Speaker #0Bienvenue sur Feedback, le podcast autour du management et du leadership. Je suis Élodie, manager depuis 14 ans, et ma mission, c'est d'aider les salariés et entrepreneurs à prendre confiance en elles pour manager sereinement leur équipe. Alors si toi aussi tu es convaincu qu'on peut avoir un management bienveillant et un leadership affirmé sans écraser les autres, abonne-toi ! Tu trouveras ici tous mes conseils et retours d'expérience pour t'aider à devenir une des leaders de demain. Je te souhaite une agréable écoute ! Aujourd'hui, on se retrouve avec un épisode qui m'a été beaucoup demandé. Je sais combien l'organisation, c'est un sujet qui parle à énormément de managers. Donc aujourd'hui, je te refais encore une fois un épisode de podcast sur l'organisation. Et du coup, je vais te donner cinq étapes pour remettre de l'ordre dans ton quotidien de manager. C'est parti ! Avant de rentrer quand même dans le vif du sujet, je tiens à t'informer que j'organise un live. en live. gratuit qui a lieu ce vendredi 17 avril. Il aura lieu sur Zoom à 12h15 entre managers et je vais t'expliquer comment reprendre le contrôle de ton quotidien grâce à l'outil, grâce au logiciel Notion. En live avec moi, pendant une heure, je vais te donner un max de conseils. Je vais te montrer aussi le tableau de bord de pilotage que j'utilise depuis des années maintenant, ça fait au moins 4 ans et que j'ai amélioré au fur et à mesure. Donc, si tu ne connais pas Notion mais que tu en as déjà entendu parler, Viens à ce live. Si tu connais Notion et que tu t'es retrouvé face à cette page blanche et que tu n'as pas su vraiment par où commencer, viens à ce live avec moi. Et si tu connais déjà Notion mais que tu as envie de voir comment j'ai organisé moi, mon espace Notion, mon tableau de bord, viens à ce live aussi. C'est vendredi 17 avril à 12h15 pendant une heure. Je répondrai aussi à toutes tes questions. C'est gratuit. Tu as juste à cliquer sur le lien dans la description pour réserver ta place et te retrouver avec moi pour cette heure de live. ensemble. Alors, si on rentre dans le vif du sujet, je sais que ton quotidien de manager, je sais comment ça se passe. Parce que je l'ai été et je le suis encore. C'est un petit peu comme un placard où t'as envie de faire le ménage de printemps, des fois de temps en temps. Et en fait, tu sais que t'as ce petit pull trop mignon, bleu, qui irait trop bien avec ta petite jupe et tout, mais tu sais plus où est-ce que tu l'as mis. Tu passes un temps fou à chercher dans tes affaires, tu trouves jamais ce dont t'as besoin. Et du coup, tu finis par tout entasser n'importe comment et du coup, à sortir avec un autre pull tout noir, tout simple, parce que tu n'as pas réussi à mettre la main sur le bon. C'est un petit peu pareil avec tes dossiers, avec tes documents, avec tes process. Donc, je vais te donner cinq étapes pour mettre de l'ordre dans ton quotidien de manager. C'est des étapes que j'ai appliquées moi-même, que j'applique régulièrement, parce que c'est quelque chose qui doit s'entretenir, qui doit se faire de temps en temps, à peu près deux fois. Allez, une à deux fois par an, on va dire. En fait... Avant de te présenter les cinq étapes, je tiens quand même à souligner que cette espèce de désordre qu'on peut ressentir dans notre quotidien de manager, ça vient la plupart du temps d'un manque de système. Je vais souvent utiliser ce terme-là dans cet épisode de podcast et je te vois déjà lever les yeux au ciel. Un système, ce n'est pas forcément compliqué. Un système, c'est juste une façon cohérente de faire les choses. c'est structuré c'est euh c'est Et étudier pour gagner le plus de temps possible. Et ça n'a pas besoin d'être quelque chose de très compliqué ou issu d'une méthode théorique, inapplicable dans ton quotidien, etc. Et en fait, le problème qu'on a, c'est que quand on est manager, on ne prend pas le temps de construire notre système. On se retrouve un petit peu largué dans ce grand bain et en fait, on bricole au fur et à mesure. On a quelques post-it de ci, de là. On a des to-do list. On peut parfois avoir, moi je sais que j'avais un tableau blanc dans mon bureau où je notais des choses. Tu peux prendre des notes aussi dans ton téléphone. Tu peux aussi utiliser ta boîte mail comme une tout-deux-listes pour ne pas oublier, etc. Et en fait, tes tâches, les choses que tu ne dois pas oublier, tes choses à faire, tes projets, ils sont partout, mais ils ne sont nulle part à la fois. Et c'est ça en fait qui te donne cette impression de désordre et de galérer, de perdre du temps au quotidien. Donc, je vais te donner des étapes pour sortir de ce bricolage et pour construire quelque chose d'un peu plus solide. Même si ce n'est pas parfait, un système n'est pas obligé d'être parfait. Je veux que tu t'enlèves ça aussi comme idée de ta tête. La première étape à faire, et là encore le parallèle avec le placard que j'ai fait tout à l'heure, tu vas voir, il est très net. La première étape, c'est de faire du tri et de jeter ce qui ne sert plus. Comme tes vieilles fringues, c'est exactement pareil. Et je sais que c'est contre-intuitif, parce que quand on veut remettre de l'ordre dans notre quotidien, dans notre organisation, le réflexe souvent, c'est d'ajouter des choses. Une nouvelle méthode, un nouveau système, un nouvel outil, par-dessus ce qu'on a mis en place, par-dessus l'ancien. Mais c'est important, avant d'ajouter quoi que ce soit, de faire du vide. J'utilise souvent aussi la métaphore des arbres quand arrive le printemps. Ce n'est pas pour rien qu'on élague les arbres ou qu'on doit couper des choses au niveau des fleurs ou des plantes qu'on a. C'est parce que grâce à ça, elles vont pouvoir prendre plus d'espace, avoir plus d'accès au soleil et tout, et s'étoffer, grandir encore plus. C'est exactement la même chose avec ton organisation. Concrètement, ça veut dire quoi faire le tri ? La première chose importante à comprendre, c'est que déjà, ça veut dire tout sortir de ce qu'il y a dans ta tête. Tes tâches que tu as à faire, tes trucs en attente, tes idées, tes projets, tes conversations avec Didier, les dossiers que tu dois finir, les demandes de ton impusant, etc. Tu dois tout sortir de ton cerveau. Ça peut être sur une feuille, sur un document numérique comme un Word, un Google Sheet, un Google Doc, peu importe. C'est de vraiment vider ton cerveau de tout ce qui stocke en permanence. Parce que ton cerveau, Il n'est pas fait pour stocker des choses. Il n'est pas fait pour faire des checklists mentales. Il est fait pour réfléchir, décider surtout. Il est fait pour prendre des décisions. Donc, quand il passe toute son énergie à ne pas oublier les choses, il ne lui reste plus grand-chose pour décider, pour faire les choses bien dans ton rôle de manager au quotidien. Et en fait, cette phase où tu dois tout écrire, ce qu'il y a dans ton cerveau, je sais que ça peut faire flipper, mais c'est aussi une action qui est très libératrice. Ça fait flipper parce que quand tu te mets à écrire tout ce qu'il y a dans ta tête, noir sur blanc, c'est parfois vertigineux. Parce qu'on se dit, non mais tu m'étonnes que j'ai une charge mentale de dingue, tu as vu tout à quoi je dois penser en fait dans mon quotidien. Et moi, c'est vraiment ce que j'ai ressenti la première fois que je l'ai fait. J'ai rempli trois pages de choses. Non mais trois pages. Et en fait, quand j'avais regardé ma feuille, je m'étais dit, bon c'est cool, j'ai tout vidé, je suis contente, je ne porte plus ça dans ma tête. Là, ça ne me prend plus la charge mentale. Mais en même temps, ça m'a permis de me rendre compte aussi que la plupart de ces choses n'étaient pas vraiment dans mes priorités du moment. Elles étaient juste là, elles prenaient de la place, mais ce n'étaient pas des actions prioritaires. Donc là, ce que je t'invite à faire, aujourd'hui ou cette semaine, c'est de prendre 20 minutes avec une feuille blanche ou un document et de vider ton cerveau sans trier, sans juger ce que tu vas mettre. Tu n'es même pas là pour organiser, tu es juste là pour sortir tout ce qu'il y a de ton cerveau. Je fais juste un petit disclaimer avant de passer à l'étape 2. Comme tu as pu l'entendre, je pense, depuis le début de cet épisode, En fait, j'ai été très malade la semaine dernière, donc j'ai une toux qui se balade encore un petit peu. Donc c'est normal que je n'ai pas la voix aussi agréable que d'habitude. Mais j'espère en tout cas, je tenais à enregistrer cet épisode pour être sûre qu'il sorte déjà la semaine prochaine. Enfin, pendant que tu es en train de l'écouter. Je ne voulais pas sauter une semaine d'épisodes de podcast, je sais que vous l'attendez. Mais voilà, c'est possible que j'ai ma voix qui soit un petit peu différente que d'habitude et que je parle un petit peu du nez par rapport à ce que tu as l'habitude d'écouter avec moi sur le podcast. Petite parenthèse fermée, je passe à l'étape 2. L'étape 2, c'est quoi ? C'est que là, tu vas trier tout ce que tu as vidé, du coup, selon trois éléments, selon trois cases uniquement. Je te dis trois cases ou trois éléments parce qu'on veut garder un système simple. Comme je t'ai dit, un système, ce n'est pas censé être compliqué. Et plus il va être simple, plus tu vas le maintenir sur le long terme. Donc la première case, le premier élément à cocher, c'est ce que je dois faire moi cette semaine. C'est-à-dire ce qui est vraiment urgent, important et qui peut être fait que par toi. Maximum cinq choses. Parce que si tu n'as plus de 5 priorités pour ta semaine, tu vas courir de partout et être nulle part. C'est comme si tu n'avais pas de priorité. Donc maximum 5 priorités dans cette première case. La deuxième case, ça va être à déléguer ou à planifier plus tard. C'est tout ce qui peut attendre ou qui peut être fait par quelqu'un d'autre. Et cette case, même si tu as l'impression que tout doit passer par toi, que c'est toi qui dois tout faire, en fait elle est souvent beaucoup plus remplie qu'on ne le croit. Parce qu'on a cette fâcheuse tendance. à vouloir garder des choses pour soi qu'on pourrait, j'aimerais même dire qu'on devrait lâcher. Donc n'hésite pas à la remplir, c'est important pour te libérer du temps et de la charge mentale. Et la case numéro 3 ou l'étiquette numéro 3, c'est à supprimer. C'est tout en fait ce qui n'aurait même pas dû être dans ta tête à la base. C'est un petit peu les choses, les tâches, les projets que tu fais un peu par habitude, mais qui en fait ne servent pas ton quotidien de manager, qui ne servent personne en fait. C'est celle qui était importante il y a six mois, mais où personne ne t'a relancé depuis. Un peu ces projets un peu zombies qui vivotent dans ta liste, que tu reportes de semaine en semaine, mais qui sont morts en fait dans la réalité. Et que même si tu ne les fais pas, personne ne va voir la différence et ça ne va rien changer à ton quotidien. Alors, je sais que cette troisième catégorie, pardon, elle fait un peu peur. Parce que supprimer, on se dit, waouh, mais si jamais il y a quelqu'un qui se rend compte que j'ai fait ça, ou que je n'ai pas fait ça, ça va me retomber dessus. Et en fait, on a beaucoup de mal à assumer qu'on ne va pas faire certaines choses. Et je sais que pour des managers perfectionnistes, c'est compliqué, mais je peux t'assurer que c'est nécessaire, parce que là encore, tu vas libérer énormément d'espace mental pour toi. Donc, ce que je t'invite à faire, c'est à te demander pour chaque élément, avant de les mettre dans les cases, c'est « si je ne fais pas cette tâche cette semaine, qu'est-ce qui se passe vraiment ? » Et je peux t'assurer que la réponse que tu vas avoir la plupart du temps, c'est « pas grand-chose » . Pour celles qui utilisent Notion déjà, Tu peux te créer une base de données triage dans ta to-do list. Déjà, tu peux te créer une base de données to-do list. Et tu peux en plus faire cette propriété triage, sélection, rangement, appelle-la comme tu veux, avec trois catégories, trois étiquettes que tu peux affecter pour classer tes tâches. Et comme ça, tu verras en un coup d'œil ce qui peut mériter ton attention. Moi, en tout cas, c'est ce que j'utilise dans ma to-do list. Roulement de tambour, étape numéro 3. Étape numéro 3, je sais que c'est excitant. pas un état d'esprit un peu geek, ça peut te faire un petit peu peur, mais t'inquiète, il n'y a rien de compliqué. C'est d'automatiser certaines tâches et donc de gagner du temps sur les tâches répétitives. Parce que si tu fais deux fois la même chose, ou la même chose deux fois, tu perds ton temps en fait. Quand tu passes en fait une heure par jour à envoyer des rapports, à créer des comptes rendus, c'est perdre du temps. Il y a des outils d'IA qui peuvent très bien le faire en enregistrant tes visions, en enregistrant tes réunions. et en te formalisant ça en un claquement de doigts pour faire tes comptes rendus, par exemple. Tu peux aussi automatiser des connexions entre certains logiciels, entre certaines actions avec des outils comme Zapier, avec Notion aussi, ou avec des outils IA qui peuvent te permettre, là encore, de gagner du temps. Pourquoi c'est indispensable d'automatiser ? Et que je pense que vraiment, dans le rôle du manager de demain, ça va être inéluctable d'automatiser tes tâches. Et on va le faire notamment grâce à l'IA. Mais ça va nous permettre de gagner du temps et de nous libérer du temps de toutes ces tâches chronophages et répétitives qui vont ainsi, et c'est pour ça que c'est hyper important, ça va nous libérer du temps pour le stratégique et l'humain. C'est-à-dire, ça va nous permettre, quand on automatise, ça nous permet de nous concentrer sur l'humain, sur ce qui a l'impact, en fait, ce qui correspond à notre rôle de manager. Et le troisième élément aussi qui est... Une grosse valeur ajoutée qu'il ne faut pas oublier, c'est que ça réduit les erreurs humaines qu'on pourrait faire sur les choses qu'on a l'habitude de faire ou des retards. Et du coup, moins tu as de manipulations manuelles à faire, moins tu as de risques de faire d'erreurs. Donc, c'est pour ça aussi que c'est important de le faire. Donc, comment est-ce que tu peux automatiser de façon simple, même si tu n'es pas geek, même si tu n'es pas à l'aise avec les logiciels, c'est d'identifier tes tâches répétitives au quotidien, tes rapports, tes comptes rendus, tes mails, tes suivis de tâches, tes suivis de projets, etc. Tu peux regarder des outils pour les automatiser. Il y a maintenant des petites choses qui sont connectées à nos boîtes mail pour le faire. Ça peut être une IA. Si tu es vraiment geek, il y a des choses maintenant avec Cloud, notamment, qui peuvent être incroyables à automatiser. Mais encore faut-il que ça soit autorisé dans ton entreprise. Mais voilà, sinon, tu peux connecter des choses avec Zapier, notamment, qui est très simple à utiliser. Et l'idée, en fait, c'est de ne pas te baisser les bras au premier accro, au premier bug qu'il y a. C'est de tester. d'ajuster pour trouver la solution qui va te convenir et qui te correspond. Dans Notion, notamment, si tu l'utilises, tu peux automatiser beaucoup de choses. Ça peut être des rappels, ça va te mettre une notification pour ne pas oublier certaines choses. Moi, j'ai des tâches mensuelles à faire chaque début de mois et chaque milieu de mois. Eh bien, en fait, j'ai mes rappels Notion qui sont programmés pour ça, pour être sûr que je n'oublie pas, en fait, parce que c'est hyper important. Tu peux automatiser des suivis, notamment tes suivis d'entretien one-one, tes suivis de réunion. tes rapports que tu as envoyés à ta direction, des entretiens annuels, etc. D'ailleurs, je vais te montrer comment faire dans le live que j'organise le vendredi 17 avril. N'oublie pas de réserver ta place si jamais ça t'intéresse. Mais voilà, Notion permet de faire tout ça en un seul et même endroit et d'automatiser de façon très simple. Donc, il existe aujourd'hui des outils pour y arriver, même si tu n'es pas geek. Donc, je t'invite vraiment à te renseigner là-dessus, ça va te faire gagner énormément de temps et te libérer de l'espace mental pour... gérer l'humain tout simplement qui est notre cœur de métier de manager. Étape numéro 4 que j'ai envie de te conseiller aujourd'hui, c'est de créer un endroit, un espace unique où tout est centralisé, où tout vit ensemble. Il faut impérativement que tu aies un seul endroit où tout est centralisé. Je sais qu'il y a plein de boîtes qui ont utilisé 14 000 logiciels. C'était le cas de mon ancienne boîte. Et en fait, on perdait un temps fou avec ça. Et en fait, le principal problème des managers, c'est la dispersion. Tu peux avoir des tâches dans Trello, tu vas avoir des notes de réunion dans un Word, tu vas avoir des sujets d'équipe dans Teams, tu vas avoir des idées dans un carnet. Et les trucs ou des tâches vraiment importants, ils vont être dans ta tête. Et donc en fait, comme je l'ai dit en intro de cet épisode, tu vas passer beaucoup plus de temps à chercher où est l'information plutôt qu'à l'utiliser. C'est pour ça que c'est central de centraliser, la bonne blague, parce que ça permet de gagner du temps. En fait, on ne se rend pas compte du temps qu'on perd à chercher les infos. Donc prends le temps de choisir un outil. Moi, forcément, je vais te conseiller Notion parce que c'est l'amour de ma vie. Mais tu peux en choisir un autre. Il en existe plein d'autres. Et donc, dedans, tu vas y mettre tout. C'est-à-dire tes priorités de la semaine, le suivi de tes collaborateurs, tes projets en cours, tes notes de réunion, tes idées. Tout au même endroit, en fait, et avec une logique cohérente et qui te correspond. Tu peux choisir Notion, tu peux choisir Entréllo, tu peux choisir... Il y a des choses aussi dans la suite Office qui peuvent t'aider à ça. Ça peut même être dans des carnets ou dans du papier, si ça te convient. L'idée, c'est juste qu'il faut qu'il y ait un seul et même endroit et que tu t'y tiennes et que tu arrêtes de chercher dans tous les sens ces informations. Et enfin, l'étape numéro 5, c'est d'installer une espèce de routine de maintenance toutes les semaines. Faire le nettoyage de printemps tous les six mois, c'est bien, mais ce qui va changer vraiment les choses dans ton quotidien, c'est de maintenir cet ordre et ce système semaine après semaine. Et pour ça, il faut que tu aies une petite routine de maintenance qui soit rapide. régulière et surtout non négociable dans ton emploi du temps. Moi, en tout cas, c'est le bloc de planification dont je t'ai parlé dans l'épisode précédent, celui de la semaine dernière. C'est un bloc qui fait 30 minutes, qui a lieu une fois par semaine. Je le fais le vendredi ou le dimanche. Je regarde ce qui s'est passé dans ma semaine. J'identifie ce que je dois décaler à la semaine suivante et j'ose supprimer ce qui s'est accumulé dans ma semaine et qui n'a pas d'impact dans mon quotidien et qui n'est pas relié à mes tâches prioritaires. En fait, ce moment-là me permet de reprioriser. Et sans cette maintenance, sans cet espace de planification, n'importe quel système va s'effondrer au bout de deux semaines. Donc, crée-toi cette réunion avec toi-même. Et c'est, je t'assure, la chose la plus importante de ta semaine. Il ne faut pas que tu la déplaces, il ne faut pas que tu l'annules. Et c'est ça qui va te permettre de prioriser et de préparer ta semaine au mieux. Donc là, je te récapitule vite fait les cinq étapes qu'on a vues pour que tu saches par où commencer dès aujourd'hui. Étape 1. Bien évidemment, cette semaine, tu n'as pas besoin de faire les 5 en même temps. Tu peux déjà commencer par l'étape 1. C'est déjà trop bien si tu fais ça aujourd'hui ou cette semaine et observe ce qui change. Donc là, je t'ai donné les cinq étapes qui sont la base. Et vraiment, si tu veux trouver un endroit où mettre tout ça concrètement, suivre ça dans le temps, c'est exactement pour répondre à cette problématique que j'organise mon prochain live vendredi 7 avril pour te montrer comment j'utilise Notion pour centraliser tout ce dont je t'ai parlé aujourd'hui et tout ce dont je t'ai parlé la semaine dernière avec les blocs de temps. Je vais te montrer comment structurer ton espace de manager pour que tes priorités... Le suivi de ton équipe, tes projets, tes notes soient tous au même endroit, accessibles en 10 secondes et tenus à jour sans que ça te prenne des heures. Je vais te montrer le Tempête que j'utilise, toutes mes astuces pour automatiser ton organisation et te faire gagner un max de temps. Donc, que tu aies déjà utilisé Notion ou pas, ce live est fait pour toi. Tu as le lien d'inscription pour réserver ta place directement dans la description. J'espère t'y retrouver en live. Et en tout cas, je te dis à la semaine prochaine pour un nouvel épisode. Je te remercie d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. Si tu l'as apprécié, je t'invite à t'abonner sur ta plateforme préférée et à me laisser un commentaire 5 étoiles. On se retrouve au prochain épisode pour parler management et leadership.
