Transcription

• Speaker #0

  Hello à tous, bienvenue dans le podcast Projetez-vous, cela fait deux ans, plus de 100 épisodes, plus de 40 invités et je suis toujours heureuse d'être avec vous et de partager avec vous sur les secrets de la gestion de projet. J'annonce la série de l'été, c'est une série qui va vraiment parler tout d'abord de comment vous pouvez aborder votre nouveau rôle de chef de projet ou de PMO, quels sont les tips, les erreurs à éviter. et aussi la posture à adopter. Donc vraiment, je vais vous accompagner pas à pas pour prendre vos fonctions et être le plus serein possible. Et puis une deuxième partie de cette série de l'été sera consacrée à la certification PMP, Project Management Professionnel, où je vous accompagne pas à pas pour réviser pour votre certification PMP. Alors restez à l'écoute, n'hésitez pas à soutenir ce podcast en vous abonnant. et en laissant des commentaires et avis. Bonne écoute ! Bonjour à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de Projetez-vous. Nous sommes dans le troisième épisode de la série En route PMP et nous continuons tout doucement nos révisions. Aujourd'hui, nous allons parler de deux domaines qui sont dans le PMBOK V6. Je vous parle vraiment de ce domaine dans le PMBOK V6 mais qui aujourd'hui est le livre des process du Project Management Institute. Si vous êtes membre PMI, je vous mettrai le lien. parce qu'il est vraiment, vraiment important pour nous, chefs de projet, de connaître ces processus, même si l'examen aujourd'hui ne traite pas seulement des processus, il traite aussi beaucoup du leadership, de l'agilité. Et donc, nous allons voir toutes ces notions-là au fil des épisodes. Donc, le premier épisode, c'était vraiment trois des domaines qui étaient importants, le périmètre du coût, le périmètre du planning et le périmètre du périmètre. Donc ça c'était les trois domaines, domaine coût, domaine planning, domaine périmètre. Aujourd'hui nous allons voir deux domaines qui sont particuliers, qu'on peut plus ou moins prendre à la légère, qui sont le domaine qualité et le domaine risque. Et puis je ferai peut-être encore un ou deux épisodes, il y a dix domaines, nous en avons fait cinq, il nous en reste cinq. Donc peut-être faire un épisode sur les cinq derniers domaines ou bien deux épisodes et puis ensuite je passerai un peu plus en revue ce qu'apporte le PMBOK B7 et ce... quelle posture le chef de projet en tant que leader a besoin d'avoir et quelles sont les performances, les domaines du PMBOK V7. Et puis finalement, un épisode qui sera vraiment lié à l'agilité, ce que vous, en tant que futur certifié PMP, vous devriez connaître de l'agilité et notamment de la méthodologie Scrum, qui est une des méthodologies de l'agilité. Donc voilà un petit peu le programme de révision. Donc aujourd'hui, dans l'épisode du jour, nous allons voir la qualité. et les risques. Pourquoi gérer la qualité vous me direz puisque peut-être dans votre domaine la qualité n'est pas si importante que ça alors que par exemple dans les pharmaceutiques c'est vraiment primordial je pense que ce n'est pas une option la qualité il faut définir bien sûr votre incertitude votre écart à la qualité quel niveau de qualité vous voulez offrir dans votre projet et puis rester la qualité d'après le PMBOK et d'après le PMI, c'est répondre à toutes les contraintes de toutes nos parties prenantes. Et nos parties prenantes, ça peut être les contraintes légales, ça peut être les contraintes de régulation dans la banque, par exemple, où la qualité est vraiment primordiale, ou bien dans les produits pharmaceutiques, dans l'alimentaire. Ça peut être répondre aux contraintes d'un autre département. Ça peut être répondre aux contraintes de planning. Est-ce que je dois... livré en temps et en heure. Est-ce que j'ai une marge d'erreur ? Et la marge d'erreur, elle se situe entre 10-15% ou bien c'est plutôt du 1% ou pas de marge d'erreur. Voilà, toutes ces questions-là, c'est vraiment la qualité. Et puis dans le PMBOK V6, il y a trois processus à connaître. Donc, plan quality management, où on va identifier justement quel est le niveau de qualité attendu, quelles sont les régulations et normes qu'on doit suivre, la norme ISO 9001, par exemple. comment les respecter et comment on va suivre cette qualité. Ensuite, on a « manage quality » , c'est gérer la qualité au jour le jour, c'est-à-dire faire en sorte justement de ne pas dévier de la qualité prévue, d'avoir la qualité qu'on avait prévue dès le départ et de s'y tenir. Ça peut être aussi dans la qualité des livrables de projet, ça peut être dans la qualité… Moi, je me souviens, c'était le nombre de bugs par rapport au nombre de lignes de code en informatique, par exemple. J'espère que ça en parle à certains. Pour certains virus ou vaccins, ça va être plutôt le taux de résidus, par exemple. Dans un vaccin, on ne peut pas avoir un vaccin qui est du résidu ou du métal, même si on a fait le vaccin à partir de réactions chimiques qui pouvaient inclure du métal. On a aussi tout ce genre là, mais on doit préparer et faire en sorte que la qualité soit au rendez-vous. Donc ça, c'est le processus manage qualité. Puis on a un autre, c'est contrôle qualité. Contrôle qualité, c'est par exemple faire des petits tests aléatoires, faire de l'échantillonnage pour s'assurer que le produit que l'on a livré a une bonne qualité. Par exemple, pour une voiture, on va, par exemple, si on fait le moteur, tous les dix moteurs. quand on construit le produit moteur, on vérifie qu'ils sont au nombre. On ne peut pas vérifier sur tous les moteurs, mais on se dit si tous les 10, tous les 100, tous les 1000 moteurs, on s'assure qu'il n'y a pas de défaut de qualité, ça veut dire que l'ensemble de la chaîne n'a pas de défaut et qu'on peut continuer la production de ces moteurs, par exemple. Donc ça nous permet d'inspecter les livrables et vraiment de s'assurer qu'on a bien fait le manège qualité. C'est souvent d'ailleurs dans le PMT. Dans l'examen PMP, il va y avoir des questions qui vont être sur la différence entre manage quality et control quality, l'assurance qualité et gérer la qualité. Et donc, c'est deux choses qui sont vraiment très importantes à nuancer. L'une, c'est toutes les actions que vous montez en place pour que votre qualité soit au rendez-vous. Et l'autre, c'est comment un auditeur, par exemple, quelqu'un qui vient faire de l'échantillonnage, va... inspecter et s'assurer que la qualité est au rendez-vous. Donc ça, c'est Control Quality. Les outils et techniques, il peut y avoir des diagrammes cause-effet, des histogrammes, du contrôle classique, des audits de qualité. C'est vraiment important et par rapport à votre degré de qualité dont vous avez besoin sur le projet, vous allez utiliser l'une de ces méthodes. Des fois, on va l'utiliser la plus simplement possible ce sera l'ISO 9001, s'assurer que tous les processus sont là, s'assurer que les livrables sont convenables et correspondent à ce qui a été demandé en amont. Donc on ne va pas confondre qualité et perfection, on est obligé dans la phase de planification aussi de s'assurer que toutes les équipes comprennent quel est le niveau de qualité qui est attendu et comment tout au fil du projet on va s'assurer que cette qualité sera au rendez-vous et Il peut y avoir des contrôles, des audits ou des choses à faire pour s'assurer vraiment de bout en bout que notre qualité est bien respectée. J'aime beaucoup cette notion de qualité et elle peut se voir dans tout un tas de domaines différents. Par exemple, dans le budget, la qualité, ce serait que l'on sorte dans 10 de nos projets. Par exemple, nous avons juste 5% de dérivation par rapport au projet initial. ça voudrait dire que... les finances des projets sont vraiment de très bonne qualité et on a moins de pertes par exemple donc vraiment la qualité on peut l'appliquer à tous les domaines on peut l'appliquer dans tous les sens aussi pour les lois par exemple le nombre de piratages de comptes en banque dans une banque par exemple si il n'y a que 2% de comptes qui sont piratés ben ça peut être vraiment très faible par rapport à d'autres banques ou peut-être que On ne peut pas demander le risque zéro parce qu'il y a toujours un risque. Et d'ailleurs, j'ai utilisé le mot de la suite de cet épisode. La gestion des risques. Alors la gestion des risques, ce n'est pas seulement, oui, quelqu'un risque de mourir. On va vraiment faire attention à la gestion des risques. Par exemple, dans la construction des trains, moi j'ai travaillé sur l'aiguillage, un système qui contrôle l'aiguillage justement de toutes les lignes de train. Et le fait de ne pas protéger une partie pour l'ouvrier, ça peut mener à la mort de l'ouvrier. Ou bien de mettre une aiguille en sens droite à la place de gauche va faire que deux trains peuvent se crasher. Ça, c'est vrai que c'est tout à fait catastrophique, phénoménal et ça ne devrait pas arriver. D'ailleurs, dans la qualité, il y a beaucoup de mesures de contrôle là-dessus. Il faut aussi, dans des projets tout à fait normaux, par exemple d'informatique où il n'y a pas de mordant, ou bien des projets qui peuvent être purement commerciaux ou des choses comme ça, il faut tout de même, je pense... S'assurer que l'on a couvert tous les risques pour éviter de perdre énormément de sommes d'argent, pour éviter que notre projet aille à la poubelle. Donc ces risques-là aussi, ils sont vivants et ils vont varier tout au long du projet. C'est-à-dire qu'il y a des risques qui devraient ne pas être là à la fin, qui sont là qu'au début, et inversement, des nouveaux risques peuvent apparaître à la fin. Donc moi, je conseille vraiment aux chefs de projet, même si ce n'est pas le département risque sur son projet de faire une évaluation des risques avec un brainstorming. J'ai un épisode de Projetez-vous qui parle de ceci. Je vous le mets en lien, en description. Donc, c'est tous les processus qui vont engendrer, qui vont identifier, qui vont analyser tous les imprévus qu'il peut y avoir sur un projet et leurs conséquences sur le projet. Ça peut être des risques négatifs, des risques. qu'on appelle ou bien des opportunités. Et souvent, on utilise des outils qui sont très intéressants, que j'aime beaucoup aborder ici, comme le SWOT, le Strength, Weakness, Opportunities and Threats. Donc, il y a plusieurs processus dans ce PMBOK V6 ou dans le livre des processus que je vous mettrai en lien. Le premier, c'est Plan Risk Management. Et donc, là, on va définir le niveau de risque. Comment on va suivre les risques ? Ensuite, il y a « identify risks » . Comment on va identifier les risques ? Est-ce qu'on va utiliser une matrice de risques ? Est-ce qu'il va y avoir un département qui va le faire ? Est-ce qu'on va utiliser le SWOT, justement, où on va déterminer nos forces, nos faiblesses, les opportunités et les menaces ? Est-ce qu'on va faire une analyse quantitative des risques ? Est-ce qu'on va faire une analyse qualitative des risques ? Est-ce qu'on va planifier tous nos risques ? Toutes nos réponses au risque, il y a plusieurs types de réponses au risque. Je vais vous dire éviter. Donc, on évite le risque. Qu'est-ce qu'on fait pour éviter le risque ? Transférer. On prend une assurance, par exemple, s'il se passe quelque chose sur le chantier, eh bien, on est assuré. Donc, on a transféré le risque. On peut atteigner le risque. On peut accepter le risque. On peut aussi le mitiger, c'est-à-dire l'atteigner. Et ensuite, les opportunités, c'est l'inverse, on va les exploiter, les partager, les renforcer ou bien les ignorer si on n'a pas de moyens qu'on peut mettre en œuvre. Ensuite, il y a un plan implémenté, les réponses au risque, où on va mettre en œuvre les actions prévues et puis on va monitorer, suivre les évolutions, réévaluer, ajuster. Moi, dans l'épisode que je vous ai montré, et souvent dans Project Management Institute, il y a... Cette matrice des risques, d'ailleurs, je peux vous mettre un lien sur les outils du chef de projet que le blog gestion de projet a créé. Dedans, il y a exactement la matrice des risques et puis je pourrais vous mettre le lien. J'interviens régulièrement au blog gestion de projet. J'ai fait un webinaire en juillet dernier et j'écris plusieurs articles sur les sujets de la gestion de projet. Donc, les bonnes pratiques ici, c'est de créer ce registre des risques, d'impliquer. les parties prenantes dans l'identification et d'intégrer une gestion des opportunités parce que ça peut nous apporter suivant le marché de nouvelles opportunités je suis vraiment persuadé qu'en faisant une bonne gestion des risques en la suivant perpétuellement et bien il y aura des résultats de succès ou des nouveaux marchés et de changements pour votre projet mais plus de manière plus générale, de l'entreprise et cela, du point de vue de vos managers, ça vous donnera aussi un recul, une posture de leader qui est très importante. Vous voyez, je parle de leadership alors qu'on n'est pas encore dans le PMBOK V7 parce que beaucoup de domaines de Project Management Institute vraiment vont impliquer aussi une posture, comment gérer justement ici les risques, comment les identifier pour éviter de faire perdre à l'entreprise des milliers de roues moi j'avais aussi des risques où j'avais qu'une seule personne un seul ingénieur pour toute une équipe et si cet ingénieur se cassait la figure comment faire pour le remplacer ça veut dire qu'à ce moment là le projet est arrêté et la personne le temps de lui trouver un remplaçant ça pouvait mettre le projet vraiment en retard sachant qu'on avait des deadlines très serrés qu'on ne pouvait pas s'est permettre d'être en retard il était sur le chemin critique Donc vraiment... C'est important à évaluer, à reconnaître pour dès que le risque arrive, et bien avoir la réponse qu'on avait prévue pour ce risque, plutôt que de réfléchir à ce moment-là. On a eu de perdre encore plus de temps d'avoir une décision de la direction du management, alors que là, vous avez déjà une décision et vous devez juste dérouler le plan que vous aviez prévu pour ce risque. Bien sûr, il y a des risques qu'on n'avait pas prévus. Aujourd'hui, dans toutes nos matrices de risques, on a que faire en cas de pandémie. Eh bien, le COVID nous a apporté ce nouveau risque que personne n'avait prévu, que tout le monde a dû faire. Il y en a qui ont dû mitiger, qui ont dû atténuer, et il y en a qui ont trouvé des opportunités dans le COVID. Moi, j'étais dans une entreprise qui installait les outils collaboratifs Teams. Je peux vous dire qu'eux, ils ont pu avoir beaucoup de clients qui devaient mettre à distance leurs employés, les former, mais aussi beaucoup de leurs clients étaient dans le médical parce que les entreprises devaient continuer à livrer. Aux hôpitaux, de continuer à livrer des masques. Donc, vous voyez bien qu'il y a toujours des risques, des opportunités. C'est le pendant entre risque et opportunité et faire le changement, bouger. C'est vraiment aussi une posture, un mindset à avoir en tant que chef de projet si on veut passer au niveau suivant, être un manager. Et ça, c'est ce que la certification PMP peut vous apporter comme posture. Donc, je suis vraiment heureuse de vous accompagner, soit au travers de mes podcasts, soit Si vous venez être formé avec moi, n'hésitez pas à me mettre un message privé LinkedIn. Si vous souhaitez être formé à la certification PMP, je vous aiguillerai soit vers un organisme de certification qui va être Calliope. Donc, le CPF peut vous aider à le rembourser. Ou bien, si vous êtes dans d'autres parties du monde, j'ai quelques-uns de mes invités qui peuvent vous accompagner dans cette certification PMP. moi-même Je propose des boosts, c'est-à-dire quelques heures de costing si votre formation n'a pas été suffisante, si vous avez déjà raté l'examen PMP, de vous aider à réviser. En tout cas, n'oubliez pas ces deux domaines qui sont la qualité et les risques, qui ne sont bien sûr pas le triptyque du début de l'épisode dernier, mais qui sont tout aussi importants pour le succès de votre projet. Et je pense que c'est là où on verra la différence. Je me souviens avoir répondu à un appel d'offres. où l'organisme qui a envoyé cet appel d'offres savait que tous les candidats avaient un bon périmètre, savaient travailler ça, mais ils attendaient que dans la qualité, dans le risque, dans la sécurité, l'hygiène, l'environnement, eh bien, le dossier de leur candidat fasse la différence. C'était ce qui différenciait chacun des candidats pour pouvoir obtenir la proposition va gagner l'appel d'offres. Vraiment, ce sont des aspects qui ne sont pas à négliger. Et je trouve justement que cette certification PMP vous prépare à tous ces aspects-là. Donc, je pense qu'aujourd'hui, si vous suivez cet épisode, c'est que vous êtes vraiment sûr de cette certification PMP. D'ailleurs, je vous mets en description de l'épisode votre fiche de révision sur les domaines de la qualité et des risques. À la fin... de la série sur les PMBOK V6. Je vais vous mettre la liste. Je pense qu'il y a 47 processus que vous devriez connaître suivant les 10 domaines. Vous devez les connaître. Ce n'est plus l'objectif principal de cet examen PMP, mais c'est vraiment une base que le chef de projet doit avoir. Et je vous avais mis les pourcentages dans l'épisode 1 de la série en route PMP. Donc, c'est celui qui a le plus fort pourcentage. C'est vraiment très important. Je vous remercie d'avoir... Écoutez cet épisode. Je vous conseille d'aller dans les liens de la description de l'épisode pour continuer vos révisions. Et puis, je vous dis à la semaine prochaine, on va continuer dans ces 10 domaines de la gestion de projet face en PMBOK V6, mais qui sont plus de 40% de la note à l'examen PNP et que beaucoup de chefs de projet ratent parce que nous n'avons pas la même terminologie en France ou les mêmes process exactement. Je vous dis à la semaine prochaine. Bonne révision. Et puis, n'hésitez pas à noter cet épisode, à le partager si vous souhaitez continuer ce type d'épisode. Merci d'avoir écouté l'épisode du jour. Si ça vous a plu, n'hésitez pas à commenter, donner votre avis sur votre plateforme d'écoute préférée. Et vous pouvez aussi me joindre en message, par exemple sur LinkedIn. Je voulais vous dire que cette série d'épisodes de l'été m'a été inspirée par des auditeurs qui sont devenus mes coachers. En effet, j'accompagne toute personne qui commence dans un rôle. de chef de projet ou de PMO à aborder son rôle de manière sereine et d'apporter la bonne posture. Pour ce qui concerne aussi les épisodes sur la certification PMP, je suis formatrice PMP et des fois, il y a certaines personnes qui ont besoin d'un petit coup de bouche et c'est ce que je leur apporte aussi en les accompagnant pour être sûr de réussir leur certification PMP. N'hésitez pas à vous contacter sur LinkedIn si vous voulez. que je vous accompagne sur l'un de mes sujets. Je vous le dis à la semaine prochaine. Et ça, c'est ce que la certification PMP peut vous apporter comme posture. Donc, je suis vraiment heureuse de vous accompagner, soit au travers de mes podcasts, soit si vous venez être formés avec moi, n'hésitez pas à me mettre. être en message privé LinkedIn. Si vous souhaitez être formé à la certification PMP, je vous aiguillerai soit par un organisme de certification qui va être Calliope. Donc, le CPF peut vous aider à le rembourser. Ou bien, si vous êtes dans d'autres parties du monde, eh bien, j'ai quelques-uns de mes invités qui peuvent vous accompagner dans cette certification PMP. Moi-même. Je propose des boosts, c'est-à-dire quelques heures de costing si votre formation n'a pas été suffisante, si vous avez déjà raté l'examen PMP, de vous aider à réviser. En tout cas, n'oubliez pas ces deux domaines qui sont la qualité et les risques. qui ne sont bien sûr pas le triptyque du début de l'épisode dernier, mais qui sont tout aussi importants pour le succès de votre projet. Et je pense que c'est là où on verra la différence. Je me souviens avoir répondu à un appel d'offres où l'organisme qui a envoyé cet appel d'offres savait que tous les candidats avaient un bon périmètre, mais ils attendaient que dans la qualité, dans le risque, dans la sécurité, l'hygiène, l'environnement, eh bien, le dossier de leur candidat fasse la différence. C'était ce qui différenciait chacun des candidats pour pouvoir obtenir la proposition, gagner l'appel d'offres. Vraiment, ce sont des aspects qui ne sont pas à négliger. Et je trouve justement que cette certification PMP vous prépare à tous ces aspects-là. Donc, je pense qu'aujourd'hui, si vous suivez cet épisode, c'est que... Vous êtes vraiment sûr de cette certification PMP. D'ailleurs, je vous mets en description de l'épisode votre fiche de révision sur les domaines de la qualité et des risques. À la fin de la série sur les PMBOK V6, je vais vous mettre la liste des, je pense qu'il y a 47 processus que vous devriez connaître suivant les 10 domaines. Vous devez les connaître. Ce n'est plus l'objectif principal de cet examen PMP, mais c'est vraiment une base. que le chef de projet doit avoir et je vous avais mis les pourcentages dans l'épisode 1 de la série en route PMP. Donc c'est celui qui a le plus fort pourcentage, c'est vraiment très important. Je vous remercie d'avoir écouté cet épisode. Je vous conseille d'aller dans les liens de la description de l'épisode pour continuer vos révisions. Et puis je vous dis à la semaine prochaine, on va continuer dans ces 10 domaines de la gestion de projet face en PMBOK V6, mais qui sont... Plus de 40% de la note à l'examen PNP est que beaucoup de chefs de projet ratent parce que nous n'avons pas la même terminologie en France ou les mêmes process exactement. Je vous dis à la semaine prochaine, bonne révision et puis n'hésitez pas à noter cet épisode, à le partager si vous souhaitez continuer ce type d'épisode.