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• Speaker #0

  Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans Shido Astuces Digital. Moi c'est Raphaël et aujourd'hui je vais vous parler d'un sujet qui concerne énormément de dirigeants, de managers, d'entrepreneurs, de consultants, de commerciaux, bref, toutes les personnes dont la journée peut basculer à cause d'un simple petit chiffre rouge sur une icône de boîte mail. Vous savez, ce chiffre-là, celui qui dit 17 nouveaux messages, puis 34, puis 68, puis à un moment donné, on ne lit même plus le chiffre, on voit une menace. Je connais même un dirigeant d'un grand groupe qui à son retour de congé cet été avait 2500 mails à traiter. Bref, de la folie. La boîte mail, à la base, c'est censé être pratique. C'est censé nous aider à communiquer, à transmettre des informations, à suivre des dossiers, à envoyer des documents, à prendre des décisions. Et dans la vraie vie, très souvent, c'est devenu autre chose. C'est devenu une salle d'attente, un couloir, un placard numérique où tout se mélange. Votre boîte mail est à la fois un agenda, une liste de tâches, un CRM, une messagerie instantanée, Un classeur administratif, vous classez un petit peu tout ce que vous voulez, les factures, etc. Un outil de relance, une boîte à newsletters et parfois une poubelle avec une barre de recherche. Le problème, ce n'est pas l'email en lui-même. L'email reste un outil très utile. Il est universel, il est formel quand il faut, il garde une trace, il permet de transmettre des informations structurées, c'est ce pour quoi il est écrit. Et pour un client, un fournisseur, un partenaire, c'est souvent encore le canal le plus naturel. Le vrai problème, c'est quand votre boîte mail devient votre pilote automatique. Quand vous arrivez le matin, vous ouvrez la boîte et là, votre journée commence à être organisée par les autres. Le client qui demande une réponse urgente, le fournisseur qui relance, le collègue qui met important dans l'objet parce que visiblement lui aussi a découvert le bouton urgence, la newsletter que vous n'utilisez jamais mais que vous gardez au cas où, la notification automatique d'un outil que vous avez oublié de désactiver, et au milieu de tout ça, un vrai message stratégique que vous allez retrouver trois jours plus tard en disant... Ah mince ! Vous voyez l'idée ? Aujourd'hui, l'objectif n'est pas de vous vendre le rêve de la boîte mail vide, le fameux inbox zéro. C'est très bien sur le papier, mais dans la vraie vie, pour beaucoup de professionnels, c'est un peu comme vouloir garder sa cuisine parfaitement propre pendant qu'on prépare un repas pour 12 personnes. C'est possible, mais il faut quand même être déjà très calme intérieurement. Mon objectif aujourd'hui, il est plus simple. Vous aider à passer d'une boîte de réception à une boîte de pilotage. C'est-à-dire une boîte mail qui ne vous dit pas seulement « voilà ce que vous avez reçu » , mais plutôt « voilà ce que vous devez traiter » , « voilà ce qui attend une réponse » , « voilà ce qui doit devenir une tâche » , « voilà ce qui concerne le client important un tel » , « voilà ce qui peut être archivé sans état d'âme » , etc. La phrase clé de cet épisode, c'est celle-ci. Une boîte mail bien pilotée ne vous dit pas seulement ce que vous avez reçu, elle vous dit ce que vous devez décider. Alors, dans cet épisode, on va avancer en trois grands mouvements sans faire quelque chose de scolaire. D'abord, on va voir quelques outils digiteux qui peuvent vraiment vous aider, que vous soyez plutôt Gmail, Outlook, Todoist, etc. On va voir un petit peu tout ça. Ensuite, on va poser les bonnes pratiques, parce qu'un outil ne sauve jamais une mauvaise organisation, il peut même l'accélérer, ce qui est rarement une bonne nouvelle. Et enfin, je vous partagerai des astuces très concrètes, simples à tester, pour reprendre la main dès cette semaine. Allez, c'est parti ! Commençons par les outils. Et je vais être très clair dès le départ, vous n'avez pas besoin de changer toute votre vie numérique pour mieux gérer vos emails. Souvent, le meilleur outil, c'est celui que vous avez déjà, mais que vous utilisez à 20%. Prenons Gmail, par exemple. Si vous êtes dans Google Workspace, donc dans tout l'univers Google, ou si vous utilisez Gmail au quotidien, à titre perso par exemple, vous avez déjà beaucoup de choses sous la main. Les libellés, les filtres, les catégories, les modèles de réponse, les raccourcis clavier, l'envoi programmé... toutes ces fonctions sont simples mais très puissantes. Le piège avec Gmail, c'est qu'on l'utilise souvent comme une boîte linéaire. Tout arrive au même endroit, dans le même flux, avec la même importance apparente. Vous avez un mail d'un client stratégique, vous avez une facture, vous avez une notification LinkedIn, vous avez une invitation à un webinaire, un rappel automatique, une demande interne. Bref, tout ça, ça se retrouve tout au même endroit. Et forcément, votre cerveau doit faire le tri en permanence. Concrètement, Gmail peut vous aider à automatiser une partie de ce tri. Par exemple, vous pouvez créer un filtre pour que les emails de vos clients principaux aient un libellé spécifique. Vous pouvez aussi filtrer certaines newsletters pour qu'elles n'arrivent pas dans votre boîte principale et elles vont aller directement dans un libellé bien précis newsletter. Vous pouvez aussi créer un modèle de réponse pour les demandes fréquentes. Vous pouvez programmer un email pour éviter d'envoyer une réponse tard le soir. Et là, c'est important, parce que programmer un email, ce n'est pas juste une fonction de confort, c'est aussi une fonction de management. Parce que si vous êtes dirigeant ou manager, et que vous envoyez des emails à 23h, même avec la meilleure intention du monde, vous envoyez aussi un message invisible à votre équipe. Je travaille maintenant, donc peut-être que vous devriez y regarder. Même si vous écrivez « réponse demain sans urgence » , le mail est arrivé, la graine mentale est plantée. Mon conseil, ce serait plutôt écrivez quand vous le voulez, ça c'est votre problème, mais envoyez quand c'est utile. C'est très très différent. Et si vous êtes plutôt dans l'univers Microsoft, et bien Outlook est tout aussi intéressant. Outlook propose notamment une boîte de réception prioritaire qui sépare ce qui semble important du reste. Ce n'est pas magique, évidemment, il faut parfois corriger, déplacer, entraîner un peu l'outil, mais c'est très utile pour éviter que chaque message se présente comme une urgence de même niveau. Outlook permet aussi de créer des règles. Et les règles, c'est probablement l'une des fonctions les plus sous-estimées de l'email. Une règle, c'est simplement une décision que vous prenez une seule fois pour ne plus avoir à la reprendre tous les jours. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour « tous les emails venant de cet outil vont dans ce dossier » ou bien « tous les emails avec ce mot dans l'objet sont classés comme administratifs » . Ça peut être facture, commande, etc. Dans la vraie vie, ce genre de petite automatisation peut vous faire gagner beaucoup d'attention. Pas seulement du temps, de l'attention. Et l'attention, aujourd'hui, c'est une ressource plus rare que le temps. Le temps, on en parle tout le temps, mais l'attention, c'est ce qui vous permet de prendre une bonne décision, d'écouter vraiment quelqu'un, de finaliser un dossier, de relire une proposition commerciale, sans passer à côté d'une erreur. Une boîte mail mal réglée ne vous vole pas seulement des minutes, elle vous vole aussi de la concentration. Troisième outil intéressant, Todoist. Alors Todoist, je le cite souvent, ça s'écrit T-O-D-O-I-S-T, mais vous pouvez remplacer cette C'est outil par Microsoft To Do, par Google Tasks, par Notion, par Asana, Trello, bref, il y en a plein. Mais ce qui m'intéresse ici, ce n'est pas Todoist comme une marque, c'est juste le principe. Un email d'action doit sortir de la boîte mail pour entrer dans un vrai système d'action. Je m'explique. Un mail, ce n'est pas toujours une tâche. Parfois, c'est une information, parfois c'est une archive ou une conversation, une décision, bref. Et quelquefois, c'est une tâche. Mais si vous laissez tous les emails dans la même boîte, votre cerveau doit se souvenir de leur statut. Celui-là, je fais quoi ? Je dois répondre ? Ah oui. Celui-là, je dois le relancer mardi. Oui, ok. Celui-là, je dois transmettre à mon assistante. Ok. Celui-là, je dois le lire plus tard. Bref, à chaque fois que vous revenez dans votre boîte de réception, vous relisez à chaque fois. Votre cerveau fait un effort pour savoir ce que vous devez faire pour chaque email. Et au final, votre boîte mail devient une liste de tâches déguisée. Une liste de tâches très mauvaise parce qu'elle est mélangée avec tout le reste. Todoist permet par exemple de transférer un email vers un projet pour en faire une tâche. Vous pouvez donc avoir une tâche du type « Répondre à la proposition de Daniel avec une date, un niveau de priorité, un projet associé » . Et là, ça change tout. Parce que votre boîte mail n'est plus l'endroit où vous espérez vous souvenir, elle redevient un lieu de passage. Donc lorsque l'email arrive, vous décidez ce que c'est. Si c'est une tâche, elle part dans l'outil de tâche. Si c'est une info, elle est archivée ou classée. Si c'est une réponse rapide, vous répondez. Si c'est inutile, vous supprimez. Vous voyez l'idée ? On ne campe pas dans sa boîte mail, on y passe, on traite et on repart. Quatrième outil, un CRM comme HubSpot par exemple. Là, on touche un point très important pour les entrepreneurs, les consultants, les coachs, les commerciaux ou les dirigeants de petites structures. Quand un email concerne un prospect ou un client, ce n'est pas seulement un email. C'est une pièce d'une relation commerciale. Ça fait partie d'un tout. Un prospect peut vous écrire pour vous demander un tarif, mais aussi... pour vous envoyer une objection, si vous avez fait un devis ou une proposition. Ça peut être un partenaire qui vous relance, ça peut être un contact qui vous dit « on en reparle dans trois mois » . Si tout ça reste uniquement dans votre boîte mail, vous avez un problème, parce que votre mémoire commerciale dépend de votre mémoire personnelle. Et franchement, ce n'est pas très sécurisé. Un CRM, comme HubSpot par exemple, permet de connecter votre boîte email, que ce soit Gmail, Outlook, etc. De garder une trace des échanges, de relier les conversations au contact, aux opportunités, et de suivre les relances. L'intérêt n'est donc pas de tout transformer en usine à gaz, l'intérêt c'est de ne pas perdre le fil. Et dans un contexte commercial, la question n'est pas seulement « est-ce que j'ai bien répondu à cet email ? » La vraie question c'est « où en est cette relation ? » « Quelle est la prochaine action ? » « Qui doit relancer ? » etc. C'est ça, passer de la boîte de réception à la boîte de pilotage. La boîte mail montre l'échange, le CRM montre le suivi. Et pour vendre, fidéliser ou accompagner correctement, vous avez besoin des deux. Cinquième outil que je trouve intéressant, Sandbox. Ça s'écrit S-A-N-E-B-O-X, tout attaché. Là, on est sur une logique différente. Sandbox vient vous aider à filtrer le bruit autour de votre boîte mail existante. Ce type d'outil peut être utile si vous avez déjà beaucoup trop de flux entrants et que vous ne voulez pas forcément changer d'application email. L'idée, c'est de laisser l'outil vous aider à identifier ce qui est probablement important, ce qu'il est moins, ce qui peut être mis de côté ou ce qui peut revenir plus tard. Moi j'aime bien cette idée pour une raison simple. Dans une boîte mail, le problème n'est pas seulement ce qui entre, c'est ce qui entre sans permission mentale. Je m'explique. Une notification d'outil, une newsletter, une alerte, une promotion, un email automatique, une copie pour information, ou bien encore un juste pour te tenir au courant qui, en réalité, ne vous tient pas au courant de rien du tout. Petit aparté, le « je te mets en copie pour info » est parfois l'équivalent professionnel de « je pose ça là » et ensuite débrouillez-vous avec la charge mentale. Des outils comme Sandbox peuvent aider à créer une forme de sas. Tout ne mérite pas d'arriver au milieu de votre attention. Et là, c'est un point essentiel. Votre boîte de réception principale devrait être réservée à ce que mérite vraiment votre regard. Pas tout, pas rien, juste le bon niveau. Et enfin, pour terminer dans les outils, je veux citer Front, surtout pour les équipes, Front, F-R-O-N-T. Front est utile quand on ne parle plus seulement d'une boîte personnelle, mais d'une boîte partagée, contacte à rebase votre société. support, votre société, commercial, votre société, etc. Dans beaucoup d'entreprises, ces boîtes partagées deviennent vite chaotiques. Oui, tout le monde répond en même temps. Deux personnes peuvent répondre au même client. Personne ne sait qui doit traiter quoi. Tout le monde se dit, c'est l'autre qui va le traiter. Moi, je ne fais rien, je vais attendre un petit peu, on verra bien ce que ça donne. Non, une boîte partagée doit être pilotée comme un mini-service client, même dans une petite structure. Il faut pouvoir assigner un message. Commenter en interne, mentionner un collègue, savoir si quelqu'un est déjà en train de répondre, suivre ce qui est ouvert, ce qui est résolu ou ce qui attend. Là encore, la logique est simple, l'email ne doit pas seulement être reçu, il doit être pris en charge. Maintenant qu'on a parlé des outils, il faut poser une règle importante. Un outil ne sauve jamais une mauvaise organisation. Il peut l'améliorer, oui c'est vrai, il peut l'accélérer, Oui, c'est vrai, mais il peut aussi rendre le bazar beaucoup, beaucoup plus rapide. Donc, passons aux bonnes pratiques. La première bonne pratique, c'est de sortir d'une confusion très fréquente. Votre boîte mail n'est pas votre liste de tâches. Je le répète parce que c'est vraiment central. Votre boîte mail n'est pas votre liste de tâches. Elle peut contenir des tâches, bien sûr, mais elle ne doit pas être l'endroit où vos tâches vivent et là où vous les traitez. Pourquoi ? Parce qu'une tâche a besoin d'un verbe, d'un contexte, parfois d'une date, parfois d'une priorité. Un email lui a souvent un objet assez flou, suite à notre échange, questions rapides, retours, TR ou RER, vous savez, RE.RE.RE.RE.projet. Ça, ce n'est pas une tâche, c'est une enveloppe numérique. Une vraie tâche, par exemple, c'est envoyer la version corrigée du devis à Sophie avant vendredi, ou bien relancer Marc sur la validation du budget, ou bien encore préparer trois créneaux pour le rendez-vous client. Vous sentez un petit peu la différence ? Eh bien, le mail contient l'information. la tâche dit ce qu'il faut faire. Donc, première habitude, quand un email demande une action, vous la reformulez en action. Deuxième bonne pratique, créer une logique simple. Je vous propose une logique en quatre catégories. Action, attente, lecture, archive. Action, ce sont les emails qui demandent une intervention de votre part. Attente, ce sont les emails où vous avez répondu ou demandé quelque chose et maintenant vous attendez un retour. Lecture, ce sont les contenus utiles mais non urgents. Les newsletters, la veille, les documents à consulter. Archives, ce sont les emails qui ne nécessitent plus rien, mais que vous voulez garder pour mémoire. C'est tout. Pas besoin de créer 58 dossiers. Je sais que c'est tentant. On se dit, je vais faire un petit dossier par client, je vais faire un sous-dossier par projet, je vais faire un sous-dossier par année, un sous-sous-sous-dossier par type de piège jointe. Et trois semaines plus tard, vous ne rangez plus rien parce que votre système de rangement est devenu plus compliqué que votre activité. Le bon système, ce n'est pas celui qui impressionne. C'est celui que vous utiliserez encore dans deux mois, un mardi matin, entre des réunions avec un café tiède à côté de l'ordinateur. Troisième mode pratique, traiter les emails par créneau. C'est probablement l'un des conseils les plus difficiles à appliquer parce que l'email donne une illusion de productivité. On répond à trois messages, on archive deux newsletters, on déplace une facture, on supprime une notification, on se dit « waouh, waouh, waouh, waouh, j'ai super bien avancé » . Peut-être. Mais parfois, on a surtout déplacé des miettes numériques. C'est-à-dire que le problème de la boîte mail ouverte en permanence, c'est qu'elle transforme votre journée en suite de micro-réactions. Vous êtes en train de travailler sur une proposition, un email arrive. Vous regardez, vous répondez vite, vous revenez à votre proposition, vous avez perdu le fil, un autre email arrive. Vous regardez, vous vous dites « Ah, je le traiterai après » . Mais maintenant, votre cerveau le garde en arrière-plan. Et à la fin de la journée, vous avez été... Très occupé, mais pas forcément très avancé. Donc mon conseil, choisissez des créneaux de traitement. Par exemple, un premier passage en début de matinée, pas nécessairement dès la première minute, ça peut être une demi-heure après le démarrage de la journée par exemple, et puis un autre avant ou après le déjeuner, et un dernier en fin d'après-midi. Évidemment, certaines fonctions demandent une surveillance plus fréquente, c'est vous qui adapterez, quand vous êtes par exemple dans un support client, évidemment... On ne va pas attendre toutes les demi-journées d'aller voir un petit peu ce qui se passe dans les mails. D'accord, OK, vous adaptez. Mais pour beaucoup de dirigeants ou de managers, la boîte mail ouverte toute la journée n'est pas une nécessité. Ça devient une habitude. Et une habitude, ça se redessine. Quatrième bonne pratique, décidez vite du statut d'un email. Quand vous ouvrez un message, posez-vous une question très simple. Qu'est-ce que j'en fais ? Pas, est-ce que c'est intéressant ? Est-ce que je devrais plutôt y revenir ? Est-ce que je vais le laisser en gras pour me rappeler que... Non, qu'est-ce que j'en fais ? Je réponds, je délègue, je planifie, je transforme en tâche, je classe, je supprime, etc. Chaque email doit idéalement sortir de l'ambiguïté. Parce que l'ambiguïté est fatigante. Un email non traité, ce n'est pas juste une ligne dans une boîte, c'est une petite question ouverte dans votre tête. Et quand vous avez 80 petites questions ouvertes, eh bien votre cerveau ressemble à un navigateur avec 80 onglets. Vous voyez un petit peu l'image. dont un qui joue de la musique. Mais vous ne savez pas lequel, et vous êtes obligés d'aller tous les regarder pour dire « C'est lequel qui joue de la musique ? Là, ça me tape sur le système, il faut vraiment que je l'arrête. » Donc le sujet, ce n'est pas d'être parfait, c'est de réduire le nombre d'onglets mentaux ouverts. La cinquième mode pratique, c'est séparer les emails humains des emails machines. C'est tout simple, mais très puissant. Tous les emails ne se valent pas. Un message d'un client, d'un collaborateur, d'un partenaire ou d'un prospect n'a pas la même nature qu'une notification automatique. Pourtant, Dans beaucoup de boîtes de réception, tout arrive ensemble. Vous avez votre outil de facturation qui vous envoie une alerte. Et puis en même temps, vous avez votre agenda qui vous confirme un rendez-vous. Et puis votre CRM vous notifie une mise à jour. Et puis LinkedIn vous écrit pour vous dire que quelqu'un que vous ne connaissez même pas a changé de poste. Bref, tout ça dans la même file d'attente. Eh bien, c'est comme si dans une réunion stratégique, on laissait entrer en même temps le directeur commercial, le livreur de colis, une affiche publicitaire, le compteur électrique et quelqu'un qui demande où est la machine à café. Aïe, Il faut créer une différence. Les humains dans la zone principale, les machines dans la zone automatique, les newsletters dans une zone de lecture et les notifications secondaires hors du champ principal. C'est vraiment une règle d'hygiène numérique. Et enfin, ma sixième bonne pratique, c'est de clarifier les règles d'équipe. Parce que parfois, le problème de l'email n'est pas individuel, il est collectif. Dans certaines organisations, on utilise l'email pour tout. Pour demander une validation, pour envoyer un document, pour poser une question rapide, pour faire un compte-rendu. pour dire merci, pour relancer, pour mettre en copie, pour se couvrir, aïe, aïe, aïe, aïe, tout ça. Et à la fin, l'email devient le grand égout organisationnel. Un égout, hein ? Oui, oui, tout y passe. Désolé pour l'image, mais elle a assez juste. Une équipe devrait se poser quelques questions simples. Quand utilise-t-on l'email ? Quand utilise-t-on Teams ou Slack ? Quand mettons une information dans Notion ou dans un drive partagé ? Quand crée-t-on une tâche dans un outil projet ? Quand faut-il appeler ? Quand faut-il éviter de mettre 10 personnes en copie ? Parce que si votre équipe n'a pas de règles, chacun invente les siennes. Et votre boîte mail devient le point de rencontre de toutes les habitudes des autres. Et là, c'est le grand, grand bazar. Donc une boîte de pilotage, ce n'est pas seulement une affaire d'outils personnels, c'est aussi une culture de communication. Allez, on arrive à la dernière partie de cet épisode, mes astuces digitales. Alors, c'est des astuces que j'utilise depuis très longtemps. qui sont testés soit par moi-même, soit par mes clients. C'est des petites choses que vous pouvez tester rapidement, sans refaire toute votre organisation. Ma première astuce, c'est de créer un filtre VIP. V-I-P, vous savez, Very Important Person. Vous avez remarqué mon accent anglais extraordinaire. L'idée est simple, certaines personnes doivent remonter plus clairement que les autres. Par exemple, vos clients importants, vos associés, votre équipe directe, vos prospects chauds, ou alors votre comptable, parfois. surtout trois jours avant le bilan, là c'est important qu'il soit une very important person. Dans Gmail, vous pouvez utiliser les filtres et les libellés. Dans Outlook, vous pouvez utiliser les règles ou les catégories. L'objectif est d'avoir une manière visuelle d'identifier les messages qui permettent une attention rapide. Alors attention, le filtre VIP ne doit pas contenir tout le monde, parce que si tout le monde est VIP, plus personne ne l'est. Donc, gardez cette zone pour les vrais sujets sensibles. Business, management... clients importants, décisions urgentes, etc. C'est à vous de voir un petit peu ce qui va rentrer dans cette catégorie. Ma deuxième astuce, c'est de créer des modèles de réponses. Alors c'est très simple, mais incroyablement efficace. Si vous écrivez trois fois le même mail dans une semaine, vous devez probablement en faire un modèle. Ça peut être une demande de rendez-vous, ça peut être une confirmation de réception, ça peut être une relance polie, ça peut être une demande de précision. Bref, en fonction de vos métiers, vous avez forcément des emails qui reviennent régulièrement et que vous retapez souvent. L'objectif n'est pas d'envoyer des réponses froides et robotiques. Au contraire, un bon modèle vous donne une base propre que vous... personnaliserez ensuite. Il vous évite simplement de repartir de zéro à chaque fois. Par exemple, au lieu de réécrire à chaque fois « Bonjour, merci pour votre message, je reviens vers vous rapidement » , vous pouvez déjà avoir une base prête avec les bons liens, les bonnes formules, les bonnes informations. Et vous personnalisez l'intro, le contexte, la phrase humaine. Le modèle n'enlève pas la relation, il enlève la répétition inutile. La troisième astuce, c'est de programmer vos envois. On en a déjà parlé, mais je veux insister là-dessus. L'envoi programmé est une petite fonction qui peut améliorer votre organisation et surtout celle des autres. Vous pouvez traiter vos emails quand ça vous arrange, mais il faut les envoyer au moment le plus approprié. Par exemple, vous travaillez tard un soir, très bien, ok. Vous préparez vos réponses, mais vous les programmez pour le lendemain matin. Vous voulez relancer un prospect mardi prochain, vous pouvez préparer le message maintenant et l'envoyer plus tard. Ce n'est pas un problème. Et vous allez le programmer. C'est simple, mais ça change le signal envoyé. Et le digital, ce n'est pas seulement une question de fonction, c'est aussi une question de signaux. Ma quatrième astuce, c'est de créer une vue en attente. Alors celle-ci, elle est vraiment importante. On parle souvent des emails reçus, mais on oublie les emails envoyés. Or, dans beaucoup d'activités, les vrais sujets se trouvent dans la réponse qu'on attend. Vous attendez une réponse à une proposition commerciale, vous attendez une validation de contrat, vous attendez une décision interne ou une réponse d'un fournisseur. Si vous n'avez pas le système pour suivre ce qui est en attente, vous devez compter sur votre mémoire. Et votre mémoire, elle a déjà pas mal de travail. Donc, vous pouvez créer un libellé en attente, dans Gmail, ou alors une catégorie dans Outlook, ou bien pourquoi pas une tâche, moi je le fais aussi dans Todoist quand c'est vraiment important, je le mets en tâche de relance dans Todoist. L'idée est toujours la même. Chaque fois que vous envoyez un message qui nécessite une réponse, vous prévoyez déjà le suivi. Pas de façon obsessionnelle, d'accord ? Mais de façon professionnelle. Donc par exemple, si pas de réponse vendredi, relancez. Vous pouvez même ajouter une tâche immédiate après l'envoi. Ce n'est pas être lourd, c'est plutôt piloter. Ma cinquième astuce, c'est de désactiver les notifications non essentielles. Je sais. Ce conseil est moins spectaculaire qu'un nouvel outil avec de l'intelligence artificielle partout et qui fait tout ça, Non. Si votre boîte mail affiche une notification à chaque arrivée de message, elle vous entraîne à réagir. Et ça, je le dis à tous mes clients, arrêtez de réagir à chaque fois que vous avez une notification, surtout un mail qui arrive, parce que ça peut être une newsletter, ça peut être une information qui ne vous intéresse pas, ça peut être juste une copie de copie de copie de, d'accord ? Et à chaque fois, ça vous... perturbe et à chaque fois vous allez jeter un oeil. Donc ça, c'est comme un peu si quelqu'un entrait dans votre bureau toutes les 3 minutes en disant « Juste pour info ! » Bon, ça arrive dans les entreprises. Mais bon, au bout d'un moment, même si c'est pas grave, votre concentration, elle est grignotée. Donc je vous propose une règle simple. Seules les vraies urgences doivent pouvoir vous interrompre. Et encore, toutes les urgences ne passent pas forcément par un email. On a dit tout à l'heure, les emails, vous pouvez les regarder le matin, une à deux fois le lendemain, une à deux fois dans l'après-midi, ça suffit amplement. S'il y a une urgence, on va vous appeler. Ne vous inquiétez pas, on vous appellera à un moment donné. Donc, laissez le temps au temps et profitez de votre concentration à 100%. Ma sixième astuce, c'est d'utiliser la recherche avancée plutôt que le classement excessif. C'est un point important, parce que beaucoup de gens classent énormément parce qu'ils ont peur de ne pas retrouver. Mais aujourd'hui, les moteurs de recherche dans les boîtes mail sont hyper puissants. On peut chercher par expéditeur, par date, par pièce jointe, par mot-clé, ça c'est... hyper puissant. Vous cherchez par exemple juste avec un mot-clé, vous allez retrouver dans Gmail tous les emails dont le mot-clé apparaît à un moment donné, qu'il soit dans l'objet, qu'il soit à l'intérieur du corps du message ou qu'il soit éventuellement dans l'adresse mail. Bref, peu importe, ça va arriver. Vous allez avoir cette recherche qui va arriver. Donc, le classement doit servir plutôt l'action. Il ne doit pas devenir une activité à part entière. Parce qu'il y a toujours un piège. Ranger donne l'impression d'avancer, mais parfois on range pour éviter de décider. Des fois, on range tellement bien qu'on ne retrouve plus non plus. Donc, voilà, c'est un peu pareil avec les bureaux physiques. On commence par classer les deux dossiers, et puis 20 minutes plus tard, on est en train de retrouver une vieille carte de visite de 2017 en se disant « Ah, tiens, je devrais peut-être reprendre contact » . Bon, vous me direz quelquefois, ce n'est pas trop mal non plus de reprendre contact avec quelqu'un que vous n'avez pas vu depuis longtemps. Mais bon, ce n'est pas le sujet du jour. Non, là, vous n'êtes plus en train de piloter, vous êtes en archéologie administrative. C'est-à-dire qu'il y en a de partout, et vous êtes en train de partir dans un classement de folie. Donc, oui au rangement, utile, non au classement décoratif. Et enfin, ma septième astuce, créer une routine de fermeture. Celle-ci, je l'aime beaucoup, parce que, vous allez voir, elle est très très puissante. A la fin de votre journée, prenez quelques minutes pour fermer proprement votre boîte mail. Pas pour tout traiter, non non. Pas pour atteindre une boîte vide, non non. Mais pour savoir où vous en êtes. Regardez rapidement. Qu'est-ce qui est vraiment urgent ? Qu'est-ce qui doit devenir une tâche de main ? Qu'est-ce que je dois relancer ? Qu'est-ce qui peut sortir de ma tête ? Etc, etc. Cette mini-routine évite de terminer la journée avec une impression floue. Vous savez, cette sensation de fermer l'ordinateur en se disant « je suis sûr que j'ai oublié quelque chose et puis il y a encore trop de trucs que j'ai pas eu le temps de traiter » . Enfin bref, c'est hyper désagréable. Une boîte de pilotage doit vous aider à fermer des boucles. Même si tout n'est pas fini, vous savez ce qui est ouvert. Et psychologiquement, ça change tout. Alors maintenant, prenons un exemple concret. Imaginons que vous soyez consultant, coach ou dirigeant d'une petite équipe. Vous ouvrez votre boîte le matin, première email, une newsletter. Intéressante, mais pas urgente. Hop, elle part dans la lecture. Deuxième email, un client vous demande une modification sur une proposition. Là, c'est une action. Vous créez une tâche, modifiez la proposition de Martin et renvoyez la version à actualiser. Vous pouvez garder le mail lié à la tâche ou le marquer comme action à traiter. Troisième email, un prospect répond à votre devis en disant qu'il doit valider avec son associé. Là, vous répondez, puis vous créez une relance dans trois jours. Le mail passe en attente. Quatrième email, une notification automatique d'un outil. Elle n'a rien à faire dans votre boîte principale. Vous créez une règle pour que les suivantes soient classées automatiquement. Cinquième email, un collaborateur vous demande une décision rapide. Vous répondez directement si ça prend moins de deux minutes. Vous savez, ça c'est la règle des deux minutes. Ou bien vous transformez en tâche si ça demande un petit peu plus de réflexion. Et enfin, sixième email, une facture. Elle part dans le dossier administratif ou vers la personne qui gère la comptabilité. Ce que vous venez de faire, ce n'est pas l'air vous mêle. Vous avez piloté, vous avez transformé un flux en décision. Et c'est exactement... le sujet. Voilà, on arrive à la fin de cet épisode. C'était très dense, il y avait beaucoup, beaucoup de choses à vous partager. Mais si vous deviez retenir qu'une seule idée, ce serait celle-ci. Votre boîte mail ne doit pas être un endroit où les messages s'accumulent. Elle doit devenir un espace où les messages prennent une direction. Un email, ça peut devenir une action, il peut devenir une tâche, il peut être délégué, il peut être mis en attente, il peut être archivé. il peut être supprimé. Et parfois, soyons honnêtes, il aurait même mérité de ne jamais arriver jusqu'à vous. On a vu que pour passer d'une boîte de réception à une boîte de pilotage, il ne fallait pas forcément tout changer. Vous pouvez déjà commencer avec les outils que vous utilisez sûrement tous les jours, Gmail, Outlook, Todoist, etc. Mais le plus important, vous le savez, et je le répète très souvent, ce n'est pas l'outil. Le plus important, c'est la logique. Ne laissez plus tous les emails au même niveau. Ne laissez plus votre boîte mail comme une liste de tâches déguisée. Ne plus laisser tous les emails au même niveau. Ne plus utiliser votre boîte mail comme une liste de tâches déguisée. Ne plus ouvrir votre boîte simplement pour voir ce qu'il y a dedans, mais ouvrir votre boîte pour décider. Donc, pour passer à l'action, je vous propose quelque chose de très simple. Cette semaine, choisissez une seule amélioration. Pas dix, pas un grand chantier de rangement qui va vous épuiser. Une seule. Par exemple, Je crée une zone action, ou alors une zone en attente où je désactive les notifications utiles. L'objectif, ce n'est pas d'avoir une boîte mail parfaite. L'objectif, c'est d'avoir une boîte mail plus lisible, plus calme et surtout plus utile. Parce qu'une boîte mail bien pilotée ne vous dit pas seulement ce que vous avez reçu, elle vous dit ce que vous devez décider. Et si cet épisode vous a été utile, pensez à vous abonner à Shido Astuces Digitales sur votre plateforme préférée, Spotify, Apple Podcasts, Deezer, etc. Vous retrouverez bien sûr tous les anciens épisodes, mais aussi vous verrez tous les prochains épisodes, parce que si vous êtes abonné, eh bien vous aurez une petite notification, tiens tiens une petite notification, mais qui n'arrivera pas par mail, et qui vous dira, ah ça y est Raphaël a sorti son nouvel épisode, il sort tous les 15 jours. Si vous avez envie de soutenir le podcast, eh bien vous pouvez aussi laisser 5 étoiles, merci d'avance, vraiment ça m'aiderait, il y en a déjà plein qui l'ont fait, mais continuez s'il vous plaît à le faire, c'est simple, Ça prend quelques secondes, mais surtout, ça m'aide beaucoup à faire découvrir mon podcast à tout le monde, à tous les gens qui ont besoin de se simplifier la vie au quotidien. En tous les cas, merci pour votre écoute. Moi, c'est Raphaël. Je vous souhaite une excellente journée, une boîte mail un peu plus calme et surtout, des emails qui travaillent pour vous et non pas l'inverse. Allez, à très vite dans Shido Astuces Digitales. Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !