Speaker #0Bienvenue dans un nouvel épisode de podcast créé pour les dirigeantes et dirigeants d'associations débordées qui veulent souffler un peu sans rien lâcher de leur engagement. Si vous dirigez une association et que vous avez souvent la tête sous l'eau, si vous passez votre temps à gérer le quotidien sans pouvoir développer les projets pour lesquels vous souhaitiez vous engager, alors ce podcast est fait pour vous. Je suis Lou, accompagnatrice et surtout dirigeante de plusieurs associations. Bienvenue sur le podcast Petit Asseau deviendra Grande. Ici on parle de De la vie associative, de ses joies, de ses difficultés, je te partage des idées, des conseils pour structurer ton association et ainsi la gérer avec plus de sérénité, parce que personne ne devrait avoir à subir son engagement associatif. Au programme, conseils pratiques, retours d'expérience, outils concrets et une bonne dose de bienveillance. Allez, c'est parti ! Bonjour à toutes et à tous, j'espère que vous allez bien. Aujourd'hui, j'ai envie d'aborder avec vous le sujet des outils numériques. Quand on est dirigeant ou dirigeante d'association, on a vite l'impression de courir partout. Répondre aux courriels, gérer les inscriptions, organiser un événement, suivre la comptabilité. Alors on se dit que les outils numériques vont tout résoudre. Mais la vérité, c'est qu'ils ne sont pas magiques, mal choisis ou mal utilisés. Ils peuvent même ajouter de la confusion. Aujourd'hui, je vous partage les outils que j'utilise vraiment au quotidien. Ceux qui me font gagner du temps et qui allègent ma charge mentale. Mais aussi quelques conseils pour ne pas tomber dans le piège de la dispersion numérique. Tout le monde n'en est pas au même point concernant la digitalisation de son association. Certains dirigeants pratiquent encore par exemple l'inscription en format papier. Peu importe où vous en êtes, cet épisode est là pour interroger vos pratiques. Le but n'est pas nécessairement de tout révolutionner aujourd'hui, mais de vous interroger sur ce qui pourrait vous faire gagner du temps à l'avenir. Peut-être que vous pourriez justement déléguer cette transition vers le numérique à un autre membre de l'association, histoire de ne pas porter seul ce sujet. Premier outil que j'avais envie de vous partager, Notion. C'est mon chouchou. Notion, je l'ai découvert il y a quelques années. C'est un outil de no-code, où on peut tout consigner, tout faire. Et c'est justement pas forcément facile à appréhender, puisqu'on part d'une page blanche. Notion, c'est un espace dans lequel vous pouvez mettre du texte, des bases de données, des vidéos, des images. C'est comme un espace partagé que vous pourrez retrouver sous un format Google Drive, mais vous ne pouvez pas mélanger les types de formats. Alors que dans Notion, vous pouvez les mélanger et vous avez aussi la puissance des bases de données. Donc ça, c'est mon outil chouchou. Si vous n'êtes pas à l'aise avec le numérique, ce n'est peut-être pas par là qu'il faut commencer. mais moi j'ai fait le choix de tout centraliser dedans j'ai recroupi notamment les informations de la vie du club les procédures les mails types les comptes rendus d'assemblée générale les statuts les données administratives c'est l'outil parfait justement pour centraliser les informations de l'association qui ne sont pas sous le même format et de ne rien oublier mais j'ai bien conscience que c'est pas facile pour tout le monde de d'appréhender cet outil donc ce que j'ai fait pour le pour certaines associations, c'est que moi, j'ai un accès où je peux modifier et les autres personnes sont en consultation. C'est-à-dire qu'elles ont un identifiant, un mot de passe qui leur permet de se connecter et de récupérer les données, mais pas de les modifier, par exemple. Donc, si elles veulent le modèle type de convocation pour l'Assemblée Générale, elles peuvent aller le télécharger. Si elles veulent retrouver le compte-rendu de l'Assemblée Générale d'il y a trois ans, elles peuvent aller le chercher. Si elles veulent retrouver le numéro Siret... je prends n'importe quel exemple, si elles veulent retrouver la base de données des mails types pour répondre à un courriel, elles peuvent retrouver ces informations, mais elles ne peuvent pas en ajouter. Donc ça, Notion, c'est mon outil chouchou. Autre outil qu'on utilise, Google Drive. C'est un peu redondant, je ne sais pas comment on évoluera à l'avenir, mais Google Drive, les gens l'utilisent beaucoup plus facilement. On a gardé, pour les informations plus éphémères, dont la durée de vie est, par exemple, annuelle. les présences aux entraînements, avant que notre outil d'inscription puisse le gérer, on peut le gérer là-dessus, les présences par exemple à un événement, un formulaire d'inscription, des tests de rentrée, etc., le suivi de la boutique. Donc voilà, c'est un espace en ligne qui est partagé avec, selon les dossiers, je les partage avec différentes personnes, et tous les ans, je nettoie ce qui n'est plus à garder. Attention ! aussi à ne pas vous faire submerger et de garder trop de choses. ou par exemple j'ai un fichier et dans le même fichier je consigne toutes les années pour ne pas vous retrouver avec des dizaines et des dizaines de fichiers que vous ne savez plus si vous devez garder, si vous devez effacer, vous les gardez au cas où, ça crée la confusion, ça crée la charge mentale. Donc voilà, Google Drive, un outil intéressant aussi que vous êtes certainement très nombreux à utiliser, mais j'attire votre attention sur le surplus d'informations qu'on peut parfois y retrouver. Troisième outil que l'on utilise beaucoup, WhatsApp évidemment. plutôt pour la communication interne au sein de l'association. La communication avec les dirigeants, avec les salariés, etc. L'idéal, c'est de créer plusieurs groupes. Le bureau, les entraîneurs, le conseil d'administration, avec les salariés, etc. Vous pouvez bien évidemment autoriser dans certains groupes à ce que les gens puissent répondre ou pas. Par exemple, si vous faites des groupes avec les parents de vos adhérents ou avec certains de vos adhérents, mais qu'il y a beaucoup de monde sur le groupe, par exemple. Vous pouvez vous en servir que comme un canal de diffusion. Il n'y a que vous qui envoyez les informations et eux ne peuvent pas répondre. Parce que le risque dans ces groupes-là, c'est qu'il y ait beaucoup, beaucoup d'informations et que ce soit contre-productif. Ça noie votre information, il y a trop d'informations, ça use les gens. Donc voilà, un petit bémol, c'est très pratique pour passer des informations rapides. Attention, le gymnase est fermé pour cause de grève. Tout le monde a l'information très rapidement, mais attention aux 25 personnes qui vont répondre ou qui vont vous envoyer les photos de leurs vacances, etc. Donc ne pas hésiter aussi à cadrer les choses sur le fonctionnement des groupes en amont. Quatrième outil que j'utilise pour les inscriptions et la gestion des activités sportives, c'est mon club. Il en existe plein d'autres. On en utilisait d'autres au préalable. Moi, j'utilise mon club parce que je le trouve très facile pour gérer les adhésions, les cotisations, le suivi des licenciés, pour communiquer avec les adhérents. Tous les adhérents, on n'utilise pas WhatsApp. On envoie... des messages directement depuis la plateforme. On peut suivre les inscriptions, aussi les présences. C'est un outil pour la gestion du quotidien des activités, notamment dans le domaine sportif. Cinquième outil, Hello Asso. Hello Asso, c'est une solution où vous pouvez gérer également vos inscriptions. Moi, je m'en sers essentiellement pour la gestion des dons, la gestion des billetteries et la gestion de la boutique du club. J'aime beaucoup l'interface, le design. Il est simple, très facile à utiliser. Il est entièrement gratuit et il ne vit que grâce aux dons que vous leur faites ou que les membres qui s'inscrivent peuvent faire sur l'association. Ça n'a rien d'obligatoire. C'est forcément conseillé pour la survie de cette plateforme. Sixième outil que j'utilise, pas forcément régulièrement, mais le site internet du club. Évidemment, on a un site internet. On essaie d'y mettre les informations. pratique notamment les informations liées aux inscriptions pour éviter beaucoup de pour éviter les appels et les courriels j'essaie justement de faire une page très claire avec une procédure simple pour l'inscription des adhérents même si elle se fait en ligne sur la plateforme MonClub je la reprends, je réexplique sur le site internet j'y mets tous les créneaux, tous les horaires etc. pour que les gens puissent trouver rapidement les informations donc ça je le mets à jour une fois par an sur la partie d'inscription et après si vous avez du temps temps, des ressources. C'est aussi un outil de communication. Vous pouvez mettre calendrier, vous pouvez mettre les actualités de votre association. Septième point, j'avais envie de vous parler des automatisations. Alors là, les automatisations, il existe plusieurs outils comme Make ou même Google permet de faire des automatisations. Automatiser, qu'est ce que c'est ? C'est déléguer une tâche mais à la technologie. Donc, par exemple, programmer des mails automatiques de bienvenue aux adhérents, planifier à l'avance des publications sur les réseaux sociaux, utiliser un formulaire qui envoie directement les informations dans un tableau. Voilà, c'est des petits outils et personnellement, je pense que c'est quelque chose qu'on n'utilise pas assez dans les associations pour gagner du temps, surtout qu'on a du mal parfois à trouver des bénévoles à qui déléguer les tâches. Eh bien, l'automatisation, c'est peut-être quand même quelque chose sur lequel il faudrait qu'on se penche beaucoup plus. Moi, par exemple, je vais vous donner un exemple de ce que j'ai automatisé. C'est la procédure de remboursement des frais de déplacement. En fait, j'ai créé un questionnaire, un Google Form. Enfin, je l'ai créé. Je me suis entourée de personnes compétentes pour m'aider à réaliser cette procédure, cette automatisation. Et donc, à partir d'un Google Form qui est rempli par les adhérents, et compléter un tableau Excel avec les données, et générer un document Word. qui reprend tous les éléments et qui me les met en page avec le logo du club, le tableau, etc. Ça génère ensuite un PDF automatique qui m'est envoyé par mail et ça me fait directement ma pièce comptable. Dès que quelqu'un remplit le formulaire, j'ai un mail et je n'ai plus qu'à faire le virement pour rembourser cette personne des frais de déplacement qu'elle a engagés pour l'association. Ensuite, je garde cette pièce, je l'archive, il y a directement ma signature, j'ai automatisé pour que ma pièce soit signée automatiquement en tant que trésorière. Je l'archive directement dans mes pièces comptables dès que j'ai fait le remboursement. Et ça, par exemple, ça me fait gagner un temps. Voilà un exemple d'automatisation. Il en existe plein d'autres que l'on peut imaginer. N'hésitez pas d'ailleurs à m'en partager si vous aussi vous utilisez les automatisations. Autre outil que j'utilise, Excel et Basic Conta. J'utilise les deux-là notamment pour la suivi des comptes des associations. Mais je reviendrai plus longuement sur ces sujets-là pour développer un peu plus ces outils, notamment dans la gestion des comptes. quotidien de l'association. L'important n'est pas d'avoir tous les outils, mais de choisir ceux qui correspondent à vos besoins et de les utiliser vraiment. Commencez petit, testez et adoptez progressivement ce qui vous aide le plus. Les outils numériques sont de formidables alliés, mais ils ne font pas tout. Ils ne remplacent pas une borne d'organisation, une communication claire et un esprit d'équipe. Un mauvais fonctionnement reste un mauvais fonctionnement. même avec les meilleurs logiciels. Et attention à ne pas vous disperser. Multipliez les outils ou en changez toutes les semaines et contre-productif. L'important, c'est d'en choisir quelques-uns, de les tester, puis de s'y tenir pour en faire des réflexes, des outils partagés par toute l'équipe. Bien choisis et bien utilisés, ces outils peuvent vraiment simplifier le quotidien et libérer du temps pour ceux qui comptent, vos projets, vos adhérents et les bénéfoles. À très vite. Si tu as aimé cet épisode, n'hésite pas à le partager à d'autres dirigeants et dirigeantes qui pourraient t'être intéressés par ce sujet. Et si tu as vraiment apprécié cet épisode, alors tu peux mettre 5 étoiles sur ta plateforme d'écoute, ça aide le podcast à se faire connaître. Petit Asso deviendra grande, un podcast à écouter, dans les transports, entre deux réunions ou au calme, pour recharger les batteries. Parce que oui, une Petit Asso peut devenir grande, à condition de prendre soin de celles et ceux qui la font vivre. A très vite !
