Description

Tu veux gagner du temps, mais tu ne sais pas si tu dois d’abord optimiser ton workflow ou tout automatiser ? Découvre les avantages, les pièges et la méthode simple pour choisir et avancer sans t’épuiser.

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Transcription

• Speaker #0

  Bonjour et bienvenue dans cet épisode d'Esprit Léger, le podcast des 4 dirigeants et entrepreneurs qui veulent performer sans s'épuiser. Mon père me disait souvent quand j'étais petit, sois intelligemment feignant. Ce qu'il voulait sous-entendre, c'était simple. Pourquoi faire plusieurs fois la même tâche si tu pouvais la faire une seule fois, en mettant en place un process qui fera économiser du temps, de l'énergie, mais aussi te permettra d'éviter de faire des erreurs. Sur le moment, je comprenais, mais ne me disais pas à quel point ce conseil allait guider ma manière de travailler et faire partie intégrante de mon ADN. Alors tu as sûrement compris, aujourd'hui on va parler d'organisation, d'optimisation, de workflow et d'automatisation. En gros, comment on peut gagner du temps pour se consacrer à des tâches plus intéressantes. Alors tu as certainement déjà vécu une de ces situations. Passer 20 minutes à chercher un fichier et finir par refaire le travail. Faire les mêmes copier-coller tous les jours en te disant qu'un jour tu trouveras mieux. Mais aussi terminer ta semaine en allant travailler dur, mais pas sur ce qui compte vraiment. Et parfois c'est pire, tu as mis une automatisation en place mais elle ne correspond pas à ton vrai besoin. En réalité, tu as juste accéléré le mauvais process. Ou à l'inverse, tu as passé des heures à optimiser un workflow manuel, alors qu'il pouvait tout simplement être automatisé en 20 minutes. Je te rassure, ça m'est arrivé également. Et aujourd'hui, on va donc évoquer ces deux approches, le workflow optimisé et l'automatisation. On va voir comment les différencier, éviter les pièges, et surtout par quoi commencer pour regagner plusieurs heures par semaine. Commençons par le début, c'est-à-dire... tout simplement bien définir ces termes. Le workflow optimisé, c'est tout simplement avoir une façon claire et organisée de faire les tâches pour éviter les pertes de temps. On va prendre un exemple issu de mon expérience professionnelle, la fameuse validation hebdomadaire des notes de frais. Si les justificatifs arrivent par email, d'autres par message et que certains sont sur papier sur mon bureau, je vais perdre un temps fou à tout retrouver. Mais si toutes les demandes passent par un même formulaire en ligne qui range automatiquement les justificatifs dans le bon dossier, Avec les bonnes infos, je vais pouvoir les traiter en quelques minutes et sans stress. C'est ça, un workflow optimisé, c'est un chemin balisé où chaque étape est claire, chaque ressource est à sa place et où on avance sans détour inutile. Maintenant, on va voir l'automatisation. C'est tout simplement aller à cran plus loin. On ne va plus se contenter d'organiser, on va confier à un système l'intérêt de tout exécuter pour nous, sans intervention humaine finalement. Toujours en reprenant notre exemple, après réception et classement automatique, le système pourrait aussi envoyer un email ou un SMS au collaborateur pour lui confirmer la bonne réception, mais également l'informer que sa demande est en cours de traitement, puis lui envoyer un message final dès que le remboursement est validé. Résultat, zéro oubli, zéro relance manuelle et une communication beaucoup plus fluide. Pour résumer, voyons la différence entre l'automatisation et le workflow optimisé. Le workflow qui est idéal, on va dessiner la carte, le chemin si tu préfères. Et l'automatisation, on va tout simplement mettre la voiture en mode pilotage automatique. Et aujourd'hui, l'IA, c'est un vrai copilote qui peut trouver et prendre le raccourci parfois même avant que tu ne le demandes. Alors, petit point pour clarifier une chose. Le mot workflow ne veut pas dire la même chose partout. Et dans le sens général, le workflow optimisé, c'est une organisation claire de tes tâches, de tes outils, avec encore des étapes manuelles. Mais attention, parce que dans les plateformes d'automatisation comme Mac, Zapier ou N8n, on va parler de scénario, mais aussi de workflow. Et c'est tout simplement une chaîne d'action automatisée qui se déclenche toute seule. souvent avec des conditions et des branchements. Et effectivement, là on parle bien d'automatisation. Donc dans cet épisode, quand je vais parler de workflow optimisé, je vais bien parler d'organisation humaine assistée par des outils sains. Et quand je dis automatisation, ça va inclure des scénarios. Ça se trouve que tu as déjà automatisé ton workflow sans forcément le savoir. Je vais te partager mon vécu, mon expérience à ce niveau-là, quel que soit le poste que j'ai eu, collaborateur comptable, auditeur, responsable financier ou entrepreneur. Il y avait forcément des process soit à suivre, soit à mettre en place, pour garantir une qualité de travail, une rapidité d'exécution, mais aussi et surtout pour éviter de perdre du temps sur des tâches basiques à faible valeur qui revenaient un peu trop souvent. Dans la mesure du possible, je réorganisais mes bases de données et mes dossiers. Je créais un système et process qui étaient simples et fluides. Tout cela me permettait d'économiser 2 à 3 heures chaque semaine, mais surtout d'avoir beaucoup moins de frustration. Il n'y a rien de plus frustrant que de rechercher. plusieurs fois les mêmes éléments et de ne pas les trouver. Et ensuite, je suis passé à l'automatisation. Alors, je prends un exemple. J'ai créé un outil de préparation de contenu. Je vais remplir six éléments, à savoir le sujet, la cible, le problème et contexte, le niveau de conscience de la cible, l'objectif du poste et surtout le type de contenu. Résultat, en 20 secondes à peine, j'ai une FAQ optimisée, des données fiables et sourcées sur mon sujet, adaptée à ma cible, à son problème et au contexte énoncé. Mais surtout, j'ai un résumé Merci. de la valeur que ça apporte pour mon contenu. Et le tout est prêt à être copié-collé dans un prompt dédié. Après, je peux également, en un clic, lancer la prérédaction de ce contenu. Alors, pour info, je repasse systématiquement derrière pour contrôler le résultat et personnaliser que ce soit avec mes mots, mes tournures de phrases et m'assurer que ce soit vraiment impactant. Avant, je n'aurais même pas eu le temps de faire une simple recherche fiable sur Internet ou même avec ChatGPT. Rien que cette étape me permet de gagner, selon le format, que ce soit un post sur un article ou un newsletter, entre 15 et 30 minutes par contenu, mais aussi et surtout de gagner en qualité. Au final, c'est facilement 4 à 5 heures d'économiser chaque semaine. Ça équivaut finalement à une demi-journée que je peux allouer à autre chose. On va aborder les avantages et les risques. Par exemple, pour le workflow optimisé, les avantages, c'est que c'est rapide à être mis en place. Ça permet de réduire immédiatement le temps perdu, mais surtout, on n'a absolument pas besoin de compétences techniques. Si on reprend un autre exemple des notes de frais, centraliser finalement toutes les demandes et justificatifs dans un seul formulaire en ligne avec un dossier dédié, peut te permettre de gagner 2 à 3 heures chaque semaine, rien qu'en évitant de rechercher les pièces dispersées, que ce soit dans tes mails, tes messages ou sur des documents papiers. Le problème, c'est que tu risques de continuer à exécuter manuellement chaque étape et finalement avoir une charge de travail toujours présente. Ce risque, dans notre exemple, c'est que si ton process est mal pensé, que ce soit les pièces justificatives mal nommées, des champs oubliés dans le formulaire, même un bon rangement ne corrigera pas ces erreurs. Tu risques juste de traiter plus vite un flux de demandes qui restera incomplet Merci. ou source d'erreur. Alors maintenant, par rapport à l'automatisation, l'avantage, c'est que ça va éliminer certaines tâches, te permettre finalement de gagner du temps et de l'énergie. Ça va diminuer ta charge mentale, mais aussi tu vas pouvoir personnaliser avec l'intelligence artificielle. Dans notre cas, une fois la demande validée, le système peut tout simplement envoyer automatiquement un email ou un SMS au collaborateur pour lui confirmer l'approbation, mais aussi lui indiquer la dette prévue de remboursement sans que tu aies à faire quoi que ce soit de manière manuelle. Mais le risque, c'est que si le scénario est mal configuré, les erreurs vont se propager beaucoup plus vite et massivement. Avec le fait, un paramètre incorrect pourrait valider automatiquement des demandes incomplètes ou envoyer un SMS d'approbation avant vérification, mais également créer des incohérences ou des problèmes administratifs. Tu l'auras compris, l'automatisation demande un setup rigoureux, mais aussi une supervision régulière. Maintenant, il faut savoir comment choisir. Et du coup, pour bien choisir, tu vas te poser certaines questions. Alors voici une checklist décisionnelle et tu vas commencer tout simplement par te demander à quelle fréquence tu fais cette tâche. Alors si c'est rarement, tout simplement tu peux le laisser tel quel. Mais si tu fais cette tâche souvent, tu vas te poser la question suivante. Est-ce qu'elle nécessite ta créativité ou ton jugement ? Si c'est oui, tu peux la garder humaine mais la rendre un peu plus fluide avec un workflow optimisé. Et si c'est non, tu vas te poser cette question. Est-ce qu'elle suit toujours les mêmes états ? Si la réponse est oui, c'est une candidate. idéal pour l'automatisation. Et si la réponse est non, commence par la clarifier et la standardiser dans un workflow optimisé. Enfin, la dernière question que tu vas pouvoir te poser, c'est que gagnerais-tu si elle disparaissait totalement de ton agenda ? Si la réponse, c'est que tu as gagné beaucoup de temps et moins d'erreurs, dans ce cas, tu vas pouvoir la prioriser pour l'automatisation. Si c'est un simple gain, dans ce cas, tu vas simplement l'intégrer dans ton organisation actuelle. Pour résumer, le workflow, finalement, c'est plutôt... pour des tâches humaines où il y a encore toute l'intervention et ce sont des tâches qui sont répétées. L'automatisation, c'est plus pour des tâches prévisibles sans réelles valeurs créatives. Rien de tel que l'action pour avancer. Du coup, je te propose de choisir une tâche que tu fais 3 à 5 fois par semaine. Tu vas décider si elle mérite un workflow, une automatisation ou finalement rien du tout. Et rappelle-toi que chaque heure gagnée aujourd'hui est une heure que tu peux investir demain dans ce qui compte vraiment. Merci d'avoir écouté cet épisode et pense à t'abonner pour ne pas louper les prochains.