Speaker #0Eh Amal, tu sais bien que tout augmente aujourd'hui, sauf le chiffre d'affaires. C'est l'inflation, les charges explosent. Alors concrètement, comment on fait pour rester rentable ? Ça, c'est la question que tout le monde me pose en ce moment. Parce que quand on sent le vent tourner, on peut vite se dire « Allez, je vais réduire un peu mes charges et ça va aller. » Sauf que non. Réduire les charges, c'est rarement ce qui va sauver ta crèche. Et je vais même te dire un truc qui va te surprendre, c'est que le secret, c'est souvent de dépenser un peu plus, mais au bon endroit pour... les bonnes dépenses. Parce qu'il y a des dépenses qui te plombent mais d'autres qui peuvent te rapporter gros. Dans cet épisode, je vais te montrer comment faire la différence entre les deux. Je suis Amal Kosma et avec Aurélie, on a créé Références Petite Enfance, le podcast numéro 1 de La Petite Enfance mais aussi une société de conseils où on aide les gestionnaires à mieux gérer leur crèche, être rentable et trouver des leviers pour enfin pouvoir réinvestir dans la qualité d'accueil. Alors si toi aussi, tu veux des solutions concrètes pour ta micro-crèche, n'hésite pas à prendre rendez-vous. Le lien est dans les notes de l'épisode. Mais pour l'heure, concentrons-nous sur ce deuxième épisode de notre mini-série Crèche rentable pour te donner les meilleures solutions. Aujourd'hui, on va se pencher donc sur la réduction des charges. On va voir les postes sur lesquels tu peux agir sans dégrader la qualité d'accueil, les dépenses à éviter parce qu'elles te coûtent plus que ce qu'elles te rapportent et surtout les investissements malins qui vont te permettre de gagner en rentabilité et en qualité. Donc maintenant, je vais te montrer mes six axes de travail. pour maîtriser tes charges tout en gagnant en qualité. Allez, c'est parti ! Le levier numéro 1, c'est reprendre le contrôle sur tes charges variables. Ce n'est pas le plus gros levier. Il s'agit ici des charges qui sont liées au nombre d'enfants accueillis. Donc, c'est les couches, les repas et les produits d'hygiène. Ça représente un budget de 16 000 à 18 000 euros par microcrèche en ce moment. Et c'est un poste sur lequel tu as assez peu de marge de manœuvre. Mais quand même, on peut éviter les débordements. On va essayer de maîtriser cette charge. Donc l'objectif ici, ce n'est pas de réduire la charge, mais vraiment de la maîtriser, de faire en sorte qu'elle soit le plus juste possible. Et pour ça, on va soutenir la directrice dans sa mission, puisqu'elle a pour mission de gérer les stocks, de passer les commandes et de superviser l'utilisation du stock et le fait qu'il y ait toujours de quoi subvenir aux besoins de la crèche. L'idée ici, ça va être de mettre en place les bons process pour qu'elle puisse suivre les besoins de l'établissement, passer ses commandes, vérifier ce qu'elle a reçu, vérifier l'état des stocks. Par exemple, pour l'alimentaire, on va pouvoir effectuer les corrections nécessaires pour avoir une consommation qui soit proche de la fréquentation réelle de l'établissement. Donc, c'est vraiment des process à mettre en place, c'est une routine et ça permet à la directrice d'être plus efficace, de mieux maîtriser sa mission, de la rendre plus intéressante aussi. Ça la soutient vraiment de travailler là-dessus avec sa direction. Pour les stocks, ça va être les aliments tampons, les couches ou certains produits d'hygiène qu'on peut avoir en quantité dans les placards. L'idée, ça va être de sensibiliser la directrice au risque de surstockage parce que parfois, on peut avoir le réflexe de faire des trop grosses commandes en se disant comme ça, j'en ai pour plus longtemps et puis ça va m'éviter de refaire une commande bientôt, etc. Ou bien on peut se dire, je vais gagner, je ne sais pas moi, une réduction de 10 euros sur les frais de transport de ma commande. Sauf que le problème, c'est que surstocker, c'est un très mauvais réflexe en gestion puisque le surstockage, enfin le stockage déjà en soi, Sacre. ça coûte de l'argent, c'est de l'argent qui est immobilisé dans mon placard et ça, on n'en veut pas du tout. Donc, on va plutôt essayer d'avoir quelque chose de régulier, de trouver avec la directrice la bonne périodicité des commandes. Et puis, n'oublions pas aussi que le surstockage, ça engendre des risques de perte ou de vol de ce qui est stocké. Voilà, donc pour ce premier axe, tu l'as compris, ce qui compte, c'est surtout la rigueur dans le suivi. Pour le levier numéro 2, on va faire la chasse aux mauvaises dépenses dans les frais fixes. Pour certains postes comme le loyer, le chauffage ou l'électricité, ce sont des postes sur lesquels on ne peut pas vraiment beaucoup agir pendant la vie de la crèche. Mais en revanche, il faut faire les bons choix au début quand on va ouvrir notre crèche ou reprendre une crèche en cours. L'idée, c'est vraiment de ne pas se surcharger avec des loyers trop élevés ou bien quand on fait des travaux, de choisir les bons dispositifs de chauffage, de bien isoler la crèche, de choisir le bon vitrage, etc. pour ne pas engendrer de surcroît. coût dans le fonctionnement de la crèche par la suite. Bien sûr, le loyer, c'est un très gros poste pour une crèche. Il faut éviter absolument de craquer pour un local au coup de cœur si on voit que le loyer n'est pas soutenable. Moi, c'est vrai que j'ai tendance à recommander de rester toujours autour des entre 25 et 35 000 euros pour une micro crèche. Ensuite, dans les frais fixes, il y a toute la partie honoraire. Il y a bien sûr ceux auxquels on pense tout de suite, c'est les honoraires du comptable. mais il y a aussi les APP, le RSAI, le psy de la crèche éventuellement. Et puis, tu peux faire appel à des honoraires de conseil juridique, par exemple, ou encore du conseil en gestion et en management de crèche. Donc, par exemple, si tu fais appel à nous pour mettre en place les bons process dans tes crèches. Bref, tu le sens venir ici, ça va être surtout de choisir la bonne personne. Il ne s'agit pas, bien sûr, seulement de coûts, parce qu'il faut qu'il y ait le bon match avec ton prestataire, mais on a déjà vu une de nos clientes qui, en changeant de comptable, a gagné 3 000 euros sur sa facture comptable annuelle. Donc, ça vaut le coup de se pencher dessus pour avoir le prestataire de confiance qui m'est vraiment utile, qui est au bon prix. Dans les mauvais frais, il y a aussi ce qui est lié à la dégradation du matériel. Ça va être le matériel pédagogique. Par exemple, si je vais avoir des jeux qui vont être incomplets, je vais devoir racheter les jeux. Ou alors, on ne va pas les racheter, mais en fait, ils sont totalement inutilisables. Si j'ai des puzzles où il manque des pièces et ainsi de suite, je vais devoir racheter. Donc, ça peut coûter très cher. Et puis, il y a l'entretien du local. des travaux, où là, je me souviens par exemple d'une de mes crèches, où j'avais un petit muret qui était bien joli, bien propre à l'ouverture, et sur lequel mon équipe avait tendance à poser un peu brutalement le matériel le soir, et très vite, en quelques mois, eh bien, toute la peinture était écaillée, tout l'enduit était bousillé. Donc, à la fermeture annuelle, il a fallu... dépenser 1000 euros pour refaire les enduits et la peinture de tout ce mur-là. C'est vraiment dommage. Parfois, les équipes, c'est des brise-fer. Elles ne se rendent pas compte. Et donc, il suffit de les accompagner un petit peu sur le process. Comment on surélève ? Où est-ce qu'on pose des affaires ? Peut-être aussi faire de meilleurs choix lorsqu'on fait les travaux pour que les angles des murs soient plus solides, etc. Mais enfin, en tout cas, ça s'anticipe, ça se prépare parce que sinon, en fait, ça se dégrade très vite. Et soit je vais dépenser de l'argent pour remettre les choses en état, soit je vais avoir un looping. de crèche très dégradé qui va donner une très mauvaise image aux familles et à l'équipe. Et donc ça, on n'en veut pas. Enfin, pense à tes outils de gestion. On est en 2025, il y a des super logiciels. Donc là, il faut arrêter avec les vieux logiciels qui ne fonctionnent pas bien, qui sont assez peu ergonomiques et qui ne correspondent pas tout à fait à notre activité. Il vaut mieux dépenser un peu plus dans le bon logiciel pour gagner vraiment du temps. Si je prends un bon logiciel de gestion comme Miko ou un logiciel HHCP comme Leïa, je vais gagner 2 voire 3 heures de travail par semaine. Donc, ça fait un budget quand même de 3 000 euros par an sur cette micro-crèche. Et surtout, je vais gagner en qualité de vie au travail pour mon équipe. Je vais rendre le travail beaucoup plus fluide, plus intéressant. Donc, il ne faut pas hésiter à mettre, plutôt que de rester sur du vieux logiciel historique. Moi, j'en ai eu des logiciels dans mes micro-crèches. Au tout début, je n'ai pas le nommé parce que ce n'est pas sympa, mais voilà, un vieux logiciel historique de crèche, pas du tout à la page par rapport à l'activité. et donc... Je me suis vite rendu compte que ce logiciel-là que j'avais pu utiliser en PSU dans les années 2000-2010, on va dire, il était complètement dépassé. Il ne faut pas hésiter, il faut changer de logiciel. On va passer au levier numéro 3, investir dans les dépenses qui rapportent. Première dépense qui rapporte, la communication. J'investis 5 voire 10 000 euros dans ma communication, dans ma micro-crèche. C'est ce qui va me permettre de remplir ma crèche et donc d'éviter d'avoir des places vides. Et donc, cette dépense-là... elle peut me rapporter jusqu'à 20 000 euros par place remplie. Donc là, en investissant sur mon site internet, sur un discours clair, sur mon image ou sur mes réseaux sociaux, eh bien, je sécurise mes recettes. Deuxième dépense qui peut me rapporter gros, c'est externaliser le ménage. Je vais investir dans un prestataire externe qui va venir faire une heure de ménage par jour. Ça va me coûter environ 6 000 euros si j'arrondis par an et par micro-crèche. Mais ça va me libérer 300 heures d'accueil, 300 heures de personnel disponible. pour accueillir les enfants. Et surtout, ça va soulager mon équipe de cette tâche qui n'est pas réellement liée à leur travail, à leurs compétences et à leurs titres. Enfin, ce sont des accueillantes qui n'ont pas choisi d'être agents d'entretien au départ. Donc, même si dans les crèches, il y a toujours une part d'entretien, il y a toujours des tâches techniques à effectuer, il y en a certaines qui devraient être déléguées. Donc, par exemple, ça va être le grand ménage, les sols de la crèche. Ça va être les sanitaires des adultes, ça va être laver les vitres de temps en temps, etc. Donc ce gros ménage, on appelle ça le gros ménage souvent dans les crèches, eh bien il faut l'externaliser pour libérer du temps auprès des enfants. Et on va voir que dans les points suivants, le temps auprès des enfants, il a une énorme valeur et il peut générer aussi un surcoût si on vient rogner dessus. Donc là vraiment, on va essayer de libérer au maximum le temps auprès des enfants. En faisant ça, j'améliore aussi la qualité de vie au travail, donc je fais diminuer le turnover. je fais diminuer l'insatisfaction des parents. Donc, c'est un cercle vertueux. Troisième dépense qui peut être un vrai levier, avoir un bon ROI, eh bien, ce sont les primes. Tu vas dépenser entre 2 et 4 000 euros pour les primes de ton équipe parents dans ta micro-crèche. Et grâce à ces primes, tu vas fidéliser ton équipe et du coup, améliorer aussi la satisfaction des parents. Ces primes, c'est une vraie perspective pour l'équipe qui sait qu'en fonction de son travail, eh bien, elle peut avoir un meilleur salaire. Ça y est, on a vu les trois premiers leviers. Maintenant, je vais passer aux trois derniers leviers. Mais laisse-moi d'abord te parler d'un principe clé du pilotage. C'est la loi du 80-20 qu'on appelle aussi la loi de Pareto. 80% de tes résultats viennent de 20% de tes efforts. Et à l'inverse, ça veut dire que 80% de tes efforts n'aboutissent qu'à 20% de tes résultats. C'est quand même dommage. Et oui, le problème, c'est que dans nos micro-crèches, comme dans la plupart des entreprises, on a tendance à passer 80% de notre temps sur les mauvaises batailles. Levier numéro 4, on va réorganiser le travail pour réduire les coûts. Bien sûr, vous l'attendiez tous, c'est la plus grosse charge de la crèche, c'est la masse salariale. Elle représente entre 50 et 70% des charges de la crèche selon les cas qu'on observe. Il faut compter environ 115 000 euros de masse salariale pour une équipe de 4 professionnels dans une micro crèche. C'est sur ce poste-là qu'on peut avoir le plus gros impact. Parce qu'une mauvaise organisation peut te coûter cher. Je vois régulièrement des micro crèches. qui ont entre 2 et 5 000 euros d'intérim, parfois plus, sur une seule microcrèche par an. C'est un coût qui est énorme. Dans d'autres cas, la microcrèche est surstaffée. Et là encore, on va avoir un coût énorme, une personne à temps plein ou à temps partiel, mais ça va coûter très cher et c'est souvent parce qu'on ne s'est pas très bien organisé qu'on a besoin de plus de bras. On dit des bras. Alors, on voit bien que ce n'est pas très valorisant. Est-ce qu'on veut avoir des bras ou est-ce qu'on veut avoir un travail qui est bien effectué, rigoureux ? technique et qui est utilisé à bon escient. Alors là, il y a deux axes, c'est un assez gros chantier. On peut travailler d'abord sur le projet d'établissement, c'est-à-dire quelles sont les valeurs pédagogiques, les valeurs éducatives que je veux mettre en place dans ma crèche. Et en partant de là, on va découler l'organisation du travail. Qu'est-ce qu'on va faire dans notre crèche avec notre équipe ? Ça doit être très spécialisé, très rationnel, pour que mon équipe ait des tâches et missions précises, qu'elles ne soient pas polyvalentes, mais qu'elle soit intéressées par un travail pertinent, intéressant pour elles. Donc, elles vont devenir de plus en plus spécialisées, de plus en plus expertes dans leur travail, ce qui va permettre de ne plus être justement ce qu'on disait des bras, mais plutôt vraiment des accueillantes efficientes, efficaces, qui ont un vrai sens de la mission et un vrai sens de l'accueil. Et le deuxième axe, c'est de travailler sur les plannings croisés. Alors, ces plannings croisés, on ne travaillait pas autant dessus il y a quelques années. Maintenant, c'est vraiment quelque chose qui est demandé systématiquement. par la PMI, on va croiser le nombre de professionnels, la présence des professionnels heure par heure, quart d'heure par quart d'heure même dans la crèche, avec l'arrivée et la présence effective des enfants jusqu'au soir, donc avec aussi le départ des enfants et des professionnels. Et donc sur ce planning croisé, on va faire figurer le temps auprès des enfants de chaque professionnel, mais aussi le temps technique en cuisine, le temps en buanderie, le temps dans le bureau, le temps de pause. ou les heures supplémentaires ou les absences. Et donc, on va pouvoir se rendre compte des besoins réels de la crèche et comment on y répond. Donc, ce tableau, il va te permettre, heure par heure, de pouvoir voir si ton taux d'encadrement est respecté et de pouvoir voir aussi si jamais tu as du sous-effectif ou du sur-effectif. Là, moi, je dis, on spécialise les pros. On travaille sur l'efficacité, la rigueur, la technicité, plutôt que sur le nombre, plutôt que de rajouter des brins. Le cinquième levier, c'est d'anticiper les absences. C'est là que se cache le plus gros écart entre ce qui est prévu et ce qui est réel. On va mettre en place un process de remplacement des absences qui doit être connu et maîtrisé de tous les membres de l'équipe dès leur embauche. Et ce process, il s'applique simplement et automatiquement. Il s'agit de créer des scénarios de remplacement interne. Tu prévois à l'avance comment tu remplaces une absence. Ça marche pour les absences longues, courtes, prévues et imprévues. En faisant ça, je passe d'une journée d'intérim qui peut me coûter entre 150 et 200 euros par jour à, par exemple, un coût de 3 heures supplémentaires qui va me coûter 60 euros. Mais le meilleur gain, le plus gros gain, c'est le gain humain. Parce qu'au lieu d'avoir une intérimaire qui, entre guillemets, tient les murs, comme disent certaines directrices de crèche, qui ne sait pas quoi faire, qui ne connaît pas les enfants, qui ne connaît pas le projet d'accueil, eh bien, ce sont mes professionnels en interne. qui connaissent très bien les enfants, qui connaissent très bien les parents et qui peuvent s'épauler entre elles, qui vont faire quelques heures sup. Non seulement elles sont contentes d'apporter de la sécurité à leur structure, à leur équipe et aux enfants, mais en plus ça leur permet aussi de gagner des heures supplémentaires qui sont majorées à 25% et malheureusement on a des salaires modestes en crèche, donc c'est pas négligeable de pouvoir être majoré à 25% sur ces heures supplémentaires. Enfin, à partir d'un certain nombre de crèches, l'embauche d'une volante, c'est un système qui est très complémentaire des heures sup. Levier numéro 6, et c'est notre dernier levier aujourd'hui, c'est de revoir les contrats d'accueil et les amplitudes horaires des enfants et des familles. Beaucoup de crèches calibrent mal les plannings de leurs équipes parce qu'elles ont mal évalué la fréquentation réelle de leurs établissements, donc les heures d'arrivée et les heures de départ des enfants. Leur contrat est trop vague, trop flou, pas assez cadré. En fait, le risque, c'est que dans les micro-crèches, comme on est souvent au forfait, on peut se dire, c'est pas grave, le parent peut arriver quand il veut et partir quand il veut, ça n'a pas d'impact. Sauf qu'en réalité, Il y a un coût caché, c'est le coût qui va être généré par un sureffectif d'enfants à certaines heures de la journée pour couvrir mon amplitude horaire. Donc l'idée, ça va être de cadrer pour sécuriser mon taux d'encadrement, sécuriser mon équipe. Et même les enfants, ça les sécurise d'avoir une routine plus précise. On ne peut pas arriver à n'importe quelle heure et partir à n'importe quelle heure. On a quand même des horaires réguliers et une amplitude assez cadrée. Là encore, il s'agit de maîtriser mes coûts en sureffectif ou éventuellement en intérim. Et c'est vraiment sur les horaires extrêmes de la journée que je vais sentir la différence. On arrive à la fin de cet épisode. Et comme tu peux le voir, maîtriser son budget, maîtriser ses charges, ce n'est pas une histoire de faire des coupes budgétaires. C'est plutôt une histoire de maîtriser son organisation et de faire les bonnes dépenses au bon endroit. Chez certains de nos clients, on a vu des économies colossales en faisant les bons choix de dépenses et d'organisation. C'est jusqu'à 20 000 euros qui ont pu être rectifiés. Sans baisser les salaires, sans rogner sur la qualité, sans stresser ton équipe. et surtout tu retrouves du sens. Tu dépenses pour soutenir ton projet, pour soutenir ton équipe et pour les enfants. Pas pour colmater les fuites. Bref, ne cherche plus à dépenser moins, cherche à dépenser juste. La semaine prochaine, on va s'attaquer au troisième pilier de notre plan d'action crèche rentable, c'est le chiffre d'affaires. Comment le stabiliser et comment l'augmenter sans épuiser ton équipe. Ce sera un épisode clé parce qu'une fois que tu maîtrises tes charges, tout se joue sur les recettes. Et à la fin de cette série de 4 épisodes, on organise Aurélie et moi un webinaire où tu pourras poser toutes tes questions en live pour définitivement mettre ta rentabilité au service de la qualité d'accueil dans ta crèche. Alors abonne-toi au podcast pour ne pas manquer la suite et tu peux nous écrire, le lien est dans les notes de l'épisode. A la semaine prochaine pour le troisième épisode de la série Crèche Rentable. Ciao !
