Transcription

• Speaker #0

  Salut à tous et bienvenue dans Oser l'Efficacité. Moi, c'est Perrine Thiebaud, passionnée d'optimisation et de performance depuis plus de 10 ans et fondatrice de Digetic. J'en ai marre de voir des processus qui patinent, des pertes de temps récurrentes, des empilements d'outils irréfléchis. On met des pansements partout alors qu'un check-up général serait plus que nécessaire. Dans ce podcast, je partage avec vous mes outils, méthodes et analyses pour simplifier, améliorer et booster vos performances. Seule ou avec mes invités ? On explore comment rendre vos processus plus efficaces et adaptés à vos besoins. Et quand la base est bien saine, on parle aussi d'outils numériques. Alors, et à oser l'efficacité et à vraiment faire la différence, c'est parti ! Pour ce cinquième épisode d'Oser l'efficacité, aujourd'hui je vais te présenter la méthode que j'utilise pour évaluer les processus quand j'interviens en entreprise. C'est la méthode 5D. D'abord, je l'ai pensée pour l'industrie, mais plus j'avance... plus je me dis qu'en fait elle est adaptée à tous les process dans tous les secteurs. Cette méthode, elle s'appuie sur cinq piliers. D'abord, la donnée. Est-ce qu'elle est simple à collecter ? Est-ce qu'elle est fiable ? Ensuite, la dynamisation. Est-ce que ta donnée circule facilement à la fois entre tes logiciels et entre tes différents départements ? Est-ce qu'il y a des silos à l'inverse ? Ensuite, on a le dialogue. Le dialogue essentiellement entre l'homme et la machine. Est-ce que la machine, tes systèmes d'information, tes logiciels... fournit suffisamment d'informations à tes opérateurs, à tes managers, à toutes tes équipes en fait pour qu'ils puissent facilement faire leur travail. A l'inverse, est-ce que eux sont capables de fournir de l'information à tes machines et à tes logiciels de manière fluide sans que cela alourdisse leur travail ? Ensuite intervient le pilier diagnostique. Est-ce que tes indicateurs sont suffisamment clairs ? Est-ce que d'un coup d'oeil les personnes qui travaillent dans ton usine peuvent bien comprendre ce qu'ils résulte de l'état de santé de tes lignes, est-ce que finalement il est nécessaire de creuser pour comprendre un indicateur ou est-ce qu'il s'explique d'eux-mêmes en un seul coup d'oeil ? Pour finir il y a le pilier décision. Quand on a des indicateurs clairs et simples, il est très facile de prendre des décisions. De plus, quand on est assisté par le numérique, on va avoir la possibilité d'historiser les valeurs et on va non seulement se référer à des indicateurs mais aussi à leurs tendances dans le temps. et ce qui va permettre de prendre des décisions. La décision, une fois prise, on va également tracer les conséquences de cette décision afin de savoir si c'est une décision que l'on va refaire dans le futur ou si ce n'était pas la bonne voie et qu'il faudra essayer autre chose. Ces piliers, il y a une certaine logique à les travailler dans l'ordre. D'abord, fiabiliser les données pour pouvoir les passer d'un logiciel à l'autre, d'un département à l'autre. ensuite proposer aux personnes de les enrichir à tout moment du process, proposer des indicateurs fiables et pour finir prendre les bonnes décisions. Mais une fois que les processus sont bien en place, il y a aussi une logique à les faire travailler ensemble à partir d'une nouvelle idée. Tiens, j'ai telle décision que je dois prendre et j'ai besoin d'être assisté, d'avoir des informations pour, de quel indicateur vais-je avoir besoin, de quel diagnostic vais-je avoir besoin, ou dois-je récupérer la donnée ? Est-ce qu'elle est déjà à disposition ? Est-ce que je peux dynamiquement la récupérer là où elle est pour ensuite la fournir à l'endroit où je vais avoir besoin d'avoir mes indicateurs et ma dynamisation ? Et donc, les cinq piliers fonctionnent ensemble dans une logique d'amélioration continue. La bonne nouvelle, c'est que cette méthode, tu peux commencer à l'appliquer toi-même. Tu peux évaluer toi-même tes process sur cette échelle. Aujourd'hui, je t'ai préparé un petit questionnaire sur lequel... sur lequel on va passer un peu de temps ensemble, qu'on va décortiquer. Pour chaque question, je vais te donner un petit peu de contexte pour que tu puisses bien répondre. En fait, plutôt que des questions, ce sont des affirmations. Quatre affirmations par pilier sur lesquelles tu vas te mettre une note de 0 à 5. 0 étant « je ne suis pas du tout d'accord avec cette affirmation » , 5 étant « je suis totalement d'accord avec cette affirmation » . En répondant à ces questions, Tu vas avoir une note sur 20 à chaque pilier, ce qui te fera une note sur 100 au global en termes de maturité de processus selon la méthode 5D. Et pour chacun, tu vas avoir une note sur 20 qui t'indiquera sur quel pilier il faut d'abord se concentrer. Il est assez logique, quand on n'a pas encore entrepris de travail sur ces processus, que les notes soient dégressives, que tu aies la note la plus élevée sur la partie donnée, et qu'au final, la note devienne de moins en moins bonne, parce que... Quand on n'a pas bien travaillé ces données, quand on a des doutes sur leur fiabilité, il est parfois difficile d'avoir des indicateurs fiables également, et donc de prendre les bonnes décisions. Donc tout cela, c'est logique, et juste de le savoir va permettre de savoir où mettre ses efforts et comment bien travailler ses processus. Si tu n'as pas le temps de prendre des notes, si tu es en voiture, ne t'inquiète pas, ce test, tu peux le retrouver sur system5d.digetic.fr. système5d.digetic.fr ou alors dans la rubrique ressources du site digetic.fr Bien évidemment, je te mets le lien dans la description de l'épisode donc ne t'inquiète pas, tu peux rester avec moi même sans papier et crayon. Je t'explique toutes les différentes affirmations et tu pourras reprendre ça plus tard directement en ligne. On est parti ? Allez ! Le premier pilier donc, c'est la donnée. Pour le premier pilier de données, voici la première affirmation. Toutes les données que je collecte ont un but précis, aligné avec les objectifs de l'entreprise. Là la question c'est de savoir, est-ce que je sais pourquoi je collecte mes données ? Le problème de collecter des données dans le vent, c'est qu'on a des fois une masse de données dont on ne sait plus forcément d'où elles viennent, qui n'ont pas de contexte et dont on ne peut rien faire. Le fait de savoir comment on va utiliser une donnée, même si c'est dans le futur, même si c'est pour faire des analyses de tendance plus tard. Le fait de savoir ce à quoi elle va servir, ça va lui permettre d'être bien contextualisé et d'être réutilisable. Si par exemple tu collectes une donnée de température aujourd'hui, mais que tu ne sais pas où tu l'as collectée, dans quel contexte, tu ne pourras rien en faire dans le futur. Donc à toi de savoir ce que tu veux faire de cette donnée dans le futur et de lui donner du contexte. Si ça ne se met pas en place aujourd'hui, cette affirmation doit être plutôt proche de pas d'accord que de totalement d'accord. A l'inverse, tu seras très d'accord avec cette phrase-là si tes données ont un but, ont un sens précis et servent un but. J'ajouterais même que quand on parle de données personnelles, le règlement général à la protection des données, le RGPD, on a beaucoup entendu parler en 2018 quand il est rentré en application, t'oblige pour chaque collecte de données personnelles à le faire dans un but précis. Si tu ne sais pas pourquoi tu collectes une donnée personnelle, tu n'as pas le droit de le faire. Donc c'est très important de se concentrer sur cette question-là. La deuxième affirmation, c'est la fréquence de collecte de mes données me permet d'avoir une vision en temps réel de mon activité et une réactivité adéquate. Est-ce que la fréquence à laquelle tes données sont disponibles pour analyse correspond au niveau de réactivité que tu veux avoir ? Cette affirmation-là, elle est très personnelle. Ça va dépendre de ton activité, ça va dépendre de la fréquence de ton activité. Est-ce que le fait que tes opérateurs écrivent leurs données de production sur ligne et avec un papier et un crayon les transmettent au bureau le soir et qu'elles soient saisies le lendemain ou dans la semaine au logiciel central pour être analysées, est-ce que c'est suffisant ? Est-ce qu'il faut accélérer ce processus ? Ça peut être totalement suffisant en fonction de ton activité, mais c'est vraiment par rapport à ce que toi tu aimerais faire que tu dois te noter sur cette affirmation. Troisième affirmation, les données que je collecte sont parfaitement fiables. Là la question c'est de se dire quand tu reçois une donnée à exploiter, est-ce que tu as trois quarts d'heure de vérification pour savoir si elle est cohérente avec ce que tu attends et si c'est vraiment une donnée que tu peux exploiter. Ce n'est pas normal de ne pas pouvoir faire confiance à ces données. Donc là si tu as du retravaille ou de la revérification sur des données à faire, la note sur cette question ne doit pas être bonne. A l'inverse si effectivement tu reçois les données et tu les exploites directement, tu peux te mettre une très bonne note. Quatrième affirmation, les données que je collecte sont faciles à collecter, les processus sont clairs, pas ou peu chronophages. La qualité d'une donnée va énormément dépendre de la facilité que tu as, que tes équipes ont à la collecter. Si les process sont compliqués, il y a des chances que la donnée soit mal collectée ou pas collectée. Donc là encore, note-toi sur cette affirmation, les données que je collecte sont faciles à collecter. Est-ce que tu es d'accord avec ça ? Est-ce que tu n'es pas d'accord ? Je t'ai donné les 4 affirmations sur le pilier « Données » . Tu peux donc maintenant évaluer sur 20 où tu en es sur le pilier « Données » . N'hésite pas à me partager tes résultats, bien sûr, sur LinkedIn, quand tu auras fait le test. Je serai curieuse d'en discuter avec toi. Et bien sûr, je pourrai répondre à tes questions sur comment les améliorer. On passe maintenant au pilier « Dynamisation » . Première affirmation. Il n'y a pas de ressaisie de données. Tout est automatiquement intégré dans les systèmes. Là, la question va être... Est-ce que j'ai des données que je récupère des machines, mais que je me contente de lire sur un écran, et que derrière, je vais avoir un opérateur qui va les saisir dans un système, ou les écrire sur papier pour qu'elles soient ressaisies derrière ? C'est dommage, à partir du moment où une machine a l'information, de ne pas aller l'extraire automatiquement. Donc, c'est une action qui n'a pas vraiment de valeur ajoutée pour ton opérateur, donc un peu dommage de le laisser faire ça. Deuxième affirmation, les données sont partagées sans problème entre les différents services de l'entreprise sans silo. Est-ce que deux services qui vont utiliser la même donnée vont la collecter deux fois ? Ou est-ce que l'un des services va avoir la responsabilité de la collecte et va la partager avec d'autres services ? Encore une fois, on est dans une dynamique de savoir est-ce qu'il y a des actions qui sont faites en double et de chasser les actions qui n'ont pas lieu d'être. Troisième affirmation, les données circulent facilement d'un système à l'autre sans rupture ou intervention manuelle. C'est un peu la même question que tout à l'heure, mais cette fois-ci d'un point de vue logiciel. Est-ce que j'ai des données que j'utilise dans plusieurs logiciels et que je suis obligée de ressaisir ? Par exemple, si tu as tes ordres de fabrication que tu utilises à la fois dans un ERP, à la fois dans un MES, et qu'il n'y a pas de lien entre les deux, tu risques d'avoir des désynchronisations de données, et donc des erreurs sur tes lignes. C'est pour ça que ce point-là est important à évaluer. Est-ce qu'il y a la communication entre les deux logiciels ? ou plus en fonction de ton contexte. Dernière affirmation pour la partie dynamisation, les tâches récurrentes sont automatisées au maximum avec une intervention humaine minimale. Là, la question c'est, est-ce que j'ai des personnes qui font la même chose plusieurs fois sans qu'il y ait de réflexion à apporter à part l'exécution de la tâche ? Parce que ça, c'est typiquement le genre de tâche, une fois que... elles sont bien acquises, qu'elles sont finalement qu'on peut les effectuer quasiment sans réfléchir, ça veut dire qu'on peut le donner à une machine, à un logiciel, et donc que ça n'a pas vraiment de valeur de le faire faire par un humain. Et les enlever, ça va dégager du temps à l'humain pour faire des choses plus intéressantes. Donc voilà, est-ce que chez toi, il y a beaucoup de tâches répétitives, chronophages, sans valeur ajoutée, ou est-ce que, au contraire, toutes les tâches que font les gens de ton équipe sont à forte valeur ajoutée ? On a fait nos 4 affirmations. et là maintenant tu devrais avoir ta note sur 20 au pilier dynamisation. On passe maintenant au pilier dialogue. Première affirmation, je trouve toujours l'information qu'il me faut au moment où j'en ai besoin. Le fait d'avoir une question et de ne pas y trouver de réponse, d'avoir besoin d'une information et de ne pas y trouver une réponse, c'est un des premiers facteurs de ralentissement des problèmes d'efficacité que tu peux avoir dans ton entreprise. Deuxième affirmation, chacun voit uniquement les données qui le concernent, rien de superflu. Une autre problématique que tu peux avoir, c'est de noyer tes équipes sous le taux d'information. Si tu leur donnes juste l'information dont ils ont besoin, ils seront beaucoup plus en mesure de l'exploiter. Ça ne veut pas forcément dire leur cacher des choses, mais en tout cas de bien organiser visuellement les écrans, les assistances auxquelles ils vont avoir accès, pour qu'ils ne se perdent pas dans les données présentées, et qu'ils aient un accès très visuel. à l'information pour que le dialogue homme-machine se passe bien. Troisième affirmation, il est facile pour les équipes d'ajouter ou de modifier des données si nécessaire. Si tu collectes les données automatiquement, c'est très bien. Parfois, tu peux avoir besoin qu'une personne y ajoute de l'information que seule elle détient, d'événements qui se sont passés sur la ligne qui ne sont pas collectés par les machines. Te priver de ces points de collecte, ça peut... entacher la contextualisation de la donnée dont on parlait tout à l'heure, empêcher sa bonne exploitation plus tard. Quatrième affirmation utiliser nos systèmes est simple et intuitif même pour ceux qui ne sont pas experts chaque système doit être utilisable par les gens qui en ont besoin si tu as de la résistance à l'utilisation de la friction tu risques de te priver d'une partie des informations que tu pourrais collecter auprès de tes opérateurs de tes managers. Donc très important si tu sens que tes systèmes ne sont pas utilisés à pleine capacité, c'est sans doute quelque chose que tu pourrais travailler. On a fini pour le pilier dialogue, tu as maintenant ta note sur 20. On passe maintenant au pilier diagnostic. Première affirmation, les indicateurs que j'utilise sont simples et faciles à comprendre. Un indicateur doit contenir une information très lisible et immédiatement compréhensible d'un coup d'œil. Si tu as besoin de réfléchir sur ton indicateur, ça va entacher ta prise de décision qu'on verra tout à l'heure. Donc, Donc réfléchis bien en répondant à cette question, est-ce que tes indicateurs ont tendance à englober trop de choses et à ne pas être clair, ou est-ce qu'ils te donnent réellement l'information dont tu as besoin, l'information qu'une personne précise a besoin à un instant T dans son travail ? Si je prends un exemple classique dont on a déjà parlé d'ailleurs dans l'épisode 2, doser l'efficacité, le TRS, le taux d'enrôlement synthétique, c'est un indicateur qui en englobe trois. En fonction de où tu es sur ta ligne, tu risques d'avoir besoin de découper cet indicateur pour qu'il puisse être bien compris et bien utilisé par les différentes personnes de ta ligne. Deuxième affirmation, les informations affichées sont toujours claires et sans ambiguïté. De la même manière que les indicateurs, les informations que tes équipes lisent doivent être claires et ne pas prêter à confusion. Ça peut être un travail dans le temps. Quand tu mets en place un logiciel, C'est tout à fait normal de ne pas savoir au préalable que telle ou telle phrase, telle ou telle formulation peut provoquer un petit peu d'ambiguïté auprès des utilisateurs. C'est des informations que tu peux récolter afin de t'améliorer au quotidien. Mais en tout cas, si tu sais d'ores et déjà aujourd'hui qu'il y a des ambiguïtés et qu'il y a des process qui ne sont pas exécutés comme ils devraient de par l'ambiguïté de l'information, c'est sur cette affirmation-là que tu peux le faire valoir pour que tu puisses pointer ça dans les choses à améliorer dans le futur. Troisième affirmation, je reçois des alertes pertinentes qui m'indiquent exactement ce qu'il faut faire. Je vais donner un exemple pour ça. Ma voiture me dit au bout de six mois après le changement de la pile de la clé qu'il faut que je change la pile parce qu'elle est faible. Ça fait un an que ça dure, la pile n'est toujours pas vide. Cette alerte ne sert à rien parce qu'en fait je ne la regarde plus. Je ne vais pas changer ma pile un an avant, ou même plus avant qu'elle ne soit vraiment vide. Je trouve que c'est du gaspillage. D'un point de vue écologique, ce n'est vraiment pas terrible. Et donc, c'est une information dont je ne fais rien. J'ouvre ma voiture tous les matins, elle me dit « la pile est bientôt vide » . C'est une alerte qui n'est pas bien calibrée, que je ne regarde plus, et qui me fait juste de la pollution visuelle. Si on applique ça à une boîte mail dans laquelle tu recevrais tous les matins une alerte de laquelle tu ne fais rien, sur laquelle tu n'as aucune action pour l'améliorer, Merci. c'est de la charge mentale, un mail que tu vas supprimer sans le regarder. Ça, ce sont des alertes qu'on doit supprimer. Chaque alerte doit te servir à quelque chose. Une alerte qui n'est pas suivie d'action, c'est une alerte qui n'est pas utile et qu'il faut retravailler. Donc déjà, si tu vois exactement de quoi je parle, si tu vois ces alertes vraiment sur ta ligne de prod, que tu sais ces mails que tu reçois, que tu supprimes, en grognant un peu sur le fait que de toute façon, qu'est-ce qu'il faut que j'en fasse ? C'est une piste pour dire que ça, c'est un point à travailler. Donc tu pourras dire que tu n'es plutôt pas d'accord avec le fait que tu ne reçois que des choses pertinentes. Quatrième affirmation, un historique est disponible ce qui me permet d'analyser facilement l'évolution des tendances. Au delà d'afficher la valeur de ton indicateur à un instant t, ce qui va être intéressant c'est de garder sa valeur dans le temps et de voir une évolution de tendance. Si aujourd'hui tu n'as pas d'historique, vois plutôt à mettre une note plus proche de 0 ou 1 que de 5. C'était les quatre affirmations pour le pilier diagnostique. Tu devrais maintenant avoir ta note sur 20. Et nous allons pouvoir passer au pilier décision. Première affirmation. Les données que j'ai à disposition et leur mise en forme me soutiennent efficacement dans mes prises de décision. Tout simplement, est-ce qu'aujourd'hui tu es en mesure de prendre des décisions avec ce que tu as à disposition ou est-ce que tu es obligé de fouiner, de chercher un peu partout ? Deuxième affirmation. Je mesure l'impact des décisions que je prends de manière systématique. Est-ce que quand tu fais un changement sur ta ligne en réponse à une information que tu as eue qui t'a induit le fait qu'il faut faire quelque chose pour améliorer la situation, est-ce que tu en suis les conséquences ? Est-ce que tu notes le moment de la prise de décision pour voir si l'évolution derrière de la constante que tu veux faire évoluer évolue dans le sens que tu attendais ? Donc plutôt pas d'accord ou plutôt d'accord. Troisième affirmation, je suis l'exécution des plans d'action de manière claire et structurée. Une information que ton diagnostic va te donner va peut-être résulter en plusieurs actions ou un plan d'action dans le temps. Est-ce qu'aujourd'hui c'est noté sur un compte table et oublié ou est-ce qu'il y a une vraie structure pour faire collaborer les équipes et que chaque action soit menée dans les temps ? Quatrième affirmation, un responsable est clairement défini pour le processus et il en assure le suivi. Une action sans responsable c'est une action qui a très très peu de chances d'aboutir. Donc encore une fois, est-ce que c'est plutôt le cas chez toi ou pas ? C'était les quatre affirmations pour le pilier décision. Tu devrais maintenant avoir ta note sur 20 pour ce pilier. Encore une fois, si tu n'as pas pu faire ta note directement en écoutant l'épisode, tu peux y revenir plus tard pour avoir toutes les explications ou alors tu peux simplement te connecter sur le test ou dans les ressources du site directement sur et tu pourras le refaire à loisir quand tu veux. Et surtout, n'hésite pas à m'envoyer tes notes sur les différents piliers. Et puis, on en discute. Je suis joignable sur LinkedIn et je me ferai un plaisir de t'aiguiller s'il y a des piliers que tu souhaites retravailler. C'est tout pour aujourd'hui. La semaine prochaine, on s'intéressera à ces journées où tu n'as pas arrêté de la journée. Tu le sais, tu es épuisé, tu as travaillé comme un fou. Mais il n'y a rien qui a avancé. t'as vraiment l'impression d'avoir rien fait du tout Tu vois ces journées ? Moi, je les connais en tout cas. Et je serais ravie qu'on en discute la semaine prochaine dans Oser l'Efficacité. Alors d'ici là, passe une bonne semaine et je te dis à mercredi prochain. Et voilà, c'est la fin de cet épisode d'Oser l'Efficacité. Je serais curieuse de savoir ce que tu en as pensé. En tout cas, si cet épisode t'a plu, n'hésite pas à laisser un commentaire et à donner un avis 5 étoiles. Ça m'aide énormément. Tu peux aussi me suivre et me contacter sur LinkedIn et Instagram pour continuer la discussion. Je serais ravie d'échanger avec toi. Rendez-vous la semaine prochaine pour un nouvel épisode plein de conseils et d'astuces pour oser l'efficacité. A très vite !