Speaker #0Hello à tous, bienvenue dans le podcast Projetez-vous, cela fait deux ans, plus de 100 épisodes, plus de 40 invités et je suis toujours heureuse d'être avec vous et de partager avec vous sur les secrets de la gestion de projet. j'annonce la série de l'été c'est une série qui va vraiment parler tout d'abord comment vous pouvez aborder votre nouveau rôle de chef de projet ou de pmo quels sont les tips les erreurs à éviter et aussi la posture à adopter Donc vraiment, je vais vous accompagner pas à pas pour prendre vos fonctions et être le plus serein possible. Et puis une deuxième partie de cette série de l'été sera consacrée à la certification PMP Project Management Professionnel où je vous accompagne pas à pas pour réviser pour votre certification PMP. Alors restez à l'écoute, n'hésitez pas à soutenir ce podcast en vous abonnant et en laissant des commentaires et avis. Bonne écoute ! Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de Projetez-vous. Je continue la série en route vers PMP. J'ai fait une petite pause rentrée oblige et puis j'ai dû m'occuper de mes enfants et reprioriser. Mais cela n'enlève rien du tout à la qualité du contenu. Ça me permet d'avoir plus de sous. Vous savez que ça fait plus de deux ans maintenant que je vous partage dans mes épisodes Projetez-vous toutes les connaissances que j'ai. Alors aujourd'hui, j'ai décidé d'aller plus profondément sur la... PMP et puis on avait vu dans les épisodes précédents les cinq premiers domaines du PMBOK V6. On avait vu donc qualité et risque dans le dernier épisode et puis dans l'épisode d'avant on avait vu les coûts, le périmètre et les délais. Aujourd'hui on va terminer l'ensemble de ces dix domaines. Je ne compte pas dans le dixième domaine, c'est l'intégration, mais on va aborder plutôt des... Domaine où les relations humaines, l'intelligence humaine, la négociation sont primordiales. Il s'agit des domaines des ressources, des communications, des parties prenantes et des approvisionnements. En effet, vous savez très bien que le rôle de chef de projet c'est 90% de communication et cette communication se fait avec les ressources humaines qu'on a à notre disposition et puis peut-être leurs responsables hiérarchiques, avec les parties prenantes. tous types de parties prenantes et puis avec les fournisseurs, les partenaires qui vont nous accompagner dans ce projet ainsi que les clients. Donc vraiment aujourd'hui, on va se baser sur la relation, la communication, l'influence et la négociation. Donc on va aller domaine par domaine, mais vous allez voir que beaucoup de choses se regroupent suivant les domaines. Quand je dis le premier domaine, quand je dis ressources management, c'est vraiment avez-vous les bonnes... personne et le bon matériel au bon moment, au bon endroit, avec la bonne dynamique. C'est ça la question qu'on va se poser. Et puis, il va y avoir six processus qui entrent en jeu pour ce domaine des ressources. Plan resource management, estimate activity resources, acquire activités, donc acquérir les ressources, acquire ressources, donc acquérir les ressources, develop team, manage team et control resources. Et donc c'est vraiment très important, ça ressemble beaucoup d'ailleurs aux ressources humaines. Comme vous le voyez, un projet c'est comme une petite entreprise qui fait que quand on devient chef de projet, on a aussi une vision globale du projet dans son ensemble et l'une des parties c'est les ressources. Quels sont les outils qu'on doit maîtriser lorsqu'on doit justement gérer des ressources avec les processus que je viens de vous donner ? Tout d'abord, il y a la racine. En effet, dès qu'on a des ressources, des clients, des parties prenantes, il faut absolument mettre en place cette matrice ressource racie, qui est la matrice responsable, approbateur, consulté et informé. Responsible, j'ai oublié ce qu'est quoi, approbateur, consulté et informé. Et donc, dans cette matrice, on va pouvoir affecter, suivant les activités, suivant les domaines, à chaque personne, une responsabilité. Un rôle, soit responsable, soit approbateur, soit consulté, soit informé. Le but est que pour chaque activité, il y ait au moins un responsable et un approbateur. Les consultés, ce seront ceux qui vont accompagner le responsable à faire l'activité. Ça peut être des gens qui le conseillent, des gens qui font avec lui, mais il n'y a qu'un seul responsable par ligne. J'aime bien rappeler ça parce que souvent, on peut mettre plusieurs responsables par ligne et puis là, on a cette problématique de « mais moi, j'ai fait ce qu'il y avait à faire » ou « c'était pas à moi de le faire, bah si, il était marqué en R, oui, mais lui aussi, il est marqué en R » . Donc une personne responsable par activité et comme ça vous pourrez Être sûr que tout votre périmètre sera couvert et que dans chaque item de votre périmètre, il y a une personne qui en est responsable et puis il y a un cycle d'approbation. Il y a aussi dans cette partie ressources management, on a Develop Team par exemple et Acquire Resources. D'ailleurs, j'ai un épisode de la série Réussir sans premier jour où c'est reprendre l'équipe et c'est vous devez gérer les conflits. Il y a toujours des conflits, des conflits parce qu'il y a des différences. culturel des conflits parce qu'il y a des différences aussi de métiers, générationnels et tout un tas de ressources de conflits qui peuvent aller très très vite. Les personnalités aussi peuvent ne pas être compatibles mais on doit travailler ensemble parce que chacun apporte quelque chose à l'équipe, quelque chose au projet. Donc par exemple pour les conflits, il y a plusieurs approches. Collaborer, éviter, forcer, concilier ou négocier. Ce sont vraiment les approches pour la gestion des conflits qui sont étudiées au Project Management Institute. Donc là je vous ai donné la liste des processus pour les ressources, un outil qui s'appelait le RACI et la gestion des conflits. Tout ceci vous devez en maîtriser les tenants, les aboutissants si vous souhaitez passer votre PMP, votre Project Management Professional de manière sereine. Une autre chose, on en a parlé déjà dans un des épisodes, avec le leadership. Il faut adapter votre style de leadership suivant la maturité de l'équipe qu'il y a. Des fois, vous allez faire un servant leadership parce que vous voyez que les équipes sont autonomes, on est en agilité. Des fois, ce sera plus autoritaire parce que ce sont des jeunes expérimentés qu'au début, il faut bien sûr les former et faire en sorte qu'ils ne fassent pas trop d'erreurs. et puis finalement quand on a mis Acquire Resources, Develop Team et Manage Team. Je vous renvoie à l'épisode de réussir c'est son premier jour avec l'équipe. Il y a la théorie de Tuckman que j'adore où il y a pour une équipe plusieurs phases. Tout d'abord la formation de l'équipe. Les équipes se forment, elles ne se connaissent pas, on est dans la retenue, on va essayer de travailler mais on n'a pas confiance en l'autre, on ne sait pas ce que l'autre a dans le ventre et puis on va commencer à s'habituer jusqu'à ce qu'arrivent des tensions. Comme je vous ai dit, différences de posture, différences de personnalité, différences générationnelles. Et donc là, vraiment toute la beauté, c'est d'essayer de résoudre ces conflits. Parce qu'il y a toujours des conflits. Si on ne les résout pas, ça va s'empurer et puis mener à la catastrophe, faire de la frustration. Les équipes ne seront plus motivées. Il y en a qui ne travailleront pas ou qui saboteront l'équipe. Et puis quand on résout les conflits, on apprend à mieux se connaître, à savoir comment chacun travaille. On fait des concessions peut-être. ou bien on négocie ensemble et puis ça fait qu'on devient une meilleure équipe et on arrive dans une espèce de standardisation, normalisation du rythme de l'équipe où là on se connait, on sait comment on travaille, on arrive à travailler ensemble jusqu'à ce qu'on atteigne la performance, l'optimisation. Et puis ensuite, quand on a fini le projet, on arrive à la dissolution de l'équipe, tout le monde doit se dire au revoir. en célèbre bien sûr. Tout ceci, ce sont des outils que le Le chef de projet PMP connaît. Donc pour le PMP, un bon chef de projet développe l'équipe autant que le projet. Voilà, il doit prendre en compte toutes ces ressources. Le deuxième domaine dont nous pouvons parler, c'est Communication Management. Donc la gestion de la communication. C'est le domaine le plus sous-estimé. Et pourtant, on dit que le chef de projet passe 90% de son temps à faire de la communication. Communication vers toutes les parties prenantes. communication envers ses équipes, communication vers la direction, le client. Vraiment c'est un jeu de tous les jours. Et donc il y a trois processus importants c'est plan communication management, manage communication et monitor communication. Et dedans on va avoir différents types de communication, des communication de type par exemple est-ce qu'on fait des réunions, est-ce qu'on On fait du face à face. Est-ce qu'on fait des interviews ? Est-ce qu'on envoie juste un email, une newsletter mensuelle ? Et à qui est-ce qu'on va adapter ? A quelle fréquence aussi ? Est-ce qu'on envoie tous les jours un email parlant de la progression ? Je pense que ça n'en est pas la peine, mais on peut en envoyer un par mois par exemple. Toutes les semaines, on peut contacter notre sponsor, on peut parler aux membres de la direction une fois par trimestre, en leur envoyant un reporting et tout ceci. et vraiment ça qui est important depuis aussi le covid il y a eu aussi une effervescence des outils de communication je parle bien sûr déjà des outils de vidéoconférence zoom Teams, mais aussi justement la messagerie instantanée ou bien les réseaux sociaux. Communiquer aussi vers l'extérieur, annoncer ce qu'on fait dans le projet pour faire de la pub, du marketing, pour que les clients soient intéressés, gagner des nouveaux marchés. Tout ceci, ces différents types de communication qui peuvent être aussi bien écrits, officiels, formels. Cela dépend vraiment du type d'interlocuteur et on en parlera après avec les parties prenantes où on doit identifier pour chaque partie prenante quelle va être la communication, la fréquence et le type de communication qu'on va travailler avec eux. En tout cas, ça c'est vraiment très important. Même dans l'équipe, de toute façon, on parlait des ressources, il faut vraiment faire attention à la communication. et quand on est à distance par exemple, il faut de temps en temps avoir le contact visuel, être en face à face en visio. pour pouvoir savoir si la personne elle est bien engagée parce qu'il ya beaucoup de choses qui arrivent avec du langage quand corporelle la communication non verbale savoir comment la personne va s'installer en face de vous comment elle va parler si elle va être sexuelle va avoir l'air renfrogné si elle va avoir tendance à être frustré donc des fois même un outil de vidéoconférence est vraiment important surtout lorsque on est à distance je voulais aussi vous rappeler le modèle émetteur récepteur sender receiver de weasel je crois ça s'appelle si je me rappelle de shannon et weaver pardon et donc ce modèle là pour moi il fait comprendre tout comment faire pour que quelqu'un vous comprenne et bien vous envoyez vous un message vous avez un décodeur décodeur un encodeur on va dire Un encodeur qui va coder votre message par rapport à votre formulation, votre communication, votre langage, votre éducation, votre génération, votre culture. Si le français ou l'anglais n'est pas votre langue maternelle et que vous devez vous adresser en français ou en anglais, vous allez avoir une certaine manière de le dire et vous envoyez ce message à un récepteur. Et ce récepteur, déjà, il peut ne pas recevoir le message complet, il peut y avoir du bruit sur la ligne, mais aussi, il va... d'essayer de décoder mais il aura peut-être pas le même décodeur que vous et donc il n'aura pas compris la même chose donc vraiment penser quand vous envoyez un message que ce soit un message vocal ou un message par email à qu'est ce que vous pensez que qu'est ce que vous pensez que le receveur aura compris est ce que c'est un langage universel que vous avez envoyé est ce que vous avez envoyé un email avec la moitié de la conversation dans votre tête et donc le Le receveur ne comprendra pas. pas le contexte par exemple et un moyen aussi de s'apercevoir si le receveur a bien compris votre message, il faut demander soit du feedback soit une reformulation pour vérifier que le message a bien été compris. Moi je me souviens en tout cas quand j'étais jeune, pour écrire un email il me fallait à peu près une heure et en plus je le faisais relire par ma mentor et... Comme ça, elle ajustait le temps. Des fois, il fallait un temps plus incisif. Des fois, il fallait un temps plus solennel, un temps plus gentil. Parce que le mien était trop énervé, donc pas de message émotionnel, par exemple. Donc, faire attention à toutes ces communications. En tout cas, quand vous envoyez une communication écrite, il y a une règle des 5 C. Elle doit être correcte, complète, concise, claire et courtoise. Communiquer, c'est répéter avec pertinence, vraiment. Troisième partie, c'est la partie stakeholder management, gestion des parties prenantes. Alors, dans le processus, il y a identifier les parties prenantes, planifier l'engagement des parties prenantes, gérer l'engagement des parties prenantes et suivre ou monitorer l'engagement des parties prenantes. En effet, gérer un projet sans gérer de parties prenantes, c'est comme organiser un mariage sans prévenir les invités. J'aime beaucoup cette petite... phrase que je vous laisse peut-être qu'elle aura un impact mais dans un projet c'est sûr il ya des parties prenantes vous ne faites pas ce projet pour rien du tout soit vous le faites à visée de clients soit vous le faites pour votre entreprise donc il ya des clients internes ou des gens dans l'entreprise qui sont impactés vous allez utiliser des ressources des gens d'autres départements donc alors responsable de département vous allez aussi de voir si vous êtes dans une entreprise dans un un projet. Réporter à votre direction, à votre management, le sponsor doit être bien sûr présent. Donc vraiment, faire attention à lister dès le début tout. les parties prenantes qui pourraient impacter ou être impactées par ce projet. L'objectif est de les identifier, de savoir si on va les tenir informés, on va les engager, on va essayer de les garder proches ou on va les surveiller du moins. Il faudrait veiller à ce que les personnes les plus influentes soient à minima neutres, ne soient pas contre votre projet par exemple, ce qui pourrait mener à beaucoup trop de chefs de projet pensent que oui, je fais mon projet tout seul, j'avance, sans voir. les politiques de l'entreprise sans voir ce qui se passe autour que c'est bon ça va être signe de succès et bien donc on a dit 90% de votre projet c'est de la communication et c'est de la communication envers vos parties prenantes effectivement parce que c'est eux qui vont faire avancer vous avez besoin d'avoir d'un soutien avoir besoin de valider des budgets en cas d'alerte vous allez devoir trouver des solutions qui impliquent des parties prenantes diverses donc vraiment il faut les il faut vous en occuper c'est aux petits oignons voilà prendre soin de vos parties prenantes aux petits oignons faire une cartographie interne donc il y en a une qui s'appelle la matrice influence intérêts qui est très importante je vous la mettrais bien sûr comme pour chaque épisode je vous propose une petite fiche n'hésitez pas à lister toutes vos parties prenantes et à savoir dans quelle partie de la matrice influence intérêts il se situe et ensuite aussi de savoir si ce sera des types quel type de de... Comment est leur engagement par rapport au projet ? Est-ce qu'ils ne savent pas qu'il y a ce projet alors qu'ils pourraient être intéressés ? Est-ce qu'ils sont contre ce projet ? Ils n'en voient pas l'intérêt ? Est-ce qu'ils sont neutres ? Est-ce qu'ils sont soutiens ? Ou est-ce qu'ils sont vraiment avec vous ? Vraiment, ils vont vous aider ? Il faut identifier comment pour chaque partie prenante, éviter qu'elle soit contre ou qu'elle n'impacte pas. trop fortement votre projet dans le sens négatif. Si elle impacte dans le sens positif, c'est génial. Mais dans le sens négatif, non, pas question. Donc voilà. Donc ça, c'était le troisième domaine. Et voici le quatrième domaine qui s'appelle Procurement Management, qui est l'approvisionnement, qui sont les achats. De plus en plus d'entreprises ne peuvent pas tout faire. Le projet au sein de leur entreprise, ils ont besoin de fournisseurs, fournisseurs de matières premières, de matériel, de logiciels, ou bien fournisseurs de compétences, de personnes avec les compétences qu'il faut. Et donc, il y a plusieurs types de processus en gestion de projet. On ne vous demande pas de faire vous-même les contrats puisqu'il y a le juridique, on ne vous demande pas de suivre, de payer, puisque vous avez souvent un service achat, on vous demande de faire en sorte que Les fournisseurs, tous les achats que vous avez faits arrivent en temps, en heure pour votre projet et avec la qualité que vous souhaitez. Trois processus, c'est le plan procurement management, donc planifier la gestion de l'approvisionnement, faire l'approvisionnement et contrôler l'approvisionnement. Dès que vous achetez quelque chose pour le projet, vous entrez dans l'univers facilement des contrats. Et là Les contrats c'est vraiment le domaine du légal mais le légal ne sera pas exactement ce dont vous avez besoin pour faire votre projet. D'ailleurs il y a plusieurs types de contrats et au PMP, PMBOK, on va parler de standard américain donc on va avoir des contrats à fixed price, FP et donc là il y a plusieurs types de FP, je vous les mettrais dans la fiche bien sûr, FP EPA par exemple ou FP IP et donc ça ça veut dire qu'on fixe on a un prix fixe, un forfait par exemple, et le fournisseur dit voilà, cette prestation va faire 5000 euros. Et donc à la fin de la prestation, vous lui payez les 5000 euros. Et peut-être vous avez des index, une indexation, peut-être des choses comme ça. Il y a un autre type de contrat qui s'appelle le contrat à coût remboursé, cost reimbursable, c'est ce qui commence par CP. par exemple c'est PEPA, c'est PIP et donc ceux là ce sont ceux où on va vous dire par exemple là je vous donne l'exemple vous êtes un fournisseur vous avez vous pensez que votre que cela vous prendra 10 jours hommes par exemple donc un jour homme 500 euros x 10 ça fait 5000 euros et si vous le faites à fixe price et bien même si vous dépensez 15 jours hommes si ça prend plus de temps que prévu, vous devrez... vous faire payer que les 5000 euros ce sera pour vous la différence parce que vous avez mal estimé que vous avez proposé un fp donc c'est vraiment avantageux pour les clients et cost reimbursable c'est c'est ben vous leur dites Voilà, j'aurais besoin de cette ressource. Et donc, le temps que la ressource passe sur le projet, elle sera facturée à l'entreprise. Et pareil, toutes les locations, tous les frais seront remboursés par le client. Donc, c'est ça le Cost Plus. Et puis, on a un autre qui est au prix unitaire, Time and Material, qui est utilisé en agile ou en projet extraordinaire, payé au TJM comme on dit en France, auto journalier moyen, une personne et le nombre de jours qu'elle a travaillé. Bien sûr, quand vous faites ce contrat, il va falloir spécifier le périmètre du projet, la partie de projet que vous voulez sous-traiter. Et donc ce périmètre au PMP, ça s'appelle soit Service Level Agreement, donc ça c'est le contrat, et le SO, le Statement of Work. Et donc il faut bien travailler quand on est en cyclone V, surtout en traditionnel, à quelles sont toutes les choses qu'on requiert. Comme ça, à la livraison finale, quand on clôt le contrat, on va vérifier que tout nous a bien été livré. Ne rien oublier et bien s'assurer d'avoir en face le planning et avoir des clauses de pénalité si le contrat n'est pas respecté. Donc voilà ce que je peux vous dire sur le procurement. Je vous mettrai dans la fiche les différents types de contrats. Et puis, vraiment, ici aussi, il y a de la négociation à faire. Il faut gérer les parties prenantes, il faut les suivre. Parce que si vous ne suivez pas votre fournisseur, il peut s'arriver que des matériaux soient en retard, qu'ils ne respectent pas une clause et que ça... Si vous ne l'avez pas remonté, c'est des pénalités qui ne vous seront pas dues. Tout simplement. Donc vraiment... Ces quatre domaines font partie beaucoup, ils font vraiment beaucoup de communication, beaucoup de soft skills parce qu'il y a de l'humain, de l'écoute active, de la gestion des tensions, tout ceci est une capacité à fédérer. Et donc il faut absolument cultiver l'intelligence émotionnelle. J'aimerais bien vous en parler, vous en faire des petits mots parce que... Dans le prochain épisode, je parlerai un peu d'agilité puis je clorerai cette série avec l'intégration et l'intelligence émotionnelle dont un chef de projet doit vraiment posséder. Donc voilà les deux prochains épisodes. Je vous le dis dès maintenant, ce sera l'agilité vu par le PMP, qu'est ce qu'il faut que vous sachiez en PMP sur l'agilité et pour Pour l'épisode final, ce sera à propos de... du domaine de l'intégration intégrer intégrer tous les domaines dont on vient de parler et puis l'intelligence émotionnelle le leadership qui sont vraiment des temps forts du PMBOK V7 le dans le PMBOK V7 on s'attend beaucoup de vous de savoir les processus du PMBOK V6 avec du leadership et du business et donc ça ce sera notre épisode final donc voilà plus que deux lundi ensemble et puis on aura fini cette série en route pmp n'hésitez pas à télécharger toutes les ressources et puis à suivre la newsletter je ne sais pas encore de quoi sera faite la prochaine série d'épisodes mais en tout cas j'espère que cette série d'épisodes en route vers pmp vous aura plu ce cet épisode vraiment a mis l'accent sur les domaines les processus mais surtout sur les soft skills, la communication qui sont très importantes en gestion de projet pour un chef de projet si vous voulez mener votre projet à bien. Je vous mets en lien de l'épisode la fiche de révision pour ces quatre domaines et je vous dis à la semaine prochaine pour un épisode sur l'agilité. Bonne semaine ! Merci d'avoir écouté l'épisode du jour. Si ça vous a plu, n'hésitez pas à commenter, donner votre avis sur votre plateforme d'écoute préférée et vous pouvez aussi me joindre en message, par exemple sur LinkedIn.
