Speaker #0Salut et bienvenue, je suis Maxime Piquette, CEO et cofondateur de Ocha. Et vous écoutez actuellement mon journal de bord. CEO depuis 10 ans, ce journal de bord, c'est l'occasion pour moi de vous raconter ce que je vis et de partager avec vous les astuces et process que j'ai mis en place pour être plus efficace. Qu'il s'agisse de créer une entreprise, de gérer une équipe ou de lancer de nouveaux projets, je suis sûr que vous retrouverez ici des astuces utiles pour votre quotidien. Je suis très content de vous retrouver pour ce nouvel épisode. Ça fait très longtemps, très très longtemps que je n'ai pas enregistré mon journal de bord. Et donc je suis ravi de le faire et encore plus ravi parce que je vais aborder avec vous un sujet qui est essentiel en fait pour moi, qui est vraiment au cœur de tout et que j'aime améliorer, que j'aime retravailler. C'est ma méthode d'organisation. C'est comment je m'organise chaque jour pour faire ce que j'ai à faire. Et c'est vraiment essentiel, je trouve, d'avoir une très bonne méthode d'organisation. Souvent, autour de nous, on va avoir des personnes qui vont vous dire qu'elles sont débordées, qu'elles font trop de choses, qu'elles ont trop de réunions, trop de choses à faire, une pile de mails incroyables, etc. En fait, ils sont juste mal organisés, ça c'est clair et net. Et j'espère, si vous êtes dans ce cas-là, j'espère que ce que je vais pouvoir vous raconter dans cet épisode pourra vous aider à peut-être améliorer votre méthode d'organisation. Alors en fait, moi, ma méthode, elle est basée sur une méthode qui est très très très connue, un peu partout. C'est une méthode qui s'appelle la méthode GTD. Alors GTD, pourquoi ? Parce que c'est Getting Things Done. C'est une méthode qui a été inventée en 2001 par David Allen, qui est en fait un consultant américain en management, et qui est spécialisé dans la productivité. C'est lui qui est l'inventeur de cette méthode GTD, qui est un peu, on pourrait traduire ça avec l'art de faire en sorte que les choses soient faites. Et en fait, il doit son succès à la compréhension, à l'assimilation des principes même de la méthode plus qu'aux dispositifs utilisés pour la mettre en place. Et en fait, si vous voulez bien comprendre cette méthode, il y a une citation de David Allen qui, pour moi, résume très bien son objectif, c'est Votre cerveau est fait pour avoir des idées, mais pas pour les retenir Et effectivement, vous allez comprendre pourquoi, dans la méthodologie, pourquoi cette citation est importante. Alors petit disclaimer avant de commencer, personnellement je n'utilise pas exactement la méthode GTD, je ne suis pas un puriste de la méthode. Moi je l'ai adaptée pour que ça me corresponde mieux. Et ce que je vais vous raconter c'est évidemment ce que moi je fais, la façon dont je le fais, et ce que je pourrais vous recommander d'une certaine manière, c'est de faire pareil, c'est de créer la méthode qui vous convient le mieux, par rapport à ce que je vais vous raconter, peut-être de garder des choses que vous aimez, dont... jeter d'autres et d'en créer de nouvelles. C'est à vous de faire comme ça vous chante. Alors, allons-y. Tout d'abord, ce qu'il faut savoir, c'est que la méthode GTD normalement se base sur 5 étapes pour bien gérer son travail et son organisation. Les 5 étapes, je vous les donne tout de suite et puis après on va les voir un peu plus en détail. La première étape, c'est la collecte. Dans cette première étape, on va essayer de collecter tout ce qui va solliciter notre attention. La deuxième étape, ça va être le traitement. C'est qu'à partir de tout ce qu'on a collecté, on va essayer de traiter, déterminer le contenu et déterminer ce qu'il faut en faire. La troisième étape, c'est l'organisation. On va essayer d'organiser toutes les actions qui seront à réaliser. La quatrième étape, c'est la revue. C'est revoir les actions et passer en revue les différentes options. Personnellement, c'est une étape que je sors. Je fais un petit peu de ça, mais je la sors quand même. Et la cinquième étape, à un moment donné, une fois qu'on s'est organisé, il faut quand même faire les choses, c'est la cinquième étape, on fait les choses, et en fonction des options qu'on a choisies. C'est très simple, cinq étapes. Collecte, on traite, on organise, on ne fait pas la revue, et après on fait les choses. Donc en clair, vous avez compris, moi je vais vous parler de quatre étapes, clairement, pour ce que j'en fais. La première d'entre elles, c'est de capturer. Ça peut paraître tout simple. Et en fait, je pense surtout que beaucoup, souvent, tout ce qui est l'organisation, le mode gestion du temps, de tout ce qu'on peut faire pour s'améliorer, souvent, c'est des choses très très très simples. C'est des choses très très très simples, mais qu'on n'a pas réussi à mettre dans une habitude. Et souvent, ça vient du fait que l'habitude, pour l'avoir et pour créer un automatisme, en fait, il faut la faire. très souvent. Généralement, on dit qu'il faut faire au moins 21 répétitions pour qu'une habitude devienne quelque chose d'un peu dîner. La capture, c'est l'idée qu'il faut ne jamais conserver des idées ou des choses qu'on doit se rappeler ou conserver dans son cerveau. Parce que si vous essayez, par exemple, de vous rappeler de quelque chose, ce que vous devez faire, En fait, toute la journée, vous allez avoir un petit peu ça en fond de tâche, en mode Ah, je dois me rappeler ce truc-là Et les jours suivants, si ce n'est pas encore fait, vous allez aussi avoir l'impression de devoir toujours vous rappeler quelque chose. Et bien souvent, cette chose que vous devez vous rappeler, finalement, vous allez l'oublier et vous n'allez pas la faire correctement en plus. L'idée du fait de capturer, c'est absolument de libérer votre cerveau de tout ce qu'il doit retenir. Libérez votre cerveau pour mieux vous organiser. Et donc, concrètement, ça veut dire quoi ? Ça veut dire que dès que vous devez vous rappeler de quelque chose ou que vous souhaitez noter quelque chose, notez-le. Notez-le absolument. Ne gardez rien de votre cerveau. Si on vous parle d'une tâche à faire, notez-la. Si on vous parle d'un livre à lire, notez-la. Notez vraiment tout ce qu'on vous dit qui est pour vous une information qu'il faut que vous traitez à un moment donné. Alors, personnellement, par exemple, c'est très simple, vous allez voir, moi, quand je suis en réunion, j'aime bien avoir un papier et un crayon. Ce n'est pas hyper compliqué. Et en fait, simplement, je ne note pas spécialement ce qui se passe dans la réunion à ce moment-là, mais le papier et le crayon me permettent de noter des choses dont je dois me rappeler après cette réunion. Par exemple, si dans la réunion, il y a une action à faire, je note cette action sur le papier crayon, ça m'évite de créer une to-do, etc. à ce moment-là, et d'être coupé dans la réunion. Ça me permet juste de griffonner, et puis de reprendre tout de suite le cours de la réunion. La deuxième chose aussi que j'ai, il s'avère que j'ai créé deux raccourcis sur mon téléphone. Le premier raccourci, c'est un tout petit raccourci très simple qui me permet de rentrer un petit texte. Et ce texte, il est envoyé automatiquement sur ma boîte mail. Et le deuxième raccourci, il est un petit peu plus élaboré. C'est un raccourci qui me permet d'enregistrer ma voix. et une fois que j'ai terminé de m'envoyer le résultat aussi par email ça c'est très pratique parce que parfois vous n'avez rien pour noter ou même par téléphone c'est un peu compliqué vous êtes dans un moment où vous n'avez pas beaucoup de temps vous avez juste envie d'enregistrer quelque chose et de vous l'envoyer et ça c'est assez pratique d'avoir des petits raccourcis comme ça sur son téléphone La méthode de capture, c'est ça. L'idée, c'est de toujours tout capturer. Quand vous avez une information, capturez-la, inscrivez-la quelque part, gardez-la quelque part, et après vous allez pouvoir la clarifier. Et c'est justement la deuxième étape. La clarification. La clarification, c'est de dire, ok, vous avez stocké toutes ces informations, et maintenant que ça s'est fait, il faut les traiter rapidement pour comprendre ce qui est important ou non. et ça vous pouvez le faire moi je le fais une à deux fois par jour quand j'ai plein de papiers partout, j'ai noté des trucs et tout je vais clarifier tout ça et puis jeter les papiers au fur et à mesure et en fait la clarification c'est trois questions très simple, trois questions uniquement pour clarifier les choses La première question à vous poser, c'est qu'est-ce que c'est ? C'est bateau, mais c'est très important de vous demander qu'est-ce que c'est ? Et quelle est la chose que vous avez à traiter ? Si vous recevez un email, vous vous demandez, en fait cet email, qu'est-ce que c'est ? Qu'est-ce qu'il est demandé ? Qu'est-ce que je dois faire à travers cet email ? Est-ce que ça demande quelque chose ? Ou est-ce que je peux simplement stopper là et supprimer ? La deuxième chose à vous demander, c'est est-ce que c'est actionnable ? Si c'est oui, vous allez passer à l'étape suivante de déterminer si c'est actionnable. Ok, qu'est-ce qu'on va en faire ? On va voir juste après. Si ce n'est pas actionnable, il y a trois possibilités. Si ce n'est pas actionnable, c'est peut-être quelque chose à supprimer. Moi, il m'arrive souvent de noter des choses sur mon bout de papier et de me dire Ouais, ça en fait, je n'ai pas envie, je m'en moque, je le supprime et ce n'est pas grave, je passe à autre chose. La deuxième chose, c'est l'incuber. C'est de dire, ça c'est une action que j'aimerais bien faire un jour peut-être. Ce n'est pas important tout de suite, mais j'ai envie de me rappeler de ce truc-là qui sera peut-être à faire un jour. Et donc, je le laisse un peu de côté. Ce n'est pas tout de suite, je sais que je ne peux pas le traiter tout de suite, donc je vais l'incuber, je vais le laisser un peu de côté. La troisième chose, c'est l'archivage. Ça, c'est si jamais on vous a parlé de quelque chose qui serait à lire, à avoir ou à conserver, archivez-le, c'est un peu une référence où vous référencez toutes les infos que vous avez envie de garder pour vous. Ce n'est pas une action, mais c'est plus une info à garder et à conserver. La troisième question à vous poser, la première c'est qu'est-ce que c'est ? La deuxième c'est est-ce que c'est une action ? Justement la troisième c'est si c'est une action. Il faut vous poser des questions. La première question à vous poser, c'est est-ce que ça va vous prendre moins de deux minutes pour la faire ? Si ça prend moins de deux minutes... n'allez pas plus loin, faites-la tout de suite. Ce sera toujours plus court parce que vous avez démarré un process de comprendre ce que c'était, de vous demander si c'était actionnable. Ok, maintenant vous avez le contexte, vous savez que ça ne va pas prendre plus de deux minutes, faites-la maintenant, sinon ça vous prendra encore plus de temps si vous devez reprendre cette tâche-là, recomprendre ce que c'était et pour la faire. Si ça prend plus de deux minutes, il y a deux possibilités. Soit il faut la déléguer. Ça c'est important, c'est de se demander si on est la bonne personne pour gérer ça. Si on n'est pas la bonne personne pour gérer ça, il faut la déléguer, la transférer immédiatement à la bonne personne pour l'enlever de votre to-do. Soit vous pouvez aussi la différer. Si c'est quelque chose qui est trop important pour vous, le mieux c'est peut-être de ne pas la faire immédiatement. à ce moment-là, vous la différez et on va voir après. Donc vous la laissez dans une... Moi, j'ai une to-do list un peu boîte de réception de choses à traiter, que je ne peux pas faire maintenant, mais de choses à traiter. Et c'est dans l'étape d'après où on va organiser ces choses à traiter. On a terminé sur la clarification. Pour revenir sur la clarification, c'est vraiment cette idée de dire j'ai un certain nombre d'informations et je détermine ce que j'en fais. Je peux les supprimer, je peux les incuber pour une action à faire un jour peut-être, je peux les archiver si c'est des informations à regarder, ou c'est des actions, je peux les déléguer, ou je peux les différer aussi. Et donc ça nous amène à l'étape 3, qui est l'étape d'organisation. Alors moi je commence un peu à différer de la méthode GTD pour info à partir de cette étape là et donc je vais vous expliquer vraiment ce que je fais moi. Personnellement pour m'organiser, je trouve ça beaucoup plus simple pour moi de le faire une fois par semaine. Et particulièrement moi je m'organise et j'organise ma semaine tous les lundis matins, je me garde un petit créneau pour organiser ma semaine. La première chose que je fais, parce que bien souvent, le problème qu'on va avoir, et le souci qu'on va avoir qu'on va organiser, c'est que vous avez une liste de tâches et vous allez la répartir selon les prochains jours que vous avez. Et en fait, quand vous faites ça, vous vous rendez compte que vous n'arrivez pas à faire les tâches que vous étiez assignées. Ça, c'est souvent parce qu'on ne prend pas en compte du tout son calendrier. Il s'avère qu'on a des rendez-vous qui sont déjà planifiés. Moi, le lundi matin, généralement, ma semaine est déjà planifiée, voire un peu complète déjà. Et donc, je sais à quel moment j'ai des trous, des moments où je peux travailler, des moments où je ne suis pas du tout disponible et je ne pourrais pas travailler, simplement. Et donc, je prends vraiment en compte mon calendrier, ce qui fait que si j'ai des jours où j'ai des journées qui sont complètes, eh bien, tant pis, je ne vais mettre quasiment aucune tâche sur cette journée-là. Ce n'est pas grave parce que je sais que je suis à un rendez-vous et que je ne pourrais rien faire. L'idée, ce n'est pas de se survaloriser et de créer quelque chose qui finalement est un peu déceptif parce qu'on n'aurait pas réussi à faire ce qu'on devait faire. et donc voilà chaque jour je regarde pour chaque jour ma journée, les événements que j'ai les rendez-vous, les réunions et je vais essayer de définir les tâches que j'ai à faire et je m'assigne pour chaque jour les différentes tâches que j'ai à faire ce qui fait que chaque ensuite pour chaque journée quand je démarrerai ma journée j'aurai une liste de choses que j'aurai à faire qui seront déjà prévues Petite précision, je trouve personnellement que les bons outils aident à planifier aussi. Personnellement, j'aime bien utiliser le logiciel qui s'appelle Todoist. Todoist, c'est comme Todoist. C'est un logiciel de gestion Todo, il y en a plein qui existent, mais j'avoue que celui-ci, je l'aime beaucoup, je le trouve très simple, très efficace, il fonctionne sur téléphone, sur Mac, c'est parfait. Ensuite, la deuxième chose, c'est que comme beaucoup, ça s'est déjà souvent très utilisé en général, je priorise quand même mes tâches. Chaque tâche n'a pas son même niveau d'importance. Et pour prioriser les tâches, c'est très simple, je vais utiliser la matrice d'Eisenhower. La matrice d'Eisenhower, pour ceux qui ne savent pas comment ça fonctionne, c'est très simple. On va définir ce qui est important et urgent. Moi, c'est en rouge. Ce que je vais mettre en orange, c'est ce qui est important et non urgent. Ce que je vais mettre en bleu, ce sera tout ce qui est non important, mais quand même urgent. Et ce qui est en blanc, c'est ce qui est non important et non urgent. C'est rare quand même d'avoir des tâches comme ça, et généralement, ce sont des tâches que vous n'avez pas du tout envie de faire. Et les entrepreneurs disaient, ces tâches-là, vous pouvez d'office les supprimer, parce que si ce n'est pas important et pas urgent, ne les faites pas. Bien sûr aussi, je me prévois de faire mes tâches les plus difficiles le matin. Pourquoi ? Parce que faire les tâches les plus difficiles le matin va me booster en énergie aussi pour le reste de ma journée. Et je vais être tellement content d'avoir fait des choses qui sont difficiles pour moi et qui étaient compliquées, d'avoir terminé ça, que pour le reste de la journée, je vais être hyper boosté, hyper content d'avoir au moins réussi ça. Et après le reste de ma journée, je me dirai, au moins j'ai fait ça et je suis hyper content. Il faut savoir que souvent, on a aussi tendance à faire les tâches non importantes et non urgentes. C'est généralement les tâches les plus simples à faire. Ça, je pourrais revenir là-dessus sur un prochain épisode, mais pour éviter ce biais-là, généralement, pour s'organiser, il est vraiment essentiel de bien définir ses projets et ses objectifs. Sinon, c'est très compliqué de définir ses actions et de prioriser plutôt ses actions et de définir ce qui est important et urgent. En fait, ce qui est important et urgent, c'est différent pour chacun d'entre nous. Et ce qui définit ce niveau d'importance et ce niveau d'urgence, c'est selon vos projets et vos objectifs. Et comme on n'a pas tous les mêmes projets et les mêmes objectifs, on va différer là-dessus. C'est important de comprendre ça, de comprendre c'est quoi mes objectifs en ce moment. C'est quoi mes projets en ce moment ? Qu'est-ce que je suis amené à réaliser ? Et dans ce cadre-là, je vais me demander si la tâche que je dois faire est importante et urgente. Parce que parfois, vous pourrez réaliser notamment que pour d'autres personnes que vous, il y a des choses qui sont importantes et urgentes. mais ramenées à vous, en réalité, elles ne le sont pas du tout. Et donc, en fait, c'est un peu dur, mais ça vous amène aussi à mieux filtrer les choses et à définir ce qui, pour vous, est réellement important et urgent et ce que vous devez impérativement faire pour vous en priorité, quitte à ne pas répondre à certaines sollicitations. Le dernier point, c'est quand même le plus important, c'est celui d'agir. Donc la dernière étape, il faut quand même faire les choses. Chaque jour, on ouvre sa to-do et on a une liste de choses à faire, comme je l'ai expliqué, grâce à l'étape d'avant. Pour agir, je pense qu'il faut avoir conscience que le fait d'agir dépend, pour moi, de trois choses. De son niveau d'énergie, du temps qu'on a pour faire l'action, et de sa motivation. La première chose, c'est que... c'est quand même quasi impossible pour vous de vous lancer dans une étude, par exemple, très stratégique à la fin de la journée. Alors que la fin de la journée, c'est clairement le moment où votre énergie est au plus faible. Et donc, il faut vraiment avoir conscience de ce niveau d'énergie parce que le matin, clairement, vous avez votre énergie qui est au max. Et petit à petit, dans la journée, ce niveau d'énergie va baisser. Et donc, il faut avoir... C'est pour ça qu'on met les actions les plus difficiles le matin et des choses un petit peu plus simples après lundi. Généralement même, certaines personnes mettent leur tout doux le matin et puis les rendez-vous l'après-midi, pourquoi pas. La deuxième chose, c'est le temps. Parfois, vous n'avez pas assez de temps avant votre prochaine réunion. Et la tout doux que vous avez à faire, c'est justement la réalisation d'une étude STRAT. Clairement, je ne vous conseille pas de démarrer ça tout de suite. Parce que là, sinon, vous allez démarrer quelque chose que vous n'allez pas pouvoir terminer. Donc, à ce moment-là, on regarde dans sa tout doux, dans la tout doux générale, s'il n'y a pas des petites choses que je peux faire très rapidement et terminer. S'il n'y a rien à faire, détendez-vous, prenez un café, faites ce que vous voulez. Mais ce n'est pas la peine de démarrer un projet que vous ne pouvez pas terminer. La dernière chose, c'est aussi de comprendre son niveau de motivation. Évidemment qu'il y a des tâches que vous n'allez pas aimer faire et des tâches que vous préférez faire. Ne faire que des choses qu'on n'aime pas, de toute façon, ce n'est pas tenable au long terme. Et puis, généralement, ça mène à un burn-out. Ce qu'il faut se rappeler, ou en tout cas bien comprendre, c'est que, généralement, les tâches qui sont les plus agréables à faire sont les choses dans lesquelles on est très bon et dans lesquelles on excelle par rapport aux autres. C'est encore une fois très simple, mais mon conseil, c'est de continuer à faire ces choses-là et de vraiment prioriser les choses dans lesquelles vous êtes très très bon et d'être le plus focus possible sur les choses dans lesquelles vous êtes très bon parce que c'est généralement des choses qui sont très motivantes pour vous et très agréables pour vous également. Et donc là, vous voyez aussi que votre action et ce que vous réalisez a plus d'impact, parce que vous êtes meilleur et que vous apportez quelque chose avec beaucoup plus d'impact pour votre projet. Voilà, c'était les cinq étapes que j'ai résumées en quatre pour ma part. Et pour vous les rappeler, c'est Je capture Dans ma journée, je vais clarifier les choses. Une fois par semaine, je vais m'organiser. Et enfin, durant ma semaine, au quotidien, je vais agir selon mon niveau d'énergie, mon temps et ma motivation. Cet épisode est maintenant terminé. J'espère que vous avez apprécié cet épisode de reprise, que vous avez appris des choses, que ça a pu vous inspirer. Peut-être que vous n'aimez pas ma méthode d'organisation, et ce n'est pas grave, je ne vous en veux pas. Mais j'espère qu'en tout cas, il y a peut-être des petites choses dedans que vous allez pouvoir utiliser, reprendre pour votre compte, si c'est le cas. n'hésitez pas à me le dire je suis présent notamment sur LinkedIn vous pouvez me faire un petit mot sur LinkedIn n'hésitez pas à me faire un petit message ou sur Twitter aussi je suis également sur Twitter vous pouvez me retrouver avec simplement mon nom Maxime Piquette, c'est hyper simple je vous remercie d'avoir écouté cet épisode n'hésitez pas aussi à le noter sur Apple Podcast bien entendu et je vous dis à une prochaine fois, peut-être la semaine prochaine, mais je ne suis pas sûr, mais à une prochaine fois pour un nouvel épisode du Journal de Bord. Salut, à bientôt !
