Speaker #0Je suis Chris Bonjean, coach et formateur spécialisé en gestion du temps et en productivité. Ce podcast s'adresse aux personnes qui veulent reprendre le contrôle de leur temps et retrouver l'harmonie entre la vie professionnelle et personnelle, pour avancer sereinement vers leurs objectifs. Ici, on parle méthode, astuce et mindset, pour faire de votre temps un allié. Si vous êtes prêt à transformer votre quotidien, c'est parti ! Bienvenue dans ce nouvel épisode de l'art de gérer son temps. Aujourd'hui, je vais vous parler d'un sujet pour vous aider à optimiser votre temps et éviter la surcharge de travail. C'est un sujet qui peut toucher tout le monde, que ce soit dans notre environnement personnel ou professionnel. Je fais référence à la délégation. La délégation, c'est un sujet qui peut toucher nos différents domaines de vie, que ce soit dans notre environnement professionnel et personnel, et justement dans notre vie personnelle. Vous l'avez peut-être déjà remarqué, si vous êtes en couple ou en famille, vous avez de la ressource externe, que ce soit les enfants, le conjoint ou la conjointe, et vous ne faites pas appel à ces ressources pour vous aider, pour déléguer certaines tâches. Dans notre environnement professionnel, c'est également la même chose. Et là, ça touche toutes les sphères, que tu sois entrepreneur, solopreneur ou salarié, beaucoup se retrouvent submergés parce qu'ils gardent pour eux beaucoup trop de tâches. Parfois par manque de temps pour expliquer, et d'autres fois par perfectionnisme et souvent par peur que le travail ne soit pas bien fait. Si ça te parle, je vais te donner un processus clair pour apprendre à déléguer et te retirer de la charge mentale. Alors, déléguer, ce n'est pas se débarrasser de son boulot ou de le refiler à quelqu'un d'autre. J'insiste dessus parce que je sais qu'il y a des managers qui considèrent que déléguer, ça peut être fuir son travail. La délégation, il faut le voir comme une compétence. Un, c'est un levier qui te fait gagner du temps sur des tâches qui ont une faible valeur ajoutée pour toi. Deux, ça va te permettre de te concentrer sur ton cœur de métier. Trois, Tu vas réduire ta charge mentale, donc forcément l'épuisement. Quatre, tu vas faire monter en compétence tes collaborateurs. Cinq, ça va donner de l'autonomie à tes collaborateurs. Donc comme tu peux le voir, il y a quand même des bénéfices à déléguer. Pas des bénéfices égoïstes, mais vraiment des bénéfices d'équipe. Parce que si tu as du temps à te consacrer sur de la valeur ajoutée pour ton équipe, forcément tu vas apporter de la performance dans cette équipe. Alors, on vient de voir justement les bénéfices qu'il y avait à déléguer. Maintenant, ce qu'on va voir, c'est les raisons pour lesquelles la délégation ne fonctionne pas. Ensuite, on verra les erreurs courantes de la délégation pour ensuite vous partager un process pour bien réussir sa délégation. D'après une étude de 2024 d'Harvard Business Review sur la délégation, les managers et les professionnels ont des difficultés à bien déléguer. Environ 35 à 40% des managers admettent ne pas déléguer suffisamment, ce qui entraîne chez eux une surcharge de travail et une baisse de productivité. Alors ce que je vous propose, c'est que je vais mettre en lumière les points pour lesquels la délégation ne fonctionne pas. L'erreur qui est souvent faite, c'est de ne pas exprimer clairement ce qui est attendu d'une tâche et de ne pas y donner du sens. Un exemple, est-ce que tu peux me faire ceci ou est-ce que tu peux me faire cela ? sans préciser le résultat attendu, les délais, et aussi connaître le niveau d'autonomie du délégataire. Connaître son niveau d'autonomie, c'est de savoir où il en est par rapport à la tâche que tu vas lui confier. Soit tu lui confies en intégralité, c'est de prévoir un temps de formation pour savoir où il en est. Donc soit tu lui confies la tâche en intégralité, soit tu lui confies un tiers et tu fais un point au tiers de la tâche, ou à la moitié de la tâche. Tu fais un point à la moitié de la tâche ou soit tu lui confies l'intégralité parce que tu juges qu'il connaît et tu auras évalué son niveau d'autonomie sur la tâche réalisée pour être sûr qu'elle se passe dans les meilleures conditions pour toi et pour lui. Ce qui va être important aussi, c'est toujours donner un cadre clair de ce que tu attends de la tâche. C'est-à-dire l'objectif, lui donner un sens pour quand tu attends. le rendu de cette tâche et est-ce qu'il a besoin de ressources, une formation, un process écrit, l'accompagnement de quelqu'un pour le rassurer, pour le mettre dans une bulle de sécurité, pour qu'il puisse réaliser la tâche en pleine confiance. En fonction de la tâche que tu confies au collaborateur, Je trouve que c'est intéressant et c'est bien de pouvoir noter un process par rapport à cette tâche, parce qu'elle peut servir à un collaborateur qui rentrera demain, ou le collaborateur n'est pas là demain, au moins il y a des profils qui aiment bien avoir un process écrit pour réaliser la tâche en question. Et puis, il suffit que ce soit une tâche qui soit réglementaire, c'est bien d'avoir des choses factuelles. Autre raison pour laquelle une délégation peut ne pas fonctionner parce que le bon profil n'a pas été choisi ou le délégataire ou le collaborateur n'est pas motivé à réaliser la tâche. C'est pour ça que c'est important de prévoir un temps d'entretien avant la délégation pour parler justement de ton intention auprès du collaborateur. Et ça te permettra d'avoir des indicateurs sur sa motivation, s'il est capable de réaliser la tâche et qu'est-ce qui lui manque. Tu l'auras peut-être compris, choisir une personne qui n'est pas motivée à réaliser une tâche, c'est un risque sur le résultat final. Autre erreur d'une délégation qui ne fonctionne pas, c'est le micro-management. C'est de passer son temps à regarder ce que va faire le collaborateur sur une tâche que tu lui as confiée. Il va se sentir épié et il ne va pas se sentir rassuré. Comme dit l'adage, la confiance n'exclut pas le contrôle. C'est pour cette raison que ce contrôle, tu vas le définir avec lui à la fin de l'étape que vous aurez convenu ensemble. Si c'est à la moitié, au tiers ou si tu lui as confié l'intégralité de la tâche à réaliser. Les erreurs courantes à éviter, c'est déléguer les tâches ingrates et garder uniquement les tâches qui sont plaisantes pour soi. Ça va démotiver votre équipe. Autre erreur, c'est de jamais contrôler. Donc déléguer ne veut pas dire abandonner. Et puis, une autre erreur qui est importante, parce qu'elles le sont toutes, c'est de reprendre la tâche dès que ça capote. Dès que ça bloque... c'est de la reprendre. Donc, laisser le délégataire trouver ses propres solutions parfois. Ça va le mettre en confiance. Alors, d'après vous, qu'est-ce qu'il faut faire pour qu'une délégation réussisse ? On les a vus juste auparavant. Alors là, on va voir la partie processée. Un, c'est de choisir la bonne tâche à déléguer. Donc, pour ça, vous allez lister l'ensemble des tâches que vous réalisez aujourd'hui. Toutes les tâches que vous réalisez. Ne pas en exclure. Ensuite, vous allez identifier la ou les tâches qui peuvent être confiées à votre ou vos délégataires. En deux, vous allez choisir la bonne personne à qui vous allez confier de nouvelles tâches, c'est-à-dire qui a les compétences et qui est motivé pour réaliser la tâche. Et puis aussi, prévoir un temps d'accompagnement, c'est-à-dire un temps de formation, pour que la délégation puisse se passer dans les meilleures conditions. C'est un investissement temps qui vous en fera gagner demain. En trois, donner des instructions claires. Donc prévoyez un temps choisi pour vous et pour votre collaborateur pour cette passation. Donc allez donner du sens à la tâche à déléguer. Pour quelles raisons vous l'avez choisie ? Qu'est-ce que vous allez lui donner comme tâche ? Pourquoi vous lui donnez ? Pour quelles raisons on réalise cette tâche ? Comment elle sera à réaliser ? Et les délais. Dans le niveau d'autonomie, ce que j'entends, c'est est-ce que le collaborateur va valider la tâche tout seul ou est-ce qu'il va faire appel à un tiers pour valider la tâche ou le tiers, ça peut être vous. À vous de définir, mais il faut que ce soit clarifié. En quatre, ce qui va être important, c'est de faire un suivi sans micro-management. Le micro-management, c'est d'être là à contrôler, surveiller le collaborateur. Il n'y a rien de pire pour qu'il puisse perdre confiance en lui. Et puis vous, vous allez perdre en temps aussi. L'objectif, c'est que si vous lui déléguez une tâche, c'est que vous puissiez en gagner. Donc pour ça, vous allez fixer un point de contrôle au beau moment que vous aurez défini ensemble. Soit il viendra vous voir pour vous dire qu'il a terminé, ou voilà, ce sera à vous de le définir ensemble, que vous soyez synchronisés. Et puis, encouragez-le à demander de l'aide s'il a besoin. Il ne faut pas qu'il ait peur. Il faut que vous le mettiez dans une bulle de confiance. L'apprentissage, c'est le droit à l'erreur. Plus le collaborateur se sent en sécurité psychologique et physique, mieux il réalisera la tâche et il osera même venir vous dire qu'il a soit pas compris, il a pas compris quelque chose. Et en 5, ce qui est ultra important, ce qui manque encore beaucoup dans un environnement professionnel, c'est de pouvoir donner du feedback à la fin de la tâche à réaliser. C'est-à-dire... Qu'est-ce qui a bien fonctionné, qu'est-ce qui peut être amélioré et aller le valoriser, même... si ce n'est pas comme vous l'entendez. Attention, pour les managers qui sont perfectionnistes, dites-vous quel était l'objectif de la tâche. Parfois, ce ne sera pas réalisé comme vous le voulez, mais l'essentiel, c'est que l'objectif soit atteint. Donc, pensez toujours à valoriser le travail pour motiver le collaborateur. Donc, cette cinquième étape, important de la faire. Feedback, qu'est-ce qui a bien fonctionné et qu'est-ce qui peut être amélioré et aller valoriser le travail pour motiver le collaborateur. C'est un levier. Pour ceux qui le souhaitent, pour terminer, je donne un challenge. Prenez 5 à 10 minutes, dès que vous le pouvez, dans la journée, ça prend 5 minutes. Listez toutes les tâches que vous réalisez dans la semaine. Toutes les tâches. Ensuite, identifiez celles qui pourraient être déléguées dès demain. Tu peux réécouter à nouveau l'épisode. Il est sans limite de consommation. Ça va t'éclairer pour savoir comment faire. Et si tu as des questions ou que tu as besoin d'aide, tu peux me contacter en DM sur LinkedIn. Je suis assez réactif. Notre épisode sur la délégation est terminé pour aujourd'hui. merci de l'avoir écouté et je viens tiens à remercier Proutus pour son commentaire et son avis 5 étoiles sur Apple Podcast ça donne de la force ça donne de la visibilité au podcast à très bientôt pour un nouvel épisode voilà c'est la fin de ce petit épisode j'espère qu'il vous aura plu laissez-moi un avis pour me dire ce que vous avez apprécié abonnez-vous pour ne rien manquer laissez un avis sur Apple Podcast ou sur la plateforme de votre écoute Je vous dis à très bientôt pour un prochain épisode.
