Diane CANTANBonjour et bienvenue, vous écoutez Markoeur, votre podcast 100% PME et marketing durable. Pourquoi ? Parce que le marketing durable, c'est le marqueur de la bonne santé de votre PME. Je m'appelle Diane Quentin et je vous propose à chaque épisode de partir avec moi à la découverte du marketing durable. 10 minutes pour avancer, ensemble, sur un sujet essentiel à la performance de votre entreprise, mettant en avant la relation client et étant au cœur des enjeux de RSE. Parce que gérer des projets marketing avec le cœur nous emmène plus loin dans la formulation d'une offre qui fait sens, aussi bien pour vos clients que pour vos collaborateurs. Dans cet épisode, nous allons parler de l'email, que j'aborderai selon deux prismes. Le premier, d'un point de vue éco-gestes, avec des bonnes pratiques qui peuvent être utilisées par toutes les personnes dans l'entreprise. Et le deuxième, pour les marketeurs et communicants, en parlant de l'emailing ou des newsletters. Alors certes, certains vont dire « oui, mais l'email, c'est une goutte d'eau dans l'océan des impacts du numérique » . Oui, c'est vrai. Ce qui consomme le plus, c'est évidemment l'appareil qu'on utilise, l'achat de l'ordinateur ou du smartphone. Mais le renouvellement du parc informatique est du ressort soit du service achat ou du DSI. Alors que tous les collaborateurs de l'entreprise utilisent des emails tous les jours et que les équipes marketing et communication vont mettre en place des campagnes pour attirer les prospects. et fidéliser les clients existants. Donc aujourd'hui, zoom sur comment être plus responsable et faire du marketing durable avec nos emails. Selon l'étude annuelle réalisée par Domo sur les données digitales, 231 millions de mails sont envoyés dans le monde toutes les 60 secondes. 231 millions de mails. Énorme. Tout comme un produit, l'email a son propre cycle de vie. Il est créé, rédigé, c'est la phase la plus importante et impactante, puis il est transporté, le ou les destinataires le lisent, et enfin il est soit stocké, peut-être pour des ailes, ou bien supprimé. Alors tout d'abord, parlons de l'éco-geste. Qu'est-ce qu'un éco-geste ? C'est une action faite par un collaborateur de l'entreprise qui est bénéfique pour l'environnement. l'écologie et qui permet de réduire les impacts énergétiques de l'entreprise. Donc c'est un geste bénéfique qui fait des économies. Vous êtes prêts non pas pour 5 ou 10, mais pour 12 astuces et bonnes pratiques sur nos e-mails au quotidien d'entreprise ? Alors la première, faire du tri dans nos e-mails. Vous avez peut-être participé à l'édition 2023 du Digital Cleanup Day. En mars dernier, je l'ai fait et j'ai embarqué les collaborateurs d'un de mes clients également. En tout, 2308 digital clean-up ont été organisés en France pour le tri des données, le réemploi et ou le recyclage du matériel informatique. Plus de 500 000 personnes ont été impliquées et les efforts fournis par toutes les entreprises ont permis d'économiser 1806 tonnes de CO2 équivalent. Plus de 35 millions d'emails ont été supprimés sur cette édition, ce qui fait 6 millions de plus qu'en 2022. Si on veut faire du tri dans ces emails régulièrement, ou si vous ne l'avez jamais fait, première étape, triez ces mails par poids pour supprimer les plus lourds. Vous pouvez aussi, dans la barre de recherche de votre boîte Gmail par exemple, taper entre guillemets « size largeur 2.4M » pour lister tous les mails de plus de 4 mégas. Vous pouvez également les trier par pièce jointe ou bien par date et supprimer tous les très très vieux mails. Ou encore faire entre guillemets is.unread pour lister tous les mails jamais ouverts. Auquel cas, ceux-là doivent être absolument supprimés, à moins de les avoir reçus il y a moins de 15 jours. Sinon, vous pouvez être sûr que vous ne reviendrez jamais sur vos précédents mails non lus. Vous avez peut-être entendu des débats sur les suppressions d'emails dans les archives qui vont générer des recherches supplémentaires sur les serveurs, alors que le stockage d'un email est la phase dans le cycle de vie qui consomme le moins de ressources. Donc la suppression des emails, c'est à faire chaque semaine et pas une fois par an. Deuxième astuce, limitez le nombre de destinataires ou personnes en copie. Pour information, selon l'ADEME, un mail parcourt en moyenne 15 000 km. en passant par les différents serveurs mondiaux avant d'être livré sur la messagerie du destinataire. Ce n'est donc pas la peine d'envoyer votre email en mettant la terre entière en copie. Et au-delà de la politesse du mail qui dit « merci » , répondre uniquement à celui qui l'a envoyé, mais pas à tous ceux qui étaient en copie. Comme quand on dit « tourne cette fois ta langue avant de parler » , eh ben là, prends deux secondes pour cliquer uniquement sur « répondre » et non pas sur « répondre à tous » . Je sais, c'est tentant de mettre plus de personnes en copie. Surtout les responsables, on ne sait jamais, il faut des traces de ce qui est dit. Je dois conserver des preuves des échanges. Et toujours selon l'ADEME, multiplier par 10 le nombre de destinataires d'un mail, c'est multiplier par 4 son impact environnemental. Ok, j'avais l'habitude de dire à mes équipes de me mettre en copie lors d'échanges qui nécessitaient une décision de ma part. Mais sinon, pas la peine. Quand on est responsable ou directeur marketing, on reçoit parfois des centaines de mails par jour, ce qui était mon cas. Quand on a d'ailleurs tendance à vouloir les lire en réunion, mais bon, ça c'est un autre débat sur l'attention et la concentration. Idem, pas la peine de mettre tous ses collaborateurs en copie ou bien ses alternants lorsqu'ils sont en semaine de cours. Vous ferez un récap avec ces derniers lorsqu'ils reviendront la semaine suivante. Troisième astuce, privilégiez la messagerie instantanée avec vos collègues. Eh bien oui, privilégiez le chat en interne en utilisant les messageries telles que Teams ou Google Chat qui seront moins énergivores, notamment pour tous vos messages courts. Il y a une entreprise bretonne. Tribal, qui se dit être la première messagerie instantanée éthique et co-responsable. Privilégiez également avec vos collègues les liens vers les répertoires partagés de l'entreprise. Ça évite de mettre la pièce jointe. En externe, il faut aussi limiter le poids des mails. Là, souvent, on n'a pas le choix. On souhaite partager un fichier de travail. Mais a-t-on avec son client ? Des drives partagés, des répertoires sécurisés où les données ne transitent uniquement que via ce chemin. C'est une façon de sécuriser les données, pratique pour le RGPD, Règlement Général de la Protection des Données. Mais c'est aussi une façon d'éviter d'avoir les fichiers stockés à trop d'endroits et donc de créer des doublants. Si pas le choix, évitez de mettre des pièces jointes trop lourdes. Oui, c'est un réflexe. Et oui, certes, cela peut faire perdre une ou deux minutes en amont. Mais cela permet de stocker le fichier uniquement lors du téléchargement plutôt que de le stocker à deux endroits différents. Serveur historique des emails plus le serveur des drives et répertoires personnels et communs. Donc on arrive à notre cinquième astuce qui est choisir les plateformes de transfert de fichiers plus responsables. Vous allez privilégier un hébergeur avec des serveurs en France ou en Europe plutôt que des serveurs à l'étranger. Là aussi, pour des raisons évidentes de faire déplacer l'information moins loin. Ce n'est pas la consommation du manger local, mais c'est un peu pareil sur l'utilisation de ces données numériques. Selon le guide d'un numérique plus responsable de l'ADEME, rédigé par Bella Lotto, on peut citer Framadrop, en plateforme de partage de fichiers de manière confidentielle, Firefox Send, Swiss Transfer, le service d'infomaniac. Mais vous pouvez aussi utiliser la plateforme Filvert. Sixième astuce, réduire la taille des images ou des fichiers. Si le fichier est une image, on peut la réduire en amont. Exemple avec un site type compresseur.io. Si ce fichier est en format natif, type Word, Excel, PowerPoint, peut-on le transformer en PDF afin qu'il soit moins lourd ? Cela nécessite évidemment que notre interlocuteur n'ait pas besoin de faire des modifications dessus. Le fichier pourra être enregistré en qualité web, ça c'est à programmer dans les paramètres. Évitez de mettre trop d'images. dans les signatures de mail, ou tout du moins veillez à ce qu'elles aient un poids le plus petit possible. De la même façon, évitez trop de couleurs ou de polices farfelues dans les mails. Vous pouvez tout à fait choisir le format texte plutôt que le format HTML dans vos paramètres de boîte mail. Septième astuce, se désabonner des newsletters. Oui, surtout les non-lus. Évidemment, peu importe le job qu'on occupe dans l'entreprise, on va avoir tendance à s'inscrire à de nombreuses newsletters. Et bien, tant que tout comme on le ferait pour alléger nos boîtes mail perso, et pour éviter de recevoir trop de mails qu'on n'aurait pas le temps de lire, il est utile de temps en temps de voir les newsletters reçus sur les trois derniers mois. Par exemple, est-ce que c'est toujours d'actualité ? Est-ce que le contenu est toujours pertinent pour moi ? Les a-t-on ouvert et cliqué sur un des liens pour lire l'article en entier ? Si oui, d'accord, on conserve la newsletter. Et si on a tendance à se dire, ouais mais on sait jamais, c'est peut-être intéressant, son contenu sur les prochains envois, bon ben là, non, c'est pas mon signe. Il vaut mieux se désabonner. Huitième astuce, lutter contre les spams. Vous pouvez installer un outil anti-spam pour nettoyer votre boîte mail et gagner du temps dans les tris des emails. Pensez à supprimer régulièrement vos courriers indésirables. Normalement, il y a d'office des règles d'usage qui les suppriment au bout de 30 jours. Vérifiez les paramètres. Le plus connu dans l'outil anti-spam, c'est CleanFox. Neuvième astuce, préférez le wifi à la 4G. Moins énergivore, c'est plus économe, plus rapide. Dixième astuce, ne pas imprimer les e-mails, une évidence, ni les pièces jointes associées. Onzième astuce, organisez votre boîte de messagerie. En triant vos mails avec des répertoires dédiés, des mots-clés, c'est plus facile pour retrouver ces archives, ou les supprimer d'un coup, plusieurs catégories d'e-mails. Et enfin, dernière bonne pratique, la douzième, évidemment, le mail qui permet de réduire l'empreinte environnementale et le mail qu'on n'écrit pas. Donc si on a un message à faire passer à un collègue, eh bien on se lève de sa chaise, on prend l'escalier plutôt que l'ascenseur pour lui en parler. On fait du sport, on échange en vrai et on économise de l'énergie. Triple bénéfice, c'est tout parfait tout ça. Deuxième prisme de cet épisode, à destination des marketeurs, réaliser des campagnes d'emailing plus responsables. Alors évidemment, tout ce qu'on a évoqué avant est adaptable aux campagnes marketing, notamment les quatre points que sont les cibles, les visuels, les plateformes utilisées, les désabonnements. D'abord les cibles. Concernant les destinataires, on va cibler au mieux son listing de contacts, personnaliser au maximum le message à faire passer à ces cibles, faire le tri régulièrement de ces contacts, mettre à jour les adresses mail, supprimer les contacts dont les adresses mail sont fausses. On sait très bien en B2B par exemple que les collaborateurs changent de poste et d'entreprise. régulièrement et donc d'emails. Il faut être attentif aussi au désabonnement, mais aux contacts qui n'ont pas ouvert nos emails ces trois ou six derniers mois. Est-ce toujours pertinent de les solliciter à nouveau ? Peut-être pouvons-nous prévoir une campagne dédiée pour cette cible et s'assurer que nos produits et services sont toujours utiles pour eux. Il faut s'assurer également qu'on a collecté les données uniquement nécessaires aux campagnes de personnalisation. Pas de champ inutile en amont lors des inscriptions des prospects ou clients. Quand on parle de communication responsable, c'est aussi faire du business en prenant soin de faire mieux et pas de chercher à tout prix à toucher le plus de monde possible. Objectif, toujours optimiser la connaissance des clients. Puis les visuels de notre email. Les visuels intégrés dans l'email auront été préalablement compressés. Cela aura un impact positif sur la délivrabilité du message. Il sera moins lourd et donc plus facilement chargé dans les boîtes mail. Privilégiez les images aux vidéos qui seront plus lourdes et demanderont plus de ressources. En troisième, les plateformes utilisées. Quand je cherche sur Internet plateforme d'emailing marketing durable, je ne trouve que des listes des meilleurs outils, mais pas de critères de comparaison liés à une démarche marketing durable ou un hébergement France-Europe des serveurs. J'aurais aimé trouver une telle comparaison sur le site du blog du modérateur, par exemple. Si je prends quatre des plus gros acteurs, MailChimp a des serveurs aux USA, les données de MailJep sont stockées en Allemagne et en Belgique, Brevo, X, SendingBlue et Sarbacan sont des solutions françaises, avec des serveurs situés en Europe, France et Belgique pour Brevo, et pays européens, non précisés, pour Sarbacan. Quatrième point, semblable aux éco-gestes, concerne les désabonnements. Depuis le RGPD en 2018, il est notamment obligatoire d'intégrer en bas de chaque email commercial newsletter un lien facile d'accès pour se désinscrire. Normalement, les plateformes choisies le proposent d'office, mais dans la construction des footers en bas de page des emails, c'est à vérifier. Rédiger une campagne marketing responsable en email, c'est aussi être attentif au contenu à délivrer. se poser les bonnes questions avant de réaliser son emailing. Quelle ligne éditoriale ? Quel syntaxe utiliser ? Dans son livre « Communication et marketing responsable » d'Assaël Adary, paru en mai 2022, il évoque une étude « Les jeunes français ne progressent pas en lecture » provenant d'évaluations conduites durant les journées Défense et Citoyenneté où 77,5% des jeunes sont considérés comme des lecteurs efficaces. Ce qui signifie que 22,5% d'entre eux sont en difficulté. Selon l'INSEE en septembre 2021, l'électronisme touche 17% de la population. Il est donc important de faire attention au contenu fourni et au vocabulaire utilisé. Évidemment, on va s'adapter à nos cibles. On aura un discours plus directif ou plus simple auprès d'une cible B2C sur des emailings promotionnels par exemple. On pourra avoir des phrases peut-être plus construites, un vocabulaire plus technique face à une cible B2B. Mais avant tout, il est important que tout marketeur s'adapte à sa cible. Évidemment, dans les messages à diffuser, il est important de parler des actions RSE mises en place dans l'entreprise, d'éduquer, d'avoir un axe pédagogie, un impact positif. Autre point, est-ce que mon e-mail permet une accessibilité numérique ? Pour les personnes en situation de handicap mental, il est important d'être sensibilisé au langage FALC, facile à lire et à comprendre. C'est une méthode qui a pour but de traduire un langage classique et un langage simplifié. Autre point, être attentif à l'objet du mail et à l'identification de l'expéditeur. Cela fait partie d'une transparence de communication et de l'honnêteté. dans les messages promotionnels envoyés. Ce sont les basiques d'une communication responsable. Dans le footer, pensez à ajouter la phrase « n'imprimez cet email que nécessaire » ou « imprimez-le en recto verso noir et blanc » à rendre visibles les mentions légales et les clauses de confidentialité liées à la CNIL et au RGPD. Enfin, un des moyens de limiter l'impact du numérique est de limiter le nombre d'emails envoyés aux clients. Vérifie-t-on les nombres de mails envoyés par les différents services de l'entreprise ? L'équipe commerciale, le marketing, la comptabilité, le service formation et tous les autres départements de l'entreprise ? Eh bien, c'est peut-être l'occasion de mutualiser les emails ou de simplifier les contenus transmis. J'arrive à la fin de cet épisode et j'espère que vous aurez des clés concrètes et opérationnelles à mettre en place pour limiter votre impact numérique via les éco-gestes. mais aussi pour réaliser des campagnes marketing d'emailing plus responsables et durables. Vous trouverez dans le descriptif de l'épisode toutes les sources et liens utilisés. Merci de m'avoir écouté sur ce podcast Markoeur. Si vous avez des souhaits ou sujets à aborder, n'hésitez pas à l'indiquer en commentaire ou en message sur LinkedIn. A bientôt pour un prochain épisode.
