Speaker #0et faire en sorte que vous puissiez développer le business de vos rêves. Alors, installez-vous confortablement et c'est parti pour l'épisode du jour. Hello à tous et bienvenue dans l'épisode 290 du podcast Je peux pas, j'ai business. Et aujourd'hui, j'ai un grand plaisir à vous enregistrer cet épisode puisque c'est un épisode tutoriel. Autant sur le podcast, je prends beaucoup plaisir à vous partager des concepts, des réflexions personnelles, parfois du mindset, d'interviewer et d'échanger avec des invités, etc. Autant, je pense que mon format... favoris, et je crois que c'est le vôtre aussi si je me fie au nombre d'écoutes à chaque fois que ces épisodes font, ce sont les épisodes un petit peu plus masterclass, tutoriels, où je vous livre tout un process pas à pas, bien souvent issus de ma propre expérience, puisque j'enseigne ce qui fonctionne pour moi à travers le développement de The Beboost. Et donc aujourd'hui, on est sur un épisode de podcast tutoriel slash masterclass sur comment recruter un prestataire, et je vous emmène dans les coulisses de mon process de recrutement et d'onboarding, puisque en fait, il se trouve... que très récemment, j'ai recruté un nouvel élément dans l'équipe The Beboost, une nouvelle prestataire, puisqu'en l'occurrence, on accueille Lucie dans l'équipe. Donc Lucie, si tu écoutes cet épisode, bienvenue à toi au poste d'assistante opérationnelle. Donc je recherchais une assistante et j'ai recruté une freelance comme assistante opérationnelle à mi-temps, donc l'équivalent d'à peu près 80 heures par mois dans le business. Donc tout ce qu'on va dire là aujourd'hui concerne plutôt des personnes, des freelance, que vous allez recruter, mais plutôt pour travailler en fil rouge au quotidien avec vous. Un tel process de recrutement, en tout cas tel qu'on s'apprête à le voir ensemble, ne conviendra peut-être pas à un prestataire sur du one-shot. Par exemple, si vous faites appel à un webdesigner pour faire votre site internet, vous n'avez pas besoin de passer par tous ces processus de recrutement, pas du tout. Par contre, si vous cherchez quelqu'un pour vous accompagner au quotidien dans le développement de votre business, comme par exemple un ou une assistante virtuelle, un OBM, quelqu'un pour gérer le service client, Alors là, vous allez être intéressé par ce processus de recrutement. Donc ça concerne vraiment les postes pour lesquels vous voulez recruter quelqu'un qui soit avec vous sur le long terme. Et ça fonctionne aussi bien pour des prestataires de service que pour des salariés, puisque j'utilise le même process pour les deux. Donc le process qu'on s'apprête à voir ensemble fonctionne pour l'instant très bien, puisque depuis que je l'utilise, je n'ai jamais fait aucun mauvais recrutement ou aucun recrutement que je juge mauvais. À chaque fois, ça m'a permis de dénicher des licornes. Donc sentez-vous libre de vous en inspirer, de complètement le copier ou juste de piocher. Ceux qui vous parlent pour vous en fonction de votre contexte, de votre univers. Peut-être qu'il y a certaines étapes qui vous paraîtront un petit peu lourdes. Bref, vous faites votre marché, vous faites comme vous voulez. Et pour accompagner cet épisode de podcast, j'ai un téléchargement à vous proposer qui est une fiche Comment se préparer à déléguer C'est une espèce de pense-bête, une checklist où vous pouvez cocher les cases une fois qu'elles sont faites, de toutes les étapes à faire avant, pendant et après déléguer à un certain poste ou à un certain freelance pour être sûr que tout soit prêt dans votre business pour l'accueillir. et que tout soit fluide aussi, sans friction, une fois la personne arrivée dans votre business. Donc pour télécharger cette fiche, c'est complètement gratuit, il vous suffit de vous rendre à l'adresse thebibous.fr slash 290, ou alors juste de suivre le lien qui est en description de cet épisode de podcast. Assez blablaté, assez parlé, il est temps d'attaquer notre sujet du jour. Donc pour plus de facilité, j'ai construit cet épisode dans un ordre qui se veut chronologique, c'est-à-dire qu'on va partir du moment où on a... On se rend compte qu'on a besoin de recruter quelqu'un jusqu'au moment où on va onboarder la personne en cours. Et on va diviser ça en six grandes étapes. La première étape, ça va être déterminer ses besoins. La seconde, comment rédiger sa fiche de poste. La troisième, comment mettre en place un formulaire de recrutement. La quatrième, faire passer un premier entretien. La cinquième, faire passer un second entretien. Et la sixième, l'onboarding. Donc voilà un petit peu ce qui nous attend pour cet épisode de podcast. Comme toujours, sentez-vous libre de recopier le process pas à pas. ou alors juste de vous inspirer sur les bonnes pratiques ou les astuces qui vous parlent et qui vous paraissent pertinentes pour vous. Donc, on commence avec la première étape qui est celle de déterminer ses besoins. Avant même de recruter, on va prendre un petit peu de recul. J'ai conscience que c'est l'étape qui vous intéresse le moins et qui paraît la plus chiante, mais c'est une des étapes les plus importantes. Comme pour tout, avant de vouloir atteindre un certain résultat, donc là en l'occurrence, le recrutement d'un mouton à cinq pattes pour votre business, d'une personne extraordinaire, on va se poser, on va fixer nos objectifs. Donc la question à vous poser c'est, vous voulez recruter, mais vous voulez recruter qui ? Vous voulez le recruter pourquoi ? Tout attaché. Et surtout, vous voulez recruter cette personne pourquoi ? En deux mots, c'est-à-dire pour faire quoi ? Et en fait, un bon recrutement commence avant tout par une vision claire de ce que vous attendez de la personne en face. Aussi bien claire d'un point de vue compétences, les fameux hard skills, que d'un point de vue personnalité, soft skills. Et très souvent, je sais que j'entends des entrepreneurs qui se plaignent de la personne qu'ils ont recrutée, mais dans la moitié des cas, je me rends compte, après avoir échangé avec eux, qu'en fait, l'embauche n'était pas claire, les attentes n'étaient pas clairement définies, l'onboarding n'était pas fait correctement. et que du coup, ce n'est pas que la personne en face d'eux était incompétente, mais c'est juste qu'ils n'avaient pas pris le temps de suffisamment former, transmettre, être clair aussi sur leurs attentes, leur manière de fonctionner, ce qui était OK, ce qui n'était pas, que du coup, la personne en face, elle pataugeait comme elle pouvait avec les informations qu'elle voulait, que ce n'était jamais assez bien. Mais encore une fois, quand on recrue quelqu'un, cette personne ne peut pas être dans notre tête, elle n'est pas dans notre business non plus, et on ne peut pas attendre d'elle qu'elle soit un second cerveau de nous ou un second nous, même si je suis comme vous. j'aimerais énormément pouvoir me dupliquer pour avoir des mini-mois qui m'aident dans mon business. Très important de commencer par quels sont vos besoins. Donc avant même de commencer à se dire je veux déléguer, je veux recruter, etc. On va se poser un moment et vous allez lister trois choses. La première chose, c'est que vous allez faire la liste précise des tâches que vous souhaitez déléguer à cette personne. La seconde chose, vous allez faire la liste précise des tâches que vous ne souhaitez pas déléguer, les tâches que vous voulez garder pour vous. Très important. La troisième chose, c'est que vous allez lister précisément le comportement que vous attendez de cette personne au quotidien. Est-ce que vous cherchez un soldat ? Est-ce que vous cherchez un général ? Est-ce que vous cherchez quelqu'un qui va être très performant, qui va appliquer vos process à la lettre exactement comme vous, qui va être presque un miroir ? Ou est-ce que vous attendez quelqu'un qui va être complètement autonome, qui va prendre des initiatives, qui va faire des choses de lui-même sans vous en parler ? Ou à contrario, est-ce que vous êtes à un stade de développement dans votre business où pour vous c'est important de valider tout ce qui s'y passe ? pour pouvoir être sûr que ça correspond à vos critères d'exigence. Ça, c'est des avis, des positions qui vont être très propres à chaque entrepreneur. Donc, il y a vous de déterminer ce qui est important pour vous. Et en fait, le fait de se poser ces trois questions, le fait de faire ces trois listes, ça va vous aider à déterminer ce que vous recherchez clairement comme type de personne, comme type de prestataire. Parce que souvent, par exemple, j'entends les personnes me dire Moi, j'ai besoin d'une assistante opérationnelle. Mais quand ils me décrivent le comportement, les tâches qu'ils attendent de la part de cette personne, en fait, ce qu'ils cherchent vraiment, C'est une OBM, c'est un bras droit. C'est une personne qui puisse intervenir sur la stratégie. C'est une personne qui puisse faire de la gestion de projet. C'est une personne qui puisse avoir un œil, un regard sur les finances. C'est une personne qui puisse leur apporter aussi une certaine connaissance, optimisation des process, etc. Et donc, au final, ce qu'eux appellent assistante opérationnelle, en vrai, ça s'appelle bras droit, online business manager, donc OBM, directrice des opérations ou directeur des opérations. Bref, il y a plein de dénominations pour ça. Et à contrario... Parfois, il y a des gens qui me disent je veux une OBM, je veux un bras droit mais quand ils me décrivent les tâches et le niveau de responsabilité qu'ils souhaitent donner à cette personne, en fait, ce n'est ni plus ni moins qu'une très bonne ou un très bon assistant opérationnel. Deuxième exemple, souvent j'ai des personnes qui me disent je veux un Customer Care Manager pour manager mon service client, répondre aux commentaires sur les réseaux sociaux, etc. Mais quand je creuse leur demande, en fait, ce qu'ils veulent, c'est un Community Manager. Donc parfois, juste partir des tâches précises que vous souhaitez déléguer et garder, ça va vous aider à savoir exactement quel rôle est-ce que vous voulez recruter et ça peut déjà vous éviter des déconvenus en début de recrutement. Donc ça, c'était la première étape, déterminer ses besoins. Passons ensuite à la seconde étape, c'est rédiger la fiche de poste. À ce stade, quand vous avez déterminé vos besoins, vous êtes prêt à rédiger votre fiche de poste. La fiche de poste, c'est un langage très corporate, vous savez très certainement ce que ça veut dire, mais en gros, ça désigne un endroit. Cet endroit, ça peut être un PDF, ça peut être une page sur votre site internet, ça peut être... Une page Notion, par exemple, où les candidats vont retrouver toutes les informations nécessaires sur le poste pour décider s'ils sont un bon fit, si votre entreprise est un bon fit pour eux aussi, et toutes les informations sur comment ils peuvent postuler, comment ils peuvent vous contacter, quels sont les deadlines, etc. Bref, cette fiche de poste, elle récapitule et approfondit le travail que vous avez fait à l'étape numéro 1, je détermine mes besoins. Dans une fiche de poste idéale, les grandes lignes sont 1. La présentation du poste dans les grandes lignes, désignation du rôle, de la charge de travail, est-ce que c'est du présentiel, du distanciel, est-ce que c'est hybride, comment fonctionne votre entreprise, est-ce qu'il y a des réunions, comment vous communiquez au quotidien. Ensuite, la deuxième section de cette fiche de poste, c'est la présentation de l'entreprise. C'est le moment où vous vous faites un petit peu mousser, vous dites qui vous êtes, quelle est votre mission, quel est votre parcours actuel, etc. La troisième section de la fiche de poste, c'est les missions détaillées que le prestataire va être... à mener affaire. pour vous. Et donc là, vous allez essayer de faire une liste la plus exhaustive possible de toutes les tâches que cette personne pourrait être amenée à faire au quotidien pour vous. À quoi va ressembler son quotidien ? Quelles sont les tâches majoritaires ? Alors évidemment, on n'a jamais tout en tête. Évidemment qu'il pourrait y avoir des tâches annexes ou des tâches exceptionnelles qui pourront venir s'ajouter selon les projets. Peut-être que vous n'avez pas pensé à tout sur le moment. Mais l'idée, c'est d'aider la personne à se projeter sur de quoi vont être constituées ces journées. Qu'est-ce qui est attendu de son côté en termes de réalisation concrète ? Donc là, essayez de lister tout ce à quoi vous pensez et vous pouvez bien évidemment repartir de la liste que vous avez fait à l'étape numéro 1. Ensuite, la section suivante sur la fiche de poste qui est facultative mais que je vous conseille de mettre, ce sont les résultats attendus à 30 jours et à 90 jours. Vous êtes en droit de dire, ok, j'aimerais qu'après 30 jours de fonctionnement au sein de l'entreprise, mon prestataire soit capable de 1, 2, 3, 4 et qu'au bout de 90 jours, il soit capable de 1, 2, 3, 4. Le fait d'avoir cette section aide vraiment encore une fois le candidat à se projeter. Est-ce qu'il se sent la hauteur des responsabilités et des attentes ? Et ça vous aide aussi, vous, en tant qu'entrepreneur et en tant que son futur client, à communiquer clairement quelles sont vos attentes et quelles sont vos exigences. Comme ça, c'est énoncé dès le début. Ensuite, la section suivante sur votre fiche de poste, ça va être les prérequis, c'est-à-dire la liste complète des hard skills, c'est-à-dire des savoir-faire, des compétences, et des soft skills, c'est-à-dire les savoirs. être, c'est plutôt les traits de personnalité que vous recherchez. Là, pareil, plus vous allez pouvoir être exhaustif, plus vous allez pouvoir en donner, mieux ce sera pour aider le candidat à se dire, oui, ça me parle, c'est complètement moi, elle est en train de me décrire ou il est en train de me décrire dans cette fiche de poste ou à contrario, se dire, ben non, je ne suis pas tout à fait le profil que cette personne recherche. Par exemple, en hard skills, si vous avez des logiciels précis que vous tenez à ce que la personne maîtrise, des compétences, par exemple, si vous voulez que la personne ait des compétences en automatisation, en digital marketing, en graphisme, en service client, etc. Et ensuite, sur les soft skills, c'est tous les traits de personnalité que vous rechargez cette personne. Est-ce que vous voulez quelqu'un d'autonome ou pas ? Quelqu'un qui est capable de travailler sous le stress ou pas, parce qu'au contraire, vous êtes dans une entreprise où il y a très rarement des périodes de rush. Est-ce que c'est important pour vous que la personne soit ultra organisée ou est-ce qu'au contraire, c'est plutôt chill ? Est-ce que vous attendez que cette personne soit assez extravertie, force de proposition ? Bref, c'est la partie où les gens doivent se dire Ah oui, ok, elle parle de moi. Donc plus vous allez pouvoir être précis dans cette description-là, mieux ce sera. Et enfin, la toute dernière section de votre fiche de poste, ça doit être votre processus de recrutement. C'est-à-dire comment est-ce que les gens peuvent postuler et quelles sont les grandes dates à avoir en tête. Donc s'ils doivent juste vous envoyer un email avec certaines pièces ou certaines informations, précisez lesquelles et précisez l'adresse mail. S'il y a un formulaire de candidature, chose que je vais vous encourager à faire, on en parle juste après, donnez le lien du formulaire. Donnez aussi les dates. Quand est-ce qu'ouvre la procédure de recrutement et quelle est la deadline ? Quand est-ce qu'ils peuvent s'attendre à une réponse de votre part ? Et petite parenthèse, s'il vous plaît, essayez de répondre à tout le monde, même quand c'est négatif, c'est toujours beaucoup plus agréable pour la personne en face. Donc, dernière section de la fiche de poste, comment postuler et quelles sont les deadlines, les prochaines grandes étapes ? Et si vous avez envie de vous projeter un petit peu, ou si vous voulez encore une fois venir jouer les ninjas et jusqu'au pied collé, ce que je fais au sein de Zobie Boost, Je vais vous mettre en description de cet épisode de podcast un exemple qui n'est autre que la fiche de poste telle que je l'ai publiée en cet été 2024 pour recruter une assistante opérationnelle. Donc je vais vous la donner, elle sera déjà toute faite, toute mise en page avec tous les critères, les attentes, la mission, les prérequis, etc. Si ça peut vous servir comme base de travail ou si vous voulez juste vous en inspirer pour recruter soit votre propre assistante opérationnelle, soit un autre rôle au sein de votre entreprise. Donc encore une fois, le lien vers cette fiche de poste est directement dans la description de cet épisode de podcast. Il n'y a pas de téléchargement, c'est un lien en clair. Vous cliquez, vous allez y accéder directement. Ok, du coup, on passe à la troisième étape de notre processus de recrutement. C'est le formulaire de recrutement. Quelle que soit la taille de votre business, de votre entreprise, le type de rôle que vous recherchez, je vous conseille d'avoir un formulaire de recrutement qui va vous permettre d'effectuer très rapidement un premier tri au sein des candidats sans même avoir besoin de les rencontrer. Donc le but c'est de bypasser un petit peu tout ce qui est CV, lettre de motivation, auquel pour être totalement honnête je ne crois plus du tout, encore moins quand on recrute un prestataire freelance, solopreneur, etc. Et de juste pouvoir en apprendre plus sur le candidat, qui il est, quelles sont ses expériences passées, comment il réfléchit, comment il s'organise, quel type de quotidien il a, et de vérifier en ninja, en soum-soum, un petit peu à la fois les hard skills, les compétences, et les soft skills, la personnalité, le savoir-être. utiliser pour déposer sa candidature. Vous pouvez le créer sur un Google Form, vous pouvez le créer sur un Type Form, sur un Tally, sur un Fill Out, tout outil de formulaire que vous souhaitez gratuit ou payant pourra totalement convenir. Alors du coup la question qu'on se pose c'est... Qu'est-ce qu'on met dans ce formulaire de recrutement ? La première chose que je vous conseille de mettre, qui est rigolote, c'est plutôt une astuce, pas obligatoire mais moi j'aime beaucoup, c'est un mot de passe. Ce que je fais, c'est qu'à chaque fois, dans ma fiche de poste, je cache un mot de passe. Et quand je dis que je cache, c'est assez exagéré, c'est-à-dire que c'est marqué noir sur blanc au sein de la fiche de poste, alors parfois c'est au milieu de la description de l'entreprise, parfois c'est au milieu du listing des missions que la personne va être amenée à réaliser, mais je marque littéralement noir sur blanc au fait... Le mot de passe pour candidater est cookie, paillette, licorne, etc. Je change à chaque fois. Et donc la première question que je pose dans mon formulaire, c'est quel est le mot de passe pour candidater ? Ça me permet de savoir juste si la personne a lu en détail la fiche de poste. Encore une fois, ce n'est pas un mot qui est caché, ce n'est pas écrit en blanc sur blanc, ce n'est pas caché derrière une image, c'est vraiment littéralement écrit noir sur blanc. D'ailleurs, si vous allez voir mon exemple de fiche de poste que je vous ai mis en description de cet épisode de PodCast, vous allez pouvoir voir le mot de passe aussi et je serais curieuse de savoir si vous avez réussi à le trouver. la première chose que je demande, c'est le mot de passe. Et bien figurez-vous que déjà, là, à ce stade-là, un tiers des personnes se trompent et me donnent le mauvais mot de passe. Ça te paraît énorme, ça te paraît aussi complètement aberrant, mais croyez-moi, un tiers des personnes se trompent. Et pour vous donner un ordre de grandeur, sur cette fameuse fiche de poste pour recruter mon assistante opérationnelle, on a reçu plus de 430 candidatures, donc sur plusieurs centaines de personnes, et il y en avait à peu près 120, 130 qui n'avaient pas le bon mot de passe, c'est-à-dire qu'ils n'avaient pas... correctement lu la fiche de poste. Et comme moi j'attends des personnes qui travaillent avec moi qu'elles soient un minimum rigoureuses et attentives aux détails, ça me permet de faire un premier gros tri assez radical, il faut l'avouer. Donc la première information, mot de passe. Ensuite je demande les informations standards importantes, c'est-à-dire nom, prénom, adresse e-mail pour que je puisse recontacter la personne, etc. Ensuite je vais questionner sur les expériences passées, quelles sont ces expériences passées, quel est son parcours, en quoi est-ce que ces expériences lui font penser qu'elle est la bonne personne pour ce poste. Et ce que j'aime bien dans cette question, c'est qu'elle montre que je n'attends pas forcément que la personne ait une expérience passée dans le poste que je recherche spécifiquement. Elle peut avoir une expérience professionnelle totalement différente, mais si elle arrive à me mettre en valeur en quoi cette expérience peut quand même appuyer sa candidature et faire d'elle la bonne personne pour le poste, c'est totalement ok pour moi. Et encore une fois, je fais partie de cette personne qui pense qu'on peut avoir un background complètement différent. Par exemple, une personne peut être plombière pendant des années si elle arrive à me montrer. Par A plus B, en quoi ça l'aidera à être la meilleure personne pour être web designer au sein de mon équipe ? Moi, je suis OK avec ça. Je veux voir comment elle va me présenter les choses, comment elle va argumenter, etc. sans avoir me fier à un CV bateau qui aujourd'hui pour moi n'a plus aucune valeur ou alors une lettre de motivation qui va être rédigée par Tchad GPT où tout le monde perd son temps littéralement. Ensuite, toujours dans le formulaire, je vais poser des questions sur les hard skills, c'est-à-dire les compétences, le savoir-faire. Là, je vais demander à la personne par exemple, quelles notes tu te mettrais en marketing digital ? Pourquoi ? Quelle note tu te mettrais en automatisation ? Pourquoi ? Quelle note tu te mettrais en graphisme ? Pourquoi ? Et demander à la personne à chaque fois de m'expliquer pourquoi elle se met cette note. Ça me permet de voir quel est le niveau de conscience de la personne vis-à-vis d'elle-même. Comment est-ce qu'elle justifie cette note aussi ? Sinon c'est trop simple de dire oui, j'ai 5 étoiles de partout, je suis la personne parfaite pour ce poste. Et de juger aussi le niveau de recul et d'objectivité que la personne peut porter sur elle et ses compétences. Et ensuite, je vais poser des questions sur les soft skills. Donc par rapport à sa personnalité. son savoir-être, etc. Évidemment, c'est toujours compliqué de juger la personnalité de quelqu'un, comment est-ce qu'on peut le savoir, comment est-ce qu'on peut déterminer les bonnes questions qui lui donneront les bonnes réponses. L'idée, c'est de partir de ce qui est important pour vous. Exemple, au sein de Zobibust, que la personne soit initiée ou ait un bon rapport au développement personnel, qu'elle ait une bonne conscience d'elle-même, qu'elle ait connaissance de l'importance de travailler sur elle-même, etc. C'est quelque chose qui est important pour nous. Donc moi, je pose toujours une question, toujours dans ce formulaire, en demandant quel est ton rapport au développement personnel. Et là, je laisse la personne me dire si c'est important pour elle ou pas, quelle est son approche, quel est son niveau, et tout ce qu'elle aurait envie de me partager par rapport à ce sujet. J'aime bien aussi poser des questions du type quelle est une lecture qui t'a marqué et pourquoi, à quoi ressemble une journée type pour toi, et toutes ces informations vont m'en apprendre beaucoup, beaucoup sur le type de personne que j'ai en face de moi. Et ensuite, dernière partie dans ce formulaire de recrutement, facultatif et que j'aime beaucoup mettre en place aussi, ce sont des questions de mise en situation. L'idée, c'est de mettre le candidat face à des situations fictives. Alors moi, j'aime bien m'inspirer de vraies situations qu'on a connues au sein de The Beboost et de voir du coup comment la personne réagit, comment est-ce qu'elle aborde la problématique. Exemple, quand on recrutait quelqu'un au sein du service client, j'avais fait des screenshots de commentaires qu'on avait reçus. Alors il y avait des beaux commentaires, il y avait des commentaires qui demandaient des précisions très particulières, il y avait des commentaires de haters, etc. Je les avais intégrés dans le questionnaire et j'avais dit, quelle est la réponse type que vous proposeriez dans ce type de situation ? Ou alors, quand on recrutait notre assistante opérationnelle, je demandais à la personne de faire un visuel de publicité sur Canva et de l'uploader dans le questionnaire pour voir un petit peu ses compétences en marketing et en graphisme à la fois. Et à la fin du formulaire, je m'assure bien évidemment de 1. remercier la personne pour son temps, parce que généralement, ce sont des formulaires qui prennent quand même quelques dizaines de minutes à être remplis, il faut que la personne donne un peu de son temps, et rappeler aussi quelles étaient les étapes d'après, c'est-à-dire je redonnais les grandes headlines. Si vous avez une liste email, si vous utilisez l'email marketing au sein de votre business, je vous encourage, c'est gratuit, à mettre en place une automatisation entre votre formulaire de candidature et votre logiciel d'email marketing. Juste pour pouvoir envoyer un accusé de réception à la personne, lui disant j'ai bien reçu ta candidature, merci beaucoup, tu auras une réponse dans tel délai, etc. En termes d'expérience candidat, je trouve ça très chouette et ça ne prend pas grand chose à mettre en place. Et une fois votre fiche de poste en ligne, une fois votre formulaire en train d'être rempli, au bout d'un moment, il va vous falloir trier les candidatures. Quand vous triez les candidatures, vous allez voir que ça va être beaucoup plus intéressant d'avoir plein de réponses, d'en savoir beaucoup plus sur les candidats. et de savoir qui vous allez vouloir rencontrer en entretien. Mon conseil serait de ne retenir qu'entre 5 et 10 profils maximum qui vous intéressent. Bien évidemment, il faut qu'ils remplissent vos critères. Il ne faut pas rencontrer 5 personnes pour dire j'en ai rencontré 5. Et du coup, de trier les candidatures et de dire, ben voilà, c'est 5 personnes que je voulais voir en entretien, c'est 10 personnes que je voulais voir en entretien. Le tri, vous pouvez le faire vous-même, ou alors, si vous avez la chance d'avoir quelqu'un dans votre équipe avec vous, ou plusieurs personnes, demandez à cette personne de faire un premier pré-tri. pour vous assurer d'être un maximum objectif, et ensuite vous de passer sur la sélection finale. Et je sais que moi c'est quelque chose que j'ai commencé à mettre en place dans The Beboost, déjà parce qu'on reçoit des centaines de candidatures et que je n'ai pas le temps de les lire toutes personnellement, mais surtout ça m'assure d'être beaucoup plus objectif et de ne pas me laisser happer par un nom que je pourrais connaître, une histoire qui pourrait me toucher. Donc je missionne généralement un ou deux membres de l'équipe de passer en revue toutes les candidatures et de me faire une présélection de 20, 30, 40 maximum personnes. Sur cette sélection-là. Moi, je vais repasser, je vais analyser les profils et je vais sélectionner les 10 personnes que je vais vouloir voir en entretien. Donc, évidemment, peut-être que vous n'allez pas avoir un tel volume de candidatures de votre côté. Je vous le souhaite ou je ne vous le souhaite pas, il y a des avantages et des inconvénients pour les deux. Mais dans tous les cas, choisissez des profils qui correspondent vraiment à votre recherche, en tout cas d'après leur réponse au formulaire, et ensuite contactez-les pour avoir un premier entretien. Quand vous faites ce tri, n'hésitez pas au fur et à mesure de votre lecture, de la découverte des candidatures, à noter vos ressentis. vos impressions, les questions qui pourraient vous venir en tête aussi, parce que tout cela, vous allez pouvoir vous en resservir pour la prochaine étape qui est les entretiens, en tout cas les premiers entretiens. Donc là, on arrive à notre quatrième partie, la partie des entretiens. L'idée pour vous, c'est de rencontrer entre 5 et 10 candidats maximum pour 30 minutes de visio. Comment se déroulent ces entretiens ? C'est à vous de le mener, à vous de prendre le lead. L'idée, c'est de représenter de nouveau le poste, l'entreprise, vos attentes. les objectifs, etc. Parce que peut-être que la personne a postulé pour d'autres postes, qu'elle n'aura plus tous les détails en tête, ou peut-être qu'il y a certaines informations qui ont besoin d'être rafraîchies dans sa tête. Et ensuite, vous allez pouvoir approfondir les réponses au formulaire. S'il y a des choses que vous auriez aimé exprimer, des questions que vous avez par rapport à certaines réponses, vous voulez plus de détails, etc. Moi, j'aime bien aussi, pendant les entretiens, redemander validation des compétences les plus importantes pour moi. Pour vous donner une petite anecdote, ce qui s'est passé pendant justement ce dernier recrutement d'assistante opérationnelle. Je recherche quelqu'un qui a l'expérience de monter des épisodes de podcast parce que je souhaite internaliser les montages des épisodes de podcast de Je peux pas, j'ai business. Donc évidemment, dans le formulaire de candidature, je demande à la personne est-ce qu'elle a déjà monté les podcasts et est-ce qu'elle connaît le logiciel de montage audition qui est celui que moi j'utilise et sur lequel je préenregistre toutes mes pistes. Donc d'avoir quelqu'un qui peut prendre le relais sur ma surface d'enregistrement pour directement faire le montage, c'est quand même beaucoup plus cool que de devoir switcher dans un autre logiciel. Donc toutes les personnes que j'ai rencontrées en entretien, connaissaient le montage de podcast, certains connaissaient l'audition, d'autres me disaient qu'ils étaient prêts à prendre. Mais en fait, en posant la question, des fois j'ai des surprises. Par exemple, toujours sur ce dernier recrutement, j'avais une personne qui m'avait dit dans son formulaire de recrutement je sais monter un podcast et je sais utiliser audition Et en fait, quand en entretien je lui ai redemandé du coup tu sais monter des podcasts, tu sais utiliser audition cette personne m'a regardée et m'a dit non, je n'ai jamais touché audition de ma vie Alors je ne sais pas où se situe la marche d'erreur là-dedans, mais pour moi ça a été un real flag direct. Si j'ai des informations qui ne sont pas cohérentes entre ce qu'on me dit dans un formulaire de candidature et ce qu'on me redit dans les yeux une fois en entretien, du coup, c'est toujours bien d'utiliser ce moment pour pouvoir revalider les compétences, savoir-être et savoir-faire qui sont les plus importantes pour vous. Ensuite, j'aime bien redonner quelques mises en situation à l'oral, encore une fois juste pour voir comment la personne réagit à chaud devant une situation donnée. Et à la fin de l'entretien, je prends toujours un moment pour demander à la personne si elle a des questions et y répondre. Et j'aime beaucoup demander au candidat est-ce que tu as des questions pour moi ? parce que ça me permet tout de suite de voir quelles sont les personnes qui se sont préparées pour cet entretien. Des personnes qui vont faire preuve de curiosité, que ce soit par rapport au poste ou même de manière plus globale, par rapport à l'équipe, par rapport aux valeurs de l'entreprise, par rapport à l'actualité de l'entreprise, etc. Et les personnes qui vont me dire, et il y en a toujours aussi, Oh bah non, tout était très clair, du coup, j'ai pas de questions. Et ce qu'il a pour moi, évidemment, c'est jamais rédhibitoire, mais ça marque quand même un certain manque de proactivité dans Bah, ceci est un échange, c'est pas juste un entretien où je pose des questions et tu réponds. Et la personne montre qu'elle s'est préparée aussi à cet échange-là. Et ensuite, à la toute fin de l'entretien, je redonne pour mémoire les grandes étapes, c'est-à-dire que je dis, voilà, tu auras une réponse de ma part dans telle deadline, à telle date, ce sera par email, si tu as des questions entre-temps, n'hésite pas à me les poser, etc. Une fois ces entretiens terminés, vous allez avoir deux choix. Le premier choix, c'est, ok, vous avez trouvé votre perle rare, vous avez trouvé le profil parfait, vous savez sans l'ombre d'aucun doute qui est la personne que vous voulez embaucher, qui est le prestataire avec lequel vous voulez travailler, auquel cas, allez-y. et ça va être rendez-vous à l'étape numéro 6. Mais si à un moment vous vous hésitez un petit peu, vous avez peut-être deux ou trois profils qui sont sortis du lot, mais vous n'êtes pas sûr, chacun ses avantages, chacun ses inconvénients aussi, et vous vous dites, oh là là, j'aimerais tellement qu'on puisse les fusionner entre eux, ça donnerait vraiment la personne parfaite, là je vais vous suggérer une cinquième étape dans votre process de recrutement. Cette cinquième étape, ce sont les speed recruiting, comme speed dating un petit peu, qui sont en fait des secondes entretiens. Ça va vous aider à départager si vous hésitez entre deux ou trois personnes. Encore une fois, à la base, c'est quelque chose de facultatif, mais j'avoue que moi-même, je le fais quasiment systématiquement parce que ça me donne une autre vision d'un candidat sur lequel je peux hésiter. Ça me donne aussi la possibilité d'en découvrir plus sur la personne. Donc, le concept du speed recruiting, c'est comme un peu du speed dating. On va se revoir avec le candidat pour peut-être 15, 20 minutes maximum, pendant lesquelles je vais lui poser plein de questions. Presque en mode portrait chinois, donc des questions très de surface du type quel serait le team building parfait pour toi ? Est-ce que tu es plutôt mer ou montagne ? Quelle est une chose que tu détestes tellement faire que tu préfères repayer quelqu'un pour le faire pour toi ? D'ailleurs, petite anecdote à ce sujet, je sais que moi, personnellement, Aline, je déteste étendre le linge mouillé. Avoir la sensation du linge humide sur mes mains, devoir l'étendre, etc. Franchement, je déteste. Et en fait, quand j'ai recruté Lou, qui aujourd'hui dirige le service client chez The Bee Boost, Et bien cette question-là, en speed recruiting, elle a répondu étendre le linge mouillé Et ça a été, je ne veux pas dire l'élément déclencheur qui a fait que je l'ai choisi elle, ce serait réducteur quant à ses capacités, mais ça a été de mon côté un élément de confirmation et un élément de création de liens supplémentaires et ça m'a fait bien rigoler. Donc l'objectif de ce second entretien, c'est de faire sortir le candidat de sa zone de confort, d'avoir l'occasion et l'opportunité aussi de le découvrir sous un nouvel angle et de le mettre dans une situation où Il ne peut pas arriver avec des réponses toutes faites, etc. parce qu'en fait, il n'y a pas de bonne ou de mauvaise réponse à ces questions. Il va être obligé d'être authentique, d'être lui-même. Et donc, c'est encore une fois un niveau de lecture supplémentaire sur la personne que vous avez en face de vous. Et si vous avez déjà une équipe plus ou moins complète, avec peut-être deux ou trois personnes qui travaillent avec vous au quotidien, vous pouvez les convier aussi à ces speed recruiting, tout simplement pour pouvoir aussi voir si ça match en termes d'énergie avec... le reste de l'équipe, si les personnalités ont l'air de bien fonctionner entre elles. Donc encore une fois, quand on recrute quelqu'un, on recrute des compétences, on recrute une personnalité, mais on recrute aussi un élément supplémentaire qu'on fait rentrer dans l'écosystème de notre entreprise. Et donc on attend de cet élément qu'il s'intègre parfaitement. Et ces speed recruiting peuvent être aussi l'occasion de voir est-ce que ça matche avec le reste de votre équipe ? Est-ce que ça matche avec votre écosystème ? Et ensuite, on arrive à la sixième étape de notre process de recrutement qui est l'onboarding, que vous fassiez ou pas. d'ailleurs l'étape des seconds entretiens. L'onboarding, c'est quoi ? Ce sont les premiers moments, ça peut être quelques jours ou quelques semaines, du candidat au sein de votre business. Et c'est une étape qui est extrêmement importante parce que vous connaissez votre business par cœur, vous connaissez vos attentes, votre niveau d'exigence par cœur, mais la personne en face, c'est-à-dire la personne que vous venez de recruter, non. Et c'est une erreur que je vois aussi énormément commise par beaucoup d'entrepreneurs qui pensent que j'onboard la personne qui a les compétences dont j'ai besoin et magiquement elle va tout réglé dans mon business sans que je sois obligée de la former à mes process, à mes attentes, à mes habitudes, à ma manière de faire, au logiciel que j'utilise, etc. Et souvent, c'est une partie qui est un petit peu frustrante parce qu'on a l'impression de perdre du temps parce que au début, il faut être énormément présent pour la personne, il faut lui montrer le business, lui apprendre les outils qu'on utilise, lui montrer et lui indiquer nos attentes. Là où on aimerait bien dire à quelqu'un parfois juste, ok, c'est toi que je choisis et que la personne prête le lead et découvre tout, fasse tout d'elle-même. Ça, Sauf de rares exceptions, malheureusement, ce n'est pas comme ça que ça se passe. Encore une fois, vous êtes l'expert de votre business. C'est vous qui avez tous les process, qui avez toutes les attentes, les manières de faire en tête. Et donc, c'est à vous de former. et de montrer à la personne comment ça se passe chez vous. Donc, l'étape de l'onboarding, moi, je la divise en deux étapes. La première, c'est l'onboarding administratif. Et ensuite, c'est l'onboarding opérationnel. Dans l'onboarding administratif, c'est la partie un peu relou, mais la partie la plus simple, c'est là où vous faites signer les contrats. Contrats, devis, si vous souhaitez faire signer des accords de confidentialité, chose que je vous recommande vivement, c'est le moment où vous allez faire signer tous les documents nécessaires. Et une fois que ça c'est fait, vous pouvez passer à l'onboarding opérationnel. L'onboarding opérationnel, c'est de tout préparer et de tout, entre guillemets, anticiper pour que la personne puisse avoir le temps de faire ses premiers pas, découvrir votre business. prendre en main les tâches et les missions qui lui sont attribuées et les exécuter correctement. Donc, dans cet onboarding au personnel, j'inclus une liste exhaustive des tâches à réaliser avec, si possible, les process pour chacune d'entre elles, c'est-à-dire la liste des étapes ou une vidéo où vous vous filmez en train de faire la tâche pour que la personne puisse reprendre votre manière de faire, les accès à tous les outils que la personne va pouvoir potentiellement ou devoir potentiellement utiliser, le fait d'être disponible aussi pour répondre aux questions, Le fait d'organiser un premier appel d'onboarding, vous allez montrer un peu comment vous organisez potentiellement votre drive, où sont rangées les choses, quels sont les logiciels, les méthodologies que vous utilisez, etc. Présentez le reste de l'équipe si c'est nécessaire, si vous avez une autre équipe. Bref, onboarder un prestataire, c'est un petit peu comme avoir un invité chez soi. On va lui faire faire le tour de la maison, on va lui montrer, on va lui dire quelles pièces sont à sa disposition ou alors quelles pièces sont au contraire réservées pour vous. Où sont rangées les choses dont il pourrait avoir besoin ? Des serviettes, des produits de soins, etc. Qu'est-ce qui est OK, qu'est-ce qui ne l'est pas ? Quelles sont les règles de fonctionnement de la maison ? Eh bien, c'est exactement pareil avec votre business. Et donc là, pour cette étape d'onboarding opérationnel, je vous invite, pareil, à préparer un minimum l'arrivée de votre prestataire. Ça peut être avoir une page sur votre site, un espace Notion, un dossier dans votre Drive, où vous allez pouvoir centraliser toutes les informations. Souvenez-vous que votre business, encore une fois, vous le connaissez par cœur. Vous l'avez créé, vous l'avez monté, un dossier à la fois, un drive à la fois, un contenu à la fois peut-être, mais en fait la personne elle débarque et elle ne connaît rien. Donc ce qui pour vous est évident et relève du bon sens parce que c'est votre manière de réfléchir, c'est ce que vous faites depuis le début, pour une autre personne c'est une totale découverte. Et donc plus vous allez pouvoir préparer votre onboarding et plus vous allez pouvoir y passer du temps, plus vous allez pouvoir vous assurer que la collaboration se passera bien, que la personne se sentira accueillie dans votre business et lui donner envie de rester. Donc voilà les amis, j'ai fait un énorme tour de mon processus de recrutement pas à pas, celui que j'utilise à la fois pour recruter un prestataire ou alors même recruter un salarié. J'espère que ça vous aura plu, que vous aimeriez copier pas à pas ce process ou bien juste vous inspirer de deux ou trois petites techniques, astuces comme les speed recruiting ou alors la technique de mettre un mot de passe dans la fiche de poste. Sentez-vous libre de faire comme c'est bien pour vous. Et encore une fois, si le podcast vous plaît, si cet épisode vous a plu, N'oubliez pas de mettre une note et un commentaire sur la plateforme d'écoute de votre choix. C'est vraiment ça qui aide le podcast à se faire connaître. Je les lis tous et je vous remercie à chaque fois pour ça. Et à vous tous, je vous souhaite une merveilleuse journée, soirée, après-midi, nuit, où que vous soyez. Et je vous dis à très vite dans un prochain épisode. Bye tout le monde !
