est d'une certaine maniĂšre le parrain du projet au niveau de la direction. Il reprĂ©sente la direction pour le projet. et le projet au sein de la direction. Son rĂŽle est de s'assurer que les bĂ©nĂ©fices du projet vont ĂȘtre supĂ©rieurs aux moyens mis en Ćuvre pour rĂ©aliser le projet et que le projet est en ligne avec les objectifs de l'entreprise. Pour cela, il a un rĂŽle d'arbitre au sein du projet entre les diffĂ©rentes parties prenantes avec des intĂ©rĂȘts divergents. Il va soutenir et appuyer le chef de projet au sein de son organisation lorsque cela est nĂ©cessaire. C'est un rĂŽle clĂ© car il est Ă la fois le garant de l'utilitĂ© du projet et il doit s'assurer de son bon dĂ©roulement. Avoir un sponsor impliquĂ© va faciliter grandement la tĂąche au chef de projet. Ăa va lui permettre d'obtenir des arbitrages de maniĂšre rapide et efficace et lui assurer l'appui de la direction auprĂšs des autres parties prenantes de l'entreprise. J'espĂšre que vous avez une meilleure idĂ©e de ce qu'est le sponsor d'un projet, de son utilitĂ© et de pourquoi il est important d'impliquer le sponsor au sein de votre projet et d'avoir une relation de confiance avec lui. Vous avez des questions Ă ce sujet, des expĂ©riences Ă partager ? On se retrouve sur lundi pour en discuter. Cet Ă©pisode vous a plu ? Abonnez-vous Ă Focus Projet sur votre plateforme prĂ©fĂ©rĂ©e et parlez-en autour de vous. Bonne journĂ©e et Ă la semaine prochaine dans Focus Projet.