Speaker #0Bienvenue sur Feedback, le podcast autour du management et du leadership. Je suis Élodie, manager depuis 14 ans, et ma mission, c'est d'aider les salariés et entrepreneurs à prendre confiance en elles pour manager sereinement leur équipe. Alors si toi aussi tu es convaincu qu'on peut avoir un management bienveillant et un leadership affirmé sans écraser les autres, abonne-toi ! Tu trouveras ici tous mes conseils et retours d'expérience pour t'aider à devenir une des leaders de demain. Je te souhaite une agréable écoute. Hello à toi ! et bienvenue dans ce nouvel épisode de Feedback. Et je suis ravie de te retrouver aujourd'hui pour un épisode qui va être centré sur ton organisation de manager. Ma question va être très simple. Est-ce que tu peux me dire, là maintenant, à quoi ressemble ta semaine type de manager ? Je parle de ta semaine réelle, celle que tu vis au quotidien, pas forcément celle que tu aimerais avoir, ta semaine théorique, ta semaine idéale. Non, celle que tu vis vraiment dans ton quotidien de manager. Et je vais mettre ma main au feu que, déjà, c'est un mélange de réunions qui s'enchaînent, parce que quand on est manager, on assiste à un nombre incalculable de réunions, de mails auxquels tu réponds entre deux réunions, justement, de dossiers que tu ouvres mais que tu clôtures pas vraiment, d'interruptions constantes de ton équipe et d'une to-do liste qui grossit encore plus vite que les tâches que tu mets en fini. Et en fait... Quand je fais notamment mes rendez-vous de managers 360, la plupart des managers me disent « Non mais moi j'ai un gros problème d'agenda, j'ai un gros problème d'organisation, ça serait trop bien si j'avais beaucoup plus d'heures à ma disposition. » Ben non en fait, non. Parce que même si tu avais 50 heures à ta dispo, tu serais autant débordé. Parce que tu subis ton agenda. Tu ne t'autorises pas à prendre la main et à reprendre le contrôle de ton agenda. Donc aujourd'hui... Je vais te botter un petit peu les fesses et je vais te donner 5 blocs de temps qui vont t'aider à changer ça et à reprendre la main sur ton agenda. C'est 5 blocs de temps que j'ai mis du temps à intégrer moi dans mon agenda, mais maintenant qui en font partie intégralement, et 5 blocs de temps auxquels je ne déroge jamais. Donc c'est parti, on va regarder ça ensemble, mais avant ça, j'aimerais t'annoncer que je vais organiser un live exclusif. pour arrêter de courir après le temps une bonne fois pour toutes et t'aider à reprendre le contrôle de ton temps et de ton agenda grâce à Notion. Donc, si tu as déjà utilisé Notion, mais que tu n'as pas vraiment réussi à l'utiliser, peut-être que tu as juste entendu parler de Notion et que tu te demandes comment est-ce que ça pourrait t'aider en tant que manager, viens réserver ta place à mon live. Il a lieu le vendredi 17 avril à midi et du coup, je te mets le lien dans la description de cet épisode pour réserver ta place. Allez, c'est parti pour les 5 blocs de ton agenda à intégrer absolument si tu veux retrouver la maîtrise de ton temps. Donc déjà, le premier bloc que j'ai envie de te conseiller de mettre, c'est le bloc de planification. Pour moi, c'est une demi-heure à une heure par semaine non négociable. Ce bloc-là, quasiment personne ne le fait, alors que c'est celui que tout le monde devrait faire en premier. Et pendant ce bloc, en fait, l'idée, c'est que tu ne fasses qu'une seule chose. c'est que tu prennes de la hauteur sur ta semaine. C'est souvent le même profil que j'accompagne dans mon accompagnement au manager 360. C'est des managers qui passent 40 heures par semaine, voire plus en opérationnel, mais elles ne passent zéro minute, clairement, à se demander si leur équipe va dans la bonne direction et si elles-mêmes, en tant que manager, vont dans la bonne direction. Et en fait, si tu passes uniquement 30 minutes ou une heure le lundi matin, Ou le vendredi en fin de journée, pour prioriser tes objectifs de la semaine, tu vas certainement, j'en mets, mais pareil, ma main au feu ou ma main à couper, ce que tu veux, que tu vas gagner 5 heures de travail inutiles en évitant de t'éparpiller sur des projets qui ne sont pas la priorité en fait. Et ça t'évite de te rendre compte le jeudi à 14h que tu as fait fausse route sur tes projets de la semaine. Ça te donne beaucoup plus de clarté sur ton emploi du temps, ton agenda. Et très clairement, une équipe. a besoin d'une leader qui sait où elle va. Et ça te fait gagner du temps, parce que comme je te l'ai dit, une heure de réflexion égale dix heures de travail évité pour rien. Donc là, ce que je t'invite à faire, je ne sais pas quand est-ce que tu écoutes cet épisode, peut-être que tu l'écoutes dès sa sortie le mardi ou peut-être plus tard dans la semaine, bloque une heure de temps dans ton agenda, le lundi matin ou le vendredi après-midi, désactive toutes tes notifications à ce moment-là, et qu'est-ce que tu fais ? Tu regardes ce qui est arrivé la semaine précédente, qu'est-ce qui a avancé, sur quoi tu as bloqué, ce que tu as repoussé, procrastiné pour la xième fois. Tu regardes ce qui t'attend pour la semaine d'après et tu identifies, et c'est ça la clé qui est centrale, tu identifies tes trois priorités non négociables et on n'oublie pas de te bloquer du temps pour les faire avant que ton agenda soit rempli de toutes les urgences des autres. Les réunions, les rendez-vous. etc. Petite astuce, si tu utilises déjà Notion, tu peux créer une base de données, stratégie, objectif, planification, appelle à comme tu veux, avec un template de questions à suivre pour gagner du temps. C'est ce que je fais moi-même quand je me réserve ce créneau-là dans mon agenda. J'ai toute une liste de cases à remplir, de questions auxquelles répondre pour faire mon bilan de la semaine et planifier ma semaine suivante et être sûre d'avancer sur les choses qui comptent. Le deuxième bloc que j'ai envie de te conseiller à mettre dans ton agenda, ça va être un bloc focus ou un bloc stratégique. L'appareil, appelle-la comme tu veux. C'est des blocs, allez, je te conseille d'en mettre deux, de deux heures dans ta semaine. L'idée, là, c'est que tu travailles focus, sans être interrompu par des mails, des messages, des tocages à la porte. L'idée, c'est que tu puisses avancer sur des sujets stratégiques, des sujets de fond, des sujets de manager. Des sujets qui demandent de la réflexion, de la concentration, de la créativité. Et surtout, c'est des sujets sur lesquels tu attends ta direction au tournant. Donc là, l'idée, ce n'est pas de régler les dernières urgences du moment ou de la journée. Tu fais les tâches qui comptent. C'est-à-dire que tu vas travailler sur ton équipe et pas dans ton équipe ou avec ton équipe. Tu vas réfléchir aux réorganisations, à la réattribution des tâches, sur un projet ou un dossier complexe. Sur les aspects plus stratégiques de recrutement, de plan de développement de ton équipe, plan de développement commercial, peu importe ton métier. Mais c'est des tâches vraiment, comme je t'ai dit, c'est généralement les dossiers, les objectifs que te fixe ta direction et sur lesquels ils t'attendent. Et c'est ceux-là qui vont faire la vraie différence dans ton quotidien. Et en fait, dans Manager360, on fait souvent un audit de l'emploi du temps des managers. Et en fait, ces dossiers n'ont jamais de temps prévu dans les agendas. Parce qu'ils sont jamais urgents. On se dit, on aura le temps de le faire plus tard. Ou on se cale un moment le vendredi après-midi quand on se dit qu'on sera tranquille, mais pas du tout en fait. Les dossiers importants, ils se noient toujours dans les urgences si tu ne les protèges pas de façon volontaire. Donc, bloc de plage de deux heures dès maintenant dans ton agenda. L'idéal, c'est en début de semaine, comme ça, t'es sûr que ça passe pas à la trappe. Deux-deux, tu préviens ton équipe. Je serai pas disponible pendant ces créneaux. même si c'est urgent pour toi. Je ne suis pas dispo. Et ma petite astuce, c'est que tu peux utiliser des outils de focus comme par exemple des applications comme Forest qui t'aident à utiliser la méthode Pomodoro ou Freedom ou même juste te mettre en mode ne pas déranger sur ton téléphone. Tu peux aussi utiliser des astuces comme ça. Et petit conseil là encore, si tu utilises Notion, tu peux là aussi, en plus de ta to-do list qui est une liste de choses à faire et de rappels, tu peux utiliser une liste de tâches focus. Une liste de tâches à faire pendant ces blocs de temps-là. Comme ça, déjà, ton cerveau sait par quoi commencer. Il ne perd pas tant à réfléchir par où commencer quand tu arrives à ces blocs de temps dans ton agenda. Troisième bloc dont j'ai envie de te parler aujourd'hui, c'est le bloc de traitement. Pareil, c'est celui qui va te faire gagner le plus de temps dans la journée, mais qui est le plus difficile à tenir. Qu'est-ce que j'entends par ce bloc de temps de traitement ? C'est le traitement de tes mails et de tes messageries, genre Teams, Slack, WhatsApp, ce qu'on veut. En fait, on a souvent la mauvaise habitude de laisser les notifications activées, ces onglets là, toujours ouverts sur ton bureau, voire même d'avoir la notification qui arrive directement sur ton bureau pendant que tu es en train de faire autre chose, On se dit aussi qu'on doit être réactif et qu'on doit répondre dans les 5 minutes parce que ça fait partie des choses qu'attendent mon équipe ou ma direction. Le problème avec ça, c'est que tu ne vas jamais travailler en profondeur et te laisser du temps pour faire tes tâches stratégiques ou de focus. Tu es en mode ping-pong permanent et ça, ce n'est pas bon. Parce que chaque interruption te coûte environ 23 minutes de reconcentration. Il y a beaucoup d'études qui l'ont montré, c'est quand même énorme. Dès que tu es interrompu, tu vas devoir passer 23 minutes pour te reconcentrer sur ta tâche, pour chaque interruption. Tu m'étonnes que tu as l'impression d'avoir la tête remplie à la fin de la journée, prête à exploser comme un ballon de baudruche, et que tu as l'impression de ne rien avoir fait de ta journée. Donc, moi ce que je te conseille, c'est de te mettre deux à trois plages fixes dans ta journée. Ça peut être le matin, quand tu arrives, en milieu de journée, fin de journée, peu importe, c'est toi qui vois. Et dans ces plages-là, c'est là où tu vas traiter tes mails et tes messages. en dehors de ces créneaux, tu coupes les notifications et t'es pas disponible. En fait, les mails, les messages, dis-toi que ce sont les urgences des autres qui viennent dans ton emploi du temps. Donc, il faut que tu coupes ce robinet et c'est à toi de décider quand est-ce que tu traites ça. Comme je dis souvent, quand il y a une urgence, la personne ne va pas t'envoyer un mail en fait. Elle va t'appeler, elle va t'envoyer un texto, elle va rentrer dans ton bureau, mais un mail n'est pas une urgence. Ou alors, s'il y a un problème, il faut que tu réexpliques ça à ton Donc... autorise-toi à créer ces temps-là. Même si tu te dis, non mais hello, t'es mignonne, c'est pas possible dans mon contexte, mon équipe elle a besoin de moi, je suis censée être disponible, et même ma direction ils attendent de moi que je sois réactive et que je réponds tout le temps. J'ai envie de te poser cette question, est-ce que c'est vraiment vrai, ou est-ce que c'est juste une croyance, dans laquelle tu te vautres allègrement, qui justifie, selon toi, ta façon d'être réactive. En fait, c'est pas parce que tu te montres disponible, En permanence, que ça te donne une image beaucoup plus professionnelle. C'est pas vrai. Là, t'essaies juste de rassurer ton cerveau comme quoi tu contrôles la situation. Donc vraiment, allez, je te mets un défi. Demain matin, t'arrives, tu regardes pas tes mails. Et observe ce qui se passe. Ne traite tes mails qu'à 11h. Au lieu de 8h, 9h quand t'arrives. Mais tu verras qu'il se passe pas grand chose. Et le monde, il continue de tourner. Donc vraiment fais le test, et tu verras que oui, c'est possible. Et vraiment... Je te conseille de basculer à cette méthode-là, de te créer des créneaux pour les mails. Ça peut vraiment faire la différence dans ton emploi du temps. Ensuite, le bloc numéro 4 que j'ai envie de te partager aujourd'hui, c'est le bloc management pur. C'est le moment où tu vas faire un point avec chaque membre de ton équipe. Ces points-là, ils doivent être bloqués dans ton agenda. C'est non négociable. Ils ne sont pas annulables, sauf cas de force majeure réelle. Mais c'est des temps indispensables pour prendre le pouls de ton équipe, pour détecter ce qui se passe vraiment. pour créer un lien de confiance avec eux, c'est ça qui va faire que les gens restent et qu'ils s'investissent dans la boîte. Perso, moi, j'ai mis ces temps-là au bout de huit ans de management. Et quand je regarde en arrière, je regrette vraiment de ne pas les avoir mis plus tôt. Parce que ces blocs-là, ils auraient évité des incompréhensions, des départs, des malentendus qui m'ont énormément coûté en tant que manager, qui m'ont coûté énormément d'énergie, voire même qui m'ont coûté énormément d'énergie à tout le monde tout court. Et en fait, ça... t'aident à voir les problèmes arriver avant qu'ils soient vraiment là. Tu n'as plus cet effet de surprise là. Mais pourquoi tu ne m'as rien dit avant ? Tu aurais pu m'en parler. Non, tu peux en parler lors de ces moments clés avec chaque personne de ton équipe. Ça va renforcer la confiance avec chacun parce que ton équipe, elle se sent écoutée, elle se sent accompagnée et ça te fait gagner du temps parce que tu vas régler les problèmes beaucoup plus tôt et c'est des crises qui sont beaucoup moins importantes à gérer plus tard. Moi, je t'invite à bloquer 30 minutes par collaborateur chaque semaine, tous les 15 jours. Tu prépares des questions clés. Pour ça, j'ai une liste de 7 questions que tu peux télécharger gratuitement. Pareil, je te mets le lien dans la description. J'ai aussi une formation qui est dédiée uniquement aux entretiens one-one. J'ai fait plein d'épisodes de podcast là-dessus. Pour moi, c'est un pivot du management. Il ne faut vraiment pas passer à côté de ça. Et c'est important que tu notes aussi dans un outil tous les éléments clés de ces entretiens pour avoir un suivi. Moi, bien évidemment, je te conseille d'utiliser Notion. Et justement, dans ma formation Objective Notion, qui est une formation dédiée à l'utilisation de Notion comme outil de pilotage de management, je te donne mon tableau de bord que j'ai utilisé pendant des années, que j'utilise encore aujourd'hui, pour piloter ton management. Et tu as donc dedans mon template d'entretien 1.1 avec les bonnes questions à poser, avec un vrai suivi des objectifs. Comme ça, en fait, tu ne perds pas du temps à chercher tes notes. d'un entretien à un autre, et t'as le suivi complet de tes entretiens, et t'arrives même à ton entretien annuel avec tout le résumé, les comptes rendus des entretiens one-one que t'as fait. Et enfin, le cinquième bloc que je t'invite à mettre dans ton agenda, c'est le bloc de recharge. Ton bloc perso, le bloc de temps pour toi. C'est-à-dire, l'idée, c'est de te dédier une heure par semaine pour toi, pour te ressourcer, pour réfléchir, pour ne rien faire. L'idée, c'est que t'aies un moment intentionnel chaque semaine. où tu ne produis rien, où tu prends du recul, où tu vas laisser ton cerveau respirer. C'est du temps pour toi en fait, en tant que manager, tout simplement. Je te donne un exemple. Il y a une manager qui est actuellement dans Manager 360, Jennifer, qui prend maintenant de temps en temps le temps d'aller au travail à pied le matin pour tout simplement poser son esprit avant d'attaquer sa journée et s'émerveiller de certains... Alors elle, elle vit dans un autre pays que la France où il fait très chaud. Donc elle en profite pour... s'émerveiller du paysage sur le chemin, etc. Mais c'est un moment pour elle qui lui permet de se ressourcer avant de commencer sa journée. J'ai une autre manager qui utilise ce temps pour écouter un podcast ou prendre un café en terrasse quand il fait beau. C'est un moment pour toi. Tu peux le caler entre midi et deux. Tu peux le caler avant d'aller bosser. Moi, par exemple, mon moment à moi, c'était sur le chemin en voiture. J'avais une demi-heure de trajet en voiture. et bien c'était le moment où je mettais la musique à fond à l'aller comme au retour le matin comme le soir et vas-y que je chantais dans la voiture et tout alors je ne connaissais pas la K-pop à ce moment-là mais voilà, j'étais à fond je pense même que les personnes qui devaient me regarder devaient se dire mais c'est qui ce taré mais c'était le moment où je me mettais en énergie le matin et c'était mon moment de coupure entre le travail et la maison quand je rentrais le soir et pourquoi je te parle de ces moments-là ? parce que ça te permet de tenir dans la durée Merci. sans finir en burn-out. Ça peut te donner de l'énergie pour affronter tes défis de la journée, de la semaine, etc. Et tout simplement parce qu'on est des humaines, en fait. On n'est pas des machines à pouvoir tenir sans se reposer. Donc vraiment, je t'invite à prendre ce temps pour toi et à faire quelque chose qui te ressource. Je pense aussi à quelqu'un qui travaillait avec moi à l'époque. Elle emmenait toujours un bouquin pour la pause-déj au travail parce qu'elle le... Elle mangeait au travail et en fait, elle se prenait une heure de lecture tous les jours. Je peux te dire qu'elle en enquillait des bouquins dans le mois. C'était son moment à elle en fait. Donc à toi de voir à quel moment tu l'insères dans ton agenda, sur ton temps de travail ou en dehors. Fais quelque chose qui te ressource. Ça peut être très très simple, tu as vu dans les exemples que je t'ai donnés. Et profite de ce temps aussi sans écran, j'ai envie de te dire. C'est ça qui va t'aider aussi à te déconnecter et à te reconnecter à toi. Donc maintenant, j'ai envie de te donner un exercice. Tu prends ton agenda, tu bloques ces 5 temps et tu verras déjà que ça va faire une différence. Mais le but, c'est pas que tu les abandonnes en 3 minutes ou au bout d'une semaine. Ils servent à rien si t'as pas un système pour les tenir dans le temps. Bloquer ces temps dans ton agenda, c'est une première étape. Mais c'est comment est-ce que tu vas organiser tout ça ? Comment est-ce que tu vas centraliser tes priorités ? Comment est-ce que tu vas centraliser tes sujets en cours, le suivi de ton équipe, ta veille stratégique, sans que ça soit éparpillé ? aux quatre coins, dans quatre outils, trois carnets, une to-do list, des post-it et tout. C'est exactement ce que je vais te montrer dans mon prochain live. Comme je t'ai dit, c'est le 17 avril. Et on va voir comment est-ce que tu peux utiliser Notion pour gagner jusqu'à 10 heures par semaine sans y passer des heures. Et même si tu n'as pas l'âme d'une grande geek. Et je peux t'assurer que ça va changer ton quotidien de manager. Le lien est dans la description. Tu peux t'y inscrire dès maintenant. J'espère en tout cas que ce podcast hyper concret t'a aidé. Et ça t'a donné des idées pour reprendre la main sur ton agenda. N'hésite pas à piquer tout ça. Et j'espère te retrouver en live le 17 avril avec moi. Je te remercie d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. Si tu l'as apprécié, je t'invite à t'abonner sur ta plateforme préférée et à me laisser un commentaire 5 étoiles. On se retrouve au prochain épisode pour parler management et leadership.
