Speaker #0Bienvenue dans un nouvel épisode de podcast créé pour les dirigeantes et dirigeants d'associations débordées qui veulent souffler un peu sans rien lâcher de leur engagement. Si vous dirigez une association et que vous avez souvent la tête sous l'eau, si vous passez votre temps à gérer le quotidien sans pouvoir développer les projets pour lesquels vous souhaitiez vous engager, alors ce podcast est fait pour vous. Je suis Lou, accompagnatrice et surtout dirigeante de plusieurs associations. Bienvenue sur le podcast Petit Asseau deviendra Grande. Ici on parle de la vie associative, de ses joies, de ses difficultés, je te partage des idées, des conseils pour structurer ton association et ainsi la gérer avec plus de sérénité, parce que personne ne devrait avoir à subir son engagement associatif. Au programme, conseils pratiques, retours d'expérience, outils concrets et une bonne dose de bienveillance. Allez, c'est parti ! Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans ce troisième épisode de podcast consacré à la vie des associations. et de leurs dirigeants et dirigeantes. Je vais commencer cet épisode en vous posant une question. Est-ce que vous avez déjà eu cette impression de refaire toujours les mêmes tâches ? Et surtout de perdre du temps à chercher comment vous aviez déjà réalisé cette tâche l'année dernière ou l'année d'avant ou même la semaine dernière ? Inscription des adhérents, demande de financement d'une formation, organisation d'un événement, demande de remboursement. Moi, c'était clairement mon cas il y a trois ans. Et la solution que j'ai commencé à mettre en place, c'est la rédaction de procédures. Pourquoi des procédures me direz-vous ? Une procédure, c'est simplement un mode d'emploi qui décrit comment réaliser une tâche récurrente. L'objectif n'est pas de compliquer la vie, mais au contraire de la simplifier et d'éviter de réinventer la roue à chaque fois. Et pour moi, les deux tâches qui ont été un déclencheur de mon besoin de rédiger les procédures, c'est la demande de prise en charge des formations et... le dépôt des factures sur Corus. C'était une angoisse pour moi. Je repoussais sans cesse ces tâches parce qu'il me fallait une heure ou deux heures de temps devant moi pour avoir le temps de me remémorer ces tâches, de me concentrer, etc. Et donc, j'ai décidé de consigner noir sur blanc toutes les étapes pour réaliser ces tâches. Quand tout est écrit, plus besoin de garder ça en tête. Ça réduit la charge mentale et ça permet à d'autres bénévoles de prendre le relais facilement. Voici quelques exemples concrets de procédures qui peuvent être utiles pour votre association. L'organisation d'un événement sportif. Vous pourriez par exemple consigner la liste des tâches à faire, comme réserver la salle, prévenir les participants, trouver deux bénévoles pour la buvette, apporter le matériel, etc. Comment demander le remboursement des chèques vacances que vous percevez pour l'association ? Comment réaliser une demande de remboursement de frais de déplacement ? Paramétrer le logiciel de rentrée pour les inscriptions. ou publier une information sur les réseaux sociaux. Bref, il existe des dizaines d'actions que vous pouvez consigner sous forme de procédure. Certes, la tâche peut paraître importante comme ça de prime abord. Mais pas de panique, vous n'allez pas rédiger toutes ces procédures en un week-end. L'idée, c'est plutôt de faire au fur et à mesure. Hop, vous devez réaliser une tâche, la procédure n'a pas été rédigée, on ouvre un document, un fichier, peu importe. Et on commence à rédiger les étapes. Moi, généralement, je l'ai fait en deux fois. La première version est un peu brouillon, parce que je suis quand même pressée de faire mes tâches, et donc j'écris rapidement, comme une recette, les différentes étapes. Et puis, lorsque j'ai besoin de refaire cette tâche une autre fois, j'ouvre ma procédure, je me rends compte qu'elle n'est pas très bien rédigée, et donc je fais comme un deuxième passage, une deuxième relecture. Et là, je reformule, je précise parce que je me rends compte que je n'ai pas donné certains éléments, etc. L'idéal, ce serait finalement de faire relire cette tâche et de la faire effectuer par quelqu'un de complètement extérieur pour vérifier que ce que vous avez écrit est cohérent et facile à mettre en œuvre pour quelqu'un d'extérieur. Il faut se mettre complètement à la place de l'autre. Imaginez une personne qui n'a jamais fait cela ou pris en main cet outil et qui doit réaliser la tâche. Pour celles et ceux qui en ont le courage, vous pouvez également rajouter des remarques ou des captures d'écran. Moi, j'y fais figurer notamment les liens de connexion, les identifiants, parfois les mots de passe. Là, c'est à vous d'estimer si c'est important ou pas de faire figurer le mot de passe. Parfois, vous pouvez avoir aussi des tutoriels qui sont déjà très bien rédigés. Je prends l'exemple, pour nous au club, la Ligue Européenne de Natation a déjà très bien rédigé comment on réagit une procédure d'engagement en Coupe d'Europe. Je ne vais pas m'embêter à refaire ce qui est déjà fait. J'ai juste intégré leur procédure dans ma base de données pour avoir tout centralisé au même endroit. Une question que vous allez certainement vous poser, c'est... Quel outil utiliser ? Là, c'est chacun fait selon ses envies, ses besoins. L'important, c'est de le rédiger. Je trouve que le format papier ne s'y prête pas des masses parce que si vous voulez les partager à d'autres, transmettre ensuite, ce n'est pas l'idéal. Mais si vous en êtes encore en format papier, faites le format papier. Ça peut être aussi un dossier partagé sur un Google Drive, par exemple, et vous faites un fichier Word pour chaque procédure, par exemple. moi, j'utilise... pour les férues d'informatique qui connaissent notamment le no code, j'utilise une base de données dans un espace Notion qui est en consultation pour tous les dirigeants et salariés du club. Mais vous pouvez trouver votre outil, il existe plein de manières de faire. Le plus important, c'est de se mettre en action. Créer une procédure, c'est investir 30 minutes aujourd'hui pour gagner des heures demain. aussi un moyen de faire grandir l'association car elle n'est plus dépendante d'une seule personne. Je vous l'ai dit dans l'épisode précédent, une fois que vous allez pouvoir rédiger les procédures, vous allez pouvoir les déléguer, les partager. Moi, ça m'est déjà arrivé d'exporter ma procédure en format PDF, de l'envoyer à quelqu'un et de dire, voilà, est-ce que tu peux faire cette tâche à ma place ? Il faut commencer petit. On commence par une tâche qu'on fait souvent. On écrit les étapes en quelques lignes et on les partage. On verra au fur et à mesure. Moins d'oubli, moins de stress et beaucoup plus d'énergie pour se concentrer sur ce qui compte vraiment, faire vie de l'association et les projets. N'hésite pas à me partager en commentaire ce que tu en penses, si toi aussi tu fais tes procédures et si tu as des outils magiques à nous recommander. A très vite ! Si tu as aimé cet épisode, n'hésite pas à le partager à d'autres dirigeants et dirigeantes qui pourraient être intéressés par ce sujet. Et si tu as vraiment apprécié cet épisode, alors tu peux mettre 5 étoiles sur ta plateforme d'écoute Merci. Ça aide le podcast à se faire connaître. Petit Asseau deviendra grande, un podcast à écouter, dans les transports, entre deux réunions ou au calme, pour recharger les batteries. Parce que oui, une Petit Asseau peut devenir grande, à condition de prendre soin de celles et ceux qui la font vivre. A très vite !
