Transcription

• Speaker #0

  Bienvenue dans le format express de Shido Podcast. Je suis Raphaël et je vais vous livrer 5 conseils concrets pour booster votre efficacité et gagner un temps précieux. Pas de blabla inutile, juste des idées simples, testées, prêtes à l'emploi. Alors, prêts à passer à l'action ? C'est parti pour vos 5 astuces du jour. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans Shido Podcast, le podcast des astuces digitales pour celles et ceux qui veulent gagner du temps, mieux s'organiser, mieux collaborer, et parfois juste éviter de s'arracher les cheveux en ouvrant un document partagé à 22h. Je suis Raphaël et aujourd'hui on va parler d'un sujet très concret. Comment travailler efficacement à plusieurs sur un même document ? Parce que si vous avez déjà vécu ça, un fichier Word en ligne ou un Google Doc rempli de commentaires modifiés à toute vitesse, où chaque membre de l'équipe a laissé sa patte sans se concerter, vous savez que ça peut vite virer au cauchemar digital. Et pourtant, le travail collaboratif, c'est l'un des meilleurs moyens de gagner en fluidité, en réactivité, et bien à condition d'avoir quelques bonnes pratiques en poche, bien sûr. Dans cet épisode, je vous partage 5 astuces géniales et indispensables que j'utilise au quotidien avec mes clients, mes partenaires et même dans mes formations. Allez, c'est parti ! Ma première astuce, c'est d'utiliser le mode Suggestion ou les commentaires plutôt que d'éditer en direct. Parce que travailler sur un document collaboratif, ce n'est pas une partie de chacun son tour au clavier. C'est une co-construction. Et pour que ce soit fluide, il vaut mieux proposer que supprimer. Donc, par exemple, dans un Google Docs, vous pouvez activer le mode Suggestion. Et là, au lieu de modifier directement le texte, vous allez proposer une version alternative. Le texte d'origine reste visible. Votre proposition est encadrée et l'auteur peut l'accepter ou non. Dans Word Online, on retrouve aussi ce principe avec le suivi des modifications et des commentaires. L'idée, en fait, c'est d'éviter les coups de gomme sauvages, les « je croyais que c'était validé » ou pire, les modifications qui ne sont pas tracées. Et puis, soyons francs, si quelqu'un passe 20 minutes à rédiger un paragraphe, ce serait bien de ne pas l'écraser comme un brouillon de CM2. Ma deuxième astuce... elle est souvent oubliée, mais elle est vraiment puissante, c'est de nommer les versions importantes du document. Par exemple, dans Google Docs, vous avez un historique des versions. Vous pouvez le retrouver dans le menu Fichiers, et ensuite Historique des versions. Et surtout, vous allez pouvoir les renommer, ces versions. Par exemple, version validée avant réunion client du 6 août, ou bien version avec commentaire marketing. Bref, vous allez pouvoir mettre une date, vous allez pouvoir mettre un nom à cette version, et vous allez pouvoir la retrouver très facilement. Alors pourquoi c'est vraiment utile ? Parce que si vous avez besoin de revenir à un état antérieur du document, vous n'êtes pas obligé de tout fouiller à l'aveugle. Vous allez pouvoir directement rappeler la bonne version et pouvoir l'afficher directement. Et éventuellement même la rétablir si vous le souhaitez. C'est un peu comme poser des balises de secours sur une rando. Si vous vous perdez, vous savez où revenir. C'est un petit peu pareil dans votre document. Et croyez-moi, ça a sauvé bien des documents dans ma carrière. Ma troisième astuce, c'est de mentionner vos collègues avec le fameux signe arrobase pour pouvoir leur signaler une action à faire. Travailler à plusieurs, c'est bien, mais se coordonner, c'est encore mieux. Et l'une des pépites méconnues, c'est la mention avec le symbole arrobase. Dans Google Docs, vous pouvez par exemple, si vous mettez arrobase Raphaël dans un commentaire, eh bien, la personne, vous allez voir, ça va vous afficher toutes les personnes qui commencent par le R de Raphaël, par exemple, et donc vous allez pouvoir me choisir. Et donc cette personne-là va recevoir une notification directement par email avec un lien qui l'emmène pile à l'endroit concerné. Donc résultat, plus besoin d'envoyer un email en parallèle pour dire « T'oublies pas de revoir ce paragraphe-là ou cette problématique-là à tel endroit » ou bien de relancer sur Teams un petit message. Est-ce que tu peux me donner l'information ou remplir la partie manquante dans tel document ? Et espérez que votre collègue tombe sur le bon paragraphe par hasard quasiment, ou bien qu'il passe beaucoup de temps à retrouver le bon endroit. Parce que si en plus vous n'avez pas été super clair dans l'explication, ça risque d'être un petit peu pénible. Vous allez gagner en réactivité en utilisant ce fameux arrobase et le nom de la personne. Et vous allez éviter les « Ah, mais j'avais pas vu » . Un grand classique. Mon astuce numéro 4, c'est de structurer le document avec des titres et une table des matières. Ça c'est une astuce qui est aussi hyper importante, c'est de pouvoir donner une structure claire à votre document. Dans tous les outils collaboratifs modernes, vous avez la possibilité d'utiliser des styles de titres. Titres 1, titres 2, titres 3, paragraphes, etc. Alors non seulement ça améliore la lisibilité, ça permet d'avoir quelque chose d'un peu sympa et surtout adapté à votre style. Moi j'utilise par exemple des couleurs et des... typographie différente, donc mon titre 1 est différent de mon titre 2, il est en rouge, etc. Bon, bref, je vais personnaliser. Donc ça, c'est chouette. Mais, en plus de cette lisibilité, ça va vous permettre aussi de générer automatiquement une table des matières. Le résultat, c'est que vous allez pouvoir naviguer dans le document comme dans un sommaire cliquable. Dans Google Docs, par exemple, il se trouve sur la partie gauche et vous allez avoir directement tous les titres qui vont s'afficher. Donc, vous pourrez, quand vous êtes en réunion, Par exemple, retrouver la bonne date de la réunion ou le bon sujet de la réunion et vous allez pouvoir y aller directement. On n'a pas besoin de scroller et de passer tout un temps, pas possible, sur le document pour aller retrouver le bon endroit. En fait, c'est votre boussole dans le brouillard, surtout dans les documents de plus de 5 pages. Là, ça devient compliqué à retrouver. Et enfin, ma cinquième astuce, c'est d'ajouter une légende ou une charte de lecture dès le début du document. Ça, c'est vraiment mon astuce préférée. C'est ce que j'appelle la légende collaborative. Dès le début du document, vous allez pouvoir ajouter un petit encart du style ce qui est en rouge, c'est le contenu à valider, ce qui est vert, c'est ce qui est validé, quand il y a un petit crayon, c'est en cours de rédaction, etc. Ou bien, ce document est sous forme blog, c'est-à-dire que les dates les plus récentes se trouvent au-dessus en premier. C'est tout simple, mais ça aligne tout le monde sur les codes couleurs, les statuts, les attentes, la façon de faire. c'est ce que j'appelle aussi J'appelle ça la légende collaborative, mais j'appelle ça aussi la gouvernance. C'est un petit peu pompeux comme terme, mais c'est vraiment la gouvernance de votre document. Comment tout le monde doit travailler avec ce document-là et quelles sont les règles, tout simplement. Et dans une équipe projet ou un document à plusieurs, ça permet vraiment d'éviter beaucoup de confusion. Petite analogie, c'est comme une légende de cartes. On vous donne une carte, vous ne connaissez pas la légende. Sans elle, vous ne savez pas... Si le rond bleu, c'est une source ou bien tout simplement un piège à touristes. C'est quoi ce petit rond bleu ? Il y a besoin, effectivement, d'une légende. C'est pareil dans vos documents. Vraiment, faites l'essai. Vous allez voir, ça va changer la donne. Surtout quand vous avez, par exemple, des nouveaux membres dans votre équipe. Quelqu'un qui arrive dans votre équipe, qui ne connaît pas encore la façon de travailler de votre équipe. Eh bien, directement, là, avec cette petite légende, ça va être très, très rapide de se mettre directement dedans et de comprendre comment ça fonctionne. Voilà pour conclure cet épisode. Vous avez maintenant 5 réflexes simples mais puissants pour mieux travailler à plusieurs sur un document partagé. Utilisez les suggestions aux commentaires, nommez les versions importantes, mentionnez les bonnes personnes avec le arrobase, structurez des titres et une table des matières, et enfin, ajoutez une légende collaborative. C'est des petits changements qui, mis bout à bout, vous feront gagner du temps, amélioreront la communication et éviteront bien sûr les malentendus. Et si vous êtes manager, consultant ou dirigeant, ce sont aussi des bons réflexes à diffuser dans vos équipes. Si cet épisode vous a plu, je vous invite vraiment à vous abonner au podcast, ça va me permettre d'avoir un petit peu plus de visibilité, donc merci beaucoup. Vous pouvez aussi le partager à vos collègues, à vos amis, à vos clients, et puis n'hésitez pas à me laisser une petite note directement sur votre plateforme d'écoute préférée. On se retrouve très vite pour de nouvelles astuces digitales, et d'ici là, bonne collaboration à toutes et à tous ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !