Mirvet MtimetHello à tous, bienvenue dans le podcast Projetez-vous, cela fait deux ans, plus de 100 épisodes, plus de 40 invités et je suis toujours heureuse d'être avec vous et de partager avec vous sur les secrets de la gestion de projet. J'annonce la série de l'été, c'est une série qui va vraiment parler tout d'abord de comment vous pouvez aborder votre nouveau rôle de chef de projet ou de PMO, quels sont les tips, les erreurs à éviter. et aussi la posture à adopter. Donc vraiment, je vais vous accompagner pas à pas pour prendre vos fonctions et être le plus serein possible. Et puis une deuxième partie de cette série de l'été sera consacrée à la certification PMP Project Management Professionnel où je vous accompagne pas à pas pour préviser pour votre certification PMP. Alors restez à l'écoute, n'hésitez pas à soutenir ce podcast en vous abonnant. et en laissant des commentaires et avis. Bonne écoute ! Bonjour à toutes et à tous ! Bienvenue sur le podcast Projetez-vous ! Aujourd'hui, c'est le deuxième épisode de la série Réussir ses 100 premiers jours en tant que chef de projet de PMO et nous arrivons à la deuxième étape. Dans le premier épisode de la série, nous avions pensé pourquoi accepter un rôle de chef de projet et PMO ? Quels en étaient les avantages ? Je vous avais donné les 5 clés pour... vous convaincre de prendre ces types de rôles parce qu'ils sont vraiment importants pour votre carrière. Et aujourd'hui, dans ce deuxième épisode, c'est la deuxième étape. Vous avez accepté un rôle de chef de projet PMO, donc vous arrivez soit dans un nouveau CDI, dans une nouvelle mission ou bien vous avez été promu chef de projet en interne ou PMO en interne. Eh bien, qu'est-ce qui va être important ensuite ? Ce sont les dix premiers jours. vos dix premiers jours dans ce nouveau rôle, comment les assurer ? Parce que vous le savez très bien, la première impression est toujours la bonne. Donc, si vous faites une gaffe, et je suis sûre que ce ne sera pas le cas, mais il y a quelques erreurs à éviter que je vous expliquerai, eh bien, cela peut rester longtemps dans les mémoires et cela peut vraiment vous empêcher, vous freiner dans certaines... Peut-être démarche, demande de promotion, mais aussi dans le cadre de votre projet, au lieu de vous faciliter, ça va vous freiner. Et à chaque fois que vous allez dans un processus demander quelque chose à quelqu'un, vous serez freiné. Comment empêcher cela ? Comment asseoir votre posture de leader ? Et puis dès les dix premiers jours, avoir une vision d'ensemble. Voilà ce que nous allons voir dans cet épisode. bien sûr à la fin de cet épisode je vous propose une fiche que vous pouvez télécharger en suivant le lien et je vous expliquerai tout au long de cet épisode comment remplir cette fiche qui est très importante sur tous les 10 premiers jours. Dans les 10 premiers jours, vous arrivez, vous êtes tout nouveau et donc vous arrivez, vous êtes en train d'observer mais vous êtes aussi observé. Donc le but aussi c'est d'être très efficace dans votre observation parce que dans ces 10 premiers jours, on ne va pas vous demander tout de suite d'être performant, productif. Vous avez aussi ce regard neuf qui fait que vous allez pouvoir déjà avoir du recul, voir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, mais aussi quelles sont les influences sur le rôle. Si vous êtes dans un rôle de chef de projet, vous avez un projet à mener, quelles sont les parties prenantes, quelles sont les personnes qui vont être influentes sur votre projet, quelles sont les personnes qui vont être motrices, discrètes, mais qui savent presque tout sur le projet. Quelles sont les personnes qui vont freiner votre projet que vous allez devoir accompagner ? Sachez que vous arrivez sur un rôle et donc si vous arrivez sur ce rôle, il va y avoir de la conduite du changement. Conduite du changement, vous avez des personnes qui ne vous connaissent pas, qui ne savent pas si vous allez faire du bon travail, si vous allez pouvoir les emmener à la réussite ou des personnes qui vont plutôt être hésitantes. Donc vous allez les observer puis... Vous ne devez pas arriver avec vos grands sabots, déjà avec vos solutions toutes faites. Ça, ce sera pour la suite, je vous en parlerai. Vous allez d'abord être dans une phase d'observation. Et être observé, c'est aussi vous-même bien être dans l'écoute active, reformuler, être curieux, poser un maximum de questions et identifier les personnes qui seront vos alliés et qui vont vous permettre de rapidement prendre en main le projet. S'il s'agit d'un poste de PMO, Project Management Officer, ça va peut-être être un peu plus compliqué parce que des fois c'est la première fois qu'on arrive sur ce poste. C'est la création d'un poste. Si ce poste avait déjà existé et que vous venez remplacer quelqu'un, c'est très bien parce que vous allez avoir un transfert de connaissances et puis vous arrivez à un moment où vous pouvez justement observer quels sont les standards, les processus qui sont mis en place. Si vous ne savez pas quelles sont les missions d'un PMO, je vous invite à aller voir mon un épisode de Projetez-vous qui est le sixième, que je vous mettrai en lien pour revoir quel est ce rôle de PMO. Mais c'est vrai qu'en arrivant en tant que PMO, vous avez le portefeuille qui sera géré par vous en tant que PMO, une équipe peut-être, plusieurs chefs de projet. Et donc, il ne faut pas venir tout de suite avec aussi vos solutions de sauveur. J'ai toutes les réponses, j'ai un tablette. pour chaque situation et puis vous mettez directement les pieds dans le plat et vous proposez une solution qui va aller à l'encontre de la culture de l'entreprise, qui va amener des oppositions, donc ne vous mettez surtout pas dans ces 10 premiers jours, donc c'est une des erreurs à éviter en position de sauveur c'est une fenêtre de tir qui est unique ça ne se reproduira pas on n'attend pas de résultat de votre part vous êtes là, vous prenez Prenez le poste et puis donc vous pouvez tenir par exemple un journal de bord que je vous présenterai. C'est notre fiche bonus du jour et vous allez dans ce journal de bord pouvoir écrire toutes vos observations et pouvoir vous positionner sans vous imposer. En effet, il faut y avoir de la clarté dans la posture. Vous allez installer de la crédibilité et vous allez... Pas vous embarquer dans des rôles que vous n'avez pas choisis. Quelle est l'image que vous souhaitez projeter dès le départ ? Est-ce que vous êtes fiable ? Est-ce que vous êtes structuré ? Est-ce que vous êtes à l'écoute ? Posez trois mots sur cette posture-là. Vous avez dans le journal de bord toutes ces questions qui arrivent. En tout cas, observez activement, voyez quelles sont les dynamiques. Je vous propose dans un des épisodes de Projetez-vous de la saison 4 avec Joachim Dehé. tout un épisode sur la politique d'entreprise. Et bien c'est pendant ces 10 jours que vous devez aussi avoir, ressentir un petit peu le feeling de l'entreprise. Qui sont les influenceurs ? Qui est-ce qui peut arrêter votre projet à tout moment ? Qui est-ce qui peut renvoyer telle personne à tout moment ? Quelles sont aussi les frictions ? C'est-à-dire peut-être que votre projet est dans un département et le responsable d'un autre département ne voit pas d'un bon oeil ce projet-là. il faut à tout prix voir avoir une petite carte mentale des différents acteurs, des différents interlocuteurs. Donc je vais vous mettre aussi dans ce journal de bord une petite matrice avec tous vos interlocuteurs et comment les aborder. Donc qui décide par exemple de qui ? Qui sont les influenceurs informels ? Quel rituel rythme le projet ? Quelles tensions sont déjà présentes ? Ou bien quelles sont les zones d'intérêt ? certitudes et d'ambiguïtés que vous trouvez déjà dès le début et sur lesquelles vous allez devoir travailler et proposer des solutions. Vous identifiez tout au début les alliés, les personnes qui sont heureuses de vous voir et qui sont celles qui connaissent les coulisses. Il ne faut surtout pas vous les mettre à dos parce que ce sont des grandes sources d'informations. Donc n'hésitez pas à les identifier et à voir comment les aborder. et certains préfèrent Un café, par exemple, aller au café pour en tirer le maximum d'informations, mais certaines préférant peut-être des e-mails, des réunions un peu plus formelles. Voyez, jaugez, expérimentez et testez justement pendant ces dix premiers jours. Vous pouvez aussi avoir des personnes qui peuvent vous freiner. Eh bien, vous pouvez demander à d'autres personnes quelles sont les préférences de ces personnes pour pouvoir éviter dès le début de se les mettre à dos, par exemple. Ne proposez pas de solution tantôt, vous ne venez pas en tant que personne qui sait tout sauveur, vous allez observer. Moi donc je vous propose pour ces dix premiers jours, tout d'abord ce journal de bord que je vous ai mis en lien de l'épisode, mais aussi pour ceux qui sont habitués du consulting, des missions freelance, il y a le rapport de détonnement que vous pouvez fournir, Peut-être pas au 10 premier jour, mais plutôt à la fin du premier mois. Mais que vous pouvez... commencer déjà à écrire pendant le premier mois. Donc moi, ce que je vous propose aujourd'hui, c'est la fiche le journal de bord. Et donc vous pourrez écrire toutes vos observations et de ces observations-là, vous pourrez en conclure votre rapport de détenement que vous pourrez présenter à votre manager, à votre client pour pouvoir Merci. Le rapport d'étonnement, c'est une suite d'observations par rapport à votre rôle, par rapport à votre mission et par rapport à ce que vous observez et quelles sont les pistes et quelles sont les missions et les objectifs que vous allez pouvoir remplir dans ce rôle, dans ce poste de chef de projet ou de PMO. donc si on continue sur le journal de bord qui en lien il a plusieurs il a plusieurs petites rubriques je te conseille vraiment de les remplir et de revenir au bout des 10 jours pour voir si ces rubriques bougent, tu pourras aussi vous pourrez aussi vérifier au bout de un mois si cela a changé ou pas, si vous avez des nouveaux alliés des nouveaux interlocuteurs et puis de les avoir en tête c'est vraiment une photographie à l'instant J et puis ça vous permet de poser les bases de votre posture, de votre structure. Donc, je vous encourage vraiment à le faire. N'hésitez pas à télécharger. Pendant ces dix premiers jours, n'ayez pas peur. Il y aura peut-être des gens qui seront réfractaires à votre arrivée parce que c'est leur ami qui a perdu un poste ou bien parce qu'ils voulaient la promotion et qu'il n'a pas été jugé assez mature. observez ces personnes-là et puis ne vous en faites pas. Au fil du temps, votre posture et votre position vont permettre justement de trouver des arguments qui vont permettre à ces personnes de ne pas rester dans cette posture-là. Moi, ce que je préconise justement, en tant que chef de projet, on a une intelligence émotionnelle qui nous permet de nous adapter à chaque lieu. Et donc, quand on sait qu'on a besoin sur un projet Merci. ou sur un portefeuille de telle ou telle personne, même si cette personne, on voit qu'elle ne partage pas nos opinions, qu'on pourrait facilement aller au conflit, quel que soit notre caractère, eh bien, on n'y va pas. Moi, je l'ai observé chez une de mes coachées, justement. Donc, elle vient d'intégrer un poste où elle a été nommée en co-chef de projet avec un directeur des opérations. Et dès le début, dès le premier mail, où elle a posé les questions, elle a essayé de mettre le périmètre, eh bien, il a parlé à toute sa hiérarchie qu'il était mécontent de son arrivée, qu'il pensait qu'elle n'avait pas d'expérience, qu'elle était trop dans la théorie et il a vraiment été très négatif à son sujet. Eh bien, j'ai accompagné cette personne pour lui dire, n'essaye pas de répondre tout de suite, essaye à chaque... interaction avec lui à chaque réunion avec lui de te dire quels sont les objectifs de cette réunion qu'est ce que je dois convaincre donc tu te mets cinq ou six objectifs et tu te dis si j'arrive à atteindre les deux premiers objectifs pour moi la réunion est Est efficace et c'est ce que je voulais si j'arrive à obtenir les cinq objectifs c'est parfait sinon il faudra les retravailler de manière ultérieure Et puis, je lui ai aussi conseillé, puisque les réunions souvent avec cette personne étaient en visio, de muter son micro, de ne pas réagir à chaud parce que c'est vrai que des fois dans nos réunions, puisqu'on a chacun une posture, chacun un point de vue, on peut rapidement arriver au conflit et les voix peuvent s'échauffer. de ne pas répondre, de tourner sa langue cette fois dans la bouche et puis de répondre tranquillement. Et deux, savoir choisir ses batailles. Oui, des fois, il faut monter en créneau. Il faut imposer un petit peu et argumenter pour se dire, ben non, là, je ne suis pas du tout d'accord. Donc, n'allez surtout pas au conflit systématiquement. Donc, cette personne que j'ai accompagnée depuis, elle a vraiment enchaîné deux ou trois premières réunions pour prendre en main son périmètre et discuter avec son co-gérant. Et finalement, tout s'est passé assez fluidement. Il a vu qu'elle n'allait pas au conflit sur tous les sujets. Il lui a donné main blanche, carte blanche sur tout le projet. Et lui a dit, je suis là en appui si tu as besoin de moi. Je suis déjà très occupée. Je vois que tu maîtrises ton sujet. Même si nous avons des avis divers, je n'hésite pas à venir me montrer avant une réunion client qu'est-ce que tu vas présenter et quel est le périmètre. Et puis, je te... laisse y aller et donc c'est comme ça qu'elle a pu asseoir sa posture dans les dix premiers jours où elle a eu carte blanche et où elle a pu ensuite dérouler à l'issue de ce périmètre qui est bien déterminé et ses conversations avec les différentes parties prenantes donc ce co-chef de projet qui est directeur d'opération, son manager direct, l'équipe IT qui allait faire le projet avec elle Et donc elle a pu venir vraiment se faire des alliés avec les personnes qui avaient le temps de lui expliquer, de lui donner les informations et puis avoir la confiance d'autres personnes qui n'avaient pas forcément le temps. Donc soyez observateur pendant ces dix premiers jours, c'est vraiment l'essentiel pour commencer. Prenez votre journal de bord et remplissez bien toutes les rubriques que je vous ai mis dans le journal de bord et puis ensuite... au jour le jour vous pouvez y mettre toutes les interactions et toutes les actions que vous y avez fait moi j'aime beaucoup le faire ça m'a été inspiré en fait tout au début de mon expérience de chef de projet où je voyais que quand je venais former dans mes équipes il y en avait plusieurs qui avaient un journal de bord de tous les jours et dès que je leur demandais quelque chose il me dit ah oui j'ai vu ça c'était par là c'était par là et ils arrivaient à retrouver à chaque fois Les sujets sans rien perdre, donc c'est très important ce journal de bord et puis surtout vous pouvez y revenir dix jours après mais aussi trois mois après à l'issue du 100 jours et voir ce qui a bougé, que la première impression que vous vous êtes faite de l'entreprise, est-ce qu'elle est toujours la même au bout de 100 jours, est-ce que vous y avez trouvé des nouveaux acteurs, par exemple dans les dix premiers jours s'il y avait quelqu'un qui était en congé et que vous apercevez que cette personne est centrale pour le projet, pour le portefeuille ou pour l'entreprise. et bien n'hésitez pas à le mettre à jour je suis sûr que cette fiche peut vous servir et ce journal de bord va pouvoir vous suivre tout au long de votre expérience vraiment moi c'est pour ça que j'ai tenu à mettre en avant ces dix premiers jours cette phase d'observation vous allez commencer à mettre en place vos billes vous allez savoir quelles sont les personnes que que vous devez vous mettre dans vos poches, qu'elles sont les personnes. avec lesquels il ne faut pas chercher trop de conflits, mais qu'il faut aussi pouvoir embarquer dans le projet avec vous, trouver un moyen de communiquer ensemble sans être tout le temps vraiment freiné par ces personnes-là parce qu'à partir du moment où vous faites quelque chose qui va donner une mauvaise impression, eh bien ça peut vraiment vous faire perdre du temps à l'avenir. Et comme je vous le disais, la première impression est la bonne. si elle est bonne c'est tant mieux si les gens ont une bonne impression de vous et bien ça ne pourra que s'améliorer par contre si dès le départ il y a quelque chose qui fait que vous avez une mauvaise image par exemple arriver en retard ou bien par exemple vouloir tout de suite faire le sauveur et apporter tout un tas de processus alors que vous ne comprenez pas tous les enjeux, tout le contexte, tous les acteurs et bien ça peut vous suivre très longtemps et Merci. Pour rattraper ce type de mauvaise impression, je peux vous assurer qu'il va vous falloir beaucoup d'efforts. Alors ne prenez pas à la légère ces dix premiers jours. Allez-y, c'est une période qui ne se reproduira pas pour cette mission-là. Donc elle vous permet aussi de prendre votre temps, d'avoir du recul, d'apporter votre expertise et déjà d'imaginer quels seront vos objectifs, comment vous allez pouvoir vous insérer dans cette dynamique en étant bien sûr la personne qui est en anglais on dit dépendable, c'est-à-dire sur laquelle on peut dépendre et à qui on va confier ce projet-là, cette opportunité-là ce portefeuille-là si vous êtes PMO mais aussi à l'avenir qu'on aura en tête pour de nouvelles opportunités de nouveaux projets. Nous arrivons à la fin de cet épisode, j'espère qu'il vous a plu La semaine prochaine, nous allons commencer à aborder vraiment le travail en lui-même, c'est-à-dire comment justement connaître votre périmètre et le dérouler pour que cela se fasse dans les meilleures conditions et que vous soyez le plus compétent possible. On continue d'asseoir la posture, d'asseoir notre leadership. Donc... Prépare-toi bien, récupère aujourd'hui ce journal de bord. La semaine prochaine, bien évidemment, il y aura aussi une petite fiche qui va accompagner justement le prochain épisode. Donc, je te souhaite une bonne semaine et je te dis à la semaine prochaine pour une nouvelle étape pour réussir tes 100 premiers jours en tant que chef de projet ou PMO. Bonne semaine ! Merci d'avoir écouté l'épisode du jour. Si ça vous a plu, n'hésitez pas à commenter, donner votre avis sur votre plateforme d'écoute préférée et vous pouvez aussi me joindre en message par exemple sur LinkedIn. Je voulais vous dire que cette série d'épisodes de l'été m'a été inspirée par des auditeurs qui sont devenus mes coachés. En effet, j'accompagne toute personne qui commence dans un rôle de chef de projet ou de paiement à aborder son rôle de manière sereine et d'adopter la bonne posture. Pour ce qui concerne aussi les épisodes sur la certification PMP, je suis formatrice PMP et des fois, il y a certaines personnes qui ont besoin d'un petit coup de boost et c'est ce que je leur apporte aussi en les accompagnant pour être sûre de réussir leur certification PMP. N'hésitez pas à me contacter sur LinkedIn si vous voulez où je vous accompagne sur l'un de ces deux sujets. Je vous dis à la semaine prochaine !
