Speaker #0Bienvenue dans cette émission spéciale focus de Shido Podcast, le rendez-vous où chaque seconde compte. Astuces, bonnes pratiques ou outils digitales en moins de 5 minutes, c'est ce que je vous promets pour repartir avec une solution simple et efficace pour gagner du temps au quotidien. Alors, prêts à optimiser vos journées ? C'est parti ! Levez la main ! Enfin, mentalement, ne prenez pas de risque si vous êtes en voiture ou en train de courir, hein Jean-Marc ? Ou en train de marcher, hein Audrey ? Bon allez, j'arrête mes clins d'œil à mes auditeurs fidèles. Donc levez la main si votre liste de tâches ressemble parfois à une liste de courses pour nourrir un régime entier et que malgré ça, à la fin de la journée, vous avez vraiment l'impression de n'avoir rien fait de vraiment important. Oui, ça vous arrive ? Écoutez, je l'entends presque à chaque fois que j'accompagne soit quelqu'un qui prend un poste de manager, soit un consultant ou un coach qui décide de développer son activité. Il ou elle me dit « j'ai bossé toute la journée et pour autant, j'ai l'impression de n'avoir rien fait » . Alors aujourd'hui, je vais essayer de vous aider. en vous parlant d'un classique, la matrice d'Eisenhower, que vous connaissez sûrement déjà. Mais surtout, on va voir comment lui donner une vraie vie grâce au digital, parce qu'une matrice griffonnée sur un post-it un lundi matin, c'est bien beau, mais le mercredi, il est à la poubelle sans avoir réalisé une seule tâche. Allez, petit rappel rapide pour ceux qui découvrent le concept. La matrice d'Eisenhower, c'est un outil de priorisation inventé par Dwing Eisenhower. qui était général puis président des États-Unis. Un homme qui avait, disons, quelques décisions stratégiques à prendre chaque jour. Sa philosophie, elle tient en une phrase. Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important. C'est puissant, non ? Concrètement, vous divisez vos tâches en quatre cadrans. Le premier cadran, c'est urgent et important, vous le faites tout de suite. Le deuxième cadran, c'est important mais pas urgent. Là, vous allez le planifier. Et c'est lui, le cadran roi. celui qui fait vraiment avancer votre vie pro. Le troisième cadran, c'est urgent mais pas important. Là, si vous le pouvez et si vous êtes dans une équipe, vous le déléguez. Et si vous travaillez seul, alors là c'est simple, vous faites la tâche le plus vite possible en mode expéditif sans y consacrer d'énergie excessive. Et enfin, le quatrième cadran, c'est ni urgent ni important. Alors là, soyons clairs, vous le supprimez sans culpabilité. Voilà pour la théorie, maintenant passons aux choses sérieuses. Parce que le vrai problème, on le connaît tous. Dans la vraie vie de bureau, avec les mails qui s'accumulent, les réunions qui s'enchaînent et les imprévus qui débarquent comme des invités non invités, la matrice sur papier, elle prend vite de la poussière. Alors, voici les 4 outils digitaux que j'ai testés et qui fonctionnent vraiment. Mon premier outil, et c'est mon favori personnel, c'est Todoist. Todoist, c'est un gestionnaire de tâches ultra propre, ultra intuitif, disponible sur... tous vos appareils, votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette. Tout est synchronisé en temps réel et ce qui est vraiment puissant avec Todoist, c'est le système d'étiquettes et de filtres personnalisés. Voici comment je vous conseille de le configurer concrètement. Vous allez créer 4 étiquettes. Urgent important, planifié, délégué et éliminé. Ensuite, créez 4 filtres qui correspondent chacun à une de ces étiquettes. Et là, par magie, en un clic, vous affichez uniquement les tâches du cadran qui vous intéressent. Vous voyez instantanément ce qui demande votre attention immédiate, ce que vous devez bloquer dans votre agenda, ce que vous pouvez confier à quelqu'un d'autre, ou ce que vous allez faire vraiment tout de suite très rapidement, et ce que vous pouvez tout simplement rayer de votre liste. Et voici une astuce supplémentaire que j'utilise personnellement. Vous allez combiner les étiquettes avec le système de priorité de Todoist. Todoist, c'est P1, P2, P3, P4. C'est les quatre priorités qui existent. Si vous le souhaitez, ça vous donne une deuxième couche de tri à l'intérieur même de chaque cadran. Comme ça, vous ne vous demandez plus jamais à quoi commencer votre journée. Mais sinon, vous pouvez aussi tout simplement dire que urgent, important, c'est P1, planifiez, c'est P2, déléguez, c'est P3 et éliminez, c'est P4. Soit vous allez un peu plus dans la précision avec les quatre étiquettes plus les quatre priorités ou bien tout simplement les priorités deviennent vos étiquettes. J'espère que j'ai été clair. La bonne nouvelle, c'est que la version gratuite de Todoist est déjà très puissante pour ça. Donc vraiment, pas d'excuses, vous pouvez l'utiliser. Le deuxième outil que vous pouvez utiliser, c'est Notion. Notion, c'est l'outil couteau suisse par excellence. Si vous êtes du genre à vouloir tout centraliser au même endroit, vos projets, vos notes, vos comptes-rendus de réunion, votre veille, votre vie entière, Notion est vraiment fait pour vous. Pour la matrice d'Eisenhower, il existe des templates gratuits directement dans la galerie officielle. Vous cherchez tout simplement Eisenhower Matrix, et vous en trouverez des très bien conçus, certains même en français. Et en deux clics, vous avez une matrice opérationnelle avec les 4 cadrans bien distincts dans lesquels vous glisserez vos tâches. Mais là où Notion devient vraiment très intéressant, c'est dans les vues. Vous pouvez afficher votre matrice sous forme de tableau, les 4 cadrans côte à côte par exemple, ou bien basculer en vue liste pour avoir toutes vos tâches rangées par priorité. Et là vous pouvez ajouter des priorités personnalisées à chaque tâche. Une date d'échéance, un responsable, un niveau d'énergie requis. Par exemple, plus facile de travailler le matin que l'après-midi, pour telle ou telle tâche, un projet associé, etc. Vous allez construire littéralement votre propre système de pilotage. Et l'avantage énorme dans Notion par rapport aux autres outils, c'est que vous pouvez partager votre matrice avec toute votre équipe, en temps réel. Chacun voit les priorités, chacun sait sur quoi se concentrer, et donc finit les réunions de 20 minutes pour savoir qui fait quoi cette semaine. Mon troisième outil, c'est Microsoft To Do et Microsoft Planner. Si votre entreprise tourne sous Microsoft 365, et franchement, c'est le cas d'une très grande majorité des PME et des grands groupes en France, alors vous avez déjà tout ce qu'il faut. Pas besoin d'abonnement supplémentaire, pas besoin d'apprendre un nouvel outil. Microsoft To Do, c'est votre outil personnel. Vous allez créer quatre listes qui correspondent à vos quatre cadrans, vous y glissez vos tâches chaque matin lors de votre routine de planification, et ce que j'aime particulièrement avec cet outil, c'est la fonction « Ma journée » . Chaque matin, vous sélectionnez les tâches que vous voulez traiter aujourd'hui. Elles apparaissent dans une vue dédiée, propre, sans distraction. Microsoft Planner, lui, c'est l'outil collectif. Vous pouvez créer un tableau avec quatre colonnes, une par cadran. Et quand vous êtes en train de travailler sur un projet en équipe, chacun va y affecter les tâches en fonction du travail qu'il va faire. Donc chaque membre de l'équipe voit son cadran, ses responsabilités, ses échéances. Et pour le Q3, celui qu'on délègue, Planner est vraiment redoutable. parce qu'en un seul coup d'œil, le manager voit ce qui était pris en charge, ce qui est en cours, ce qui est terminé, c'est de la visibilité pure. Et la cerise sur le gâteau, Toodoo et Planner sont connectés nativement à Teams et Outlook. Vous transformez donc un email en tâche en deux secondes. Vous pouvez aussi assigner une action directement depuis une réunion Teams. Tout s'intègre dans votre écosystème existant. Et enfin, le quatrième outil, mention spéciale, il s'appelle Eisenhower.me. Alors celui-là, c'est le petit outil discret que... peu de gens connaissent. Et pourtant, il est redoutablement efficace pour démarrer. Eisenhower.me c'est un site web dédié à 100% à cette matrice. Rien d'autre. Vous arrivez sur la page, vous voyez les 4 cadrans et vous commencez à saisir vos tâches. Vous les glissez d'un cadran à l'autre selon leurs priorités. C'est tout. Pas de menu complexe, pas de réglage, pas de courbe d'apprentissage. Franchement, c'est idéal pour démarrer. Et ce que j'apprécie particulièrement, c'est la clarté visuelle. Quand votre Q1 est plein et votre Q2 vide, Q1 et Q2 les cadrans, c'est un signal d'alarme immédiat. Ça vous dit visuellement que vous êtes en mode réaction permanente et que vous ne prenez pas assez de temps pour ce qui est vraiment stratégique. L'outil permet aussi d'exporter vos tâches, de les cocher quand elles sont terminées et de garder un historique de ce que vous avez accompli. C'est simple, c'est gratuit et c'est parfait pour tester la méthode avant de migrer vers un outil plus complet. Mon conseil, si vous n'avez jamais utilisé la matrice Eisenhower en digital, commencez par Eisenhower.me pendant deux semaines, juste pour prendre le réflexe de classification. Ensuite, migrez vers Todoist ou vers Notion ou vers les autres produits Microsoft si vous le souhaitez. Alors, récapitulons rapidement. Vous débutez avec la matrice, vous utilisez Isenor.me et vous vous lancez dès aujourd'hui. Vous voulez un outil complet pour le quotidien, vous utilisez Todoist, les yeux fermés. Vous travaillez en équipe dans un environnement Microsoft, utilisez Todo plus Planner et là vous avez déjà tout. Ou vous voulez enfin tout centraliser et personnaliser, utilisez Notion avec un template dédié. Mais quelle que soit votre situation, je vais vous dire une chose importante. La clé, ce n'est pas l'outil. La clé, c'est la discipline de classification. Prenez 10 minutes chaque matin, 10 minutes seulement, pour placer vos tâches dans les bons cadrans. C'est ça et seulement ça qui transforme une belle théorie en un vrai gain de temps au quotidien. Voilà, vous savez maintenant comment donner une vie digitale concrète à la matrice d'Eisenhower. Parce qu'une bonne méthode sans bon outil, c'est un peu comme une... belles recettes sans les bons ingrédients, c'est pas terrible terrible à la fin. Si cet épisode vous a plu, abonnez-vous à Shido Astuces Digitales sur Spotify, Apple Podcasts, Deezer, là où vous voulez. Et si vous pensez à un dirigeant ou à un manager qui court en permanence après son temps, partagez-lui cet épisode, il vous remerciera, promis. Allez, à très vite pour un prochain Focus, ou une prochaine émission sur Shido Astuces Digitales. À très vite ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !
