Speaker #0Hello les passionnés d'industrie et de RH ! Nouvel été, nouveau format ! Tu es RH et tu commences sérieusement à attendre que tout le monde soit en vacances et que tu puisses enfin bosser sur tes sujets ? Tu as déjà enfilé tes tongs, ça sent la crème solaire à plein nez dans les bureaux, moins de réunions, moins d'urgences, moins de mails, c'est la calme estivale avant de te faire broyer par le mois de septembre. Alors plutôt que d'attendre cette habituelle tsunami, je te propose un truc. C'est un cahier de vacances RH, c'est une série audio et vidéo et la promesse est simple, un été pour muscler tes process RH et surtout éviter de te faire broyer à la rentrée. Des épisodes courts et des cas concrets. Et à chaque fois, un outil, un exercice ou un cas d'usage à tester dans ton coin ou en équipe que tu reçois dans ta boîte mail. Parce qu'on ne va pas se mentir, c'est jamais le bon moment de s'y mettre, donc c'est maintenant. Et si tu as envie d'aller plus loin après tout ça, je t'en reparle. au courant de cet été. Mais d'abord, tongs ou pas, on attaque. Hello, bienvenue, on est dans le 13e épisode de notre série Cahiers de Vacances. Bon, on entame le mois d'août, franchement là, je pense que t'as plus grand monde dans la boutique, en plus on sait que souvent en Indus on est vraiment dans les semaines là qui sont fermées, donc t'es potentiellement toi aussi en vacances, donc ça sent bon le sable chaud, la crème solaire. et les smoothies. Donc, tu le sais, la promesse de cette série Cahiers de vacances, c'est vraiment un été pour muscler tes process RH et surtout ne pas te faire broyer à la rentrée. Donc, on est sur du format actionnable avec des outils que je te vis dans le Cahiers de vacances chaque mardi. Tout pareil, ultra actionnable et concret pour te servir dans ton quotidien. Donc, évidemment, tu peux commencer par écouter cet épisode si... tu nous découvres, enfin si tu me découvres aujourd'hui. Sinon, je te conseille quand même de commencer par le premier qui est trois raisons de structurer tes process. Alors, si tu n'as pas déjà cliqué sur le lien pour recevoir le cahier de vacances, il faut que tu le fasses. Le lien est dans la description juste en dessous de l'épisode. Bon, à l'étape où on en ça y est sur ce 13ème épisode peut-être dit, ok, c'est bon, elle a convaincu, j'y vais, je structure mes process RH, et c'est une bonne idée, vraiment, mais attention, il y a des pièges un peu partout, et donc pour t'éviter de les faire, je vais te partager les 10 pièges que je vois le plus souvent, auxquels moi aussi j'étais confrontée, donc ça va te permettre d'être un peu aguerri dans ta structuration. Alors, souvent, je te donne un peu de contexte avant que je te liste tout ça. Tu crois bien faire, tu vas rédiger une procédure, on l'envoie à l'équipe et bon, allez, ça y est, hop, c'est carré, c'est fait. Et en fait, trois semaines plus tard, tu vois qu'il n'y a plus personne qui l'utilise, toi y compris. Voilà, ça arrive souvent. Alors, je te partage tout ça, c'est parti, on commence. Le premier piège, c'est de penser qu'un process, c'est une procédure de... 14 pages. Non. Non, non, non. Un process, ça n'est pas un word de 14 pages que personne n'a jamais relu. Ça, à la limite, ça peut être de la documentation, mais de la documentation qui, quoi qu'il en soit, sera mal faite et donc inutile. À la place, tu peux faire une frise, une checklist, une to-do qui soit partagée, un tableau qui soit visuel, même au départ, utiliser des post-its avec des formes différentes, des couleurs différentes. En tout cas, ce qui compte, c'est qu'on voit visuellement, on voit toujours visuellement, je crois, mais qu'on voit concrètement ce qu'il faut faire, quand et par qui. Pense visuel, visuel, visuel. Perso, moi, j'utilise tout simplement Canva. Voilà, si tu n'as pas Canva, parce qu'en environnement corpo, on n'utilise pas forcément Canva, tu peux très bien utiliser Excel et intégrer des briques de forme pour écrire ton process. Vraiment, ne te prends pas la tête sur l'outil. Le principe, c'est qu'il soit visuel. Maintenant, la deuxième erreur, c'est de documenter le process à la fin quand tout est déjà fait. Par exemple, tu portes ton projet RH, tu pilotes tout, tu structures ton process et à la fin, tu te dis bon, ok, ça y est, c'est bon, je vais formaliser le process. Résultat, tu risques d'oublier des choses, tu n'impliques personne, tu documentes pour toi, mais en quelque sorte, pas pour l'équipe. Mon conseil, c'est vraiment de formaliser en même temps que tu avances. Ou juste après un premier test terrain. Dans un des épisodes précédents, je t'ai parlé de comment j'avais fait moi, parce que je sous-traite à Claire. Coucou si tu nous écoutes. Une partie de mon process sur le podcast. Et bien en fait, simplement, à chaque fois que je publiais un épisode de podcast, j'ai plein plein de manip à faire. En fait, j'ai filmé tout ce que je faisais. Et comme ça, déjà, un, je ne perds pas de temps, et puis on peut corriger rapidement. Et puis elle, quand elle reprend la main, elle est très au clair sur tout ce qu'il y a à faire. Troisième erreur, c'est oublier de définir les rôles du qui fait quoi. Ce que je vois souvent sur un process, quand il y a un début de documentation, en tout cas des process, c'est tu vas écrire ou il est écrit, en tout cas, valider la candidature. OK, mais qui est décisionnaire sur cette partie-là ? Est-ce que c'est le service RH ? Est-ce que c'est le recruteur, in fine ? Est-ce que c'est le manager ? Est-ce que c'est les deux ? Est-ce que, par exemple, il faut derrière déclencher une DA au service achat et in fine, c'est eux qui valident le projet de recrutement ? Enfin, tu vois, là, je parle recrutement, mais évidemment, ça peut être le cas pour plein de process. Qui fait quoi ? Qui est décisionnaire de quelle tâche ? Qui est valideur ? Qui est prescripteur ? Etc. Et surtout, dans quel ordre ? Si les rôles ne sont pas clairs, évidemment, personne ne va suivre le process de la même manière. Et on a un problème aussi de responsabilisation in fine. Donc, c'est vraiment important de s'assurer que les rôles soient clairs. Donc, toujours préciser qui fait quoi, à quel moment. Quatrième erreur, ne pas tester le process. Alors ça, c'est un truc que je vois très souvent. Genre très souvent. On se pose, on se dit ok, on va travailler. De telle manière, mon process, de toute façon, il est comme ça. Tu l'écris, tu le diffuses et hop, il est classé dans un Teams ou un SharePoint ou que sais-je. Mais en fait, non. En vrai, il faut le tester, le construire et le documenter en même temps que tu le fais et ensuite repartir de ce cas réel. Et là, ça va te permettre de voir quelles sont vraiment les étapes qui coincent, les infos qui manquent dans ton process. les boucles qui sont potentiellement inutiles, et surtout de te dire, ah ok, j'avais pensé que ça, ça pouvait être intéressant, mais finalement, en le réalisant, je m'aperçois que ce n'est pas possible ou qu'on perd beaucoup de temps sur cette étape-là parce que je vais avoir le retour que, je ne sais pas, dans trois jours. Donc, faisons différemment. Donc, un process qui n'est pas testé sera forcément un process, d'une part, bancal et non... utilisées. J'en mets ma main à couper. Genre, vraiment. Donc, parfois, ce que je vois, notamment dans des grosses boîtes, c'est qu'il va y avoir des process qui sont imposés par le groupe, qu'il faut décliner sur le site. Et là, c'est hyper compliqué parce que, on ne va pas se le cacher, entre ce qui se passe en centrale au siège et ce qui se vit vraiment sur le quotidien, c'est pas... tout à fait la même chose. Donc là, ça peut être un vrai sujet. À ce moment-là, il n'y a pas photo. Il faut que tu testes le process qui a été envoyé par le groupe. Tu fais un truc hyper méthodique, précis, etc. Tu testes, je ne sais pas, le process de mobilité interne, il est comme si, il est comme ça. Tu déroules le process comme il l'en fait. Et à chaque fois, tu mesures. Regardez, vous me demandez de faire ça, tac, ça, ça ne colle pas. Tac, à cette étape-là, ça ne colle pas, ça ne va pas, parce que ci, parce que ça. Pour qu'il puisse être adapté, si vraiment tu n'as pas la latence, toi, de pouvoir adapter ton process groupe à ton site, en fait, voilà, mesure et prouve. A l'inverse, si tu as la latence quand même du groupe pour adapter, fais pareil. Teste le process qui est envoyé par le groupe. Essaye de te poser, à te dire, tiens, qu'est-ce qu'on peut améliorer ? Qu'est-ce qu'on peut faire différemment ? Qu'est-ce qu'on peut adapter ? Etc. Cinquième erreur, ne pas partir d'un vrai irritant. Alors, concrètement, ça c'est quelque chose que je vois assez souvent. On écrit un process, mais on ne comprend pas vraiment à quoi il sert. Ça peut aussi être parce qu'on part d'une exigence de, par exemple, la direction, de la qualité ou du siège, mais qui finalement ne repart pas d'un irritant du terrain. Là, en fait, ça fait pchit, parce que personne ne comprend à quoi il sert et à quoi surtout il leur sert. en tant que collaborateur, en tant que manager, ou toi en tant que RH, en fait. Donc, ils vivent des galèves quotidiennes et quelque part, si tu mets un process sur lequel ils n'ont pas d'intérêt, bon, oui, là, tu ne vas pas choper l'adhésion. Donc, toujours partir vraiment d'un irritant qui est réel, je ne sais pas moi, une intégration qui est ratée ou des échanges de mails. beaucoup trop d'échanges de mails avec les managers sur un processus de mobilité interne, par exemple, ou des délais qui sont flous, qui ne sont pas respectés. C'est ça qui va faire vraiment qu'on va adhérer à ton process RH. Ensuite, une sixième erreur qui est quand même très reliée, c'est de faire un process RH sans y inclure les managers. Voilà, donc on est vraiment très lié avec le point précédent. Tu formalises, tu diffuses et inévitablement, les managers... pour continuer à faire à leur sauce parce que ça n'est pas adapté, ça ne convient pas à leur quotidien. Et encore une fois, tu ne donnes pas de sens parce que tu ne les as pas embarqués. Donc, moi, ce que je conseille déjà pour comprendre un peu plus leurs enjeux, le terrain, etc., c'est forcément de passer du temps avec eux. Le truc aussi qui marche quand même assez bien pour comprendre quelles sont leurs problématiques du quotidien, souvent en Indus, ils vont avoir des routines managériales irrégulières. généralement c'est tous les matins, chaque crise de quart, quart matin, quart après-midi, tu vas voir, je ne sais pas comment ça s'appelle chez toi, mais un top 5 ou quelque chose comme ça, participe ! Vas-y, essaye de comprendre qu'est-ce qui se passe. Souvent, il y a un point RH, ils organisent un point RH sur qui est absent, qui ne s'est pas présenté, c'est quoi le turnover, absentéisme, tu vois, et des fois, ils ont des petits indicateurs comme ça. S'ils n'en ont pas, ça peut être aussi une bonne idée de leur apporter, mais va voir, vas-y, passe du temps avec eux. Moi, je l'ai fait pas mal de fois et vraiment, ça permet aussi de se mettre à leur place et de comprendre vraiment leur réalité. Sixième erreur, et là, c'est vraiment plus du mindset en quelque sorte, c'est penser que le process, une fois qu'on l'a écrit, il est figé pour toujours. Tu penses que l'écrire une bonne fois pour toutes et que derrière, on ne peut plus revenir dessus. Donc ça, c'est souvent le biais de se dire, en processant, je le perds en agilité. En vrai, derrière agilité, souvent… on a surtout le manque de structuration. C'est une jolie façon de dire qu'on n'est pas structuré des fois, alors que non, l'agilité, ce n'est pas ça. Donc, on l'écrit une fois pour toutes, mais finalement, forcément, il faut que ton process, il évolue. Le process, il n'est pas figé, il est là pour vivre, il est là pour s'améliorer et d'avancer petit pas par petit pas parce que l'entreprise évolue, les outils changent, les pratiques aussi, les besoins aussi. Donc, un bon process, c'est un process qui est vivant. Ne pense vraiment pas qu'il va venir te contrer. Voilà, et qui va rester figé. Si le process te comptera, retourne dessus. C'est le moment de changer des choses. Huitième erreur. Ça, c'est le biais classique que je vois. Une fois que j'ai commencé à convaincre un peu les équipérages de structurer tout, à un moment, il y a comme un élan de folie de « Ah ouais, non mais du coup, on va faire assez trop bien. On peut faire des trucs qui peuvent structurer tout. » Et de pousser quelque part. Pour le curseur, ça c'est vite la cata. Parce qu'en fait, plus il est compliqué, moins aussi on va le suivre. Vraiment, la pensée de l'amélioration continue, c'est de faire simple mais efficace. On ne cherche pas du tout à faire une usine à gaz. On ne peut pas dans un process prévoir tous les cas exceptionnels, les exceptions de l'exception de si. Si tu en fais trop, ton process va être... illisible, personne ne va s'y retrouver et personne ne va même avoir envie de jeter un oeil dessus ou d'y aller en fait. Voilà, il faut partir du principe que de toute façon, on est dans un environnement, je pense que si tu m'écoutes, tu bosses dans l'industrie, de toute façon, il va y avoir des aléas, ben en fait, c'est pas grave, voilà, et ton process, vu qu'il n'est pas figé, il va évoluer, tu vas le faire évoluer en fonction des retours que tu vas avoir. Neuvième erreur, c'est ne pas relier le process à Merci. un ou des livrables concrets. Par exemple, un process ou une étape de ton process qui va dire « Préparer le dossier candidat, OK, c'est bien, mais c'est quoi le livrable attendu ? » Un bon process va dérouler sur un fichier, enfin, sur un livrable, en fait, un fichier, un mail type, une base Notion, je ne pense pas que tu utilises Notion, mais peut-être, ou une validation de tel point dans l'ATS. En tout cas, il y a Euh... à la fin, si tu fais une shortlist pour présenter des candidats à ton manager, cette shortlist, il y a quoi dedans ? Voilà, ça c'est le point. Cette shortlist, elle se présente comment ? Est-ce que tu as un standard de cette shortlist pour que tout le monde respecte le cadre, etc. C'est aussi un moyen de faire gagner du temps parce que quand tu fais tes préqualifications téléphoniques, tu prends tes notes un peu en vrac et que tu mets en forme ensuite derrière de dans cette shortlist, dans un template qui te permet de recenser l'intégralité du besoin et de t'assurer que tu as tout ce qu'il faut pour que le manager puisse prendre sa décision. Dixième erreur, ne jamais faire vivre le process. Ça, hyper courant. Voilà, encore une fois, il écrit, mais en fait, il dort ton process. Dans la vraie vie, l'idée, c'est qu'il y a des points d'équipe qui soient dédiés au suivi des derniers process que vous avez mis en place. Qu'est-ce qu'on retient ? Est-ce que ça fonctionne bien ? Qu'est-ce qu'on peut améliorer ? Est-ce qu'il y a des points de friction entre ce qu'on avait imaginé et ce qui se passe vraiment ? Des indicateurs aussi à suivre, parce que des indicateurs, si toutefois tu vois qu'il n'y a pas d'amélioration, même s'il faut attendre toujours une fois qu'on se lance. Je fais une petite parenthèse. Pardon, je m'égare. Une fois qu'on se lance dans la partie structuration des process, il faut aussi se dire qu'il y a toute une étape où, quelque part, on perd un peu d'efficacité et c'est normal. C'est le temps que chacun prenne les habitudes. Rome ne s'est pas faite en un jour. Mais si au bout de X semaines, X mois, tu vois que les indicateurs ne sont pas bons, c'est possiblement qu'il y a un croc dans ton process. Donc un process qui n'est pas animé va disparaître en l'espace de trois semaines. Il faut le temps de faire adhérer au process, de faire adhérer à cette... nouvelle philo, finalement, orientée structuration. Donc, je pensais que cet épisode serait vachement plus court, mais j'ai vachement parlé. Alors, en conclusion, si tu veux des process qui soient vraiment utiles, évite ces 10 erreurs. Voilà, je te dis, je les ai toutes faites, il n'y a pas de souci. Donc, c'est pour ça que je me suis dit que c'était intéressant de te les partager. Dans le cahier de vacances que tu reçois mardi prochain, je t'ai mis une checklist, en fait. des process RH qui prêtent à télécharger. C'est pas juste une checklist avec 10 points. Tu me connais, j'ai fait un truc bien. Donc, va la chercher. Enfin, va l'utiliser. Tu la reçois dans ta boîte mail mardi. Donc, t'as pas besoin d'aller la chercher. Mais en tout cas, voilà, va l'utiliser. Tu pourras cocher, tester, ajuster. Ça va te permettre de te structurer. Peut-être toi, s'il n'y a que toi qui veux bosser sur le sujet. Mais aussi t'aider à structurer ton équipe. Et voilà, c'est tout pour aujourd'hui. Bon, t'as écouté. T'as pas mal cogité. Maintenant, il est temps de passer à l'action. Et déjà, bravo parce que t'as officiellement avancé sans même t'en rendre compte. Alors, on se retrouve pour un nouvel épisode, une nouvelle thématique ou alors même mardi directement dans ta boîte mail. Et toujours court, toujours concret, toujours plus utile. Je te dis à très vite et garde tes tongs pas trop loin pour quand même profiter de ton été. Allez, bye !
