Speaker #0Si vous vous posez des questions comme comment trouver plus de clients et faire décoller mon business, comment vendre mes services sans me sentir trop pushy, comment être plus visible sur les réseaux sociaux, alors vous êtes au bon endroit. Bienvenue dans le podcast Je peux pas, j'ai business. Je m'appelle Aline, je suis coach business diplômée depuis 2019 et ce podcast a été créé pour vous, pour vous aider à développer le business de vos rêves, un épisode à la fois. C'est comme avoir une coche business dans votre poche, prête à vous donner le petit coup de pouce ou le botage de fesse dont vous avez besoin. Alors, installez-vous confortablement et c'est parti pour l'épisode du jour. Hello à tous, j'espère que vous allez bien. Nous sommes aujourd'hui lundi 11 août et c'est parti pour l'épisode du jour. J'avais envie de vous parler de mes méthodes d'organisation et surtout des 5 astuces qui vont vous permettre d'organiser votre semaine pour gagner 5 heures sans travailler plus. J'avoue, je sais que la promesse fait envie, mais je vous promets que si vous appliquez... Toutes ces techniques, toutes ces astuces, vous allez gagner un temps fou au quotidien. Ce sont en fait les cinq techniques qui m'ont permis personnellement de libérer en moyenne cinq heures par semaine sans réduire mes résultats, parfois même en les multipliant et surtout en allégeant énormément ma charge mentale. Et la bonne nouvelle, c'est que la plupart, vous pouvez les appliquer dès demain. Et en fait, c'est rigolo parce que toutes ces astuces, vous allez vous dire non, mais en fait, ça prend du temps. Mais c'est la définition même de reculer pour mieux sauter. Ce sont des astuces qui prennent un petit peu de temps à mettre en place ou appliquer au quotidien, mais qui vous font gagner ensuite un temps fou. dans l'exécution ou quand vous avez les mains dans le camp de bouillie, quand vous êtes derrière votre ordinateur, en train de travailler avec vos clients, etc. La première astuce, c'est de prendre le temps de préparer votre semaine. Personnellement, tous les dimanche soir ou lundi matin, en ce moment d'ailleurs c'est plutôt le lundi matin, je prends toujours une demi-heure à une heure pour préparer ma semaine et planifier toutes mes journées à l'avance. C'est-à-dire que le lundi matin au plus tard, je sais toujours exactement comment va se dérouler ma semaine, presque heure par heure, puisque j'utilise la méthode du... du time blocking, de manière un peu détournée. On en reparlera juste après parce que c'est l'astuce numéro 2. Mais j'utilise la méthode du time blocking, c'est-à-dire que je travaille avec mon calendrier et que je bloque créneau par créneau les tâches que je dois faire. Par exemple, lundi, de 9h30 à 10h, j'ai un bloc-temps live Instagram. De 10h à 11h, j'ai un bloc-temps call stratégique avec l'équipe. De 11h à 12h, j'ai un bloc-temps comme une réunion programmée dans mon agenda qui s'appelle micro-tâches. Et en fait, je programme à l'avance tous les blocs-temps ... avec à chaque fois la nature des tâches que je suis censée être en train de faire sur ces créneaux spécifiques. Et j'adore cette méthode du time blocking parce qu'elle me permet de m'assurer à l'avance que tout ce que j'ai besoin de faire dans la semaine sera bien fait et que mes objectifs et mes ambitions sont aussi réalisables. Parce qu'en fonctionnant avec cette méthode du time blocking, si à un moment je me dis j'ai une semaine de 35 heures mais que je me suis prévue 72 heures de travail, je vais très vite m'en rendre compte et ça m'évite après d'arriver à la fin de la semaine complètement épuisée. Avec en plus la culpabilité de me dire que je n'ai pas fait tout ce que j'avais prévu de faire. Donc je prépare ma semaine à l'avance avec cette méthode du time blocking, mais je ne la fais pas n'importe comment. Parce que dans ma préparation de la semaine, je commence toujours par faire un premier bilan sur la semaine écoulée. C'est-à-dire que j'ai un template Notion que je duplique à chaque fois. Et je commence par me dire, ok, quels ont été mes 3, 5 accomplissements majeurs de la semaine écoulée ? Où est-ce que j'en suis de mes 3 objectifs, les 3 priorités que je m'étais fixé pour la semaine ? quel est le pourcentage de complétion de chacun d'eux, qu'est-ce qui a fonctionné, qu'est-ce qui n'a pas fonctionné dans ma semaine, qu'est-ce que je veux continuer, optimiser, commencer ou arrêter, c'est ce que j'appelle la coca, continuer, optimiser, commencer ou arrêter. Et ça m'aide vraiment à analyser et à faire une boucle de feedback sur ma semaine écoulée et de très vite repérer les habitudes qui fonctionnent, qui ne fonctionnent pas, les tâches qui m'ont posé soucis, les systèmes d'organisation qui n'ont potentiellement pas fonctionné et de pouvoir de semaine en semaine aussi itérer. et voir très vite quand je suis en train de tomber dans un trou de lapin, soit de perte de motivation, de créativité, de système d'organisation qui ne fonctionne pas, etc. Je fais aussi le tri de toutes les tâches qui n'ont pas pu être faites. Il y a toujours des milliers de micro-tâches sur ma to-do list qui prennent quelques secondes, mais qui ne sont pas du tout prioritaires, qui se sont accumulées. Là, je les trie, soit je les supprime, soit je les annule, soit je les délègue, soit je les reporte sur la semaine à venir. Et ensuite, je passe à la planification de la semaine à venir. Je détermine quelles sont mes trois priorités. pros et mes trois priorités perso pour la semaine à venir. Trois objectifs que je me fixe, ni plus ni moins. Et ensuite, je planifie ma semaine selon ces trois priorités et selon évidemment tous les rendez-vous que j'ai à faire, les réunions avec mon équipe, les créneaux de création de contenu qui sont en fait toujours les mêmes d'une semaine à l'autre, etc. Et donc au final, quand je commence ma semaine, comme je vous le disais, dès le lundi matin, je sais exactement de quoi ma semaine sera faite, mais surtout, elle est planifiée en fonction de mes objectifs du moment. et non pas des urgences. C'est ce que j'appelle être en action sur son agenda, et non pas en réaction. Et ça, ça m'amène à ma deuxième astuce, que j'appelle le time blocking inversé. Donc comme vous l'avez compris, moi la manière dont je planifie mes semaines, ça peut être très militaire, mais très honnêtement ça fonctionne extrêmement bien pour moi. Après si évidemment vous, vous avez besoin de quelque chose un petit peu plus flexible, fluide pour vous, vous faites ce qui fonctionne pour vous. J'ai bien conscience que ce qui me correspond pour moi ne correspondra peut-être pas à tout le monde. En tout cas, moi ça me rassure beaucoup tout soit planifié, cadré quasiment à l'heure près. à l'avance. Et du coup, quand je planifie ma semaine, j'applique ce que j'appelle le time-locking inversé, c'est-à-dire qu'au lieu de remplir mon agenda de créneau-temps de ce que je veux faire ou ce que je dois faire pour le business, d'abord, avant toute chose, je vais bloquer mon temps perso non négociable, les périodes de deep work, de productivité pour avancer sur des projets qui sont importants, et mes périodes de créativité. Et en fait, en bloquant ces trois types de créneaux en amont, Je m'assure d'avoir un agenda qui devient un garde-fou contre l'overbooking et d'avoir aussi du temps pour moi. Donc je pars d'abord du temps pour moi, du temps pour ma créativité, slash création de contenu, et du temps pour les tâches deep work. Ça peut être réflexion stratégique, travail sur la vision, création de nouvelles offres. Et je place ces blocs comme des blocs indisponibles dans mon calendrier, partagés avec mon équipe. Comme ça, il ne peut pas y avoir de réunion ou de contraintes horaires qui sont bloquées sur ces temps-là. Et ensuite, sur... tous les espaces résiduels qui restent, je cale les réunions, les rendez-vous, les interviews podcast, les micro-tâches à faire, les tâches de feedback à l'équipe, les tâches d'échange avec l'équipe aussi, bref, tout le reste, mais je pars du principe que ma priorité, c'est mon temps perso, mes périodes de deep work et mes périodes de créativité. Les périodes de deep work, c'est toutes ces tâches qui ne peuvent être faites que par moi et qui demandent un vrai jus de cerveau, toute mon attention, tout mon focus ... Et toute mon énergie, donc encore une fois, ça peut être des périodes comme l'élaboration de nouvelles stratégies, la création d'un planning éditorial pour un lancement, la création d'une nouvelle offre, un brainstorming sur un nouveau projet, une période d'analyse et de feedback financière sur les entreprises. Bref, ce que j'appelle du CEO time, c'est-à-dire le temps qu'on prend pour travailler sur son business et non pas dans son business. J'en arrive à ma troisième astuce que je viens du coup de... spoiler, slash teaser un petit peu. Et ceux qui ont suivi ma formation Mission Organisation et Productivité savent que j'appelle ces créneaux horaires-là les Golden Hours. Les Golden Hours, ce sont les moments dans votre semaine où vous avez une super énergie, où vous êtes super performant. Bref, c'est les moments où vous êtes capable en quelques heures d'abattre l'équivalent de plusieurs jours de travail. Et on a tous et toutes ces fameux Golden Hours dans une semaine. Ça va dépendre de votre style de productivité. Est-ce que vous êtes plutôt du matin, du soir ? Ça va dépendre de vous. contraintes quotidiennes, si vous avez des enfants, une famille, un travail à côté ou autre, ça va dépendre de plein de choses. Donc mes golden hours à moi ne seront certainement pas les mêmes que les vôtres, mais par exemple pour moi c'est le mardi matin, le mercredi matin et le jeudi matin. Je sais que ce sont les trois moments de la semaine où je suis la plus productive, déjà parce que je suis du matin quoi qu'il arrive, mais surtout parce que le lundi c'est le début de la semaine, j'ai toujours un peu la tête dans les fesses, et le vendredi c'est la fin de la semaine et je sens que, bah voilà, j'ai un petit peu moins d'énergie qu'en début de semaine. Par contre, mardi, mercredi, jeudi matin, ça cartonne, je peux être super productive. Et en fait, l'idée, c'est de repérer quels sont ces créneaux-là chez vous et de les réserver aux tâches les plus importantes sur votre business. Ça peut aussi être lié, bien évidemment, à vos cycles d'énergie, donc ça peut être intéressant de faire un petit suivi sur deux semaines et on va bloquer systématiquement ces créneaux pour y mettre les tâches les plus créatives ou les plus stratégiques. Et souvent, c'est des créneaux où je déconseille de mettre des rendez-vous clients, des rendez-vous tout court. ou des tâches comme répondre aux emails, relever les datas des réseaux sociaux, etc. Vraiment, mettez-y les tâches qui nécessitent toute votre attention, tout votre jus de cerveau, toute votre créativité et votre productivité pour vraiment faire avancer votre business. Et petite astuce supplémentaire, de mon côté, j'ai créé un mode qui s'appelle Deep Work sur mon téléphone. Alors, je crois qu'on peut faire ça sur tous les téléphones aujourd'hui. Moi, je suis sur iPhone et sur iPhone, on peut se créer différents modes de concentration. qui vont afficher les notifications qu'on veut sur les créneaux qu'on veut. Et du coup, je me suis créé un mode automatique qui s'appelle Deep Work, qui fait que les mardis, mercredis et jeudi matin, de 8h à 14h, en fait, je n'ai aucune notification importante sur mon téléphone, sauf les appels de ma famille. Tout le reste va être automatiquement filtré par mon téléphone, y compris les notifications Slack de mon équipe, etc. Et j'adore ça parce que du coup, c'est un mode qui vient soutenir ces fameuses Golden Hours, qui viennent soutenir ma productivité sans que j'ai à penser de moi-même à activer ou désactiver le mode concentration ou le mode avion de mon téléphone. Et puis à 14h, mon téléphone remet mes notifications à la normale. Et là, j'ai de nouveau les notifications Slack de mon équipe qui peuvent s'afficher, les messages WhatsApp, etc. Donc, petite astuce. si ça peut en aider certains d'entre vous. J'en arrive à ma quatrième astuce, c'est de prévoir un buffer time. toutes les semaines. Le buffer time, c'est quoi ? C'est un peu comme la méthode Scrum, inspirée des équipes tech dans les startups, etc. L'idée, c'est de définir sa capacité hebdomadaire en termes de travail. Par exemple, je peux travailler 30 heures, 35 heures par semaine. Et ensuite, on va garder 20% de ce temps de travail pour des imprévus et pour de l'optimisation. C'est-à-dire que je vais ramener ça sur, on va dire, 10 heures, comme ça c'est beaucoup plus simple pour moi en termes de calcul. Si je sais que cette semaine, je ne peux travailler que 10 heures, ça veut dire que je ne vais accepter ou je ne vais me programmer que l'équivalent de 8 heures de travail. Donc j'aurai 2 heures de libre qui généralement sont calées en fin de semaine, que j'appelle buffer time, et qui sont là uniquement pour rattraper les imprévus, les urgences, les retards, etc. Ce qui fait que si pendant la semaine j'ai un imprévu, je peux décaler ce que j'étais censée faire sur le moment à ma fin de semaine. Donc moi ce que j'ai fait, c'est que tous mes vendredis après-midi sont des buffer time, c'est-à-dire je ne prévois rien mes vendredis après-midi, et généralement, il me sert à rattraper mes retards, mes urgences. Dans l'idéal, le deal, c'est aussi de pouvoir me dire, du coup, la plupart du temps, le vendredi après-midi, en fait, je n'ai rien parce que je n'ai rien planifié. Dans 99% des cas, si je dois être totalement honnête, il y a toujours des choses à faire le vendredi après-midi parce qu'évidemment, le business étant ce qu'il est, on a toujours des imprévus, des retards, des urgences qui m'arrivent en cours de semaine. Et c'est totalement normal. Mais en fait, du coup, maintenant, je suis beaucoup plus sereine parce que si le mercredi soir ou le jeudi matin, j'ai une urgence qui se cale, je peux la traiter sur le moment. et décaler les tâches qui étaient prévues ce jeudi matin en question, au vendredi après-midi, m'assurer de terminer ma semaine en ayant coché toute ma to-do list. Donc le fameux buffer time où on réserve 20% de sa capacité de travail sur un créneau défini. Donc encore une fois, moi c'est la fin de semaine, mais vous ça peut être quand vous voulez, pour rattraper les urgences, les imprévus, les retards. Et enfin, j'arrive à ma cinquième et dernière astuce qui est d'optimiser... Ces routines quotidiennes, je vous en ai déjà parlé dans un épisode de podcast il y a quelques jours sur ma morning routine d'été. Mais plus vous allez avoir des routines calées en termes de routine du matin, mais aussi ce qu'on appelle la shutdown routine. C'est la petite routine que vous faites avant de terminer votre journée de travail. Moi, elle est très simple chez moi. C'est juste checker mon planning du lendemain, m'assurer que toute ma to-do list du jour est cochée et nettoyer, ranger mon bureau. Voilà, c'est aussi simple que ça parce que le soir, je n'ai pas d'énergie pour faire un journaling, une boucle de feedback. ou alors du travail supplémentaire, parce que généralement j'ai la tête pleine et très envie de raccrocher la souris et le clavier. Mais en tout cas, d'avoir une petite routine de fin de journée de travail et une routine du matin, de ritualiser ça, ça aide vraiment à gagner beaucoup de temps, parce que ça automatise vos premiers et derniers gestes de la journée. C'est génial en termes de charge mentale et aussi en termes d'efficacité. Voilà du coup sur les 5 astuces pour organiser votre semaine et gagner 5 heures sans travailler plus. Donc si je récapitule rapidement, en premier, on avait la préparation. de votre semaine. En second, on avait le time blocking inversé. En troisième, on avait les fameuses golden hours, c'est-à-dire les créneaux temps dédiés à vos moments où vous avez votre meilleure énergie, vous êtes super performant, super productif. En quatrième, on avait le fait de prévoir un buffer time. Et en cinquième, optimiser vos routines quotidiennes. Et pour finir, j'aimerais vous partager quelques petits hacks bonus. J'en ai quelques-uns. Je vais y aller assez rapidement, mais ça va aussi vous aider à optimiser tous vos résultats. Le premier hack bonus, c'est d'avoir une semaine type. Moi, je sais que j'ai un template de semaine que je duplique à chaque fois et je repars de ce template de semaine avec des créneaux temps qui sont déjà dédiés, par exemple, à la création de contenu, à l'administratif, aux rendez-vous, etc. Et en fait, quand je planifie ma semaine, je repars toujours de ce template. Alors évidemment, je ne le respecte pas à chaque fois à 100% parce que chaque semaine ne ressemble pas à la précédente. Mais en tout cas, ça m'aide à ne pas partir de zéro à chaque fois. deuxième petit bonus c'est de vraiment vous bloquer du CEO time donc ce fameux temps pour bosser sur votre business et non pas dans votre business une à deux fois par semaine à créneau fixe pour travailler sur votre stratégie sur la vision, les chiffres, la création de valeur la mise en place de nouvelles offres de nouveaux process dans votre business etc troisième astuce bonus ce serait d'utiliser mais ça je sais que la plupart d'entre vous vous le faites déjà d'utiliser un outil central comme Notion, ClickUp très low pour tout regrouper et tout avoir à un seul endroit et éviter de noter plein d'idées. Par exemple, les personnes qui ont leur to-do list de la semaine à un endroit, leur organisation avec les rendez-vous à un autre, les idées de contenu encore à un troisième endroit. Franchement, je ne sais pas comment vous faites. Mettez tout à un seul endroit. Cinquième astuce bonus, je l'ai un petit peu abordée déjà, mais c'est de vraiment couper toutes les notifications sur votre téléphone ou alors, comme moi, vous créez un mode spécifique qui s'active et se désactive automatiquement à créneau fixe pour... on va dire, portez vos efforts de productivité et évitez de vous distraire. Et ensuite, dernière astuce que je suis en train de tester en ce moment, donc je n'ai pas encore énormément de feedback à vous faire, mais pour l'instant, j'aime beaucoup, c'est le fait de limiter mes créneaux de décision. C'est-à-dire que maintenant, je me suis fixé trois créneaux dans la semaine, qui sont généralement en fin de matinée, donc le mardi, le mercredi et le vendredi. Et en fait, sur ces trois créneaux, je prends toutes les décisions que j'ai besoin de prendre et le reste du temps, je ne prends pas de décision. Et en fait, le fait de faire ça, c'est C'est ouf, mais de prendre ces décisions stratégiques que deux ou trois fois par semaine, ça me crée beaucoup moins de charge mentale et beaucoup moins de fatigue cognitive. On connaît ce fameux terme de la « decision fatigue » , donc la fatigue liée à la prise de décision qui touche beaucoup les adultes, les entrepreneurs, etc. Et le fait de regrouper, c'est presque de faire du batching du moment où on doit prendre des décisions. Pour le moment, je dois dire que je suis assez surprise et heureuse des résultats. Voilà les amis ! j'espère que l'épisode vous a plu j'ai hâte que vous me disiez quelle est l'astuce qui vous parle le plus ou celle que vous avez envie d'implémenter en priorité et j'espère que vous avez appris au moins une astuce que vous ne connaissiez pas ou vous vous dites ah bah ça dis donc ça me parle j'aimerais bien le tester dans mon propre business merci de m'avoir écouté jusqu'au bout et à vous tous je vous souhaite une merveilleuse journée, soirée après midi nuit où que vous soyez et je vous dis à très vite dans un prochain épisode Bye tout le monde !
