Speaker #0Bienvenue sur Feedback, le podcast autour du management et du leadership. Je suis Élodie, manager depuis 14 ans, et ma mission, c'est d'aider les salariés et entrepreneurs à prendre confiance en elles pour manager sereinement leur équipe. Alors si toi aussi tu es convaincu qu'on peut avoir un management bienveillant et un leadership affirmé sans écraser les autres, abonne-toi ! Tu trouveras ici tous mes conseils et retours d'expérience pour t'aider à devenir une des leaders de demain. Je te souhaite une agréable écoute ! Et bienvenue dans ce nouvel épisode de Feedback. Et aujourd'hui, parce que oui, au moment où je tourne cet épisode, on est fin juin 2025, les grandes vacances approchent. Et je sais que c'est toujours une période, alors certes qui est souvent liée à une baisse d'activité, où on part en vacances, mais qui peut être source aussi de stress pour beaucoup de managers, puisque on va devoir préparer nos vacances et préparer notre retour. Et ça fait souvent des to-do list à rallonge avant de partir. Donc je voulais te faire un épisode spécial. Pour voir les erreurs, les 5 erreurs à éviter avant de partir en vacances quand on est manager, c'est parti ! La première erreur que je constate tout le temps, et j'ai été la première à la faire, c'est de vouloir tout finir avant de partir. D'avoir une to-do list interminable qui n'en finit jamais avec au moins mes 25, 30, 50 choses à faire. Et en plus on l'alimente quasiment tous les jours, même toutes les heures en se disant « Ah non mais attends, faut pas que j'oublie ça avant de partir, faut pas que j'oublie ça avant de partir » . Clairement, on a une charge mentale de dingue. Cette erreur, c'est de vouloir tout faire, cocher sa to-do list en entier avant de partir. Spoiler alert, c'est quasiment impossible. Il faut que tu acceptes dès à présent que tu ne pourras pas tout faire avant de partir en vacances, même si tu fais une journée de 12 heures le jour de ton départ. Moi, ça m'est arrivé souvent, le vendredi avant mon départ en vacances, de faire des heures supplémentaires à go-go, parce que je voulais m'assurer de tout finir. C'est quasiment impossible. Alors certes, tu ne vas pas pouvoir finir ta to-do list, mais tu vas devoir prioriser. Pour ça, je vais te donner des conseils pratiques. Tu vas voir à chaque erreur que je vais te donner pendant cet épisode, je vais te donner des conseils pour aller au-delà de cette erreur. La première chose que tu peux faire, c'est de déterminer les trois ou cinq tâches ultra prioritaires à faire impérativement avant ton départ. Et c'est sur ces tâches-là que tu vas te concentrer avant de partir. Le deuxième conseil que je peux te donner, c'est... Comme je l'ai dit, d'accepter que tu ne pourras pas tout faire et de comprendre que la terre, elle ne va pas s'arrêter de tourner. Ton service, ton entreprise ne va pas s'arrêter si tu ne finis pas tout avant de partir. Et enfin, le troisième conseil que je pourrais te donner, que j'adore personnellement, que moi je fais chaque été, c'est la note to-do list. Qu'est-ce que c'est que cette histoire ? Qu'est-ce que c'est que ce concept ? C'est en fait de lister plusieurs tâches que tu ne feras surtout pas avant ton départ. Un exemple que tu pourrais mettre en place, c'est de ne pas répondre. Par exemple, moi, je sais qu'on avait un service où on avait beaucoup de demandes clients, un SAV très important. Eh bien, moi, je savais que la semaine avant mon départ en vacances, je ne prenais pas en charge certaines réponses clients. Je laissais mon équipe répondre. C'était leur cœur du sujet. C'était leur taf à eux. Mais des fois, je les dépannais sur certains sujets où je répondais à certaines demandes. Mais ma semaine avant mon départ, je m'interdisais de le faire pour pouvoir me concentrer sur les tâches prioritaires qu'on a vues tout à l'heure. Ça peut être aussi t'interdire de répondre aux emails de certaines personnes ou t'interdire de répondre aux emails dès que tu arrives au travail le matin. Ça peut être aussi de ne pas prendre ton ordinateur ou de ne pas prendre ton téléphone le jour de ton départ en vacances et de les laisser au bureau. Tu vois, c'est tout un ensemble d'actions que tu peux déterminer en avance et que tu ne feras surtout pas avant de partir en vacances. L'erreur numéro 2 que je vois régulièrement, c'est d'éviter de déléguer ou de mal déléguer. Ça aussi, c'est un classique, c'est une erreur dans laquelle tombe je ne sais pas combien de managers au moment de l'été, c'est de déléguer à la vitesse grand V, c'est-à-dire mal. Vas-y, tu gères à ça pendant que je ne suis pas là, ou vas-y, est-ce que tu peux gérer ça vite fait pendant deux heures le temps que je gère tel et tel dossier avant mon départ ? En fait, c'est qu'on se retrouve dans la précipitation, on se retrouve à déléguer vite, sans donner un cadre clair, sans expliquer les choses de façon... détaillé avec le maximum de process, une délégation mal préparée au final, ça c'est le meilleur moyen de se planter et de perdre encore plus de temps, soit juste avant de partir, soit à son retour, pour rattraper les choses qui auront été mal faites. Ou alors, la deuxième facette de la même pièce de la délégation, ça va être de ne pas déléguer du tout. De se dire, non mais de toute façon là j'ai pas le temps de déléguer, j'ai pas le temps d'expliquer, il vaut mieux que ça soit fait par moi, donc du coup je vais tout prendre en charge avant mon départ, je vais pas demander d'aide. Et là, effectivement, tu vas te retrouver avec des semaines à 50 heures juste avant de partir. Donc là, ce qui va se passer... Avant ton départ, c'est que soit tu vas avoir une surcharge de travail parce que tu n'auras pas délégué du tout ou tu auras mal délégué. Donc là, c'est quelque chose qui s'anticipe, qui se planifie et tu peux le faire dès maintenant si tu pars en vacances en août. Et le deuxième conseil que je donne, c'est de déléguer aussi pendant que tu n'es pas là. C'est-à-dire d'avoir un ou deux référents sur certains sujets, de les désigner avant ton départ, à la fois aux personnes concernées, mais aussi à l'ensemble de ton service et à l'ensemble des personnes avec qui tu travailles. Comme quoi, en ton absence, ce sont ces personnes-là qu'il faut contacter. Ce sont ces personnes-là qui vont gérer le dossier X ou Y pendant que tu es en train de te dorer la pilule au soleil. Alors, tu ne vas pas le tourner comme ça, mais voilà. L'idée, c'est de préparer aussi une délégation en ton absence. Non pas avant, mais aussi pendant. Et pour ça, il faut que tu fasses un brief très clair avec l'ensemble des éléments que tu vas déléguer. Comment tu vas déléguer ? Par quelles étapes tu vas passer ? Quels sont les deadlines à respecter ? Donc, toute délégation pourrait être réussie. elle doit être préparée. Et franchement, l'été, c'est le meilleur moment pour commencer à déléguer certaines tâches, à prendre quelques minutes pour le faire bien avec des process clairs, des briefs précis, des entretiens pour expliquer les choses, du temps pour montrer aussi à la personne à qui tu vas déléguer la méthode, les étapes par lesquelles il faut passer. Tu laisses la tâche être faite en ton absence et l'idée, c'est de ne pas la récupérer quand tu vas rentrer de congé. L'été est l'un des meilleurs moments pour apprendre à déléguer. et pouvoir décharger un petit peu certaines de tes tâches, pouvoir gagner du temps tout simplement à côté et retrouver une rentrée beaucoup plus sereine, apaisée, avec du temps gagné, avec des tâches en moins, parce que ton équipe aura pris en charge certaines choses pendant que tu n'es pas là. L'erreur numéro 3 que je vois souvent et qui est un petit peu la conséquence de la délégation qu'on a vue à l'erreur numéro 2, c'est de partir en vacances sans laisser de consignes claires par rapport aux urgences. Le... Le plus gros des problèmes qui se passent avec les vacances des managers, c'est que la plupart du temps, on va se rendre disponible pendant nos vacances. Moi, de nombreuses années, j'ai toujours dit à mes équipes, mais ne vous inquiétez pas, vous avez mon numéro, vous pouvez m'appeler, je reste disponible pour répondre à vos questions. Je regarde mes mails tous les deux, trois jours, vous pouvez m'envoyer un mail, c'est un problème. Je te conseille de ne pas faire ça, parce que moi, du coup, ça m'a empêché de déconnecter complètement, mais de nombreuses années. Maintenant, quand je pars en vacances, je déconnecte complètement. Je n'ai pas la tête au travail et vraiment, là, ça m'allège une sacrée charge mentale. Mon cerveau se repose vraiment. Donc, comment faire pour, si jamais il y a une urgence, que tu ne sois pas dérangé pendant tes vacances ? Il faut que tu sois très clair par rapport à ce qui est urgence, ce qui est important, ce qui doit être prioritaire. C'est-à-dire qu'au lieu d'être contacté pour n'importe quelle raison pendant tes vacances, tu vas lister de façon très précise les cas uniques. où tu acceptes d'être dérangé par un appel ou par un mail. Et ça, tu vas en lister 3 à 5. C'est les cas où vraiment il n'y a que toi qui peux décider, il n'y a que toi qui peux trancher. C'est les seuls cas où tu vas être disponible. Moi, je sais que je restais disponible pour certains appels d'offres qui représentaient un certain montant de chiffre d'affaires. C'est-à-dire que si le dossier représentait plus de 50 000 euros, là oui, on me contactait pour valider le taux de marge qu'on allait présenter. Deuxième cas où je restais disponible, s'il y avait une histoire de mot de passe ou de problème de connexion à un logiciel qui posait problème, même si les mots de passe étaient partagés, des fois on pouvait avoir des soucis de régénération ou de double authentification, là je reste disponible. Ou des fois ça peut être des envois de SMS sur des portables, enfin voilà. Il peut y avoir plein de cas au niveau de la sécurité des logiciels, là je restais disponible. C'est les deux seuls cas, et encore les dernières années, même pour les appels d'offres, je ne le faisais plus. Ce sont les seuls cas. qui étaient pour moi des cas d'urgence, qui pouvaient bloquer mon équipe pour des sujets importants. C'est les seuls cas où j'étais disponible et accessible en vacances. Donc en fait, prends le temps de définir le cadre clair où tu acceptes que les autres te dérangent pendant tes vacances. Si ce n'est pas clair, si ton équipe ne sait pas ce qu'est une urgence, ne sait pas ce qu'est une urgence importante, ils vont t'appeler, ils vont t'écrire des mails pour tout et n'importe quoi. Donc vraiment, c'est à toi de poser le cadre. Il ne suffit pas de se plaindre et de se dire « Oh là là, mais je ne peux jamais partir en vacances tranquille » puisque moi, c'était ce que je disais. Mais tout simplement parce que je ne mettais pas les éléments en place, je ne fixais pas les règles du jeu. C'est à toi de fixer ces règles-là, de les communiquer clairement et au moins, là, tu pourras passer des vacances à peu près tranquille. Ce qui est important aussi, c'est que tu définisses le canal sur lequel on peut te contacter. Moi, je ne voulais pas forcément qu'on m'appelle. Je disais tout simplement que j'allais regarder mes mails à... tel moment dans la semaine et que du coup, s'il y avait quelque chose d'important, on pouvait me l'envoyer et je le lirais à ce moment-là, genre le vendredi au bout d'une semaine de vacances ou au bout de deux semaines. Généralement, moi, ce que je faisais, c'est que je disais que j'allais regarder mes mails les trois premiers jours et après je coupais complètement. Après je coupais totalement de A à Z puisque j'ai appris au fur et à mesure des années à poser des briefs de plus en plus clairs et précis. Mais encore une fois c'est pareil, c'est à toi de fixer les règles du jeu. Donc tu peux dire je suis disponible que sur WhatsApp, je suis disponible que par téléphone, je suis disponible que par mail. Moi je préférais en tout cas les mails parce que tu étais maître du moment où tu allais les consulter. J'étais pas fan des messages textos WhatsApp ou appel parce que là en fait c'est toi qui es en réaction aux autres. C'est ton agenda qui se plie aux urgences des autres. Moi, je voulais être maître du moment et de la méthode par lesquelles j'allais être contactée. Si je voulais regarder mes mails que le mercredi matin, en ayant pris mes vacances dès le lundi, c'était mon choix. Du coup, c'est à toi de fixer les règles par rapport à ça. Moi, je te conseille de rester sur quelque chose qu'on appelle asynchrone, c'est-à-dire des mails ou des messages WhatsApp ou des Slack, et c'est toi qui décides quand est-ce que tu les consultes ou pas. Ça peut être aussi un répondeur pour les appels. mais en tout cas de ne pas répondre forcément de façon instantanée aux messages ou aux appels qu'on t'envoie. Et troisième élément qui est important, le but c'est que tu diffuses ton mode d'emploi, comment est-ce que tu vas fonctionner pendant tes congés, au-delà du canal sur lequel on peut te contacter. Précise aussi, si c'est l'asynchrone, à quel moment tu vas consulter. Par exemple, si tu dis que tu vas consulter tes mails que chaque vendredi pendant trois semaines, ça permet d'éviter à la personne Quitte à envoyer le mail le mercredi, de ne pas attendre ta réponse la journée du mercredi ou du jeudi, et de te relancer, quitte à t'appeler pour te déranger parce qu'elle n'a pas eu de réponse et qu'elle veut être sûre que tu les ai lues. Donc là, pareil, tu fixes un cadre clair. C'est toi qui vas dire, je vais regarder à telle fréquence, à tel moment, à tel jour, tel matin, tel soir. Comme ça, au moins, ça rassure ton équipe, ça rassure les personnes en face de toi et tu vas être beaucoup moins dérangé également. La quatrième erreur que je vois aussi souvent chez les managers qui partent en vacances, c'est de ne pas avoir un message d'absence clair. On a maintenant des outils qui sont formidables, donc on peut faire des mails de réponse automatique qui indiquent nos absences, on peut mettre un message sur notre répondeur, et en fait un message d'absence ça se fait pas n'importe comment. Ce message d'absence, il va préciser tes dates d'absence. Petit tips, moi que j'utilisais, c'est que souvent j'indiquais une date de retour, un ou deux jours après mon retour effectif au travail. Généralement, je rentrais le lundi, je mettais dans mes mails que je rentrais de vacances le mercredi. Comme ça, ça me laissait deux jours où j'avais beaucoup moins de sollicitations et ça me permettait de reprendre en main les dossiers à mon retour. Moi, c'était une astuce que j'utilisais assez souvent. Tu précises tes dates de vacances, tu précises qui gère tes dossiers en ton absence, référence au point numéro 2 qu'on a vu où tu vas désigner un ou deux références sur certains sujets. Et tu peux aussi indiquer des instructions précises en cas d'urgence. Ça peut arriver de lire des phrases comme « en cas d'urgence, vous pouvez contacter aussi le standard au numéro tantantant » . Comme ça, ça rassure ton interlocuteur. Ces messages d'absence, ils servent à qui ? Au service interne, quand tu es vraiment dans une très grosse boîte et que les gens ne connaissent pas forcément les congés de tout le monde. Ou alors, ça s'adresse aussi à l'extérieur, à des fournisseurs, à des clients, où eux, au moins, s'ils ont une demande, ils savent que tu n'es pas là. Ils ont l'information que tu es absente et au moins, ils peuvent se tourner vers quelqu'un d'autre. Il n'y a rien de pire pour quelqu'un de l'extérieur de ne pas savoir quoi faire. Déjà, de ne pas savoir si tu n'es pas là et de ne pas savoir vers qui se tourner pour poser les bonnes questions. Je pense notamment aux commerciaux qui ont un lien fort avec leurs clients, etc. Là, au moins, ils savent quoi faire si tu n'es pas là. Ils savent à quelle date tu reviens. Et au moins, pareil, tu donnes un mode d'emploi complet aux personnes qui veulent te contacter. Je n'ai pas envie de faire d'injonction dans cet épisode de podcast. C'est à toi de gérer les vacances comme tu le souhaites. C'est à toi de vouloir être disponible ou non pour ton équipe ou ta direction. C'est à toi de gérer. Par contre, si tu veux déconnecter totalement, déconnecte totalement. C'est-à-dire, tu ne prends pas ton téléphone, tu ne prends pas ton ordinateur, tu te refuses à regarder les mails. En fait, il faut que tu respectes les règles que tu as fixées avant. Si tu as dit à ton équipe que tu checkais tes mails qu'une fois par semaine le vendredi, elle ne va pas aller checker le mercredi et le mardi. et leur répondre en plus à leur message, à ce moment-là, ça serait un petit peu contre-productif. Tu envoies en fait des mauvais signaux de communication à ton équipe en disant que tu respectes pas ce que tu dis, tu ne fais pas ce que tu dis. Donc, vraiment, si tu veux déconnecter complètement, déconnecte complètement. Ne prends pas tes outils de travail, enlève tes notifications. Si jamais ton téléphone pro et perso, c'est le même, t'enlèves tes notifications de travail. Moi, je sais que je désactivais ma puce professionnelle sur mon téléphone double SIM. Vraiment, prends des actions pour déconnecter. Parce que notre cerveau est habitué aux notifications, à aller checker, à aller vérifier si on ne nous a pas envoyé quelque chose. Donc vraiment, ça va être à toi de canaliser ça. Donc, il faut que tu mettes en place des actions pour t'empêcher de le faire et pour déconnecter totalement. Et enfin, la sixième erreur que je vois régulièrement, c'est un peu l'erreur bonus que je vais te donner dans cet épisode, c'est de ne pas préparer ton retour. Car oui, il faut préparer ton départ, mais il faut aussi préparer ton retour de vacances. Donc, comment faire ça ? J'ai décidé de te partager quand même ce conseil parce que... Pareil, mes premières années quand j'étais manager, qu'est-ce que je faisais ? Je préparais mon retour de vacances le dimanche au soir. C'est-à-dire, je me mettais devant mon ordi à la maison, j'ouvrais mon téléphone, je commençais à écouter les messages et je commençais à répondre à mes mails dès le dimanche soir. C'est-à-dire que je ne profitais même pas de ma dernière soirée de vacances, je commençais déjà à bosser parce que je ne voulais pas être pris dans le flot dès le lundi de mon retour. C'était complètement débile parce que de 1, J'acceptais que mon équipe, quand ils rentraient, ils aient un petit peu cette espèce de sas de décompression et qu'ils ne soient pas à donf dès qu'ils arrivaient le lundi. Mais je ne me l'autorisais pas à moi-même. Et ça, en fait, ce n'est pas normal. On a le droit, quand on rentre de vacances, d'avoir un sas de décompression le lundi, de prendre le temps, de faire le point avec son équipe pour voir quels ont été les sujets importants, quels ont été les problèmes qu'il y a eu, comment ça s'est passé, de checker tes mails. Enfin, on a le droit de prendre ce temps-là sur notre temps de travail. Donc au fur et à mesure des années, là pareil, j'ai réorienté un petit peu mon organisation. J'ai ce sas de décompression, comme je t'ai dit tout à l'heure. Dans mon message d'absence, généralement, je ne mets pas mon vrai jour de retour. Je le décale toujours de un ou deux jours pour pouvoir prendre le temps, de checker mes mails, de faire le point sur tout ce que j'ai à faire à mon retour. Si tu peux faire du télétravail, je te conseille aussi de prendre ton premier ou tes deux premiers jours de retour en télétravail. Ça va te permettre d'être focus et de ne pas être prise dans un espèce de... tourbillon de productivité, de ce que tu veux dès que tu rentres au boulot. Moi, je sais que je pars souvent en dehors des vacances scolaires et souvent, ça m'a marqué, notamment dans mon ancienne boîte, où moi, je partais souvent fin septembre, début octobre. Je rentrais de congé, mi-octobre et là, tout le monde était déjà à fond. C'était en plein milieu de l'activité, en plein boom. Et moi, j'étais là hyper chill et en fait, ça faisait un gros décalage. Alors, c'est vrai que je me prenais ça un peu en pleine face. Et c'est pour ça que j'avais besoin de ce sas un petit peu pour me remettre dans le mood du travail. Parce que tu reviens de je ne sais pas quelle plage et tu reviens au boulot, c'est un peu rude. Donc n'hésite pas, si tu peux poser un jour de télétravail ou avoir ce sas de décompression, prends-le. Mais surtout, ne prends pas sur ton dimanche la veille de ton retour du temps personnel pour avancer sur tes mails pro par exemple. C'est contre-productif, ça ne sert à rien. Ton cerveau a le droit de se reposer jusqu'au bout. Et quand je dis que ton retour se prépare, c'est-à-dire qu'il se prépare dès ton départ. avant ton départ en vacances. Moi, ce que je te conseille de faire, c'est ce que je fais, c'est que je vais lister, en fait, je vais déjà préparer ma journée de mon retour. C'est-à-dire que dans mon calendrier, dans mon agenda, dans ma to-do list, je vais déjà mettre, checker ça, faire le point sur tel dossier, faire l'échange ou l'entretien avec Jessica pour faire le point sur comment s'est passée la délégation en mon absence. Et en fait, mes deux premiers jours de boulot sont déjà cadrés. Je sais déjà quelles sont mes priorités, je sais déjà sur quoi je dois mettre mon focus. Et ça, c'est un gain de temps. de temps, de fou quand on rentre parce que notre cerveau, s'il a vraiment déconnecté, le lundi, au moins, on n'est pas la fleur au fusil. On sait exactement ce qu'on a à faire. Notre halo du passé, notre manager du passé a déjà préparé le terrain pour la halo du futur ou la manager du futur. Donc ça, c'est une super astuce que je te conseille de faire. C'est de préparer avant même ton départ, ta journée du retour avec un ensemble de choses à faire. C'est tout pour cet épisode aujourd'hui. J'espère que ça t'a donné des pistes concrètes pour partir en vacances sereinement. et éviter les erreurs qu'offrent la plupart des managers dans cette situation-là. Je veux surtout te donner un rappel, c'est que les vacances, ce n'est pas un luxe. C'est un besoin pour ton cerveau, c'est un besoin pour baisser ta charge mentale, c'est un besoin pour tenir le marathon du management. Et vraiment, si tu ne prends pas le temps de déconnecter pendant tes vacances, que ton cerveau se mette sur off, je ne sais pas à quel moment tu vas le faire en fait. Et ton cerveau, il a besoin de ces phases de repos. C'est comme un muscle, c'est comme n'importe quel sportif, on a besoin des phases de repos pour pouvoir faire de la performance à côté. Donc pense bien à ça, les vacances ce n'est pas un luxe, mais c'est un réel besoin pour ton cerveau. Donc pars sereine, essaye de lâcher prise, la terre ne va pas s'arrêter de tourner, tout va bien se passer. Et j'espère qu'en appliquant les astuces que je t'ai données, tu vas partir beaucoup plus sereinement en vacances. Et si tu veux aller plus loin, tu as le cahier de vacances qui est à disposition, tu trouveras le lien directement dans les notes de cet épisode. que tu m'écoutes en podcast ou sur YouTube, tu as juste à cliquer sur le lien en description et tu vas voir, je t'ai préparé plein d'exercices pour déconnecter, pour passer un bon été. Car oui, moi, j'étais fan quand j'étais petite des cahiers de vacances. Donc autant en faire un, même si on est adulte, on a le droit. Tu verras, il y a plein d'exercices, mes meilleurs conseils de podcast, de bouquins pour cet été et plein d'autres choses. Tu as le lien dans la description. Et si tu aimes le podcast, n'hésite pas à le soutenir en likant cet épisode, en t'abonnant à la chaîne, en t'abonnant aussi à mon podcast. et du coup sur ça je te dis à la semaine prochaine Oula, on va tester un nouveau concept, c'est les concepts de l'été, je fais ça chaque année. On va avoir une mini-série de 4 épisodes, je ne dis pas encore le thème, et j'espère vraiment que ça va te plaire, je me régale déjà de préparer ça en avance pour toi. Je te dis à la semaine prochaine ! Je te remercie d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. Si tu l'as apprécié, je t'invite à t'abonner sur ta plateforme préférée et à me laisser un commentaire 5 étoiles. On se retrouve au prochain épisode pour parler Management et Leadership.
