Speaker #0Bienvenue dans Question de Coach, le podcast qui booste les leaders et leur leadership. Je suis Audrey Jeanron, consultante, business coach et hypnothérapeute certifiée. Ce podcast s'adresse à vous, leaders, managers, entrepreneurs, vous qui voulez retrouver du sens, du souffle et du pouvoir intérieur dans votre manière de diriger. Ici, pas de recettes magiques, mais des vraies questions, des réponses puissantes et des outils pour reprendre les rênes de votre leadership. Donc, si vous êtes prêt à passer de la pression à la puissance, c'est ici que ça se passe. C'est parti pour l'épisode d'aujourd'hui. Salut à toi, leader, manager, entrepreneur. Ta boîte mail déborde de 4000 messages non lus, tu reçois entre 300 et 500 emails par jour, tu sens l'anxiété monter à chaque notification, respire. Aujourd'hui, je vais t'offrir un processus clair, étape par étape, pour transformer ta boîte mail de cauchemars quotidiens en un allié stratégique. J'ai été là où tu es. Honnêtement, moi je recevais entre 300 et 500 emails par jour. facilement dans mon passé. Aujourd'hui, ce n'est plus le cas parce que quand on est solo entrepreneur, on en reçoit entre 50 et 100 par jour et c'est déjà bien suffisant. Mais j'ai été là où tu es. J'ai été aussi à la boîte mail où il y a 2000 messages non lus. Vous savez où il y a ce petit icône rouge qui vous nargue ? Ça, c'est terrible. Bon, alors on va passer à l'action. Et aujourd'hui, du coup, je vais t'aider à transformer ta boîte mail en la mettant à boîte mail zéro. C'est une méthode que j'ai développée pour moi il y a à peu près une dizaine d'années. Je l'ai après appliquée tout le temps, régulièrement. S'il y a bien une discipline que j'applique, c'est celle-là . Parce que moi, dans ma job description, il n'y a pas marqué lire ses emails. Est-ce que c'est marqué ça, toi, dans ta job description ? Dans ta description de poste ? Non, ce n'est pas marqué dans ta description de poste lire ses emails. Alors on va arrêter que ce soit la première chose et la dernière chose que tu fais dans ta journée et que tu passes des heures à voir des messages pour lesquels tu as zéro valeur ajoutée. T'es prêt ? Eh bien c'est parti ! Alors première étape, tu vas prendre ton agenda. Maintenant tu prends ton agenda. Tu ouvres et tu bloques une demi-heure à une heure cette semaine. Sans interruption, c'est l'étape cruciale pour simplement investir du temps. pour retrouver ta sérénité, ton efficacité, pour la semaine qui vient, pour les semaines à venir, les mois, voire les années. Tout petit investissement, une demi-heure, une heure. C'est tout ce qu'il te faut et c'est la première étape. Alors, deuxième étape, nettoyage express. Tu vas ouvrir ta boîte email. Tu classes tous tes emails par date. Tu prends tous les emails qui datent de plus de trois mois et tu les archives immédiatement. Tu crées un folder spécial, tu l'appelles comme tu veux. Tous ces emails qui datent de plus de trois mois, tu les mets dedans. C'est garanti que tu ne vas jamais les lire. Tu n'en as pas eu besoin depuis trois mois. Ça ne sert à rien de les garder dans ton inbox. Voilà . Ta boîte, déjà , elle va déjà mieux respirer. Tu n'en es plus à 4000. Tu en es certainement à beaucoup moins. Si tu es audacieux, tu peux réduire de trois mois, deux mois, voire un mois pour archiver tous ces emails. Ce n'est pas la peine de commencer à les trier par client, par ceci. Tu vas passer des heures. Ne fais pas ça. commence par un tri massif initial, parce que ton focus n'est pas de trier des emails, ton focus c'est de répondre à ceux que tu viens de recevoir. Donc tu prends les emails il y a plus de 3 mois, 2 mois, 1 mois, et tu les archives immédiatement. Ça, c'est l'étape numéro 2. Ensuite, étape numéro 3, organisation stratégique. Il est temps un peu de structurer ton inbox. Tu peux choisir un ou l'autre système. Le premier système, c'est que tu crées des dossiers clés. Il y en a un qui va s'appeler « A traiter aujourd'hui » , l'autre « A traiter cette semaine » , un dossier qui va s'appeler « Cessez uniquement » , un dossier qui s'appelle « Newsletter archive » . Ou méthode numéro 2, tu peux garder « Cessez uniquement newsletter archive » et puis tu utilises pour ce qui est « A traiter aujourd'hui » , « A traiter cette semaine » , tu utilises les flags dans Outlook ou dans Gmail, tu peux utiliser les labels. Donc du coup, tes emails, si tu utilises cette méthode, ils vont directement… directement être intégré dans ta to-do list. Moi, ce que je fais, c'est exactement ça. Dans Outlook, j'utilise les petits drapeaux, donc les flags, et ça se met directement dans ma to-do list. Parce que les flags, je peux les mettre sur... une deadline. Aujourd'hui, demain, je peux aussi la customiser. Par contre, j'ai gardé un folder qui s'appelle « Cessez uniquement » , un folder qui est tout ce qui est newsletter, archive. Et puis, bon, moi, j'ai un autre folder, par exemple, qui s'appelle « Voyage » . C'est là où je vais mettre tous mes tickets de bus, de vol, de train, etc. Comme ça, j'ai tout le temps sous la main quand je suis en déplacement et c'est hyper pratique. Tu crées comme ça ton organisation stratégique de ton inbox. Soit tu utilises tout dans des folders, soit tu fais un peu comme moi, tu utilises les flags ou les labels dans Gmail, et du coup tu as des folders et puis tu as aussi des flags qui te permettent de tout mettre directement dans ta to-do list. Étape numéro 4, parce qu'évidemment tu ne vas pas prendre un par un tous tes emails pour les mettre dans ces différents folders. Non, tu vas créer une règle. automatique. Ça va t'éviter la surcharge. Si tu ne sais pas comment faire des règles automatiques, tu vas sur YouTube, tu demandes suivant ton système, tu fais Outlook, règles automatiques, et puis ça va t'expliquer en trois minutes comment il faut faire avec des images qui seront très bien faites et beaucoup mieux expliquées que ce que je peux te faire ici. Mais bon, utilise des règles automatiques quel que soit l'endroit où tu te trouves, soit Google ou Outlook, peu importe. Mais l'idée, c'est que tu ne vas pas trier ta boîte mail toi tout seul. D'accord ? Tous les emails où tu es en copie, automatiquement, ils vont se mettre dans ce folder ou ce label CC uniquement. Parce qu'il y en a marre que ça traîne là dans ton inbox. Si tu es en CC, je vais te dire, en général déjà , c'est que ce n'est pas adressé à toi. La plupart des gens qui te mettent en CC, c'est pour se couvrir ou c'est pour pouvoir te dire un jour, « Ah mais si, je t'avais mis en CC, tu sais, il n'y a qu'un jour. » Ben oui, tu n'as que ça à faire de lire des emails en CC. Bien sûr, c'est bien connu. Tout ce qui est en CC automatiquement, ça va se mettre dans ce folder CC uniquement. Quand tu crées la règle automatique CC uniquement, tu as une option à un moment qui te demande si l'inbox, tous les emails qui sont dans ton inbox présente doivent être aussi compris dans la règle. Oui, fais-le, comme ça tu n'auras pas à le faire pour la suite. Pareil, quand tu as des mots clés style newsletter, tu vas pouvoir faire une règle automatique qui prend tous les mots-clés « newsletter » dans le titre et puis ça va directement se classer dans ton folder « newsletter » . Donc déjà , si tu enlèves de ton inbox de manière automatique tout ce qui est en CC, tout ce qui est « newsletter » , que sais-je encore, et que tu les mets directement dans ces folders, ça va déjà t'alléger la charge parce que toi, tu vas pouvoir te concentrer sur ce qui est vraiment important dans ton inbox. Après, moi, ce que je faisais dans mon folder CC uniquement, une fois par jour, puis à la fin, je vais te dire, une fois par semaine, ça suffisait. Je repasse à travers tous les emails qui sont en CC uniquement. Je regarde un petit peu ce qui se passe. En général, tu n'as pas besoin de t'en mêler. Tu peux vraiment lâcher prise et te concentrer sur quoi ? Vraiment actif, c'est-à -dire tes emails où tu es dans le tout. et pas dans le CC. Étape numéro 5, du batch cleaning. Tu vas faire une recherche avancée pour éliminer rapidement tous les emails de groupes inutiles. Par exemple, LinkedIn, Facebook, Newsletter, que sais-je encore. Tout ce qui reste là encore dans ton inbox, tu prends tout, tu archives ou tu supprimes. Pas de pitié, tu fais de la place. D'accord ? Là , tu peux aussi classer tes emails qui restent. Tu peux aussi les classer soit par destinataire, soit par provenance. Et du coup, tu fais ce batch cleaning. Donc, éliminer rapidement les gros groupes inutiles. Ça, c'est l'étape numéro 5. Bon, une fois que tu as fait tout ça, maintenant, tu vas pouvoir vraiment te concentrer sur ce qui reste. Parce que ton inbox, elle a déjà mal s'alléger. Donc, il va te rester à ... aller d'email en email et de les passer dans un filtre. Le premier filtre, c'est delete. Il y en a certains, tu les regardes, tu sais déjà . Tu delete, tu les supprimes, terminé. Le deuxième, c'est defer. C'est à traiter plus tard. Alors, soit tu les flagges, soit tu les mets dans les dossiers à traiter aujourd'hui, à traiter cette semaine, que sais-je encore. Moi, j'aime bien la méthode des flags, c'est beaucoup plus rapide. Mais tu peux utiliser très bien aussi les dossiers que tu auras créés dans l'étape 2. Tu as aussi un filtre Delegate. Si tu n'as pas été dans Delete, si tu n'as pas été dans Defer, tu es dans Delegate. Donc, tu vas pouvoir transmettre tout ça efficacement. Tu vas pouvoir déléguer à ton équipe. Alors moi, je transmets, souvent je délègue, mais je le flag aussi. Ça me permet aussi de suivre ma délégation, mais ça, c'est encore un autre sujet. Mais si tu es un peu contrôle freak comme moi, quand je délègue, j'aime bien quand même garder un œil sur ce qui est en train de se passer. Je délègue et en même temps, je flag. Et tout ce que tu ne delete pas, tout ce que tu ne mets pas flagué ou dans un dossier à traiter plus tard ou tout ce que tu n'as pas délégué, ce qui reste, c'est à faire maintenant. Donc, ça te fait en gros ta to-do list. Et là , moi, je les flag pour aujourd'hui, par exemple. Et donc, si c'est deux minutes, je réponds tout de suite, je classe. Si ça prend un peu plus de temps, je vais quand même le mettre dans la to-do list du jour. Et voilà . Ce qui te reste, en fait, c'est une inbox zéro absolue. Parce qu'une fois que tu as supprimé ou une fois que tu as flagué, une fois que tu as délégué ou une fois que tu as fait déjà ces actions-là , tu classes. Moi, après, j'ai un classement par client, par prospect, que sais-je encore. Tu fais comme moi, j'imagine. Toi aussi, tu as tes petits folders dans Outlook ou ailleurs, ou tes petites labels si tu es dans Google. À ce moment-là , tu classes. Et c'est terminé, ça ne traîne plus dans ton inbox. Voilà , ça, c'était l'étape numéro 6. C'est certainement celle qui te prendra plus de temps quand tu as encore 4000 emails comme aujourd'hui dans ton inbox. forcément la première fois que tu le fais, ça va te prendre du temps, mais après il va falloir, ça c'est l'étape numéro 7, instaurer un rituel hebdomadaire ou bi-hebdomadaire pour, par exemple, chaque vendredi, moi j'ai toujours bloqué un quart d'heure, trente minutes pour vider mon inbox, sans exception. Le but du vendredi après-midi, la dernière chose que je faisais avant mes feuilles de temps, c'était de vider mon inbox. Pour que le lundi matin, quand j'arrive, au pire, j'ai les emails du week-end, il y a toujours des forcenés le week-end, qui t'écrivent, mais toujours est-il que je commence ma semaine, bon, elle est un petit peu plus relax. Donc l'idée, c'est d'instaurer un rituel hebdomadaire. Pour moi, c'était le vendredi, certains le font le lundi matin, mais moi, je n'avais pas ce courage-là , pour bloquer 15-30 minutes pour vider ton inbox. Ce qui fait que du coup, tu as cette discipline qui revient de manière naturelle. Quand tu as pris l'habitude de faire ça, tu vas t'apercevoir que finalement tu le fais tellement automatiquement que tu n'as plus besoin de prendre ce rendez-vous hebdomadaire, tu vas le faire naturellement au fil de l'eau. Mais au départ, c'est important de ritualiser pour ancrer cette habitude-là . Voilà , une fois que tu as fait ça, tu as nettoyé ton inbox, tu sais comment le faire et en plus tu vas instaurer un rituel qui va te permettre de l'entretenir dans le temps. Un dernier petit conseil sur la ritualisation, c'est ne passe pas ton temps à lire tes emails au fur et à mesure de ta journée. Déjà , si tu peux, enlève les notifications. Les notifications sur ton ordinateur, parce que tu es en train de faire un dossier, tu es en train de réfléchir, de créer de la valeur, faire sa stratégie ou que sais-je encore. Tu as des notifications d'emails, ça te perturbe. Tu as autre chose à faire que d'être toujours à l'écoute de tes emails qui vont arriver. En plus, il y a des emails qui vont être intéressants, mais tu vas avoir de tout. Donc, surtout, enlève tes notifications. Tu coupes ta boîte email, tu la regardes trois fois par jour. Oui, je sais, là , je suis en train d'angoisser beaucoup d'entre vous. Mais honnêtement, vous n'êtes pas payé pour lire vos emails ni pour y répondre de manière fluide et constante. En plus, la plupart du temps, c'est quand même très rare que vous ayez des emails adressés à vous uniquement. Et si c'est vraiment... très très urgent, les gens ils savent où vous trouver, ils vont vous appeler d'accord ? Donc il n'y a pas d'email urgent, il n'y a que des coups de téléphone urgent, donc n'oubliez pas que finalement votre boîte email, vous pouvez la mettre sur mute vous pouvez enlever les notifications et même sur les notifications de votre téléphone, ça vous fera des vacances non, ça vous fera travailler plus efficacement sur ce qui est vraiment important pour vous. Donc, vous regardez vos emails trois fois par jour, honnêtement, c'est tout à fait suffisant. Je te vois déjà faire les gros yeux. Moi, lire mes emails que trois fois par jour, ce n'est pas possible, vous ne vous rendez pas compte. Oui, j'ai été là aussi. Je te promets, oui, toi, je te promets que si tu regardes tes emails trois fois par jour, non seulement c'est suffisant, mais en plus, ça va te permettre de faire vraiment le travail pour lequel... Tu es payé ou pour lequel il y a des objectifs de fin d'année qui t'attendent. Je doute que tu aies des objectifs de fin d'année qui sont lire mes emails pendant deux heures par jour. Je doute. Bon, ce qui va t'aider. À pouvoir faire ça, c'est gérer les attentes, surtout de ton équipe, par rapport à la lecture des emails. Parce qu'à un moment, il va falloir communiquer avec eux pour leur dire précisément à quelle heure tu consultes en général tes emails, par exemple matin, midi, fin de journée. Ça peut être 9h, 8h le matin, sur le temps de midi et puis en fin de journée. Et dis-leur à ce moment-là . Si c'est urgent, si ça requiert mon attention dans les 10 minutes ou dans la demi-heure qui vient, vous m'appelez ou vous me contactez par WhatsApp ou par Teams. Parce que WhatsApp, on n'a pas toujours l'occasion finalement de communiquer par WhatsApp suivant vos politiques de protection des données dans vos équipes. Donc voilà , vous choisissez un autre médium finalement que les emails pour communiquer sur les urgences. parce que si vos emails à l'intérieur de votre équipe pour les urgences ou les choses non urgentes, ça reste l'email, vous n'allez pas pouvoir faire le tri en permanence. Donc votre équipe, à la fin, elle va savoir quand c'est les choses courantes, les emails, ok, pas de souci, mais s'il y a une urgence, téléphone, WhatsApp, Teams, à vous de choisir. Mais vous avez deux médiums différents entre les emails et les urgences. Ça, c'est la... clé qui va vous aider à vous décrocher de vos notifications email et de lire les emails de manière complètement constante. Et puis, ça peut devenir aussi quelque chose que vous faites en équipe, c'est-à -dire ta méthode, tu peux aussi la donner au reste de ton équipe en disant pour vous, vous voulez avoir une inbox à zéro, voilà comment j'ai fait, encore mieux, tu peux leur donner la référence de mon podcast, ce sera aussi très bien. Comme ça, vous partez tous sur des mêmes bases et vous avez tous la même politique, l'inbox zéro. Et c'est comme ça que vous arriverez, non seulement de manière personnelle, mais aussi en équipe, à maintenir durablement votre inbox zéro. Si vous voulez pousser encore un petit peu plus loin, individuellement ou en équipe, vous pouvez rajouter une petite signature, si vous avez le droit de le faire dans l'organisme dans lequel vous vous trouvez. Mais rajoutez dans votre signature, nos emails sont relevés trois fois par jour, le matin, le midi ou le soir, où vous pouvez avoir des emails qui répondent automatiquement. Ou dans votre signature, je réponds sous 24 à 48 heures maximum, ou je réponds sous 12 à 24 heures maximum. Pour toute urgence, appelez-moi directement ici. Ou pour toute demande inférieure à deux heures, appelez-moi ici. Parce que la notion d'urgence, mon Dieu, elle est différente d'une personne à l'autre. Donc vous pouvez aussi réfléchir à ce que vous pourriez mettre dans une signature automatique ou dans une réponse automatique. A l'intérieur de la société ou à l'extérieur de la société, vous pouvez avoir une signature particulière qui indique que vous relevez vos emails trois fois par jour et que vous répondez sous 12 à 24 heures ou plus si vous le souhaitez. Voilà . Ce qui est intéressant, c'est de rester ferme et constant. parce que si vous mettez ça en place ou si toi tu le mets en place Et puis qu'au bout de trois semaines, finalement, tu reviens à tes autres habitudes avant, qui ne sont pas vraiment des habitudes, puisque finalement ton inbox est à 4000, il va falloir rester ferme et rester exemplaire. Parce que si toi tu t'y tiens, tu vas pouvoir aider ton équipe à s'y tenir. Et je vais vous dire à tous ceux qui m'écoutaient, c'est la première demande que je reçois dans les coachings d'équipe, c'est de réduire le flot des emails. Quand on y pense, c'est quand même un peu hallucinant. Ok, c'est difficile à faire. C'est simple, mais c'est difficile. Et puis maintenant, vous avez le protocole pour pouvoir le faire, seul ou en équipe. Alors, je te fais un petit résumé de la méthode en huit étapes pour transformer ta boîte mail de cauchemars quotidiens en un allié stratégique qui va t'aider à savoir ce que tu dois faire et quand tu dois le faire. Étape 1. tu vas commencer par bloquer une demi-heure ou une heure cette semaine, même demain, allez. Et comme ça, sans interruption, tu vas avoir dédié du temps pour ta future sérénité et ta future efficacité. Étape 2, tu vas avoir un tri massif initial, tu prends tout ce qui date de plus de 3 mois, 2 mois, 1 mois, et hop, tu mets tout ça dans un folder à part, je te promets qu'il ne reviendra jamais. Étape numéro 3, tu vas organiser stratégiquement ton inbox, tu vas créer des dossiers clés à traiter aujourd'hui, traiter cette semaine, les CC, les newsletters, etc. Ou tu fais le setup de tes flags dans ta Outlook ou des labels dans Gmail. Étape numéro 4, tu vas automatiser tout ça, tu vas créer des règles automatiques. Tu ne vas pas trier un par un toutes les emails de ton inbox actuel. Tu vas créer des règles automatiques qui vont t'aider pour les emails passés et pour les emails futurs à trier tout ce qui est dans les folders, c'est uniquement newsletter, etc. Après, tu vas faire un batch cleaning, c'est-à -dire que sur tous les emails qui te restent là , tu vas les trier différemment, par exemple par destinataire ou tu vas les trier par expéditeur. Et tu vas pouvoir éliminer finalement ceux qui sont inutiles comme l'expéditeur LinkedIn, Facebook, newsletter, que sais-je encore. Allez, tu fais de la place, tu archives ou tu supprimes. Étape numéro 6, c'est là où ce qui va te prendre un petit peu plus de temps, parce que c'est là où tu vas faire un tri plus fin avec les 4 D. Delete, Defer, Delegate, Do. Ok ? Donc soit tu supprimes, soit tu vas déférer à plus tard et tu vas flaguer, soit tu vas déléguer. Soit tu vas le faire immédiatement si c'est rapide. Et là , tu devrais arriver très très proche de l'inbox zéro absolu. Et l'idée, c'est d'y rester. Donc tu vas te créer un rituel hebdomadaire de 15 à 30 minutes pour vider ton inbox si jamais les règles ne l'ont pas fait automatiquement. Et puis dernière étape surtout, tu vas communiquer avec ton équipe pour gérer leurs attentes et puis les entraîner aussi dans ce moment-là . Et pourquoi pas finalement aussi créer... une signature ou un email de réponse automatique qui permet aussi aux gens qui vous adressent des emails de pouvoir savoir à quoi s'en tenir. Et voilà , félicitations, tu viens de réaliser, quand tu auras fait tout ça, un changement majeur. Ta boîte email est un outil clair et un outil performant qui est à ton service et pas l'opposé. Chaque nouveau message, ça va devenir une opportunité et non pas un point en plus, parce que les messages qui ne te servent à rien, ils vont être filtrés, archivés ou supprimés directement. C'est le rêve qui croit à peine. Eh bien, essaye et tu verras, ça marche. Moi, je le fais depuis dix ans et honnêtement, ça m'a tellement allégé l'esprit. À chaque fois que j'ai vu mes coachés le mettre en place, ils ont pu enfin... se focaliser sur ce qui fait du sens et arrêter de se noyer dans des inbox complètement inutiles pour aller 90, voire 90% de leur contenu. Allez, à toi d'essayer, tu m'en diras des nouvelles. Merci d'avoir écouté Question de Coach. Si cet épisode a résonné pour vous, partagez-le avec quelqu'un qui en a besoin. Et si ce podcast vous plaît, donnez-moi des étoiles et des pouces en l'air, ça m'aidera à garder le cap. 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