Transcription

• Speaker #0

  Ce n'est pas parce que vous êtes souvent à courir dans tous les sens, à passer toute la journée sans vous arrêter, à finir sur les rotules, sans même avoir vraiment entre les mains le fruit de votre travail, que le temps est vraiment le problème. Si, si, je parle de vous, vous qui, comme moi parfois, vous retrouvez à courir dans tous les sens, et au final, vous avez l'impression qu'il n'y a pas assez d'heures dans la journée. Vous avez l'impression qu'il faudrait en rajouter 2, 5, peut-être même 10 heures pour que vous puissiez faire tout ce dont vous avez besoin. Alors arrêtez de vous plaindre. Trop de travail ne signifie pas que le temps est le problème et pas suffisamment de temps ne signifie pas que vous avez trop à faire. L'un n'entraîne pas nécessairement l'autre et c'est tout le sujet de la loi de Parkinson. que nous allons explorer ensemble aujourd'hui. Le travail s'étale jusqu'à remplir le temps disponible pour son achèvement. Bonjour et bienvenue chez l'Efficientiste, le show de l'efficacité personnelle et professionnelle pour apprendre à faire mieux avec moins. Dans notre série sur les lois de l'efficacité, après la loi de Murphy, nous abordons la loi de Parkinson, celle-là même qui dit Le travail s'étend jusqu'à remplir le temps disponible pour son achèvement. Pour illustrer tout ça, je vous raconte une petite anecdote, une situation que j'ai vécue sur un projet récent. En tant que chef de projet, j'avais beaucoup, beaucoup de livrables à suivre. J'avais beaucoup, beaucoup de réunions, car comme vous le savez, le travail de chef de projet, c'est à 90% de la communication et des échanges. Et justement... En matière de communication, je n'arrêtais pas à longueur de journée à échanger des mails, des informations, des communications formelles ou informelles. Et avec un rôle opérationnel très fort, j'avais beaucoup, beaucoup d'imprévus à gérer. Bref, toute la semaine, j'étais sur le pont avec très peu d'espace pour des besoins ponctuels, pour des reportings ponctuels, pour des communications ad hoc. Conséquence, détention. de la frustration, le sentiment de ne pas donner autant que je pouvais donner, en tout cas en termes de qualité, au mieux de mes capacités et pourtant toujours fatiguée, toujours à courir dans tous les sens. La solution que j'ai envisagée, c'était forcément de réduire le nombre de réunions. Je le disais tout à l'heure, avec 50% de mon temps en réunion, je pensais que réduire les réunions me ferait regagner du temps. pour travailler sur les sujets un peu plus opérationnels, pour pouvoir adresser les imprévus et être plus efficace. Parce que j'avais le sentiment de bâcler mes tâches ou bien de brader mes capacités. Très bien, on en discute avec mon manager, très compréhensif. On trouve des solutions et je réussis à regagner un certain nombre d'heures dans ma journée. Trois heures pour être exact. Youpi ! J'ai enfin gagné trois heures. Dans ces trois heures, je vais pouvoir mettre tout ce que je n'arrivais pas à faire. La semaine suivante, effectivement, avec trois heures de réunion en moins, j'ai ressenti une brise de fraîcheur, un tout petit peu plus de quiétude et de sérénité pour pouvoir préparer au mieux de mes capacités des réunions, des communications, des rapports de qualité qui sortent en temps et en heure. L'histoire ne s'arrête pas là. Deux semaines plus tard, le constat que j'ai pu faire, c'est que d'abord, je ne m'y prenais pas plus tôt pour finir mes rendus. Au contraire, avec l'expérience, je m'y prenais de plus en plus tard, mais plus efficacement. Un mois plus tard, la charge de travail avait doublé. C'est un peu toujours la même chose. Lorsqu'on devient plus efficace, on devient plus sollicité, on devient plus incontournable, on a plus à faire. Et la charge de travail ayant doublé, on pourrait s'attendre à ce que ma problématique de temps soit à nouveau présente, voire encore plus. importante. Pourtant, je n'étais pas plus dépassée que ça. Les rendus réguliers sortaient en temps, les réunions et les comités étaient organisés. Grosso modo, tout allait bien. La question qui se pose, qu'est-ce qui avait changé ? Était-ce le temps ? Ben non, puisque finalement, les trois heures de réunion gagnées ont été largement consommées par autre chose, puisque la charge a doublé. Était-ce la charge elle-même ? Ben non, en l'occurrence, puisque elle a augmenté. Était-ce l'expérience ? Probablement en partie, mais pas que. La conclusion avec un peu de recul, c'est que en connaissant à l'avance mes échéances régulières, en ayant une vue d'ensemble sur mon planning, en étant plus en phase avec le temps, les délais nécessaires pour réaliser telle et telle action, je suis devenue plus proactive dans la préparation, plus efficace aussi dans les tâches récurrentes, mes livrables étaient finalisés plus tôt, le temps était libéré plus vite et plus régulièrement pour autre chose ou tout simplement pour plus de sérénité. C'est la loi de Parkinson à l'œuvre. Le travail s'étale jusqu'à remplir le temps disponible pour son achèvement. Si vous vous donnez deux heures, vous les épuiserez. Si vous vous donnez deux jours, vous utiliserez deux jours pour ce travail, ce rapport, ce document. Si vous vous donnez une semaine, c'est au bout de la semaine que vous aurez terminé. Alors comment faire pour hacker la loi de Parkinson à notre avantage ? Comment faire pour trouver le bon équilibre ? Comment faire pour planifier mieux et au plus juste ? Eh bien, on pourra faire tout ça en comprenant le fondement de la loi de Parkinson et en dégageant des pistes de solutions tous ensemble. Pourquoi ça devrait vous intéresser tout particulièrement ? Déjà, La première raison, c'est parce que courir, ça fatigue. Qu'il s'agisse de sport, qu'il s'agisse d'activités sociales ou d'activités professionnelles, passez votre journée à courir, ça fatigue. Regagner du temps pour vous, vous apportera de la sérénité et du calme pour être plus efficace, plus productif, plus bienveillant aussi avec vous-même. La deuxième raison, c'est que vite et bien, c'est mieux. Réussir à finaliser ce que vous avez à faire dans les temps, sans avoir l'air ou l'impression de courir dans tous les sens, c'est un gage de compétences. C'est quelque chose qui va vous faire reconnaître parmi vos pairs comme étant quelqu'un qui est serein, qui est professionnel et qui est efficace. La troisième raison, c'est que les imprévus, c'est prévu. En matière de gestion de projet, on les appelle les known unknowns, les incertitudes certaines. Il est important de toujours garder de la marge, de sorte à ne pas vous retrouver à court de temps. Comment faire tout ça ? J'ai trois conseils. Le premier et peut-être le plus important, celui qui a fait une vraie différence dans ma vie et dans ma pratique professionnelle, avoir une vue d'ensemble. Chaque nouvelle tâche, chaque nouvelle activité, chaque nouveau projet s'inscrit dans un tout dans votre journée, votre journée professionnelle ou même votre vie sociale. Je vous conseille de tenir un agenda pour tout voir. Qu'il soit papier, qu'il soit électronique, c'est vous qui voyez. Mais ayez un agenda. Lorsqu'au travail, on vous demandera de produire ce petit rapport, une petite page maximum qui récapitule les décisions qui ont été prises récemment et le plan d'action. Une page, a priori, ça vous prend deux heures, grand maximum. Grâce à votre agenda, vous verrez que dans cette journée, vous n'avez pas deux heures. Que demain, vous aurez peut-être deux heures en fin d'après-midi et vous serez plus serein, plus confortable, plus confiant. de promettre ce rapport pour dans deux jours. D'aucuns pourront penser que vous avez pris beaucoup trop de temps. Mais vous, vous savez que vous ne reviendrez pas derrière en annonçant des délais, des retards ou tout simplement en n'étant pas au mieux de ce que vous pouvez produire. Alors, tenez un agenda pour tout voir d'un coup d'œil. La deuxième chose, prendre la juste mesure du travail à faire. Apprendre à mieux évaluer le temps est une condition pour que vous sachiez derrière, identifier qu'est-ce qui rentre où. ne rentre pas dans votre journée déjà chargée. Deuxième conseil, prendre la juste mesure de l'effort à consentir. Pour reprendre notre exemple de ce rapport qui vient de vous être demandé, comment évaluez-vous le temps que ça prend de le mettre en place ? Comment identifiez-vous les inputs dont vous allez avoir besoin ? Comment évaluez-vous ou à quel effort évaluez-vous la mise en forme que vous allez devoir faire ? La première fois, c'est difficile. Vous ne savez pas forcément. Et vous êtes tenté de vous dire, oh, ce n'est pas grave, c'est juste remettre en forme des choses qu'on a déjà dites. Au fur et à mesure, vous apprendrez à mieux évaluer. Si vous avez besoin de faire revalider, par exemple, certaines informations clés ou des données chiffrées qui sont à l'intérieur de ce rapport, d'après vous, la personne qui répondra à ces demandes ou à cette validation, pourra-t-elle répondre dans la journée, sous deux jours ? Si vous avez besoin de revérifier vos notes avec un collègue qui a pris aussi des notes, pensez-vous que cette personne répond ? dans l'heure ou plutôt à la fin de journée. Au début, ce sera difficile d'avoir une évaluation réelle et fine de l'effort nécessaire. Au fur et à mesure, vous apprendrez tout du moins à prendre en compte des critères, à prendre en compte des contraintes et à ne pas sous-évaluer le temps nécessaire. Je vous recommande d'utiliser la méthode Pomodoro avec un petit twist, une petite adaptation. La méthode Pomodoro, nous l'avons explorée dans un épisode précédent, comme technique de concentration pour optimiser votre productivité sur un livrable bien donné. Par exemple, vous devez écrire un e-book. Vous souhaitez passer une heure chaque jour. Pour passer ces une heure chaque jour, ça peut paraître énorme. Une heure de concentration, on sera tenté de prendre le téléphone, de regarder son réseau social, de se lever pour marcher. Au final, on n'aura vraiment travaillé que 20 minutes. La méthode Pomodoro consiste à découper cette heure en petits bouts de 20 à 25 minutes, travailler 20 à 25 minutes de manière ininterrompue sur ce qu'on a à faire, prendre une pause de 5 minutes, ça irait l'esprit, revenir encore pour 20 à 25 minutes. Le twist que je vous propose pour notre besoin ici qui est de regagner notre temps, de prendre la juste mesure de l'effort à consentir, vous ne savez pas forcément quel est le temps nécessaire pour faire ce rapport, pour édiger ce document, pour réaliser ce projet. Vous ne savez pas. Par contre, ce que vous pouvez faire, c'est vous bloquer du temps dans votre agenda, le fameux agenda avec la vue d'ensemble, bloquer 20 à 30 minutes, faire une partie, constater, êtes-vous au quart, êtes-vous à la moitié, avez-vous déjà fait les trois quarts de la tâche à réaliser. Ça vous donne une estimation pour vous dire le travail dans son ensemble prendra une heure, prendra deux heures, prendra une journée. Et ainsi, vous pouvez prendre la juste mesure ou au moins ne pas sous-évaluer et ne pas donner des échéances inatteignables. Le troisième conseil, donnez-vous les moyens de votre politique. Vous avez eu la vue d'ensemble, vous avez pris la juste mesure du temps. par exemple deux heures pour notre rapport, donnez-vous les moyens, bloquez suffisamment de temps dans votre agenda. N'oubliez pas qu'une partie des choses à faire est prévue. Elle est planifiée, elle est dans le planning. Mais il y a encore ces 10% d'imprévus qui vont peut-être vous tomber dessus. Ces 10% d'imprévus qui vont peut-être être la cause pour laquelle vous direz J'ai pas pu faire le rapport parce que j'ai eu tel autre document à fournir. Oui, c'est une réalité. Cet autre document, il fait partie, effectivement, il a fallu faire des priorisations. Mais priorisation sur priorisation, c'est vous qui vous retrouvez tout le temps à courir. C'est vous qui vous retrouvez tout le temps à donner des excuses. Et ça n'est pas apprécié, ça n'est pas appréciable pour vous-même. Alors, prenez de la marge. C'est vous qui décidez. La productivité s'évalue par rapport à vos propres objectifs. Votre rapport prend deux heures à construire. Dans votre vue d'ensemble de votre planning, vous aurez ces deux heures demain après-midi. Prenez de la marge, ne promettez pas ce rapport avant, après-demain, à midi. Mais quand vous le fournirez, vous le fournirez vraiment. Voilà trois conseils pour que la loi de Parkinson, dernier conseil et peut-être le plus important, ne tardez pas. Le cœur de la loi de Parkinson que nous étudions aujourd'hui, c'est le travail s'étale jusqu'à remplir le temps nécessaire pour son achèvement. Si vous avez une chose à faire, ne reportez pas le démarrage à la deadline. Non, non, non, non. Vous avez ce rapport à rédiger. Vous avez dans votre vue d'ensemble observé que vous aurez deux heures demain après-midi pour le rédiger. Vous avez pris de la marge et vous avez promis ce rapport pour après-demain à midi. Si vous ne vous y mettez pas exactement demain après-midi à la première minute où vous aurez du temps disponible, vous allez reporter ce rapport jusqu'à... après demain midi dernier car c'est le pire que vous puissiez faire car encore une fois la loi de Parkinson se réalisera pour vous et vous aurez rempli tout le temps disponible sans aucune marge et sans aucune sérénité regagnée. Dès que vous avez quelque chose à faire, que vous avez inclus cela dans votre agenda, avec la juste mesure, le juste effort, démarrez à l'heure. Dites ! Et voilà, c'est tout pour cet épisode sur la loi de Parkinson. En conclusion, arrêter de courir après le temps, c'est possible, avec quelques petites astuces et la prise de conscience que nous apporte la loi de Parkinson. Premièrement, plus il y a de temps, plus longtemps ça prendra. Deuxièmement, pour bien planifier, commençons par la vue d'ensemble. Troisièmement, Viser juste sur l'effort nécessaire va nous permettre de s'éviter bien des frustrations et bien des turbulences. Quatrièmement, prendre de la marge c'est sain, c'est mieux de promettre moins et de délivrer plus. Et cinquièmement, démarrez dès que vous en avez l'espace. Si vous procrastinez, vous donnerez raison à la loi de Parkinson et le travail s'étendra. jusqu'à la dernière minute. Je suis ravie de vous avoir eu sur cet épisode. Si vous m'écoutez pour la première fois, je suis Inie, chef de projet certifié et hôte de l'Efficien Tite, le show de l'efficacité personnelle et professionnelle pour apprendre à faire mieux avec moins. La série des lois de l'efficacité continue dans quelques jours avec la loi de Douglas, un peu l'équivalent de la loi de Parkinson pour la gestion de l'espace. Pour ne pas manquer ce prochain épisode, Abonnez-vous à l'Efficien Tiste partout où vous écoutez vos podcasts préférés. Suivez le show sur LinkedIn, sur Facebook ou même sur Instagram. Et retrouvez les show notes sur l'efficientiste.com épisode 39. Je vous dis à très vite et je vous souhaite un bel été. Bye !