Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode de Shido Podcast. Je suis Raphaël et aujourd'hui on va plonger dans l'univers des visioconférences. On parlera des outils numériques les plus populaires, on verra ensemble quelles sont les bonnes pratiques pour réussir une visio et je vous parlerai de mes astuces comme par exemple comment ne plus arriver en retard à une visio. Commençons par un état des lieux des outils numériques pour réaliser de belles visio. Je vais passer rapidement car je suis sûr que vous connaissez déjà tous ces outils. Voici quelques-unes des principales plateformes. La première plateforme dont je vais vous parler c'est Zoom. Zoom est très populaire, ce n'est pas une surprise. Vous connaissez tous Zoom puisque Zoom a trouvé son heure de gloire lors des premiers confinements. C'est une plateforme qui offre également des fonctionnalités d'enregistrement et de partage d'écran, des annotations, des arrière-plans virtuels, du chat, de la prise de notes, etc. Alors, il existe une version gratuite. mais elle est limitée à 40 minutes dans cette option et je trouve que c'est un peu court pour une visio. Souvent, on a besoin d'un petit peu plus de temps que ça. La deuxième plateforme dont je vais vous parler, c'est Microsoft Teams. Alors, si vous utilisez la suite Office 365, Teams va être vraiment un choix naturel. On a des intégrations étroites avec d'autres outils Microsoft et puis on retrouve plus ou moins les fonctionnalités de Zoom. Il existe aussi une version gratuite, mais avec des fonctionnalités un peu limitées. Une troisième qui est un peu moins connue mais qui fonctionne parfaitement bien, c'est Wearby. Wearby, ça s'écrit W-H-E-R-E-B-Y. C'est un outil simple qui se concentre sur l'essentiel, la visioconférence. Wearby est vraiment un outil facile à utiliser qui ne nécessite aucune installation ou configuration puisque ça fonctionne directement sur un navigateur. Et puis, il y a une version gratuite avec des fonctionnalités limitées et des versions payantes avec des fonctionnalités plus avancées. Le quatrième outil est GoToMeeting. Go, ça s'écrit G-O, plus loin T-O, plus loin Meeting, M-E-E-T-I-N-G. C'est une plateforme qui propose de nombreuses fonctionnalités avancées comme Zoom, Teams ou Google Meet. C'est un outil qui est assez facile à utiliser, même pour des utilisateurs qui sont non techniques à la base. Il y a une version gratuite GoToMeeting qui permet d'accéder aux fonctionnalités de base pour toutes vos réunions. La version gratuite est idéale pour des réunions en petit comité. Elle offre vraiment une bonne qualité audio et vidéo. La dernière... plateforme dont je vais vous parler aujourd'hui c'est Google Meet. Google Meet fait partie de l'univers Google. C'est un outil qui est vraiment facile à utiliser même pour des novices. C'est une plateforme qui est intégrée aux autres produits Google par exemple Gmail, par exemple Google Agenda. Donc ça permet vraiment un accès facile à tous les documents partagés. C'est aussi une plateforme qui est très sécurisée avec des fonctionnalités de cryptage des données et la protection contre les intrusions. La version gratuite a toutes les fonctionnalités, il vous suffit juste de créer un compte Google gratuitement et c'est parti. C'est l'outil que j'utilise au quotidien et je n'ai jamais eu de problème de connexion avec mes interlocuteurs puisqu'un simple lien leur permet de me rejoindre facilement depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Pour résumer, je dirais que toutes ces plateformes offrent à peu près toutes les mêmes fonctionnalités. Un point d'attention quand même, vérifiez toujours que ces outils offrent une bonne qualité d'image, même sur un smartphone, et qu'elles soient disponibles sur un navigateur. Ça c'est vraiment important. Ne pas avoir à télécharger un logiciel sur l'ordinateur de votre contact, ça lui simplifiera vraiment. la vie. L'astuce ici est donc de choisir l'outil qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques. Si vous organisez une réunion informelle, une option gratuite peut suffire. En revanche, pour des événements plus importants ou des conférences clients, envisagez des solutions premium qui offrent plus de fonctionnalités et de sécurité. Passons maintenant aux bonnes pratiques lors de la visioconférence. Vous allez voir que les petits détails font souvent toute la différence. Testez votre équipement. Avant chaque réunion, assurez-vous que votre microphone et votre caméra fonctionnent correctement. Je vois énormément de problèmes quand il y a... des visios quelquefois les gens n'ont pas de caméra n'ont pas de micro bref il faut quand même vérifier alors il ya une solution qui est très simple c'est d'utiliser un casque avec un micro ça peut vraiment améliorer la qualité audio et puis il en existe à une vingtaine d'euros qui font très bien le job Deuxième chose, mettez en place un arrière-plan professionnel. Aïe aïe aïe, je vois souvent des environnements qui sont encombrés, des bureaux qui sont mal rangés, enfin bref, c'est un peu le bazar en arrière-plan. Soyez professionnel et adoptez un arrière-plan avec par exemple le logo de votre entreprise ou bien floutez tout simplement votre arrière-plan, au moins comme ça on ne voit pas ce qui se passe derrière. C'est vraiment important de donner une bonne image de vous, surtout lors d'un premier rendez-vous client. Soignez votre éclairage. une bonne source de lumière devant vous peut améliorer considérablement la qualité vidéo. Évitez d'avoir une lumière derrière vous qui donnera un contre-jour et qui ne vous mettra pas en valeur. Évitez aussi les distractions. Alors là, pareil, mettez votre téléphone en mode silencieux, fermez les applications qui ne sont pas nécessaires, coupez toutes les notifications intempestives et mettez en sourdine votre micro lorsque vous ne parlez pas. Ça permet d'avoir une bonne écoute et une bonne qualité audio. Une astuce que j'aime bien et qui m'a été soufflée par Olivier, il se reconnaîtra, vous pouvez faire en sorte de ne pas mettre votre caméra en retour. C'est-à-dire que vous allez couper pour vous et uniquement pour vous. la caméra, votre caméra sur votre écran tout en laissant actif pour les autres. Ce qui fait que vous n'aurez pas tout le temps à vous regarder pour voir si vous avez une bonne attitude et vous serez beaucoup plus concentré sur ce que vous avez à dire et ce que vous allez partager avec tous les autres personnes qui sont dans la visio. On va aborder aussi aujourd'hui dans cette émission tous les cas d'usage pour des visioconférences réussies. La visio peut s'adapter à... variété de situations assez incroyables. Par exemple, les réunions d'équipe. Utilisez les visuels pour faire des réunions d'équipe régulières, plutôt que de se voir systématiquement dans une salle. On peut aussi faire ce qu'on appelle des réunions hybrides, à la fois des gens qui sont dans la salle et des gens qui sont en télétravail, par exemple. Ça permettra de partager des mises à jour sur votre projet, par exemple, des documents, ou bien de discuter des prochaines tâches ou actions à faire. Vous pouvez faire de la formation en ligne avec une Visio. Vous pouvez organiser des sessions de formation en partageant des présentations et surtout en utilisant des tableaux blancs virtuels, il y en a dans chaque outil de Visio, pour échanger des idées ou pour permettre aux apprenants de retenir les concepts que vous leur donnez. Vous pouvez faire des interviews à distance. Si vous êtes par exemple un recruteur, vous pouvez faire des interviews de candidats. Les visioconférences sont pratiques et vous permettent d'obtenir vraiment une bonne première impression du candidat que vous avez à recruter. Vous gagnez du temps et ça vous permet de voir plus de candidats sur un temps plus court. La réunion client. Ah, la réunion client, c'est vraiment quelque chose d'intéressant. Souvent, on se dit, c'est quand même mieux de voir le client en présentiel parce qu'il y a le vrai contact humain, etc. Oui, tout à fait, c'est vrai. Ça ne remplacera jamais un contact humain en présentiel. En revanche, vous allez pouvoir faire des points d'étape avec votre client. Et là, plutôt que de se déplacer, parce que si vous avez beaucoup de kilomètres à faire, ça peut devenir tout de suite un petit peu embêtant, vous allez pouvoir faire des réunions en visio. avec des points ponctuels et puis vous allez pouvoir partager des documents pour par exemple co-construire votre projet commun. La visio est aussi un lien social. A titre personnel, vous pouvez utiliser les visios pour communiquer avec de la famille qui habite loin par exemple ou encore avec une personne isolée comme votre grand-mère qui est dans un EHPAD. Et pourquoi ne pas organiser régulièrement un repas en visio avec un proche ? Je vous invite vraiment à tester cette expérience de partage à distance d'un repas. Ça change du tête-à-tête habituel. Et enfin, pour terminer cet épisode, voici quelques astuces pour réussir une bonne visioconférence. Soyez ponctuel. Il n'y a rien de pire que d'arriver en retard et faire attendre ceux qui étaient là à l'heure. Pour ne plus arriver en retard, j'ai une astuce à vous partager. Utilisez votre smartphone pour mettre des alertes quelques minutes avant chaque visio. Pour cela, il vous suffit de créer une bonne fois pour toutes des alertes pour chaque demi-heure de la journée. exemple à 8h58 pour une visio à 9h, 9h28 pour une visio à 9h30, etc. Et chaque matin, avant de démarrer votre journée, vous activez les alertes dont vous aurez besoin pour votre journée. Par exemple, si vous avez une visio à 14h et une visio à 16h, vous allez activer uniquement ces deux alarmes-là, et deux minutes avant, vous allez être averti que vous êtes en visio dans deux minutes. Donc ça vous laisse le temps de rejoindre la visio. J'ai d'ailleurs fait une courte vidéo sur YouTube. Pour que vous puissiez regarder et que ce soit plus visuel, vous voyez des captures d'écran de mon téléphone et vous verrez comment je fonctionne et comment je crée toutes ces alertes. Le lien vers la vidéo YouTube se trouve dans le descriptif de cet épisode. Préparez également votre visio. Partagez l'ordre du jour à l'avance par exemple pour que tous les participants soient sur la même longueur d'onde. Dans la préparation de votre visio, vous pouvez aussi ouvrir tous les documents que vous allez utiliser dans votre réunion. sur des onglets différents, comme ça il n'y a pas besoin de les rechercher pendant la visio, ce sera beaucoup plus rapide, beaucoup plus fluide. Encourager aussi la participation, poser les questions ouvertes et encourager les participants à partager leurs idées. Ne laissez pas quelqu'un s'endormir par manque de sollicitation. Et enfin, gérer le temps. Une réunion en visio commence à l'heure, j'insiste à l'heure, et termine à l'heure. Évitez de prolonger inutilement et programmez une nouvelle date si jamais vous n'avez pas fini à quelques minutes près l'heure prévue au départ. Attention aux visios trop longues. Pour moi le maxi c'est une heure. Si vous devez faire au-delà, prévoyez des pauses. Par exemple, on fait une pause de 5 minutes à mi-parcours. Si vous faites une visio d'1h30, vous allez faire une pause de 5 minutes au bout de 45 minutes. Ou encore une pause de 10 minutes au bout d'une heure de visio, si jamais votre visio, votre réunion dure 2 heures par exemple. Ça permettra vraiment à tout le monde de souffler et de revenir dans la visio en étant vraiment concentré à 100%. Voilà, nous sommes arrivés à la fin de cet épisode. J'espère que vous aurez trouvé des conseils et astuces utiles pour gagner du temps dans votre vie pro et perso. Si vous souhaitez me poser des questions ou simplifier votre vie ou celle de vos équipes, n'hésitez pas à me contacter sur LinkedIn, je répondrai à tous vos messages. Je vous souhaite d'organiser de nombreuses visioconférences sympas et réussies. A la prochaine ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. À très vite !
