Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour et bienvenue sur Shido Podcast, votre rendez-vous avec les astuces digitales pour gagner du temps et de l'efficacité au quotidien. Je suis Raphaël et aujourd'hui nous allons plonger dans l'univers du manager nomade. Comment rester productif et efficace même en déplacement ? Quels sont les outils, les pratiques et les astuces qui vous aideront dans cette quête ? C'est ce que nous allons découvrir ensemble aujourd'hui. Alors installez-vous confortablement et commençons notre voyage. On va tout d'abord commencer avec les outils digitaux indispensables lorsque l'on est en déplacement. On va démarrer avec un outil que j'ai déjà présenté plusieurs fois qui est Trello, c'est un outil de gestion de projet basé sur le système Kanban. Son interface glisser-léposer vraiment facilite l'organisation de l'organisation. tâches et des projets c'est vraiment simple à utiliser il va permettre par exemple de garder un lien avec ses équipes par exemple ou de vérifier l'avancement des projets en cours mais aussi de participer à la fois de manière synchrone lors d'un point téléphonique ou par visio ou bien en asynchrone lorsque vous voulez donner des infos ou répondre à une question posée concernant un de vos projets mais attention pour tous les projets plus complexes nécessitant des fonctionnalités avancées Trello peut montrer ses limites Et pour voir un peu toutes les gestions de projet, toutes les applications de gestion de projet qui existent, vous pouvez écouter l'épisode numéro 6 qui s'intitule Gestion de projet pro et perso et vous verrez que je présente plusieurs styles de gestion de projet qui sont vraiment adaptés en fonction de vos besoins. Donc un outil de gestion de projet, c'est indispensable, mais il faut aussi pouvoir communiquer avec vos équipes. Moi, je passerai sur Slack, que j'utilise beaucoup avec mes collègues experts avec qui on travaille. C'est une plateforme de communication d'équipe par excellence. force vraiment de Slack réside dans sa capacité à centraliser les communications. Vous pouvez créer par exemple un canal par client ou encore un canal par service quand vous êtes en entreprise et ainsi pouvoir dialoguer, échanger des documents ou des vidéos d'ailleurs, de façon très organisée. Tout est dans le même canal. Et vous retrouverez ainsi rapidement toutes les infos au même endroit. Alors attention à un petit bémol, un accès de canaux. Une notification peut parfois s'avérer contre-productif, donc il convient de se mettre bien d'accord sur la façon de communiquer et de faire du tri dans les canaux lorsque certains ne sont plus utilisés par exemple. Une autre alternative, toujours dans la communication, si vous êtes plutôt Microsoft, vous pouvez faire exactement la même chose avec Teams et organiser vos équipes ou vos canaux de la même manière. Il est impératif aussi d'avoir un environnement cloud. avec toutes les fonctionnalités importantes pour pouvoir travailler en toute efficacité. J'entends par là un service comme Google Workspace par exemple, c'est l'environnement que j'utilise au quotidien depuis des années et qui me permet d'avoir au même endroit mes documents textes avec Google Docs, mes tableaux avec Google Sheets, mes présentations avec Google Slides. Tous ces documents sont stockés dans Google Drive, qui est mon endroit de stockage et de collaboration en temps réel. Je retrouve aussi mes emails avec Gmail, ou encore mes contacts ou mon agenda avec Google Agenda et Google Contact. Sans oublier bien sûr Gemit, qui est l'application qui me permet de faire des vidéos de bonne qualité, même avec un débit internet faible. Bref, je peux avoir une panne d'ordinateur ou me le faire voler, il me suffit alors de trouver un ordinateur, une connexion internet et avec mon identifiant et mon mot de passe, et bien sûr, ne pas oublier la double authentification, pour sécuriser mon accès bien sûr, je vais retrouver l'ensemble de mes documents et de mes mails sur n'importe quel ordinateur. Lorsque l'on est en voyage, on a forcément des frais de déplacement qu'il faut traiter et quelquefois, dans le cas de consultant par exemple, refacturer à notre client. Moi j'utilise pour ma part depuis des années une application de notes de frais qui est française et qui s'appelle N2F. Aussi simple que ça, la lettre N, le chiffre 2 et la lettre F. Et elle me fait gagner un temps fou. En fait, je scanne mes notes de restaurant par exemple, N2F fait le reste, c'est-à-dire qu'il va reprendre le nom du resto, le montant TTC, les différents montants de TVA, puisque dans la restauration il peut y avoir plusieurs montants de TVA, la date bien sûr, et j'ai plus rien à faire, tout est déjà inscrit dans ma note de frais, il suffit juste de vérifier que les noms ou bien les montants correspondent bien à mon ticket, ça prend 10 secondes, je le fais au fur et à mesure, c'est-à-dire que j'ai besoin de prendre de l'essence, j'ai mon ticket d'essence, je vais le scanner directement et récupérer les infos, je vais même pouvoir l'affecter éventuellement. à un client par exemple, pareil pour le restaurant, pareil pour les tickets d'avion, etc. Ça fonctionne aussi bien sur un ordinateur que sur une tablette que bien sûr sur un smartphone, c'est hyper pratique. Voilà, je vais m'arrêter là parce que je ferai prochainement une émission complète sur les applications de notes de frais pour aller en détail, voir les avantages et inconvénients de chaque note de frais et chaque application. Si vous êtes un manager ou un dirigeant axé commerce, il est aussi indispensable d'avoir un CRM. Un CRM, c'est-à-dire c'est un outil de gestion et de suivi des clients, à la fois sur votre smartphone ou sur votre ordinateur. Moi, j'utilise un CRM gratuit qui s'appelle HubSpot, ça s'écrit H-U-B-S-P-O-T, et qui me permet de suivre en temps réel mes clients, à la fois avec les données que je vais entrer, mais également avec les emails qui sont rattachés automatiquement à la fiche client. C'est-à-dire que je n'ai pas besoin à chaque fois d'aller rechercher mes conversations par email avec ce client, le CRM reconnaît directement l'adresse mail de mon client et rattache directement les emails, les conversations, donc, dans la fiche client. Ce qui fait que je retrouve au même endroit mes emails, mes comptes rendus de visite, mes rendez-vous, mes réunions, mes notes, enfin, tout ce qui a été fait avec le client vont se retrouver directement dans cette fiche. ou ça peut être les affaires en cours aussi, les transactions, ce qu'on appelle transactions. Donc c'est vraiment top. Et quand vous êtes une équipe commerciale, le CRM vous permet de partager ces informations pour que tout le monde soit au courant de l'avancée d'un projet avec un client de façon par exemple à pouvoir lui répondre même si vous n'êtes pas disponible et ainsi augmenter l'expérience client d'une façon la plus optimisée possible. Je m'explique, vous êtes en congé par exemple, vous êtes en déplacement chez un client, l'entreprise. Vous avez un autre commercial ou un assistant ou une assistante commerciale qui répond. Elle va pouvoir aller chercher la fiche client de ce client là et pouvoir le renseigner directement. Par rapport à tout ce qui est, puisque tout est consigné sur la fiche client, vous aurez toutes les informations. J'en termine avec le côté matériel quand on est en déplacement. Ne négligez pas tout ce qui est adaptateur, prise en tout genre, multiprise électrique. Bref, je pourrais vous faire un état de tous les câbles qui sont dans mon sac mais ça prendrait un petit peu trop de temps. de temps, j'ai toujours avec moi une petite sacoche avec tous mes câbles, tous mes adaptateurs, etc. de façon à pouvoir répondre à toutes les situations. Bon, on passe aux bonnes pratiques ? Allez, c'est parti ! En tant que manager nomade, la planification est cruciale. Définissez des objectifs clairs pour chaque journée. Ça va vous aider à rester concentré et productif, même dans un environnement changeant. Et ça va permettre également de faire ce que vous avez prévu et d'absorber tous les imprévus, toutes les urgences qui arriveraient pendant votre déplacement. Donc prendre un moment avant votre déplacement pour planifier vous fera gagner du temps et surtout vous fera baisser votre niveau de stress. Et surtout, surtout, ne cherchez pas à charger votre emploi du temps avec des tâches que vous ne pourrez pas faire pendant votre déplacement. Par exemple, vous pouvez utiliser la matrice Eisenhower pour, ou alors une autre méthode, pour distinguer l'urgence de l'importance. et prioriser ainsi vos tâches. C'est vraiment important de pouvoir, dès le départ, se dire je n'arriverai pas à tout faire, donc je vais chercher ce qui est important, prioritaire, éventuellement urgent, que je vais caler dans certains moments de mon déplacement, pour le reste je les ferai quand je serai de retour au bureau, avec une efficacité différente et peut-être un petit peu plus concentrée parce que je serai dans des conditions de travail plus faciles et plus aisées. Ne négligez pas non plus l'équilibre entre travail et pause. Gardez toujours un équilibre sain entre le travail et les pauses, avec des pauses régulières. Ça va vous permettre d'augmenter la productivité et la créativité. Essayez de ne pas trop enchaîner les déplacements. Par exemple, si vous avez plusieurs rendez-vous, laissez bien des pauses entre chaque rendez-vous. Si vous avez du déplacement qui se fait en métro, puis après en RER, puis après chez le client, et ensuite vous reprenez un train pour rentrer chez vous, etc. Pensez toujours à garder des moments où vous allez pouvoir faire éventuellement une pause pour pouvoir déconnecter, recharger vos batteries. Prenez le temps par exemple d'un café ou d'un thé sur une terrasse ou dans un bar sympathique entre deux rendez-vous. Pour avoir passé beaucoup de temps à enchaîner les rendez-vous à Paris, à Genève ou à Bruxelles dans mon ancien job, le fait de pouvoir me poser une fois par demi-journée me permettait vraiment de tenir le coup et d'enchaîner beaucoup plus facilement les rendez-vous par la suite. Autre bonne pratique, un calendrier partagé. Utilisez toujours un calendrier partagé pour une transparence totale avec vos équipes. Vous n'êtes bien sûr pas obligé de faire apparaître la nature de vos rendez-vous, c'est-à-dire que ça va juste m'être occupé, mais le fait que vous soyez occupé de telle heure ou telle heure permettra à votre équipe de vous joindre entre deux rendez-vous ou de caler une vision à un moment où vous êtes disponible. C'est-à-dire que votre équipe, quand c'est clair pour eux, ils ne vont pas vous déranger quand vous êtes en rendez-vous avec un client. Vous n'aurez pas de coup de téléphone, vous n'aurez pas... de notifications, vous n'aurez rien qui va vous gêner là-dessus. Le choix de l'espace de travail, c'est aussi trouver un espace de travail qui vous inspire et vous permet de rester concentré. Que ce soit un café, que ce soit une bibliothèque, un espace de coworking, l'important est de vous sentir à l'aise et productif. Prévoyez par exemple des temps plus longs pour travailler sur des tâches complexes dans des environnements qui soient agréables. Et à contrario, prévoyez des temps de travail sur des tâches plus simples quand vous êtes dans les transports en commun, par exemple comme le train. Il y a du bruit, il y a de l'inconfort, bref, ça ne vous met pas en bonne condition pour être efficace. Je ne le dirai jamais assez, mais restez vigilant sur la sécurité numérique. Utilisez des mots de passe forts, échangez-les régulièrement. Vous pouvez par exemple utiliser un gestionnaire de mots de passe qui retiendra pour vous tous vos mots de passe et donnera un niveau de sécurité optimum. Connectez-vous plutôt avec un partage de connexion avec votre téléphone 4G ou 5G, plutôt qu'avec des Wi-Fi gratuits d'hôtel ou de lieu public. qui ne sont pas du tout sécurisés. Enfin, prenez du temps pour vous, que ce soit pour faire du sport, échanger avec vos proches, simplement lire ou écouter de la musique. Ces moments sont essentiels pour éviter le burn-out. Pour ma part, la musique étant essentielle pour moi, je ne me déplace jamais sans un bon casque d'écoute, et j'ai toujours mes playlists avec moi sur mon téléphone. On va terminer avec quelques astuces pour optimiser votre expérience de manager nomade. Vous pouvez par exemple configurer des réponses automatiques pour vos emails. Si vous partez plus de 2 ou 3 jours, ça permettra de faire attendre vos interlocuteurs. Donc, comme quand vous partez en congé, pensez aussi quand vous êtes en déplacement de mettre une réponse automatique pour vos emails. Vous pourrez toujours juger de l'importance et de la priorité de certains emails et choisir d'y répondre rapidement ou bien d'attendre votre retour au bureau. La gestion du temps. essayez des techniques de gestion du temps comme la méthode Pomodoro. Pomodoro, ça s'écrit comme ça se prononce. Travaillez en sprint de 25 minutes, suivi de courtes pauses pour maintenir un niveau élevé de concentration. Ça peut être efficace quand vous travaillez dans le train par exemple, ou quand vous travaillez dans un environnement un peu bruyant, un café ou un thé par exemple dans un bar, ça peut être un peu bruyant. Le fait de travailler en sprint va vous bloquer. la concentration pendant 25 minutes, et puis après vous faites une petite pause de 5 minutes et vous repartez pour 25 minutes. Quand on est en déplacement, on peut avoir un niveau de stress un peu plus important que quand on est simplement au bureau. Explorez des applications de méditation pour gérer le stress. Quelques minutes par jour peuvent avoir un impact significatif sur votre bien-être. Ou encore, plus simplement, utilisez une application comme Respirelax, R-E-S-P-I-R-E-L-A-X, pour faire de la respiration en cohérence cardiaque. 5 minutes suffisent pour retrouver une respiration normale et avec moins de stress pour 4 heures. Donc si vous faites ça une fois le matin, une fois en début d'après-midi, vous avez votre journée qui va se passer dans un état de stress moindre que si vous ne l'aviez évidemment pas fait. Testez-le, vous allez voir, c'est assez bluffant. Apprenez à déléguer. En tant que manager, vous ne pouvez pas tout faire tout seul. La délégation est la clé pour gérer efficacement votre travail et votre charge de travail surtout. Les outils que l'on a vus dans la première partie peuvent vous aider à animer votre équipe, à déléguer et à contrôler sans pour autant être physiquement au bureau. Profitez-en pour vous forcer à déléguer. Pensez à mettre en place aussi des routines d'exercice. En maintenant une routine d'exercice physique, même en déplacement, cela vous permettra non seulement de rester en forme, bien sûr, mais aussi à garder l'esprit clair. Vous pouvez faire de la marche plutôt que de prendre un taxi. Vous pouvez faire des abdos, des étirements à l'hôtel. Vous pouvez courir, bien sûr si vous aimez courir, et découvrir la ville dans laquelle vous êtes. Bref, il y a plein de moyens de garder la forme. À vous de trouver votre meilleure routine d'exercice. J'en termine avec... Un petit matériel qui est pour moi indispensable, c'est des écouteurs à réduction de bruit. C'est vraiment un atout majeur pour se concentrer, même dans des environnements bruyants. Moi, personnellement, je voyage toujours avec mes écouteurs Apple ou Bose à réduction de bruit, soit pour travailler en silence, soit pour écouter de la musique dans de bonnes conditions, ou simplement pour faire une sieste au calme entre deux rendez-vous ou bien dans le train. On arrive à la fin de cette émission avec les outils, les bonnes pratiques et les astuces pour pouvoir optimiser vos déplacements. Si vous entendez ce message et que vous avez écouté ce nouvel épisode jusqu'au bout, et pour ça, un grand merci pour ce moment passé avec vous. N'hésitez pas à noter mon podcast si vous avez aimé, et puis faites-le découvrir autour de vous. C'est important pour moi de pouvoir avoir un maximum d'écoute. Ça fait toujours plaisir, et puis surtout, ça aide des gens, donc n'hésitez pas. On se retrouve dans un nouvel épisode. très rapidement et d'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !
