Speaker #0Est-ce que t'as parfois l'impression de passer plus de temps à gérer ton business qu'à vraiment le développer ? Quand ton back-office ressemble à une montagne où il n'y a pas de sommet, t'as des mails, des factures, le suivi de tes clients à faire, l'organisation interne à gérer, peut-être même de la création de contenu, et au fond, tu sais que tout ça, ça pourrait être beaucoup plus simple. Sauf que... Entre toi et moi, je sais que t'as pas envie de te noyer dans des outils techniques ou de transformer même ton business en machine froide sans humanité. Alors aujourd'hui, ça tombe bien puisque j'avais envie de te partager 5 auto-dématisations très concrètes que j'ai mises en place ou que j'accompagne régulièrement mes clientes à mettre en place dans leur business. Rassure-toi, c'est pas des usines à gaz, c'est pas des choses qui vont lever l'humain dans ton business, C'est juste... des micro-automatisations qui vont te redonner du souffle, redonner de la légèreté dans ton quotidien et surtout qui vont rendre ton back-office beaucoup plus fluide. Bienvenue dans Work in Process, le rendez-vous des entrepreneurs qui veulent simplifier et faire grandir leur business sans s'épuiser. Avant de commencer, un petit mot si jamais tu n'es pas au courant. Chaque semaine... j'envoie à ma communauté une newsletter où je partage des exercices, des réflexions business, des choses pratiques et stratégiques pour t'aider à te libérer du temps dans ton quotidien. Donc si jamais tu n'es pas inscrit et que tu souhaites la recevoir, le lien est disponible dans la description de cet épisode. La première automatisation que je veux te partager, c'est les rendez-vous qui s'organisent tout seul. Je crois que c'est la première automatisation que tous les entrepreneurs devraient tester, au moins une fois. Combien de fois j'ai perdu d'email et le temps associé pour trouver un créneau avec quelqu'un ? Tu sais, entre ton agenda, celui de ton destinataire, de ton client, de ton prospect, de ton contact, parfois même il y a une histoire de fuseau horaire, c'est un enfer sur terre. Alors aujourd'hui, il y a des outils qui existent, comme Calendly ou Acuity, qui te permettent de gagner un temps fou. moi je sais que mes clientes, quand elles utilisent mon agenda en ligne, elles voient mes disponibilités en temps réel, qu'elles soient en France ou pas. Elles peuvent réserver directement le créneau qui les intéresse et si jamais c'est une visio ou un appel téléphonique, le lien de la visio ou le lien de l'appel s'ajoute automatiquement. En plus de ça, ça se connecte avec nos agendas respectifs, du coup ça bloque les créneaux et on est sûr de pas avoir deux rendez-vous en même temps. Résultat, aucune friction. aucune perte de temps, c'est fluide pour tout le monde et j'ai envie de dire maintenant les gens sont plutôt habitués à ce système là. Et tu sais quoi ? Mes clientes en fait elles adorent cette automatisation parce qu'elles ont l'impression que c'est hyper pro et en même temps c'est très simple à mettre en place. C'est le parfait exemple d'une automatisation qui rend service aux deux côtés. La deuxième automatisation... que je vois souvent chez mes clientes, en tout cas qu'elles me demandent, c'est au niveau de la facturation et des paiements. Ça demande de l'énergie si c'est pas ton travail et si tu n'aimes pas la comptabilité. Pendant longtemps, moi je faisais mes factures à la main. Et honnêtement, ça me prenait une énergie folle. Parce qu'il fallait réfléchir à comment formuler les choses, il fallait les envoyer, les suivre, éventuellement les relancer. Et une fois que le paiement était reçu, il fallait... connecter le paiement à la facture et valider ma pré-comptabilité. Et ça pour chaque facture, donc c'était relativement long. Aujourd'hui, j'ai mis en place un système automatisé pour moi, mais aussi pour certaines de mes clientes. Il y a des paiements qui peuvent être récurrents, on a mis en place un Stripe. Les factures se génèrent automatiquement, elles sont envoyées sans qu'on ait à y penser, ni moi ni mes clientes. Et du coup, je n'ai plus à me métamorphoser en comptable, et ça, ça change tout dans mon quotidien. Et certes, ça te fait gagner du temps, mais il n'y a pas que ça. En fait, c'est aussi et surtout de l'espace mental que ça te fait gagner. Parce que personnellement, depuis que j'ai mis ça en place, je sais que je suis plus parasitée par cette petite voix qui me dit « Est-ce que t'as pensé à relancer cette cliente ? » Ou est-ce que tu as pensé à... éditer cette facture pour recevoir des sous sur ton compte pro. Avec cette automatisation, tout est fluide. D'ailleurs, si t'as envie d'identifier où est-ce que tu peux commencer au niveau de tes propres automatisations, j'ai... Une ressource gratuite, c'est une checklist où il y a 50 tâches que tu peux automatiser dès aujourd'hui pour commencer à te libérer du temps et surtout de l'espace mental. Comme d'habitude, tu retrouves le lien dans les notes de l'épisode. La troisième automatisation, c'est l'onboarding client automatisé. Et ça, c'est l'une de mes préférées parce qu'elle m'allège énormément dans mon quotidien. Avant que je la mette en place, dès qu'une cliente rentrer dans mon business, il fallait que je lui prépare un email personnalisé. Souvent, il y avait même des échanges de mails parce qu'elle avait des questions. Il fallait que je prépare sa trame d'audit, puisque quand je travaille avec mes clients, je commence par auditer leur business, c'est-à-dire regarder ce qui se passe, les points forts, les points faibles. Et puis, il y a des documents d'accueil. Tu t'en doutes, tu t'en doutes, je passais un temps monstrueux à tout préparer à chaque fois. Aujourd'hui, avec ma séquence automatisée, c'est un petit peu différent. Maintenant, dès qu'une cliente signe chez moi, j'ai plus à m'inquiéter. Je sais qu'il va y avoir un mail automatique, personnalisé, qui va partir avec toutes les infos dont elle a besoin. Sa trame d'audit va être préparée par rapport à sa situation et lui sera envoyée. Comme ça, elle peut préparer le travail en amont. Et au moment de notre visio, on se concentre sur l'essentiel. Et pareil. pour les différentes étapes qu'on a quand on travaille ensemble. Le résultat, encore une fois, un gain de temps, mais c'est surtout l'expérience client n'est pas la même. En fait, elle est beaucoup plus fluide d'un côté comme de l'autre, elle est beaucoup plus professionnelle, et ma cliente, quand elle vit cette expérience-là, elle se sent beaucoup plus accueillie, elle se sent guidée, rassurée, et moi je reste disponible pour... la partie humaine de la relation. Quatrième automatisation, les rappels automatiques. Si tu es comme moi, ton cerveau n'est pas fait pour tout retenir. C'est même humainement impossible avec tout ce qu'on a dans nos quotidiens. Moi, parfois, j'oubliais des suivis, j'oubliais des deadlines, j'oubliais des petites tâches, même si elles pouvaient être récurrentes, parce que quand on est pris dans le quotidien, c'est facile de laisser passer des infos à la trappe. Alors aujourd'hui, moi j'utilise Notion avec des rappels automatiques, ce qui fait que chaque tâche qui doit revenir par exemple chaque semaine ou chaque mois est déjà planifiée. J'ai pas besoin de m'en souvenir, mon outil va me le rappeler. Et là encore c'est une toute petite automatisation, mais multiplié par le nombre de choses auxquelles tu dois penser, ça change beaucoup de choses. Ça change beaucoup de choses, parce que... j'ai plus à porter ça dans ma tête et moi je me sens beaucoup plus légère et surtout j'ai l'impression d'être plus disponible aussi pour des choses plus importantes que de me rappeler qu'il faut que je fasse ma déclaration de TVA cinquième automatisation, les emails qui vont nourrir la relation même quand je ne suis pas derrière mon ordinateur. Pendant très longtemps, moi je vivais une angoisse c'est que si je ne poste pas ou si je ne Produis pas du contenu, si je ne suis pas présente, mon audience va m'oublier. Alors du coup, ça me crée des insomnies, ça me crée beaucoup de stress, et je m'épuisais en fait, je m'épuisais à être partout, tout le temps. Ce qui n'est pas une stratégie forcément très efficace. Aujourd'hui, j'ai mis en place des séquences qui sont automatisées, c'est-à-dire que quand quelqu'un s'inscrit à ma newsletter, il va recevoir une série de messages. que j'ai préparé pour lui. D'ailleurs, si tu veux savoir quels sont ses messages, rejoins la newsletter, et comme ça tu verras l'automatisation en action. Et ça me permet de ne pas être là physiquement tous les jours. Et pourtant, la relation, elle se construit quand même. Ce que je voulais dire aussi à travers cet épisode, une sorte de disclaimer, c'est que automatiser, ça ne veut pas dire enlever l'humain du business. Moi, quand je travaille une automatisation, je fais en sorte que... Il y a l'humain à la bonne place et l'automatisation à la bonne place aussi. Par exemple, pour les emails, j'écris mes mails comme si je parlais à un ou une amie entrepreneur. Ils ont ma voix, ils ont mon style. Et ça, c'est l'automatisation consciente. Parce qu'elle va venir me soutenir, soutenir mon business sans porter préjudice. Donc, ce que je veux que tu retiennes de cet épisode, c'est que les 5 automatisations que je t'ai mentionnées Merci. Pour moi, c'est mes incontournables d'un back-office qui respire la prise de rendez-vous. La facturation, l'onboarding de tes clients, les rappels automatiques et tout ce qui est email relationnel. Il n'y a rien d'exotique, il n'y a rien de compliqué là-dedans. Par contre, c'est des petits leviers qui changent beaucoup de choses au quotidien. Donc si tu t'es reconnu dans ce que je t'ai partagé, si tu as l'impression que ton back-office te ralentit, pose-toi peut-être cette question. Quelle est la tâche en ce moment ? que je répète régulièrement et que je pourrais déléguer à un outil. Et tu vas voir que rien que cette petite question et cette réponse, ça va te libérer énormément d'espace dans ton quotidien. Merci d'avoir écouté cet épisode. Pour prolonger ta réflexion, je t'invite à écouter l'épisode « Simplifier son offre sans perdre de chiffre d'affaires » parce qu'au final... Quand tu automatises, quand tu simplifies les choses, c'est deux facettes d'une même pièce. C'est-à-dire que tu vas libérer ton énergie pour la mettre là où ça compte. Tu verras, le lien est disponible dans la description de cet épisode. Et bien sûr, si tu veux recevoir chaque semaine mes exercices pratiques, mes réflexions business, des outils, en savoir plus sur les coulisses aussi de l'entrepreneuriat, pense à t'inscrire à ma newsletter. C'est le meilleur endroit pour aller plus loin ensemble. On se retrouve la semaine prochaine dans un nouvel épisode. Merci d'avoir écouté Working Process. Si l'épisode t'a parlé, pense à t'abonner pour ne rien manquer. Et si tu veux aller plus loin, rejoins ma newsletter. Je t'y partage chaque semaine des ressources pour construire un business durable sans t'oublier. Tous les liens sont en description. A très vite !
