Description

Dans cet épisode de Projetez-vous, nous abordons un enjeu majeur de la gestion de projet : le respect des délais. Pourquoi tant de projets dépassent-ils leurs échéances ? Quels outils et méthodologies permettent d’anticiper les retards ? De la gestion des risques à la structuration du planning (WBS, Gantt, PERT, chemin critique), découvrez des solutions concrètes pour améliorer votre maîtrise des délais et gagner en crédibilité auprès de vos clients et managers.

🔹 Pourquoi la gestion des risques est cruciale pour anticiper les retards
🔹 Comment construire un planning solide et réaliste
🔹 L'importance de la motivation et de la clarté des objectifs pour l'équipe
🔹 Comment absorber les imprévus et rester agile

L’épisode est disponible en version filmée sur YouTube dès mercredi.

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Transcription

• Speaker #0

  Bonjour à toutes et à tous, c'est un grand plaisir de vous retrouver dans cette nouvelle saison de Projetez-vous. Nous aborderons tous les aspects des métiers de la gestion de projet et je vous donnerai tous les billets avec mes invités pour performer dans votre carrière et la faire évoluer. Petite nouveauté cette saison, tous les épisodes seront filmés et certains même en studio. J'ai prévu pour vous des invités exceptionnels qui partageront leurs expériences et leurs insights. Si vous êtes certifié du Project Management Institute, vous pouvez cumuler des points, des PDU pour votre certification. Je vous souhaite une bonne écoute. Bonjour à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de Projetez-vous, le podcast qui discute de tous les aspects de la gestion de projet et des métiers de la gestion de projet. Aujourd'hui, je voulais aborder avec vous une problématique qui existe vraiment et qui est prédominante dans beaucoup de secteurs et dans beaucoup de projets, c'est la maîtrise des délais. La maîtrise des délais, ce n'est pas seulement suivre un planning, mais c'est faire en sorte de respecter des délais impartis. pour avoir une meilleure crédibilité auprès de nos clients, auprès de nos managers. Comment cela se fait-il que de nos jours, on a encore beaucoup de projets qui sont hors délai ? Souvent, c'est la faute à pas de chance. C'est parce qu'il y a eu quelques obstacles extérieurs qui sont arrivés et donc on n'a pas pu remettre en délai. C'est la faute du fournisseur parce qu'on avait commandé trop tard, mais en fait, c'est lui qui nous a livré trop tard. Et toutes ces problématiques de délai, je vous le dis, elles peuvent être appréhendées, elles peuvent être évitées tout simplement en suivant des bons processus de gestion de projet. Je sais que je vous en parle dans plusieurs épisodes, pour moi la gestion de projet, elle structure et elle permet de maîtriser son projet de A à Z. Et bien justement, la gestion de projet permet de maîtriser ses délais ou de prévenir en avance. Du moins, qu'on ne pourra pas respecter les délais. C'est vraiment mal vu, de plus en plus mal vu, d'arriver à la fin, au jour où on doit livrer, et de dire, bon, désolé, le projet aura deux mois de retard parce qu'il s'est passé telle chose, on n'avait pas prévu ça. Quand on me dit qu'on n'avait pas prévu ça, d'après vous, quel est derrière l'outil de gestion de projet qu'on n'a pas utilisé ou qu'on n'a pas bien fait fonctionner ? la gestion des risques. En effet, une bonne gestion des risques, une bonne analyse des risques va prévoir tout ce qui peut éventuellement arriver sur le projet et à chaque une de ces choses, trouver un moyen d'y répondre et comment on va faire quand cette problématique, quand ce problème va arriver. Et donc c'est très important d'avoir ça en tête et de se dire que si dès le début du projet... Je m'étais dit, voilà ce qui pourrait arriver. Bien sûr, on ne peut pas prévoir une pandémie comme celle du Covid-19, mais il y a certains types de projets qui ont souvent les mêmes types d'incidents qui arrivent. On peut aussi se baser sur des précédents projets, par exemple, un fournisseur qui livre tout le temps en retard, ou bien une matière première qui va être vraiment insuffisante, qu'il va falloir... recommandé parce qu'on n'avait pas prévu les bonnes quantités. Ou bien un départ de l'équipe. Qu'est-ce qu'on fait dans le cadre d'un départ de l'équipe sachant que beaucoup de l'expertise reposait sur lui ? Ou encore, s'il y a telle chose qui arrive, qu'est-ce que je fais ? Voilà, c'est vraiment ça la gestion des risques. Et puis, je vous propose d'y réfléchir déjà en amont de votre projet, d'essayer de brainstormer en équipe. d'établir cette liste de risques qui pourraient arriver et de prévoir pour chaque risque qu'est-ce qu'on fait. Est-ce qu'on va l'atténuer, c'est-à-dire on va diminuer l'impact du risque ? Est-ce qu'on va prendre une assurance ? Est-ce qu'on va juste l'accepter et se dire « bon, ça va nous faire perdre deux semaines, c'est pas grave, ça va pas beaucoup impacter la fin du projet parce que c'est pas sur le schéma critique » ou est-ce qu'on va juste le résoudre et puis on aura dès le début sur comment résoudre ce risque-là. Donc, c'est des réflexions à avoir qui peuvent vraiment vous éviter beaucoup d'imprévus qui vont... Bien sûr, faire que vous serez en retard à la fin. Ensuite, moi, pour ma part, je pense qu'il est vraiment important de faire un bon planning. Comment faire un bon planning ? Quelle que soit la méthodologie que vous utilisez en gestion de projet, que ce soit une méthodologie cyclant V ou bien une méthodologie agile, vous savez qu'il faut que vous décomposiez votre projet pour faire le WBS, par exemple. Donc, vous le... Décomposir en la plus petite tâche possible, c'est-à-dire une à dix jours, qu'une seule personne peut réaliser de A à Z et que vous soyez exhaustif dans toutes ces petites tâches parce qu'elles seront plus faciles pour vous à estimer et ensuite vous serez plus maître de votre planning quand vous allez voir les relations entre les différentes tâches et l'impact qu'un retard sur une tâche a sur l'ensemble de projet. D'ailleurs vous serez accompagné par des logiciels de gestion de projet comme MS Project, comme si vous utilisez Jira ou bien d'autres logiciels de gestion de projet qui sont parfaits et qui vont vous mesurer à chaque fois l'impact d'un retard sur une tâche. Si vous avez bien fait votre planning dès le début, que vous l'avez bien structuré, que vous l'avez bien décomposé en petites tâches avec une liste exhaustive de tâches, et qu'elles sont bien, dont la durée a bien été estimée, eh bien, vous serez plus maître de vos délais. Donc, vous pourrez déjà confirmer le macro-planning qui a pu être lancé en début de projet. Oui, je vais pouvoir atteindre les jalons qui ont été prédéterminés dans ce macro-planning, ou bien, non, le macro-planning qui a été déterminé va être dépassé parce que... On n'avait pas prévu toute l'étendue. Et il vaut mieux prévenir que ce soit votre hiérarchie ou un client en amont que ce planning ne pourra pas être tenu, plutôt que de le dérouler sans savoir combien chaque tâche dure et puis d'avoir pris du retard. Donc c'est vraiment très important. Et puis dans certains cas, il y a, vous savez, il y a les trois contraintes en gestion de projet, qualité, coût et délai. Et les délais peuvent être... quelque chose de contraignant. On ne va pas mettre en retard par exemple la mise en service d'une gare parce qu'un des éléments, un des projets n'a pas été finalisé à temps. Donc, en ayant fait ce planning bien structuré, en ayant bien déterminé chaque tâche, la durée et en ayant déroulé ce planning, eh bien on peut, si par exemple comme je vous le disais, ça rentre, eh bien on peut dire oui, je vais pouvoir livrer à cette date. Mais si ça ne rentre pas, on peut mettre... plus de moyens, quoi qu'il en coûte, sur la parallélisation de certaines actions ou bien mettre plus de ressources pour pouvoir terminer plus vite le projet. Et c'est cette maîtrise du planning qui permet justement d'éviter d'avoir des retards et puis de rater une mise en service ou bien de livrer un produit partiel parce qu'on ne peut pas rater la mise en service et que justement on n'a pas assez bien géré le planning pour ... prévenir en amont ou faire les modifications nécessaires pour que ce soit vraiment utile. Une autre chose qui peut vraiment impacter ces délais, cet respect du calendrier, c'est l'équipe en elle-même. Je vous parlais dans un épisode de la motivation des équipes ou bien de remotiver une équipe. Si l'équipe perd de la vitesse, ça va vous impacter vous. Et cette perte de... vitesse peut être due à une vision qui n'est pas claire. Une vision qui n'est pas claire, des objectifs de projet qui ne sont pas clairs, fait que l'équipe va se disperser, va prendre beaucoup plus de temps pour faire ses tâches, ou bien peut-être qu'en n'ayant pas cette vision claire, on n'a pas identifié des lacunes en compétences et puis on n'a pas mis en place un plan de formation. Tout ceci, si bien étudié en gestion de projet, avec un bon plan de compétences, avec des objectifs SMART, donc SMART, je vous rappelle, spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et dans le temps, eh bien, ça peut apporter de la confusion aux équipes, ce qui fait qu'ils sont moins efficaces dans leurs tâches, ils peuvent se disperser et ça peut apporter un petit peu cette contrainte de délai que l'on souhaiterait éviter. Donc, c'est vraiment... très important de bien maîtriser son planning pour pouvoir justement à chaque perturbation, à chaque problématique qui arrive. l'absorber et faire en sorte qu'elle ne va pas justement impacter vos délais. Donc pour ma part, je pense qu'il est tout à fait possible dans la plupart des projets de rendre dans les délais impartis un projet. Bien sûr, il est possible d'avoir enlevé des fonctionnalités, il est possible d'avoir revu plusieurs fois le planning, mais il vaut mieux prévoir assez en amont pour pouvoir soit ajouter plus de ressources, soit prévenir le client qu'on sera en retard, soit prévenir le client qu'il n'y aura qu'une partie du projet qui va être livrée parce que les délais ne sont pas tenables, et de donner des raisons tangibles qui vont vous faire paraître plus professionnels, qui vont améliorer votre crédibilité auprès de vos clients, auprès de vos managers. La planification, je vais vous en parler rapidement. Elle s'articule autour des principes fondamentaux, comme je vous ai dit, de la décomposition en WBS, Work Breakdown Structure. Et ensuite, à partir de toutes ces tâches qu'on aura décomposées, on va les estimer. Et puis ensuite, on va pouvoir utiliser des méthodes de planification comme le Gantt, le PERT ou la méthode du chemin critique pour bien connaître comment votre planning... peut être altérée ou quels sont les impacts des différentes perturbations sur ce planning. Pour ma part, il est très important de tenir votre planning à jour. Dès qu'il y a un imprévu, de le rentrer et de voir quelle est la conséquence de cet imprévu sur le reste de votre planning. Est-ce que vous êtes en chemin critique et donc votre délai va être dépassé ? Et donc à ce moment-là, est-ce qu'il faut mettre plus de ressources ? Est-ce qu'il faut accepter ? que ce délai est dépassé ou bien est-ce que c'est un impact qui n'a pas d'impact, en fait c'est une perturbation qui ne va pas avoir d'impact sur votre planning. Et donc vous pouvez l'absorber et continuer tranquillement votre projet. Et donc moi, je pense qu'il faut encourager cette culture du respect des délais. Dans certaines entreprises, ils le font très bien, mais c'est souvent parce que ce sont des entreprises qui, comme dans les transports, où on ne peut pas arriver en retard. tard ou ce n'est pas possible de retarder une mise en service puisque c'est le moment où on va fermer toute la gare, on va tout mettre hors service, on va enlever l'électricité. Mais il y a d'autres entreprises où là, c'est plutôt la relation client et la satisfaction client qui va en prendre un coup. Donc, si dès le début, vous n'instaurerez pas ce respect des délais que ce soit dans vos équipes, je vous conseille de le faire dès maintenant. vous allez voir un réel changement dans vos délais. Ça peut être aussi le manque de formation, le manque de certification. Donc, peut-être se former ou former ses équipes pour éviter justement ces perturbations de délais. Par exemple, moi, j'avais fait une réunion de fin de projet parce que le client avait décidé d'arrêter le projet en plein milieu. C'était pendant le Covid, donc tout le monde était en télétravail parce que... Ce qui avait été prévu d'être livré à un jalon n'était pas livré. Et ce qu'on s'est aperçu, c'est que l'équipe était surmenée. Elle travaillait tout le temps, elle était dispersée. Mais ce n'était pas la seule problématique. Le client lui-même leur demandait tout le temps des nouveautés, des perturbations, des nouvelles fonctionnalités. Et il leur disait, ce qui fait que l'équipe s'est concentrée dans... les incidents, elle les a traités alors qu'elle n'était pas dans le périmètre de ce que demandait le client. C'était vraiment une mauvaise utilisation des processus de gestion de projet. Lorsqu'un client reporte un incident, vous demande une chose qui est hors du périmètre, que vous n'aviez pas prévu de faire, normalement on fait un CCB, c'est-à-dire un board. du changement pour pouvoir voir quel est l'impact de ce changement sur le projet et si oui ou non on va l'accepter. On peut l'accepter de manière gracieuse, on peut dire oui mais ça va impacter tel ou tel est-ce que vous voulez vraiment faire ce changement ou on peut le refuser et dire ben non c'est pas dans le périmètre. Et ce processus-là n'avait pas été fait ce qui fait que les équipes avaient accepté toutes les demandes du client et en fait finalement elles ne savaient pas quel était l'objectif et la vision du projet. Et le client, bien que beaucoup de ses demandes aient été acceptées et qu'il y avait un effort de l'équipe pour satisfaire ce client. Il est arrivé, il a dit, excusez-moi, c'était ce projet-là que nous avions prévu de faire ensemble. Or, aujourd'hui, il n'a pas beaucoup avancé. Ce n'est pas parce que vous avez pris en compte mes demandes qu'il faut être en retard sur le périmètre sur lequel on s'était accordé au début. Donc, maîtrisez votre planning, vérifiez chaque perturbation et puis, vraiment, faites des processus de changement qui sont bien détaillés. Notifiez à vos équipes que chaque changement a besoin d'une décision du management, d'un CCB, d'un Change Committee Board, Change Control Board, qui va pouvoir dire si le changement peut être fait et s'il est fait sous quelles conditions. Voilà un petit peu, pour ma part, mes conseils que je peux vous donner pour respecter vos délais dans les projets. Il n'est plus acceptable dans beaucoup de... civilisations, que ce soit en Amérique, que ce soit en Asie, que ce soit au Moyen-Orient ou dans d'autres pays d'Europe, les délais sont souvent respectés parce qu'il y a une gestion de projet qui est structurée et qui est stricte et qui permet de répondre, le cas échéant, à chaque imprévu, à chaque demande de changement. Donc réfléchissez bien en amont à tout ce que je viens de vous dire et votre... projet pourrait finir dans les délais. Je vous remercie d'avoir écouté cet épisode. J'espère qu'il vous a apporté quelques pistes pour pouvoir mieux gérer vos plannings, vos calendriers, ne pas être priorité pour vie à rendre votre projet en temps et en heure. Cela assurera votre crédibilité et celle de vos entreprises. Dites en commentaire de la vidéo YouTube qui est présente dès le mercredi après l'apparition de l'épisode. en audio ou bien sur votre plateforme d'écoute préférée en commentaire. Je vous dis à la semaine prochaine pour un nouvel épisode de Projetez-vous. Merci d'avoir écouté Projetez-vous. Sachez que cet épisode est aussi disponible en visuel à partir de mercredi sur Youtube, donc n'hésitez pas à regarder l'épisode en entier. Si vous souhaitez soutenir le podcast, n'hésitez pas à laisser un commentaire, un avis sur votre plateforme d'écoute préférée. Cette saison, j'ai rajouté aussi des hors-série spéciales néolideurs en co-animation avec Faouzi Malach, mon partenaire, qui vont paraître tous les jeudis. Profitez bien, n'hésitez pas à me contacter et mettez en place les plans d'action qui vous sont conseillés par tous mes invités et moi-même. Je vous souhaite une bonne semaine.