Speaker #0Bienvenue sur Feedback, le podcast autour du management et du leadership. Je suis Élodie, manager depuis 14 ans, et ma mission, c'est d'aider les salariés et entrepreneurs à prendre confiance en elles pour manager sereinement leur équipe. Alors si toi aussi tu es convaincu qu'on peut avoir un management bienveillant et un leadership affirmé sans écraser les autres, abonne-toi ! Tu trouveras ici tous mes conseils et retours d'expérience pour t'aider à devenir une des leaders de demain. Je te souhaite une agréable écoute ! Hello à toi et bienvenue dans ce nouvel épisode de Feedback. Et aujourd'hui, on va parler organisation, productivité, outils. Je sais que t'adores ça. En tout cas, il y en a beaucoup qui écoutent le podcast, qui adorent dès que je parle organisation. Et je suis une vraie geek, donc j'adore ce sujet. Donc on va faire un petit tour par rapport aux outils d'organisation. Là, en fait, je vais surtout t'expliquer comment choisir son outil de productivité au quotidien en tant que manager. Alors, je te spoil déjà ma réponse. Je ne vais pas faire de mystère. Tout simplement parce qu'il n'y a pas de réponse universelle. Chacun, chacune, on va avoir nos préférences par rapport aux outils. Alors moi, je suis une geek. Donc, j'ai toujours adoré les outils, les logiciels, en tester, en découvrir. Moi, je trouve ça fantastique. Tout ce qu'on peut faire aujourd'hui avec ces outils d'organisation. Mais j'ai bien conscience que ce n'est pas le cas de tout le monde. Tu n'as peut-être pas envie de passer 15 heures sur YouTube pour trouver l'outil qui va te convenir. Et des fois, oui, un simple... carnet de notes peut suffire et te rendre ultra organisé. Ou alors, tu vas peut-être avoir besoin d'un logiciel qui puisse s'adapter à ta façon de travailler et de t'organiser. Donc on va voir tout cela ensemble. Sache qu'en tout cas, moi, l'outil qui a révolutionné mon organisation et ma productivité, c'est Notion. Très clairement. Pourquoi ? Parce qu'il s'adapte à ta propre façon de t'organiser. Chaque utilisateur de Notion a un espace unique sorti directement de son cerveau. Tu vas partir d'une page blanche et tu vas pouvoir la modeler, tu vas pouvoir construire un espace comme si tu mettais ton cerveau dedans. Il peut être très coloré, il peut être très sobre, il peut avoir plein d'informations, il peut en avoir très peu. Peu importe, Notion s'adapte à ton organisation. Et c'est un logiciel qui a été tellement révolutionnaire que même Microsoft l'a copié de A à Z quelques mois plus tard avec Loop. Donc franchement, c'est pour te dire à quel point c'est un banger, comme disent les jeunes. Les Jones, en plus je dis Jones. C'est un banger, comme disent les jeunes. Vraiment, c'est un outil qui a révolutionné l'organisation de beaucoup de personnes. Mais je sais que Notion peut être compliqué si tu n'es pas habitué au logiciel, si tu n'es pas très à l'aise avec l'informatique. Donc, j'ai fait une formation entièrement dédiée à Notion, car moi en tout cas, je suis convaincue qu'il peut t'aider à gagner du temps, parce qu'il va t'aider à concentrer toutes tes infos au même endroit, tes notes, ta tout doux. tes comptes rendus, ton agenda et à te concentrer sur l'essentiel, sur ton rôle de manager, pas sur ce qui te fait perdre du temps. Et c'est valable du coup aussi si tu utilises l'environnement Microsoft au travail avec Loop qui est clairement un copier-coller de Notion. Donc si tu veux plus d'informations sur ma formation sur Notion, tu peux cliquer sur le lien dans la description. C'est Objectif Notion et comme c'est un lancement, c'est avec une grosse promotion de 40% jusqu'à dimanche. Et oui, on fait ça en grand. Merci. Donc profite de l'offre d'ici dimanche, je ne sais pas quand est-ce que tu écoutes l'épisode, mais voilà pour le lancement je le mets à un prix préférentiel. Donc vraiment si tu ne veux pas passer à côté de cette pépite, c'est le moment de te lancer. Maintenant que j'ai fait un peu les éloges de notions, je sais très bien qui peut ne pas correspondre à tout le monde. Et avant de te jeter sur le premier outil ou logiciel, je t'invite quand même à réfléchir à pas mal de choses avant. Il y a des étapes à respecter avant de choisir un logiciel ou un outil. Donc là, je vais te détailler les étapes par lesquelles il faut passer. Il y en a cinq. Et déjà, la première, c'est de définir tes besoins. Est-ce que déjà, tu vas l'utiliser seul ou non ? Est-ce que ça a une vocation professionnelle ou personnelle ? Qu'est-ce que tu vas mettre dedans ? Est-ce que tu vas mettre ta to-do list, des rappels, du texte, des chiffres, des deadlines ? Ou alors des projets simples, des projets plus complexes, des projets récurrents ? En fait, il faut que tu listes l'ensemble des besoins que tu as. Et suivant ces besoins, forcément, il y a des logiciels qui vont être plus adaptés en face ou pas. Une fois que tu as défini tes besoins, la deuxième étape, ça va être de définir les fonctionnalités. dont tu as besoin. Qu'est-ce que ça veut dire ? Ça veut dire, peut-être que tu vas avoir besoin que ce logiciel s'interface, s'intègre avec d'autres outils que tu utilises déjà. Par exemple, une messagerie Outlook, un Slack, un WhatsApp. Ça pourrait être du Drive, ça pourrait être un logiciel comptable, ça pourrait être un CRM si tu es dans le commerce, peu importe. Mais peut-être que tu vas avoir besoin que cet outil s'interface, s'intègre avec d'autres outils. Donc là, il te faut un logiciel assez ouvert par rapport à ça. Tu vas peut-être aussi avoir besoin de créer des modèles ou des checklists facilement. Tu vas peut-être avoir besoin de le partager avec d'autres personnes. Donc, il faut que ça soit un logiciel auquel les autres personnes peuvent avoir accès. Ça peut être aussi au niveau des fonctionnalités. Est-ce que c'est un logiciel qui permet de faire des automatisations ou non ? Peut-être que tu ne veux pas du tout te lancer là-dedans, mais peut-être que ça peut être quand même un besoin pour toi. Aussi, est-ce que tu dois l'utiliser sur ton ordi ou... ton téléphone ou les deux. Les interfaces mobiles sont hyper importantes et doivent être très intuitives si jamais tu es en déplacement ou que tu es en télétravail ou que tu n'as pas toujours ton ordi avec toi. Tu peux regarder aussi d'un point de vue esthétique. Il y a des logiciels qui vont plus te parler d'un point de vue esthétique que d'autres et c'est quand même quelque chose qui est hyper important à prendre en compte. Donc, une fois que tu as défini tes besoins et tes fonctionnalités, la troisième étape que je t'invite à regarder, C'est de définir ton niveau de geekitude. J'ai pas trouvé d'autres mots. Donc oui, définir ton niveau de geekitude. Est-ce que tu es hyper intéressé par la technologie ou pas du tout ? Est-ce que t'es prête à y passer du temps ou est-ce que tu veux quelque chose de clé en main ? Si par exemple tu veux un logiciel clé en main, c'est toi qui va te plier à l'outil et à ses contraintes. Pendant des années, avant d'utiliser Notion, j'utilisais Trello qui est un... très bon logiciel de gestion de projet, je l'avais même utilisé avec mon équipe, mais c'était à nous de nous adapter aux options du logiciel. On devait vraiment avoir une façon de penser, une façon de s'organiser qui était adaptée à Trello. Ça va être pareil avec ClickUp, par exemple. Ça va être pareil peut-être avec un logiciel comptable. Mais, voilà, si tu veux quelque chose de clé en main, sache que le pendant, l'aspect plutôt négatif, on va dire, c'est que tu vas devoir t'adapter aux contraintes de l'outil. Tu ne vas pas pouvoir le manipuler ou le faire s'adapter à toi et à ton organisation. Si tu veux un outil ultra personnalisable, comme Notion par exemple, le côté problématique de ce choix-là, d'un outil ultra personnalisable, c'est que tu vas devoir forcément y passer un peu de temps ou te former dessus comme il faut. Mais par contre, l'outil, là effectivement, il va se plier à ton organisation et non pas l'inverse. Donc vraiment, il faut que tu réfléchisses à ton niveau de geekitude Pour savoir si tu es prête à passer du temps ou pas pour prendre en main, adapter, créer des choses dans ce logiciel que tu vas choisir. Et si tu es manager et que tu réfléchis à prendre un outil qui soit adopté aussi par les personnes de ton équipe, est-ce que cet outil va être adopté facilement ou non ? Toi, tu peux être très geek, c'était mon cas, mais si je choisis un logiciel très compliqué, eh bien mon équipe va traîner la patte et ne va pas vouloir le prendre en considération. Je sais que nous, par exemple, on avait choisi Airtable pour la gestion de données. Il a fallu passer beaucoup de temps à se former dessus, parce que ce n'est pas un logiciel facile à prendre en compte. Et les équipes, très opérationnelles, tout ce qui est tableau de bord et tout, ils n'en avaient pas forcément l'habitude, mais il leur a fallu beaucoup de temps pour le prendre en main. Et ça, ce n'était pas forcément quelque chose qu'on avait anticipé. Ça nous convenait à nous, en tant que manager, pour suivre les données, mais les équipes opérationnelles, quand elles devaient travailler dedans, il a fallu passer beaucoup de temps à expliquer les choses. il y a eu vraiment de la friction par rapport à ça. Donc c'est aussi un élément à prendre en compte, c'est que tu peux être très geek, très logiciel, si tes équipes ne le sont pas, il risque d'y avoir un petit problème. Donc vraiment réfléchis-y. Si tu travailles avec d'autres personnes, il faut que tes collaborateurs puissent adopter facilement ce logiciel. Quatrième étape à prendre en compte pour choisir son logiciel d'organisation, ça va être de considérer le coût du logiciel. Il y en a beaucoup quand même qui ont des versions gratuites. A toi de voir si la version gratuite est suffisante ou pas. Quel est le coût par utilisateur et par équipe si tu prends un plan payant ? Je reviens sur Airtable, qui est un super logiciel que j'adore. Franchement, pour gérer de la donnée, il est incroyable. Mais il est très cher à utiliser selon la taille de ton équipe. Et nous, on était une boîte de 150 personnes. Je peux t'assurer que la facture par mois était énorme. Certes, il y avait du gain de temps, mais ça coûte très cher. Donc vraiment, c'est quelque chose à prendre en considération, c'est qu'avant de foncer tête baissée dans le choix d'un outil, regarde déjà ce qu'apporte la version gratuite. Et s'il y a des plans payants et que tu dois aller dans les plans payants, essaye quand même de faire un budget, d'anticiper la somme que ça va représenter. Une fois que tu as passé ces étapes-là, on arrive à la dernière étape la plus importante, ça va être de comparer, décider et garder. Déjà, tu vas pouvoir comparer plusieurs outils par rapport à ta liste des besoins, à la liste des fonctionnalités qui t'intéressent, à ton niveau de geekitude. au niveau du coût du produit. Donc, tu vas pouvoir choisir plusieurs produits, les comparer entre eux. Tu vas peut-être regarder quelques démos, demander à des personnes que tu connais, utiliser un peu le bouche à oreille pour avoir des avis, regarder les avis peut-être aussi sur Internet. Et tu vas donc faire ton choix. Moi, ce que je te conseille, c'est de te fixer une deadline. Déjà, pour faire ton choix de logiciel et pour tester le logiciel. Parce que le but, ça ne va pas être déjà de changer d'outil tous les six mois. Moi, tu vois, j'utilise Notion depuis quatre ans. et je ne suis pas prête à en changer. Mais par contre, il y a quand même une phase de test qui est nécessaire pour toi, pour ton équipe. Donc par exemple, tu peux te fixer un mois ou trois mois de délai pour tester le logiciel de fond de ton comble et voir si tu le gardes ou pas. Par contre, une fois que tu décides de garder ton logiciel et de tout migrer dessus, le but, ce n'est pas que tu reviennes sur ta décision dans trois mois, dans six mois ou dans un an. Le but, c'est vraiment de garder ce logiciel, ce choix d'outils le plus longtemps possible. Sinon, là, effectivement, ça ferait de la perte en efficacité. Je te dis ça parce que j'étais dans une boîte où on changeait très très très souvent de logiciel. Ça apporte beaucoup de changements, ça amène beaucoup de freins. Il faut repasser du temps à expliquer et à former. Donc vraiment je t'invite à choisir un logiciel, tu restes au moins deux ans dessus. Par contre tu peux prendre un temps, un mois ou trois mois, pour tester ce logiciel-là ou d'autres aussi en même temps et voir celui qui répond le mieux à tes conditions. Sache qu'en tout cas moi c'est Notion qui a vraiment révolutionné mon organisation. Il n'y a pas photo. Avant, j'étais quand même plutôt bordélique. Maintenant, je sais que tout est centralisé au même endroit. Et il s'est vraiment adapté à ma façon de m'organiser parce qu'il offre tellement de possibilités. C'est un truc de fou. Je ne suis pas la seule convaincue. Comme je te l'ai dit, même Microsoft a copié sans vergogne leur concept. C'est dire le diamant qu'est ce logiciel. Alors, si toi aussi, tu veux un outil qui devienne ton second cerveau, dans lequel tu vas pouvoir suivre tes tâches, tes projets, ton équipe en un seul et même endroit, et que tu veux être guidé pas à pas par une manager, c'est-à-dire moi, Pour transformer toi aussi ton quotidien de manager, alors clique sur le lien dans la description. La formation est à moins 40% en prix de lancement jusqu'à dimanche. Ça serait vraiment dommage de passer à côté, surtout en cette période de rentrée. Et en bonus, en plus avec cette formation de notion, cette formation Objectif Notion, je t'offre mon propre espace notion, mon propre espace notion de manager, mon tableau de bord. Tu as juste à le récupérer et tu vas pouvoir y noter dès demain. C'est vraiment clé en main. Tes comptes rendus de réunion, ta to-do list. Au lieu de le faire sur des post-it ou des feuilles blanches à quatre, perdues en un claquement de doigt ou dès que tu vas ouvrir la fenêtre. Donc vraiment, ne laisse pas passer l'occasion. Tu peux aller découvrir Notion. Tu as le lien dans la description de cet épisode. Vraiment, moi, ça a tout changé dans mon organisation. Et je pense vraiment qu'il peut le faire pour des dizaines et des centaines de managers. Tellement, je suis convaincue par cet outil. J'espère que cet épisode t'a plu. Vraiment, voilà. n'hésite pas à réfléchir, même si tu hésites à prendre notion, tu peux passer par toutes les étapes que je viens de te citer dans cet épisode et je reste disponible bien évidemment avec toi pour répondre à toutes tes questions ou pour discuter de logiciels parce que peut-être tu vas m'en faire découvrir ou peut-être qu'il y en a, tu te poses la question, tu as peut-être envie d'avoir un logiciel pour tel ou tel secteur de ton activité, n'hésite pas à venir discuter avec moi en DM sur LinkedIn ou Insta, j'y répondrai avec plaisir. On se retrouve la semaine prochaine avec un autre thème, on va changer de l'organisation et je te dis à très vite ! Je te remercie d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. Si tu l'as apprécié, je t'invite à t'abonner sur ta plateforme préférée et à me laisser un commentaire 5 étoiles. On se retrouve au prochain épisode pour parler management et leadership.
